4 grandes prejuízos que a gestão incorreta da jornada de trabalho traz

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4 grandes prejuízos que a gestão incorreta da jornada de trabalho traz

By |2018-08-10T10:27:07+00:0026/10/2017|Gestão de Pessoas|0 Comments

O controle de ponto é obrigatório para empresas que tenham mais de 10 funcionários. Por esse motivo, um sistema de controle da jornada de trabalho é fundamental para as organizações gerirem o número de horas dos colaboradores adequadamente e evitarem problemas ao negócio e penalidades por parte do Ministério do Trabalho e Emprego.

Sendo assim, separamos 4 grandes prejuízos que uma gestão incorreta da folha de ponto pode gerar e com os quais o departamento responsável pela gestão de RH deve estar sempre atento. Acompanhe!

1. Aumento dos custos

Sua empresa pode vir a ter prejuízos financeiros com a má gestão das horas ou um controle ineficiente do ponto — principalmente no que diz respeito ao pagamento de horas extras que não ocorreram e à remuneração incorreta de colaboradores que se atrasam com frequência.

Suponhamos que a sua empresa tenha um sistema de controle de ponto em que os próprios colaboradores devem preencher os horários de trabalho. Pessoas mal-intencionadas podem inserir horários além daqueles em que de fato trabalharam, contabilizando mais horas do que a jornada convencional. Então, ao final do mês, exigem o pagamento de horas extras.

Como as horas extras não são habituais, esse problema pode aparentar não ser tão relevante. Contudo, se ele for recorrente e ocorrer em uma grande empresa, os riscos de causar prejuízos significativos são bem maiores.

Outro caso que pode acontecer é quando um colaborador se atrasa diversas vezes mas marca os horários manualmente, de forma a somarem as horas esperadas de uma jornada. O mesmo vale para funcionários que saem antes do final do expediente ou faltam regularmente — apesar de ser algo mais notável até mesmo por parte dos colegas de trabalho.

Quanto aos funcionários que trabalham fora do escritório — seja em casa (home office) ou na rua —, também existe uma grande dificuldade para saber se eles estão realmente cumprindo a sua jornada.

Se você não fizer uma administração apropriada dessas informações, a empresa não terá provas para contestar as horas extras ou descontar as horas de atraso da folha de pagamento. Sem contar que, se o seu controle não estiver de acordo com a legislação trabalhista, a empresa estará sujeita a autuações e ao pagamento de multas.

São custos que poderiam ser facilmente evitados com um sistema mais moderno de controle de ponto.

2. Dificuldades de gerência de projeto e serviços atrasados

Ainda em relação ao contratempo de ter colaboradores que trabalham menos mas informam que trabalham mais, existe o risco das tarefas pelas quais eles são responsáveis estarem atrasando a entrega dos serviços da sua empresa.

Por exemplo, considere que um desses funcionários mal-intencionados tenha levado 7 horas para concluir uma tarefa, mas no controle de ponto marcou que trabalhou durante 8 horas. Mais tarde, ao conferir o número de horas trabalhadas no projeto, o gerente conclui que, de forma geral, esse colaborador precisa de 8 horas para finalizar um trabalho como aquele.

Imagine agora que esse mesmo gerente peça para ele fazer 5 trabalhos similares e estime que isso vai levar cerca de 40 horas (5 x 8), quando na verdade levaria 35 horas (5 x 7). Nesse caso, o empregado teria mais horas para entregar algo que ele terminaria em menos tempo.

Além de abrir espaço para a procrastinação, isso dificulta as estimativas para execução de projetos e o gerenciamento eficaz do andamento desses.

É um exemplo simples, mas que ilustra como a falta de um controle de ponto eletrônico (ou similar) e pequenas transgressões podem gerar atrasos e desorganização nos processos de um negócio.

3. Problemas trabalhistas com colaboradores

Outro problema que a gestão incorreta da jornada de trabalho pode gerar é a possibilidade de enfrentar processos trabalhistas. Se um funcionário alegar que ele não foi remunerado como deveria, uma empresa que não faz o controle de frequência eficiente não terá condições de se defender, já que, em caso de dúvidas, é a versão do empregado que se sobressai.

Para se ter uma ideia, de acordo com o Tribunal Superior do Trabalho (TST), as horas extras foram o tema mais frequente nos processos no primeiro trimestre de 2017. De todos os processos em tramitação no período, cerca de 18% deles tratavam de horas extras.

Além disso, há um possível inconveniente quando seus funcionários lançam os horários em uma folha, escritos com a mesma caneta: a ocorrência de “horários britânicos”. Eles acontecem quando os horários de início e fim da jornada se mantêm os mesmos durante todos os dias, como a chegada sempre às 8h e saída às 17h.

A justiça do trabalho não considera esse tipo de registro válido, já que tamanha pontualidade não corresponde à realidade. Isso significa que o controle com “horários britânicos” pode ser anulado e a organização estará sujeita a grandes problemas jurídicos.

Por isso, para que os tomadores de decisões da sua empresa tenham a tranquilidade para cuidar integralmente do funcionamento do negócio, é fundamental conhecer a legislação, estar sempre de acordo com o que ela determina e usar um sistema moderno de controle de ponto.

4. Sobrecarga dos gestores

Vale lembrar que um gestor deve ser responsável por acompanhar o ponto dos colaboradores e identificar irregularidades quando elas ocorrerem. Em grande parte das empresas, é comum que um gestor de RH fique encarregado dessa função.

Agora pense na dificuldade desse gestor para contabilizar as horas de todos os colaboradores se ele não tiver acesso a uma ferramenta adequada para essa função. Ele provavelmente perderá horas com o fechamento da folha — um esforço que tende a piorar conforme a empresa for aumentando o quadro de funcionários.

Se esse profissional precisar ficar além do expediente todos os meses para conseguir fechar a folha, quantas horas extras a empresa precisará pagar a ele? Essa é uma pergunta que pode revelar um gargalo importante no seu método de contagem de horas, que certamente pode ser eliminado com o uso de um bom sistema — com tecnologia para registro de ponto e relatórios que auxiliem na gestão de pessoas.

Depois de vermos esses 4 grandes prejuízos, ficou claro que investir em um controle efetivo das horas de trabalho certamente é a medida mais recomendada para a sua empresa, correto?

Além de evitar despesas e dores de cabeça desnecessárias, é uma ótima solução para ajudar gestores e profissionais de RH a exercerem melhor as suas atividades e a medirem a produtividade dos seus colaboradores.

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