5 dicas para otimizar processos administrativos em uma empresa

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5 dicas para otimizar processos administrativos em uma empresa

By |2018-08-10T16:18:13+00:0014/01/2018|Gestão Empresarial|0 Comments

Você já passou tanto tempo resolvendo problemas urgentes que deixou de realizar tarefas importantes? Se a sua resposta foi positiva, saiba que ela é idêntica a da maioria dos gestores. Porém, é um sinal indiscutível de que é preciso otimizar processos administrativos.

Além do gestor, muita gente da sua equipe pode estar sofrendo com o mesmo obstáculo. Qual é o resultado disso? Baixa produtividade, necessidade de um quadro maior de funcionários, aumento nos custos e redução da lucratividade.

E então, quer descobrir como solucionar esse problema? Quer entender como é possível gastar menos tempo em processos administrativos para se dedicar a outros aspectos essenciais e estratégicos do seu negócio? Então continue a leitura e confira nossas dicas no post de hoje!

1. Planeje a rotina

Muito se fala que as empresas precisam ter um planejamento estratégico e isso é verdade. Mas, além da visão de longo alcance, elas precisam planejar as atividades diárias: o que deve ser feito, quando e por quem.

Cada colaborador deve saber quais são as suas responsabilidades. Isso não elimina o trabalho em equipe, mas diz ao funcionário o que ele deve priorizar para não comprometer a produtividade da organização.

Sem esse cuidado, as pessoas passam grande parte do dia apagando incêndios e há divergência entre informações, desperdício de tempo e de materiais. Por isso, planeje o seu dia como gestor e também as atividades da equipe.

2. Crie procedimentos padronizados

Em muitos ramos de negócio, as situações que acontecem no dia a dia são bastante previsíveis e repetitivas. A criação de um procedimento padrão ajuda a agilizar a resposta a essas demandas, otimizando o tempo do seu grupo.

A padronização faz com que os funcionários saibam o que fazer em cada um desses casos, sem gastar tempo excessivo buscando soluções. Isso confere agilidade e precisão aos processos.

3. Tenha boas metas

O que é uma boa meta? É aquela que é específica, mensurável, possível, relevante e com um prazo definido. Ela precisa ser desafiadora e inspiradora, fazendo com que a equipe seja instigada a atingi-la.

Nesse aspecto, vale muito a pena dar atenção ao fator relevante. Não adianta a sua equipe fazer algo muito bem (eficiência) se aquela atividade não for realmente necessária para o bom andamento e o sucesso da companhia (eficácia).

Ao analisar a relevância das tarefas e metas, vocês vão identificar atividades que podem ser consideradas como o famoso “enxugar gelo”, pensar em soluções definitivas para elas e eliminá-las de seu dia a dia. Essa consciência é essencial para otimizar processos administrativos.

4. Recorra à tecnologia

E, por falar em recursos, a tecnologia é, hoje, uma necessidade primária dentro das organizações. Ela é essencial para automatizar tarefas e processos burocráticos e repetitivos.

Sem a automação necessária, seu pessoal vai desperdiçar tempo conferindo tarefas realizadas, corrigindo erros e refazendo atividades (retrabalho). O resultado para sua empresa é o alto custo com recursos humanos e a perda de eficiência.

Portanto, se a automação é capaz de realizar essas atividades de forma mais barata, rápida e eficiente, por que não utilizá-la?

A tecnologia permite que você utilize os recursos humanos em atividades que eles realmente fazem melhor — pensar, buscar soluções, atender e encantar o cliente, etc — fazendo a sua folha de pagamento valer a pena!

5. Forme um time engajado

Já ouviu falar em sinergia? É a capacidade que as pessoas têm de, quando engajadas e integradas, fazerem juntas muito mais do que fariam individualmente. É quando o todo é maior que a soma das partes.

Aposte na gestão de pessoas para engajar o seu time, para que ele compre a sua visão e vista a camisa da empresa. Reconheça talentos, aposte na comunicação, valorize ideias brilhantes e o bom desempenho — isso produz engajamento.

Quando seus funcionários tiverem esse espírito, ele se refletirá na disposição em realizar esforços maiores e com qualidade melhor, fazendo com que a empresa alcance a excelência e atinja resultados extraordinários.

E então, gostou das nossas dicas para otimizar processos administrativos? Viu como elas podem maximizar as realizações da sua equipe? Quer descobrir como a gestão de atividades externas também contribui para a produtividade? Continue no blog e confira!

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