Planilha de banco de horas: como fazer?

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Planilha de banco de horas: como fazer?

2019-06-05T15:59:04+00:0010/05/2019|Gestão de Pessoas, Todos os nossos artigos|
Tempo de leitura: 6 minutos

O controle da jornada de trabalho é parte da rotina de todas as empresas. A elaboração de uma planilha de banco de horas é a maneira mais comum de fazer esse controle, ainda que não seja a solução mais segura.

Atualmente, há maneiras mais simples e modernas de controlar as horas trabalhadas pelos colaboradores. Porém, saber como elaborar uma planilha de controle de ponto, que serve para acompanhar toda a jornada dos colaboradores, também é importante.

Assim, neste post, explicamos como montar sua planilha de banco de horas e também apresentamos outras maneiras de fazer esse acompanhamento. Confira!

Planilha de banco de horas no Excel

Embora não seja a solução mais moderna, uma planilha de banco de horas é fácil de criar e de atualizar, por isso muitas empresas optam por ela. Para que o controle de horas trabalhadas funcione é necessário incluir uma série de dados e fórmulas.

Uma breve pesquisa na internet revela diferentes modelos de folha de ponto que podem servir de base para a sua planilha. Em todo o caso, basta saber que seguir os passos descritos abaixo é o suficiente.

Primeiramente, é importante identificar os funcionários com seu nome e matrícula (se houver). Em seguida, é necessário informar a carga horária padrão de cada funcionário e criar os seguintes campos: data, horário de entrada, saída para almoço, retorno do almoço, horário de saída, total de horas trabalhadas, carga horária diária em contrato e saldo do dia.

Depois, você deve configurar a planilha para calcular o intervalo de tempo entre cada horário informado, assim: =(célula do horário de saídacélula do horário de entrada – (célula do retorno do almoço – célula de saída para almoço)).

O valor obtido será o total de horas trabalhadas pelo colaborador no dia. Subtraia dele a quantidade de horas padrão do funcionário da empresa para saber o saldo. Como haveria de ser, o saldo do mês é obtido a partir da soma de todos os saldos diários.

Porque criar uma planilha de banco de horas?

É essencial que uma empresa acompanhe e documente a jornada de trabalho de seus funcionários. Inclusive, fazer esse controle por meio do registro de ponto é uma exigência legal para empresas que têm mais de 10 funcionários.

A planilha de banco de horas é um sistema que permite a fácil visualização dos dados da jornada de trabalho de todos os colaboradores. Assim sendo, é uma ferramenta que contribui para que o controle seja realizado.

A questão a ser ressaltada é que, apesar de ser útil e simples de se criar, os registros em uma planilha são sempre feitos manualmente e essa é sua principal desvantagem, já que o processo fica sujeito a erros.

Além disso, os funcionários da empresa não têm acesso a esse controle de ponto e, por essa razão, podem não se lembrar das horas trabalhadas e compensadas ou até desconfiar do controle feito pela empresa.

Uma situação de desconfiança, por sua vez, tende a afetar as relações e a produtividade no trabalho e pode até contribuir para que a empresa precise encarar um volume maior de ações trabalhistas.

Software de banco de horas

Já que apresentamos o lado negativo das planilhas de banco de horas, vamos cumprir com o que foi prometido ainda na introdução deste post e apresentar também o software de controle de horas trabalhadas como alternativa ao sistema manual, passível de erros de registro.

O software é uma ferramenta muito mais funcional que uma planilha, pois todo o controle é automatizado: no momento em que o funcionário usa o relógio de ponto, o banco de horas é atualizado. Por meio de seu sistema é possível gerar relatórios semanais, mensais ou anuais a qualquer momento, sem nenhum trabalho para fechar a folha de ponto em poucos minutos.

Com o banco de horas em um app de ponto o colaborador pode visualizar suas horas trabalhadas e saber exatamente quantas deve trabalhar a mais ou a menos. Já no setor de Recursos Humanos, o controle de horas fica mais preciso e os cálculos da folha de pagamento mais rápidos e confiáveis. Para o gestor, fica mais fácil acompanhar o desempenho de sua equipe.

Por que controlar o banco de horas?

Tanto a planilha de banco de horas quanto o aplicativo de controle de ponto são ferramentas de gestão que permitem compreender em quais períodos do mês (ou do ano) os funcionários têm mais trabalho, quais setores estão sobrecarregados e quais tarefas demandam mais tempo, por exemplo.

Esse controle também contribui para facilitar o trabalho do RH na gestão das horas extras a serem compensadas ou até nas horas faltantes a serem cumpridas, em caso de um banco de horas negativo (que pode ser descontado do salário do colaborador).

Os dados obtidos por meio desse controle podem ainda ser solicitados em processos trabalhistas, especialmente aqueles em que o ex-colaborador contesta os valores recebidos quando é desligado da empresa. E vale saber que, nesse caso, o aplicativo fornece provas mais sólidas em processos judiciais do que uma planilha de banco de horas no Excel.

É a partir do controle de horas trabalhadas e compensadas que o empregador tem recursos judiciais para provar, em ações trabalhistas, que a jornada do trabalhador não se estendeu além do permitido por lei e que a empresa está cumprindo com seus deveres. Desse modo, um controle detalhado e correto da jornada de trabalho de cada funcionário é essencial para evitar perdas financeiras.

É importante considerar que o uso de planilhas de banco de horas toma muito tempo do departamento de RH, pois é necessário incorporar suas informações à folha de pagamento de forma manual e diária. Para organizações de grande porte ou com uma grande quantidade de colaboradores, esse tipo de controle de jornada é impraticável e fica ainda mais sujeito a erros.

Dessa forma, o ideal é ter um software que agrupe todas as informações do funcionário em um único local. A partir do simples registro de ponto eletrônico dos funcionários o papel do RH estratégico ganha mais força. Algo que vai além daquilo o que é comumente feito ao optar apenas pelo uso de uma planilha de banco de horas.

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Sobre o Autor:

Formado em Ciências da Computação e Pós Graduado na FGV, se destacou logo no início de sua carreira como Líder Técnico em projetos em fábricas de Software. Em 2007, mudou-se para Londres para atuar como Arquiteto Java na empresa Britânica Boltblue Corp. Na volta, fundou a Framework, empresa que vem se consolidando há 10 anos. Hoje ocupa a função de Diretor Executivo na Framework, e Tangerino (Startup criada com seus sócios).
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