Desvendando os arquivos digitais: da eficiência à implementação

Diversas novas tecnologias chegaram para ajudar nas rotinas das empresas, exigindo menos papel e permitindo compartilhamento de documentos rápido e fácil. Contudo, uma nova questão surge com isso, o armazenamento e gerenciamento de arquivos digitais.

Se você ainda conta com inúmeras pastas e centenas de papéis que não podem ser perdidos e que dão trabalho para serem organizados, talvez seja hora de apostar no uso de arquivos digitais.

A digitalização é um processo que converte documentos físicos, ou seja, analógicos em formatos digitais. Uma escolha que otimiza a organização, facilita a vida e aumenta a produtividade do Departamento Pessoal (DP). 

A ideia de substituir papéis por documentos digitais não é nova, mas ainda há quem não tenha dado seus primeiros passos rumo a essa mudança. 

Por isso, preparamos este post para que você saiba mais sobre o assunto e entenda as vantagens envolvidas de optar pelos arquivos digitais para sua empresa.

O que são arquivos digitais?

Arquivos digitais são registros eletrônicos, como documentos, imagens, áudios ou vídeos, armazenados em dispositivos como discos rígidos, servidores locais ou na nuvem. 

Esses arquivos, geralmente em PDF, podem ser criados, editados e compartilhados em computadores, smartphones e serviços de armazenamento online, proporcionando facilidade de acesso e distribuição inalcançável por arquivos físicos.

No ambiente corporativo, os arquivos digitais não se limitam apenas ao ato de salvar documentos, mas incluem também sistemas de organização e compartilhamento de informações. Isso amplia a acessibilidade dos dados e facilita a colaboração entre indivíduos e organizações.

Ademais, essa prática é essencial para empresas de todos os tamanhos e setores, permitindo a gestão eficiente de dados comerciais, fiscais e trabalhistas.

A digitalização de documentos físicos para o formato eletrônico é uma medida para evitar danos ou perdas, garantindo a segurança e preservação das informações. 

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Qual a diferença entre arquivos digitais, eletrônicos e virtuais?

A diferença entre arquivo digital, eletrônico e virtual está no modo como são acessados e interpretados. 

Um documento eletrônico pode ser interpretado por equipamentos eletrônicos como um videocassete ou computador, podendo ser registrado tanto em forma analógica quanto em dígitos binários. Já um documento digital, é caracterizado pela codificação em dígitos binários e é acessado apenas por sistemas computacionais.

Portanto, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital. Por exemplo, um filme em VHS ou uma música em fita cassete são documentos eletrônicos, enquanto um texto em PDF ou uma planilha de cálculo em Excel são documentos digitais.

Por outro lado, o termo “virtual” refere-se a algo que tem existência aparente e não física. Embora a literatura internacional muitas vezes use os termos como sinônimos, é importante compreender as nuances entre eles.

Uma vez que essa distinção é fundamental para compreender o modo como os documentos são acessados, armazenados e compartilhados em diferentes contextos tecnológicos.

Para que servem os arquivos digitais?

Os arquivos digitais servem para facilitar a organização e acesso às informações em empresas e em nosso dia a dia. 

Ao adotar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e sistemas de catalogação, as empresas conseguem automatizar processos internos, substituindo as dezenas de gavetas com arquivos físicos por pastas virtuais organizadas em computadores ou plataformas online.

Com os arquivos digitais, é possível encontrar rapidamente as informações necessárias, seja para atividades diárias ou para tomada de decisões estratégicas. Além disso, a digitalização contribui para a sustentabilidade empresarial ao reduzir o uso de papel e espaço físico.

Para indivíduos, os arquivos digitais simplificam a vida ao eliminar a necessidade de lidar com toneladas de papéis. Ademais, documentos importantes podem ser facilmente armazenados e acessados em dispositivos eletrônicos autorizados, garantindo segurança e praticidade.

Quais os benefícios da digitalização para o DP?

Existem inúmeros benefícios para o DP e também para toda a empresa ao adotar arquivos eletrônicos para o gerenciamento de documentos. Confira abaixo os principais.

1. Economia de espaço físico

A digitalização de documentos proporciona uma significativa economia de espaço físico para o departamento pessoal. 

Anteriormente, empresas precisavam dedicar grandes áreas para o armazenamento de documentos em papel, resultando em salas abarrotadas de arquivos e gavetas repletas de papéis.

Após a digitalização, milhões de arquivos podem ser armazenados em um único dispositivo digital, eliminando a necessidade de grandes áreas para arquivos em papel. 

Ademais, esse espaço pode ser usado para uma área de descompressão, por exemplo, aumentando a qualidade de vida no trabalho.

2. Acessibilidade aprimorada

A digitalização de documentos traz consigo uma maior acessibilidade que beneficia significativamente o departamento pessoal. 

Anteriormente, o acesso a documentos físicos muitas vezes era limitado pela necessidade de estar presente no local de armazenamento ou depender do transporte físico deles.

Com a digitalização, os arquivos tornam-se facilmente acessíveis de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que haja uma conexão à internet. 

Isso permite que os funcionários do departamento pessoal acessem os documentos de forma remota, mesmo estando fora do escritório. Algo que combina bastante com a tendência ao home office e trabalho híbrido.

Além disso, a facilidade de compartilhamento dos arquivos digitais agiliza a colaboração entre membros da equipe e departamentos diferentes. 

Afinal, documentos podem ser compartilhados instantaneamente via e-mail, mensagens instantâneas ou plataformas de colaboração online.

Essa acessibilidade aprimorada não apenas aumenta a eficiência operacional do departamento pessoal, mas também permite uma resposta mais rápida a solicitações de informações por parte de outros departamentos, funcionários ou clientes. 

Ou seja, a capacidade de acessar e compartilhar documentos de forma rápida e fácil contribui para uma tomada de decisão mais ágil e eficaz em toda a empresa.

3. Segurança dos dados

Com a digitalização de documentos, a segurança dos dados é aprimorada em diversos aspectos. Em primeiro lugar, os arquivos digitais estão protegidos contra danos causados pelo tempo ou armazenamento inadequado. 

Enquanto documentos físicos estão sujeitos a desgaste, deterioração e perda por diversos fatores, como umidade, mofo ou perdas, os arquivos digitais permanecem intactos e acessíveis por longos períodos quando armazenados corretamente.

Além disso, medidas de segurança avançadas, como criptografia e controle de acesso, podem ser implementadas para proteger os arquivos digitais contra acessos não autorizados. 

Isso garante que apenas pessoas autorizadas tenham permissão para visualizar, editar ou compartilhar os documentos, protegendo as informações confidenciais do departamento pessoal. Outro aspecto importante é a capacidade de fazer backups regulares dos arquivos digitais. 

Além disso, sistemas de monitoramento e registro de atividades podem ser implementados para rastrear e registrar todas as ações realizadas nos arquivos digitais, permitindo uma auditoria completa e a identificação de atividades suspeitas.

4. Eficiência operacional

A digitalização de documentos não apenas promove a segurança e acessibilidade dos dados, mas também impulsiona a eficiência operacional do departamento pessoal de várias maneiras.

• Facilidade de acesso e pesquisa: sistemas de arquivamento digital permitem buscas rápidas por palavras-chave ou categorias, facilitando a localização de informações específicas em segundos;
• Agilidade no processamento: os fluxos de trabalho podem ser automatizados e simplificado, facilitando tarefas como aprovações de folhas de pagamento, gerenciamento de benefícios e processamento de contratos;
• Colaboração remota: documentos podem ser compartilhados instantaneamente através de plataformas online, facilitando a colaboração em projetos e processos de tomada de decisão;
• Redução de erros e retrabalho: com processos digitais, há menos chance de erros humanos associados à entrada manual de dados ou documentos perdidos;
• Otimização de recursos: a digitalização elimina a necessidade de espaço físico e diminui o tempo antes gasto em tarefas manuais.

5. Sustentabilidade empresarial

A digitalização de documentos não apenas melhora a eficiência operacional e a segurança dos dados, mas também desempenha um papel significativo na promoção da sustentabilidade empresarial. 

Um primeiro ponto importante é a diminuição do uso de papel e de resíduos gerados pela impressão e descarte de documentos físicos.

Ademais, de modo geral, a adoção de práticas sustentáveis, como a digitalização de documentos, ajuda as empresas a cumprirem regulamentações ambientais e demonstrar seu compromisso com a responsabilidade corporativa. 

Isso pode melhorar a reputação da empresa e sua relação com clientes, investidores e até mesmo como marca empregadora.

6. Integração à transformação digital

A digitalização de documentos representa uma integração essencial à transformação digital em curso nas empresas.

Um dos principais pontos é a modernização dos processos de negócios, substituindo métodos tradicionais baseados em papel por fluxos de trabalho digitais e automatizados. Isso permite que as empresas se adaptem às demandas de um ambiente empresarial cada vez mais digital e competitivo.

Ademais, isso possibilita as inúmeras vantagens mencionadas anteriormente que aprimoram a eficiência operacional, eliminando processos manuais e simplificando a recuperação de informações.

Assim, o DP e toda a empresa podem melhorar a eficiência operacional, promover a colaboração e comunicação, adotar tecnologias emergentes e ainda aprimorar a experiência do cliente interno e externo.

Como digitalizar arquivos físicos?

Transformar arquivos físicos em formatos digitais pode parecer desafiador, mas com as estratégias adequadas, é possível realizar essa transição de forma eficiente e organizada. Aqui estão algumas etapas essenciais para digitalizar seus documentos com sucesso:

1. Certificação digital

Para documentos que requerem validação jurídica, como contratos e registros oficiais, é importante obter uma certificação digital. Isso garante a autenticidade dos documentos perante a lei e sua integridade durante o processo de digitalização.

2. Contratação de serviços especializados

Migrar grandes volumes de documentos para o ambiente digital pode exigir a expertise de uma empresa especializada em gestão de documentos. 

Essas empresas podem lidar com todas as etapas do processo, desde a organização e higienização dos documentos até a digitalização e o armazenamento adequado dos arquivos digitais.

3. Planejamento de armazenamento

Após a digitalização, é crucial planejar o armazenamento dos arquivos digitais. Isso pode incluir a escolha de um sistema offline de armazenamento ou a adoção de plataformas de armazenamento na nuvem. 

Independentemente da opção escolhida, é essencial implementar uma política de acesso rigorosa para proteger a segurança e confidencialidade dos dados.

4. Organização e estruturação dos arquivos digitais

Ao digitalizar os documentos, é importante criar uma estrutura de pastas e categorias que facilite a recuperação e o gerenciamento das informações. 

Padronizar a nomenclatura dos arquivos também é fundamental para garantir a consistência e facilitar as buscas futuras.

5. Realização de backup regular

O backup regular dos arquivos digitais é primordial para evitar a perda de dados. Isso pode ser feito através de backups físicos, como HDs externos, ou de soluções mais modernas, como serviços de armazenamento na nuvem. 

A frequência dos backups deve ser definida com base na criticidade dos dados e na política de segurança da empresa.

6. Manutenção e atualização constantes

Por fim, é importante manter uma rotina de manutenção e atualização dos arquivos digitais. Isso inclui revisar periodicamente a estrutura de pastas, eliminar documentos obsoletos e garantir que todas as informações estejam atualizadas e acessíveis quando necessário.

Seguindo essas etapas e adotando as melhores práticas de gestão de documentos, sua empresa poderá realizar uma transição bem-sucedida para o ambiente digital. 

Qual a validade jurídica de documentos digitalizados?

Com o Decreto nº 10.278/2020, publicado em 18 de março de 2020, ficou estabelecido que documentos digitalizados têm o mesmo valor legal que seus equivalentes físicos, desde que atendam a determinados requisitos. De acordo com o art. 5º deste decreto:

“Art. 5º  O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:

I – ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;

II – seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e

III – conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.“

Para garantir a validade jurídica dos documentos digitalizados, é necessário observar alguns requisitos essenciais. 

Um deles é a utilização de assinatura digital eletrônica, ela comprova a autoria e integridade dos documentos, sendo fundamental para sua validade legal.

Além disso, é necessário garantir a rastreabilidade dos processos de digitalização, mantendo um registro detalhado das etapas pelas quais os documentos passaram. 

Isso inclui informações sobre os métodos e tecnologias utilizados na digitalização, assegurando a transparência e credibilidade do processo.

A auditabilidade dos documentos digitalizados também é um requisito importante, pois permite que a empresa esteja preparada para auditorias e inspeções por parte de autoridades competentes. 

Isso envolve a conformidade com todas as normas e regulamentações que regem a digitalização de documentos.

Por fim, é essencial seguir os padrões técnicos estabelecidos para a digitalização de documentos, garantindo a qualidade da imagem, a legalidade e o uso adequado dos arquivos digitais. 

Esses padrões incluem requisitos como resolução mínima, formato do arquivo e certificação digital, entre outros.

Como classificar e organizar os arquivos digitais do DP?

Confira agora algumas dicas valiosas de como organizar os arquivos digitais do DP:

Comece limpando documentos e pastas temporárias/desnecessárias

O primeiro passo é eliminar todos os arquivos que não têm mais serventia. Contudo, fique atento aos prazos de armazenamento de alguns documentos 

Crie uma estrutura de pastas

Para um arquivo digital, ao invés de gavetas, temos pastas que precisam seguir algum tipo de hierarquia ou estrutura em nome da organização buscada.

Se o DP optar por criar uma pasta para cada funcionário e organizar os documentos a partir daí, por exemplo, pode ter algo como:

Pasta-mãe: Funcionários →
Pasta nível 1: Departamento de Informática →
Pasta nível 2: João da Silva
Pastas nível 3: ⤷ Documentos de admissão
  ⤷ Atestados médicos
  ⤷ Registros de ponto e outros.

Caso o DP opte por outro sistema de organização, basta criar uma estrutura de pastas que seja adequada tendo em mente que o formato escolhido deve se aplicar à toda a documentação do arquivo digital.

Padronize a nomeação de documentos

Além da estruturação das pastas, é conveniente adotar uma padronização para nomear cada documento. Assim, facilitando as buscas e conferências no arquivo, permitindo que cada documento seja facilmente identificado.

Vamos a um exemplo considerando o relatório do registro de ponto do João, o funcionário fictício do Departamento de Informática.

Se em um mês o DP salva o documento como Registro_Ponto_Janeiro_JoãodaSilva e no outro como Relatório_Ponto_JoãodaSilva_Fevereiro, cria-se uma situação em que a falta de padrão é capaz de gerar confusão.

Depois que a organização for concluída, para mantê-la, convém evitar nomes que incluem termos como “FINAL” ou “Versão Impressa” e afins. 

Lembre-se de que se há outras versões do mesmo documento, provavelmente há algo que pode ser descartado para manter o arquivo digital mais limpo e organizado.

Faça cópias de segurança

Para evitar a perda de documentos importantes, é recomendada a adoção de uma solução de backup. 

Existem backups físicos ― como HDs externos ― que são pequenos dispositivos eletrônicos nos quais uma cópia de segurança de um arquivo digital pode ser feita.

E existem também backups em nuvem, uma solução mais moderna e que é ainda mais segura do que os HDs externos, com a vantagem de não ocuparem espaço físico na empresa.

Conte com a tecnologia para manter os arquivos digitais

É muito fácil entender que arquivos físicos são espaços limitados. Se todas as suas gavetas encherem, é preciso comprar um novo arquivo e encontrar um lugar para colocá-lo na empresa.

Arquivos digitais, ainda que muitos não tenham clareza quanto a isso, também ocupam espaço mesmo que sejam guardados em arquivos virtuais. O fato de o arquivo virtual não existir fisicamente tende a nos fazer pensar que não há limite de espaço ali, mas isso pode acontecer.

Se sua empresa guarda todos os documentos em computadores, eventualmente a capacidade máxima das máquinas pode ser alcançada. Há serviços de armazenamento em nuvem que resolvem esse problema.

O Dropbox e o Google Drive são exemplos bastante conhecidos desses serviços e que, inclusive, contam com versões gratuitas.

Mantenha uma rotina de organização do arquivo

Em um cenário ideal, se o DP seguir as dicas de estruturação de pastas e nomeação de arquivos que apresentamos, será muito fácil manter o arquivo digital organizado. No mundo real, porém, as coisas nem sempre saem como idealizamos. 

A correria do dia a dia, os imprevistos e outros desafios podem fazer com que documentos sejam salvos de maneira equivocada ou que alguma outra falha aconteça. Novas pastas temporárias podem ser criadas, documentos podem ser nomeados de forma diferente daquela que foi definida e mais.

Por essa razão, nossa última dica de como organizar arquivos virtuais é criar uma rotina para fazer um serviço de manutenção. A ideia é simples: checar se há pastas que podem ser deletadas, arquivos duplicados, documentos fora do lugar ou que precisam ser nomeados conforme o padrão e por aí vai.

Arquivos digitais e LGPD

Na era digital, a proteção de dados pessoais é uma preocupação cada vez mais relevante, especialmente com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Essa legislação não faz distinção entre documentos físicos e digitais, atribuindo a mesma importância à segurança e privacidade dos dados em ambos os formatos.

A LGPD estabelece que os dados pessoais devem ser tratados de forma responsável e segura, independentemente de estarem em formato físico ou digital. 

Isso significa que as empresas e organizações que lidam com arquivos digitais devem estar em conformidade com os princípios e diretrizes estabelecidos pela legislação.

Um aspecto fundamental da LGPD é a necessidade de eliminação adequada dos dados pessoais após o término do seu tratamento. Isso inclui arquivos digitais que contenham informações pessoais, os quais devem ser descartados de forma a não permitir a recuperação das informações contidas neles.

Além disso, a LGPD estabelece que os dados pessoais só podem ser mantidos quando necessário para cumprir obrigações legais ou regulatórias, para fins de pesquisa, transferência a terceiros ou uso exclusivo pelo controlador, desde que devidamente anonimizados quando possível.

Tire suas dúvidas sobre arquivos digitais!

Confira agora as respostas para as principais dúvidas a respeito dos documentos digitais.

Próximos passos sobre arquivos digitais…

A transição para arquivos digitais não é apenas uma conveniência moderna, mas uma necessidade vital para empresas que desejam otimizar suas operações e se manter em conformidade com as regulamentações atuais, como a LGPD. 

A digitalização não só promove eficiência e segurança, mas também impulsiona a sustentabilidade e a competitividade. 

Portanto, investir na gestão eficaz de arquivos digitais é um passo crucial rumo ao sucesso empresarial na era digital.Gostou do post e quer saber mais sobre as evoluções tecnológicas para o DP? Saiba tudo sobre software de gestão de documentos!