Assinatura eletrônica de folha de ponto: o que é e vantagens

Você já assinou algo sem precisar de papel e caneta? Pode ser que sim, já que o recurso tem se tornado mais comum. De serviços de entrega a processos do universo corporativo, a assinatura eletrônica já está presente.

Um desses processos, muito importante para o DP de qualquer empresa, diz respeito à validação das informações coletadas acerca do cumprimento da jornada de trabalho: a assinatura eletrônica da folha de ponto.

Tradicionalmente, a folha de ponto é impressa, assinada à mão e entregue ao DP. Porém, isso pode e deve mudar, sobretudo se você quiser mais praticidade e menos burocracia.

Siga em frente com a leitura do post e entenda por que assinar a folha de ponto eletronicamente é melhor para a organização e seus colaboradores.

O que é assinatura eletrônica da folha de ponto?

A  assinatura eletrônica da folha de ponto é o processo em que cada colaborador valida os registros feitos sobre a sua jornada de trabalho por meio de um sistema eletrônico.

Em outras palavras, é uma forma do trabalhador atestar, por meio de uma tecnologia de autenticação, que os registros sobre seus horários de entrada e saída estão corretos. Isso significa que a assinatura eletrônica substitui a necessidade de uso do papel e da caneta e pode ser realizada de diferentes formas como:

• assinatura digitalizada;
• biometria digital;
• biometria facial;
• reconhecimento de IP;
• token;
• login e senha, e outros.

Em todo caso, falamos de uma tecnologia segura que permite que cada colaborador seja devidamente reconhecido, tornando a assinatura da folha de ponto válida. Porém, para que a folha de ponto exista e seja assinada eletronicamente, os dados da jornada de trabalho do profissional devem ser coletados da mesma forma. Por isso, precisamos falar sobre o ponto eletrônico.

O que é ponto eletrônico?

O ponto eletrônico é um sistema digital que permite que o registro dos horários da jornada de trabalho sejam feitos por meio de um equipamento eletrônico, substituindo sistemas arcaicos como a marcação manual e a mecânica.

Como indicamos, é comum que a opção por assinar a folha de ponto eletronicamente seja feita a partir do momento em que a empresa adota um sistema de controle de ponto eletrônico. Aliás, é uma prerrogativa que seja assim.

Existem diferentes tipos de sistema de ponto eletrônico ― ou Registrador Eletrônico de Ponto (REP) ― que são categorizados da seguinte forma:

• REP-C – Registro de ponto convencional.
• REP-A – Conjunto de equipamentos e programas de computador utilizados para o registro da jornada de trabalho.
• REP-P – Programa de registro eletrônico de ponto via sistema, que inclui coletores de marcação, armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.

Com base nisso, cabe esclarecer a diferença entre os modelos REP-A e REP-P destacando que, enquanto o primeiro apenas registra o ponto, o segundo realiza mais funções fundamentais para o controle de jornada feito pelo DP.

Trouxemos essas informações sobre o ponto eletrônico aqui porque é esperado que seu uso faça parte da rotina das organizações que querem que a assinatura no cartão de ponto seja feita eletronicamente.

Leia também:

• Assinatura eletrônica de folha de ponto: por que implementar agora mesmo?
• Assinatura eletrônica: melhorando os processos da sua empresa
• Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?
• Dicas para saber como escolher um software de assinatura eletrônica

O que a lei diz sobre a assinatura da folha de ponto?

De acordo com a Portaria 671/2021, que regulamenta o uso de soluções eletrônicas de controle de ponto, é recomendado que o documento seja assinado ao final de cada mês.

Comprovante de ponto

Em seu artigo 79, a Portaria 671 é bem clara ao determinar a necessidade de emissão de um comprovante de registro de ponto, seja de forma impressa ou eletrônica ― o que vai depender da tecnologia usada para o controle de jornada.

O comprovante é um registro diário que o colaborador deve receber a cada marcação de ponto. Caso o REP em uso possibilite a emissão de um arquivo eletrônico, as regras são:

• o comprovante deve ser em PDF e assinado eletronicamente;
  • no REP-C: deve seguir as normas do INMETRO;
  • nos REP-A e REP-P: deve ter assinaturas qualificadas, com certificado emitido pelo ICP-BRASIL, de acordo com a Lei 14.063/2020;
• o comprovante de cada marcação de ponto feita deve ser disponibilizado para o trabalhador, por meio eletrônico, independentemente de aprovação ou solicitação prévia;
• os comprovantes devem estar disponíveis para extração por um prazo de pelo menos 48 horas, independentemente de qualquer solicitação prévia.

Compartilhamos essas informações apenas para que você entenda como a tecnologia tem facilitado não só a validação de documentos como a transparência em relação aos registros.

Algo que a folha de ponto assinada eletronicamente também faz.

Folha de ponto

Sobre a assinatura da folha de ponto, a Portaria 671 não é tão direta, mas a indicação legal de que o documento seja assinado existe. Basta analisar com atenção o texto do artigo 86:

“A assinatura eletrônica será utilizada como meio de comprovação da autoria e integridade de documentos eletrônicos gerados pelo sistema de registro eletrônico de ponto e pelo programa de tratamento de registro de ponto, nos termos do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001”.

Com base nisso, entendendo que a folha de ponto é um documento gerado a partir do programa de tratamento de ponto, sua assinatura também deve acontecer. Um processo que, inclusive, é importante para a empresa e seus colaboradores.

Diferentemente do comprovante, que é diário, a folha de ponto é um registro mensal que contém todas as informações sobre a jornada de trabalho de cada profissional contratado.

Assim, é mais uma oportunidade para que ambas as partes confiram e validem as informações que vão servir de base para o cálculo da remuneração e que, eventualmente, podem ser usadas em ações no Ministério do Trabalho e Previdência.

Validade jurídica

A validade jurídica da assinatura eletrônica de folha de ponto não está na CLT, mas na Lei n.º 14.063, de 2020, que ampliou a lista de documentos públicos que podem ser validados digitalmente.

Com base no texto, a assinatura eletrônica é dividida em dois tipos:

1. Assinatura simples: pode ser utilizada em documentos que não tenham informações sigilosas.
2. Assinatura avançada: a ser usada em documentos que tenham algum dado sensível.

É com base nessas diretrizes que a referida lei é utilizada para validar o uso da assinatura eletrônica em diferentes sistemas, inclusive os de controle de ponto eletrônico.

Esse ponto nos leva, mais uma vez, à Portaria 671 que também apresenta regras ao definir um novo padrão para a assinatura eletrônica, inclusive para a folha de ponto. A saber, a regra é que:

• Assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-P para o Comprovante de Registro de Ponto emitido em arquivo eletrônico devem ser no padrão PAdES ou PDF Advanced Electronic Signature.
• Assinaturas geradas pelo REP-A, REP-P e programa de tratamento de registro de ponto para o AFD e AEJ devem ser no padrão CAdES ou CMS Advanced Electronic Signature, e devem ser armazenadas em um arquivo no formato p7s destacado ou detached.

Agora, um convite: quer saber mais detalhes sobre a Portaria 671? Aperte o play e, claro, inscreva-se no canal da Sólides Tangerino para ter acesso a conteúdos incríveis como este:

Como funciona a assinatura eletrônica da folha de ponto na prática?

Na prática, como já indicamos, a assinatura eletrônica da folha de ponto depende do uso de um sistema de ponto digital que permita que a validação dos registros seja feita eletronicamente.

Com os registros sendo feito dessa forma, os dados necessários para compor a folha de pagamentos são compilados automaticamente e basta que o DP solicite que cada colaborador assine o documento mensalmente.

Para tanto, basta que cada colaborador acesse o app de controle de ponto em seu smartphone, faça login e assine a folha de ponto após conferir as informações.

Vale lembrar que essa assinatura pode ser feita de diferentes formas a depender dos recursos presentes no sistema de controle de ponto em uso na organização. Algumas possibilidades são o uso de senha, identificação biométrica e reconhecimento facial.

Em todo caso, falamos de um processo simples e rápido que pode ser realizado inclusive de forma remota.

Assim, a assinatura eletrônica da folha de ponto pode ser feita também por profissionais em home office ou que, por algum outro motivo, não estejam na empresa quando da solicitação do DP para a validação do documento.

A título de comparação, é interessante contrastar como a assinatura eletrônica em relação ao processo manual. Nesse caso, após o fechamento da folha de ponto, é preciso imprimir o documento com os registros de cada colaborador, solicitar sua assinatura e envio ao DP.

Percebe como é um processo burocrático e que impõem dificultadores para que essa rotina seja cumprida? É por isso que destacamos que a tecnologia existe para otimizar processos.

Quais as vantagens da assinatura eletrônica da folha de ponto?

Elencamos abaixo as principais vantagens da assinatura eletrônica de folha de ponto para a empresa como um todo, considerando seu DP e seus colaboradores também:

• confere mais praticidade para todas as partes;
• aumenta a satisfação dos colaboradores;
• torna os processos do DP mais ágeis;
• torna o DP mais estratégico;
• favorece o trabalho remoto;
• confere mais transparência e segurança de dados;
• confere mais segurança jurídica;
• reduz gastos com papel e arquivamento.

A seguir, veja em detalhes um pouco mais sobre cada um dos pontos listados. Isso vai ajudar você a ter clareza sobre por que vale a pena contar com a opção de assinar a folha de ponto eletronicamente.

Confere mais praticidade para todas as partes

Tornar mais simples o cumprimento de uma obrigação legal protege a empresa e os colaboradores. A assinatura eletrônica permite que a validação da folha de ponto seja feita com poucos cliques no aplicativo do celular.

É prático, rápido e simples, o que faz com que seja mais fácil para o DP conseguir que todos os colaboradores da empresa confiram e assinem a folha ou qualquer outro documento que seja necessário.

Aliás, dependendo da tecnologia contratada, o próprio sistema envia uma notificação solicitando a assinatura do colaborador quando a folha de ponto é fechada.

Por meio da identificação biométrica ou facial, em menos de um minuto, o trabalhador valida o documento e pronto, o DP passa a contar com a validação que precisa sem esforço.

Aumenta a satisfação dos colaboradores

Pegando um gancho no ponto anterior, cabe lembrar que assinatura da folha de ponto é uma demanda do DP que, por vezes, acaba sendo sinônimo de burocracia.

Facilitar a assinatura de documentos deixa os colaboradores mais felizes porque evita que tenham que despender tempo imprimindo, assinando e indo ao DP entregar a folha de ponto.

Além disso, uma vez que a tecnologia para a assinatura eletrônica está atrelada ao controle de ponto digital, o nível de satisfação dos colaboradores tende a aumentar.

Isso porque passam a registrar o ponto também de forma prática e rápida, e têm como conferir, em tempo real, se os registros estão corretos.

Essa transparência, que é reafirmada com a conferência da folha de ponto, evita erros no pagamento. O que agrada qualquer pessoa.

Ainda, cabe ressaltar que a geração Z está aumentando sua presença no mercado digital. Falamos dos “nativos digitais”, pessoas que preferem processos eletrônicos e, consequentemente, preferem assinar documentos via app.

Confira outros conteúdos do blog da Sólides Tangerino indicados para você:

• Fechamento de folha de ponto: quais os maiores erros e como evitá-los
• Transformação digital: como o home office impactou o tema? 

Torna os processos do DP mais ágeis

E por falar em processos, a assinatura eletrônica da folha de ponto agiliza os processos do DP porque os simplifica, tornando o setor mais eficiente.

O uso da solução favorece a redução de custos com o setor inclusive porque evita passivos trabalhistas relacionados ao pagamento, além de permitir que o DP tenha uma atuação mais estratégica na empresa.

Quanto a isso, vale destacar que a assinatura eletrônica pode ser usada em outros processos da jornada do DP, desde a admissão digital à gestão eletrônica de documentos.

Em todos os casos, a tecnologia reduz o tempo gasto com as burocracias e libera os profissionais do setor para se concentrar em tarefas com mais potencial de gerar resultados para a empresa.

Torna o DP mais estratégico

Detalhando um pouco melhor o que acabamos de apontar, um DP mais estratégico é aquele que consegue orientar suas ações de forma mais assertiva para gerar resultados.

A assinatura eletrônica da folha de ponto vem a partir de registros fidedignos que podem embasar análises importantes para o setor.

Isso porque o controle de ponto e seus registros permitem que a gestão da jornada seja metrificada de acordo com os indicadores escolhidos pelas lideranças e o DP, e acompanhadas por cada colaborador.

Esses indicadores ajudam a entender o comportamento do time quanto à assiduidade, aos atrasos, ao absenteísmo e outras questões que interessam à gestão de pessoas. 

Fazer esse monitoramento com qualidade não seria possível se o DP estivesse muito ocupado colhendo assinaturas de mesa em mesa no escritório da empresa. 

Favorece o trabalho remoto

Ainda, para equipes que seguem uma jornada de trabalho flexível, atuam em home office ou seguindo o modelo híbrido, a assinatura eletrônica da folha de ponto veio para facilitar a rotina.

Isso porque não é necessário que os trabalhadores se desloquem até a sede da empresa apenas para assinar o espelho de ponto.

A conferência dos registros e a assinatura propriamente podem ser feitas a distância, dentro do próprio aplicativo de controle de jornada.

Como consequência, a organização pode seguir oferecendo o diferencial do trabalho remoto para atrair talentos e para contratar profissionais que estejam em qualquer lugar do país ou até do mundo.

Confere mais transparência e segurança de dados

A assinatura eletrônica da folha de ponto deve ser feita após a conferência da informação e usando um meio seguro; ou seja, um sistema digital de controle de ponto que obedeça às diretrizes da Portaria 671.

Todo esse processo é apoiado ainda pela emissão diária dos comprovantes de ponto. Por meio desses instrumentos, os colaboradores podem conferir a qualquer momento seus registros para assegurar que tudo esteja correto.

O meio eletrônico em que os comprovantes e a folha de ponto são gerados impede alterações maliciosas, além de permitir que ambas as partes tenham uma cópia do documento com cada registro feito.

Essa transparência garante a veracidade das informações registradas, evitando que qualquer uma das partes ― empresa ou trabalhadores ― seja lesada de alguma forma.

Alguns aplicativos, como o Sólides Tangerino, solicitam ao trabalhador uma foto após a assinatura eletrônica da folha de ponto. Isso garante a autenticidade da firma e a concordância do assinante.

Ainda, com o uso de um bom sistema de controle de ponto e assinatura digital garante segurança de dados, inclusive em concordância com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Confere mais segurança jurídica

É de conhecimento comum que erros no pagamento, sobretudo em função de horas extras, estão entre os principais motivos para processos trabalhistas movidos contra o empregador na Justiça do Trabalho.

A assinatura eletrônica da folha de ponto garante que a empresa tenha como provar os horários cumpridos por cada colaborador e o pagamento referente a essa jornada.

Aliás, essa é uma via de mão dupla. A tecnologia também protege o trabalhador que, eventualmente, seja erroneamente acusado de atrasos ou faltas injustificadas, por exemplo.

Além do mais, a folha de ponto devidamente validada é um instrumento que a organização pode apresentar em uma fiscalização do Ministério do Trabalho. O documento serve para provar que a empresa respeita os limites diários de jornada estabelecidos pela CLT ou pelos Acordos Coletivos de Trabalho.

A tecnologia também contribui para que os documentos não se percam ou sejam extraviados. O que também garante mais segurança jurídica para a organização e seus colaboradores.

Agora, um minutinho. Quer saber como tornar sua jornada de trabalho ainda mais produtiva? Confira os materiais gratuitos que separamos especialmente para você:

• Kit Produtividade no Trabalho: aprenda a aumentar o rendimento no dia a dia
• O uso da tecnologia para aumentar a produtividade

Reduz gastos com papel e arquivamento

Por fim, a adoção da assinatura eletrônica da folha de ponto e de outros documentos reduz consideravelmente a necessidade de uso de papel e os gastos com impressão e espaço para arquivamento.

Como todo o processo de marcação e assinatura eletrônica de ponto é feito de forma digital, esses registros ficam armazenados em nuvem. Além de diminuir gastos, a nuvem aumenta a Segurança da Informação.

Ainda, o armazenamento em nuvem faz com que seja muito mais simples categorizar, organizar e encontrar qualquer documentação que faça parte da rotina do DP.

Optando por uma solução do tipo, a empresa também deixa de gastar com espaço adicional para abrigar o arquivo físico.

O Sólides Tangerino possui assinatura eletrônica da folha de ponto?

Sim. No Sólides Tangerino, prezamos pela inovação e estamos sempre em busca de tecnologias que facilitem a jornada do DP. Por isso, nosso aplicativo de ponto digital tem o recurso da assinatura eletrônica da folha de ponto.

O aplicativo de controle de ponto, que atende às diretrizes da Portaria 671, permite que as marcações sejam feitas de forma remota e até offline.

Um comprovante é automaticamente gerado a cada marcação para que os colaboradores confiram as informações, ao passo que essas informações também são lançadas na plataforma que pode ser acessada pelo DP e pelas lideranças.

Além de permitir acompanhamento em tempo real que garante a correção dos dados, o Sólides Tangerino usa essas informações para gerar a folha de ponto. Tão logo essa é fechada, o DP pode enviar uma notificação a cada colaborador com um lembrete da assinatura.

Com esse recurso, todo o processo pode ser feito de forma digital. Ou seja, tudo é realizado por meio do smartphone, com a coleta de assinaturas eletrônicas perfeitamente válidas.

Em resumo, o processo é o seguinte:

Solicitação da assinatura eletrônica da folha de ponto

O primeiro passo do processo consiste em solicitar aos colaboradores a assinatura eletrônica da folha de ponto. Para isso, o profissional do DP precisa:

• fazer login na versão do Sólides Tangerino, com seu usuário e senha;
• no menu “Colaboradores”, acessar a opção “Assinatura eletrônica folha de ponto” para ter visualizar a todas as funcionalidades relacionadas à ferramenta do Sólides Tangerino;
• clicar na aba “Solicitar assinaturas” e filtrar os colaboradores da forma como você necessitar, considerando aqueles que precisam receber a notificação no momento;;
• acionar o comando “Consultar” para que o sistema exiba a lista dos colaboradores e selecionar todos ou apenas aqueles que você desejar. 

Nesse momento, será necessário que você eleja o período sobre o qual a folha de ponto deverá ser gerada. Depois, é só clicar em “Solicitar assinaturas” e pronto, seu pedido será processado.

Os colaboradores receberão, em seus smartphones, a solicitação da assinatura eletrônica da folha de ponto no aplicativo Sólides Tangerino.

É possível, ainda, acompanhar o status de todo o processo pela aba “Acompanhamento de assinaturas” e ver quem já finalizou a ação.

Colocando dessa forma, pode até parecer que o processo é longo. Porém, é bem simples e intuitivo, e o contato com a plataforma fará com que você aprenda o caminho e o cumpra rapidamente sempre que necessário.

Assinatura eletrônica do colaborador

Feita a solicitação, cada colaborador receberá a notificação avisando que há uma folha de ponto para ser assinada. 

Com o celular em mãos, basta acessar o app Sólides Tangerino, fazer login com o código do empregador e o PIN e clicar na notificação para ter acesso à folha de ponto.

Depois disso, o colaborador deve conferir todas as informações com cautela. Se estiver tudo certo, basta clicar  em “Assinar” e reproduzir sua assinatura com o dedo sobre a tela do aparelho.

Também é possível refazer o visto caso seja necessário. Terminado esse processo, é preciso tirar uma selfie para assegurar a veracidade da assinatura. Todo o processo é feito de forma simples, remota e segura.

Contestação das informações

Quando o colaborador assinar a folha, o status será alterado para “Assinado” e você conseguirá visualizar o arquivo com a assinatura e a foto tirada por ele no momento em que finalizar o processo de assinar a folha.

Se, por acaso, houver algum erro na folha de ponto ou o empregado tiver dúvidas sobre as informações, é possível iniciar o processo de contestação.

Para isso, basta que ele clique em “Contestar”, descreva o problema ou o questionamento e tire uma selfie para comprovar que ele é quem está abrindo o processo. Depois disso, é só aguardar o retorno dos gestores.

Do outro lado, o gestor recebe a contestação e a selfie enviada pelo colaborador e tem a oportunidade de reavaliar os dados e fazer as correções necessárias.

Por fim, na aba “Status do processamento”, você consegue acompanhar o envio da sua solicitação aos seus colaboradores.

Dúvidas sobre a assinatura eletrônica da folha de ponto

Fizemos um conteúdo bem completo para apresentar detalhes sobre a assinatura eletrônica da folha de ponto.

Por isso, para ajudar você a absorver melhor todas as informações, vamos recapitular o que vimos aqui passando pelas dúvidas mais comuns sobre o assunto.

Antes que você se vá…

As mudanças constantes pelas quais o universo do trabalho tem passado nos últimos anos impulsionaram o surgimento de diversas soluções tecnológicas que facilitam a vida de empregados e empregadores.

Em 2020, a pandemia de Covid-19 impulsionou a adoção do home office e, consequentemente, de ferramentas eletrônicas variadas. Desde então, mais empresas têm optado por esse tipo de assinatura.

Se considerarmos somente a assinatura digital ― que é um dos tipos possíveis de assinatura eletrônica ―, contabilizamos mais de 10.143.156 certificados digitais ativos. E a expectativa é que o número aumente.

As vantagens do uso de soluções do tipo, bem como as demandas das novas dinâmicas de trabalho, fazem com que o caminho seja esse de apostar na tecnologia para reduzir burocracias e otimizar processos.

Se você entende esse movimento e quer vivenciar essas vantagens em sua empresa, conheça o Sólides Tangerino. Cadastre-se para uma demonstração gratuita e veja tudo o que nossa plataforma tem a oferecer!