Backoffice: Por Que é tão Importante?

O backoffice é um setor responsável por administrar todas as atividades de uma empresa. Pode ser traduzido como “retaguarda” ou ser simplificado como BKO.

Para entender como o backoffice funciona, basta pensar que para uma empresa funcione adequadamente, toda sua parte operacional deve estar em ordem. Caso contrário, haverá divergências que não só vão atrapalhar a produtividade, mas também impactar negativamente os resultados do negócio. Por isso, contar com um backoffice é essencial.

Resumidamente, o backoffice surge como uma forma de solucionar problemas internos rotineiros que acontecem em empresas tradicionais. Toda essa parte operacional fica destinada a uma equipe especializada que, por vezes, nem precisa atuar diretamente no escritório da empresa.

Portanto, entenda mais sobre do que se trata esse conceito e sua importância para os empreendimentos.

O que é Backoffice?

Backoffice é um departamento que exerce funções administrativas. Ele garante que as rotinas indispensáveis para a empresa possam ser desenvolvidos para não impactar a operação em um geral.

Trata-se de um suporte para cargos que são voltados ao cliente no desempenho de suas atividades, isto é, para a linha de frente do negócio ou frontoffice, como também é conhecido. Sendo uma forma de fortalecê-los.

Geralmente, o backoffice disponibiliza documentos importantes e suporte técnico para o frontoffice, facilitando não só o andamento do trabalho, mas também as transações comerciais da empresa.

Para isso, executam-se tarefas que envolvem o processamento e gerenciamento de dados de projetos conduzidos pelo frontoffice, como, por exemplo, manutenções e verificações de:

• contas;
• registros;
• conformidade regulatória.

Além disso, o backoffice também pode responsabilizar-se por oferecer serviços contábeis, liquidações e serviços de TI, por exemplo. Tudo isso para reforçar ainda mais o ciclo produtivo do empreendimento.

Profissionais que atuam no backoffice geralmente não são percebidos pelos clientes finais do empreendimento em que trabalham.

No entanto, desempenham um papel fundamental na entrega de produtos ou serviços. Então, ao adquirir o produto, os clientes vão receber os benefícios trazidos pela equipe de backoffice.

O ponto é: ainda que o backoffice não seja voltado para os clientes, pode-se afirmar que é a espinha dorsal da empresa, isso porque este profissional lida com diversas atividades cruciais para o funcionamento e desenvolvimento do negócio.

Entenda a sua importância nas empresas

Nas empresas, quanto melhor estabelecido forem os processos, melhor será o desempenho das atividades, já que torna-se muito mais fácil reconhecer quando algo sai do esperado quando há uma conduta clara a ser seguida.

Isso é um fato que vale em toda a operação da empresa, porém, ainda mais na parte administrativa.

Um erro isolado que fora mal resolvido, nesse sentido, pode culminar em problemas enormes no ciclo produtivo da empresa, por exemplo. Ou seja, um efeito cascata se desenvolve no empreendimento, podendo prejudicá-lo gravemente.

Assim, quando não há um mecanismo pré-definido por especialistas no negócio, é muito provável que ele fique vulnerável a erros administrativos. E o pior: nem sequer percebem onde tais equívocos estão.

Por outro lado, contando com os profissionais do backoffice, há um controle muito maior sobre essas atividades administrativas. Comumente, a equipe do backoffice consegue identificar e resolver eventuais falhas ou até mesmo antecipá-las, solucionando-as antes mesmo delas acontecerem de fato.

Em outras palavras, o backoffice torna os processos administrativos da empresa mais robustos, de modo que os colaboradores que desempenham funções no frontoffice têm todo o suporte necessário para serem produtivos e entregarem os resultados que o negócio precisa.

O que o Backoffice faz?

As funções mais comuns do backoffice envolvem atividades que estão relacionadas às atividades essenciais ao funcionamento da empresa.

São elas:

• Assistente de RH
• Contador
• Especialista em TI
• Analista de informações
• Gerente de operação e segurança

Confira como cada uma atua no backoffice:

Assistente de RH

O assistente de Recursos Humanos é o profissional de backoffice que fica responsável ​​por agendar quaisquer compromissos e cuidar de registros relacionados com o setor. Assim como, recepcionar novos colaboradores na empresa. 

Normalmente, esse assistente oferece suporte diretamente para o gerente de Recursos Humanos da empresa. Por isso, colaboradores contratados para desempenhar essa função de backoffice precisam mostrar-se confiáveis, além de terem ótimas habilidades de comunicação para que possam executar a atividade com excelência.

Contador

O contador, por sua vez, é o integrante da equipe de backoffice que cuida das finanças da empresa. Em seus deveres primários, esse profissional realiza todos os registros financeiros por meio da análise de ganhos, gestão tributária e investimentos do negócio.

Dessa forma, necessita de um perfil mais técnico, essencialmente com habilidades matemáticas e comunicativas, além de um olhar analítico para que consiga desempenhar sua função com qualidade.

Especialista em TI

O especialista em Tecnologia da Informação é outro dos profissionais que compõe os afazeres mais comuns da equipe de backoffice. De forma geral, ele cuida de várias tarefas que envolvem o gerenciamento de softwares, banco de dados e rede, incluindo:

• gerenciamento de grupos de rede;
• instalação e acompanhamento de softwares;
• gestão de sistemas de TI.

Além disso, esse profissional pode oferecer suporte para colaboradores de quaisquer outras atividades da empresa quando necessário. É comum que a maioria não entenda questões relacionadas com a área. Então, sua ajuda será de suma importância para o ciclo produtivo.

Analista de informações

Nas funções mais comuns do backoffice, também existe o analista de informações. Esse profissional cumpre o papel de compreender e analisar os dados da empresa, colocando-os de maneira organizada em sistemas que coletam essas informações.

Aqueles que dedicam-se a ser um analista de backoffice devem ser ótimos matemáticos, apresentar soft skills relacionadas com a resolução de problemas e conseguirem analisar dados com precisão.

Gerente de operação de segurança

A manutenção da segurança e do bem-estar dos colaboradores é um dos aspectos mais importantes para o funcionamento de uma empresa. Assim, é necessário contar com especialistas para fazê-lo.

Nesse sentido, o gerente de operação de segurança é o profissional de backoffice responsável por implementar diretrizes de segurança que garantam a integridade e qualidade de vida de todos os presentes no local.

Assim como, aquele que cuida da preparação dos guardas e monitoram o orçamento utilizado para a execução devidamente correta das operações de segurança.

Comumente, o gerente de operação de segurança costuma apresentar uma ótima capacidade analítica e habilidades interpessoais, além de solucionar problemas com boa desenvoltura.

Qual importância do backoffice para as empresas?

Mas, afinal quais são as vantagens que a empresa recebe nos seus resultados, contratando especialistas para todas essas funções que o backoffice desempenha?

É o que você vai descobrir a seguir. Confira!

Conexão entre os setores

Criar um ambiente de trabalho que cumpra metas passa pelo nível de harmonia que os profissionais dos mais variados setores possuem uns com os outros. Em outras palavras, a união realmente faz a força que o negócio precisa.

Nesse sentido, o backoffice tem uma grande capacidade de integrar setores. Isso porque, os profissionais de outras áreas, inclusive do frontoffice, interagem constantemente com essa equipe que trabalha nos processos internos do empreendimento.

E isso traz resultados positivos para o negócio em si. A ideia é que, quanto mais unificados estiverem os profissionais de todos os setores com o backoffice, mais sólido, eficiente e produtivo ficará a empresa.

Acompanhamento das equipes

Com os dados mais importantes da empresa reunidos em um só lugar, isto é, no backoffice. O trabalho para avaliar qual tem sido o desempenho dos colaboradores fica bem mais fácil.

O perfil do colaborador, competências, características e resultados estão nas mãos dos profissionais do backoffice. Dessa forma, é possível acompanhá-lo para encontrar meios de aumentar a produtividade tanto daqueles que se mostram ser verdadeiros talentos quanto dos profissionais que estão encontrando dificuldades para executar sua função.

Para o grupo de profissionais que exerce um alto nível de desempenho, pode-se oferecer promoções, ações de reconhecimento, dentre outros tipos de recompensas pelo trabalho bem-feito.

Enquanto para aqueles que não estão conseguindo entregar bons resultados, deve-se encontrar os motivos que os impedem de fazê-lo. Assim como, disponibilizar formações ou consultorias para ajudá-los.

Segurança 

Além disso, o backoffice é fundamental para a melhora da segurança de dados do negócio. Sobretudo, quando há um software que auxilia os profissionais da área a fazê-lo.

De forma geral, acontecem muitos casos de roubo de dados, nos quais crackers utilizam a internet, por exemplo, para coletar informações importantes das empresas para extorquir dinheiro.

Por isso, promover ações que impeçam de antemão situações como essa, é de suma importância para que o negócio não seja prejudicado.

E um sistema que reforce a segurança dos dados nas mãos da equipe de backoffice será suficiente para proteger quaisquer dados confidenciais da tentativa de cibercriminosos.

Inclusive, não só esse benefício que o desenvolvimento do backoffice juntamente com um recurso tecnológico proporciona para as empresas.

Logo abaixo, explicaremos como a tecnologia introduzida na área pode torná-la ainda melhor para o negócio. Veja!

Tecnologia no Backoffice: como funciona essa possibilidade?

Atualmente, a tecnologia é um dos grandes responsáveis pela grande eficiência do trabalho backoffice nas empresas. Isso porque reduz as chances de falhas humanas na execução de processos tão importantes, trazendo melhorias que os otimizam.

Os recursos tecnológicos também reduzem os custos da empresa. Por exemplo, existem softwares que automatizam tarefas repetitivas do backoffice para que os colaboradores se dediquem a aquelas atividades que exigem mais estratégia e tomada de decisão humana.

Além disso, os indicadores para análise de dados da empresa tornam-se bem mais ricos com a adoção de tecnologias inovadoras nesse sentido.

Um empreendimento gera muita informação diariamente e mensurá-las nem sempre é uma tarefa simples para os colaboradores do backoffice. Então, um software assim seria de grande ajuda.

Como exemplo, temos os aplicativos de ponto eletrônico, que automatizam o controle de jornada de trabalhadores.

Sem contar que, você pode incluir um CRM na empresa para acompanhar o relacionamento com o cliente, encontrando meios de aprimorá-lo. Assim como, investir em software de gestão empresarial (ERP), o qual consegue integrar diversos setores, assegurando uma ótima comunicação no compartilhamento de informações.

Tudo isso, além de melhorar os processos internos da empresa executados pelo backoffice, terá grande efetividade para as equipes de frontoffice, aumentando exponencialmente a produtividade e, por conseguinte, os resultados do negócio.

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Conclusão

O backoffice é fundamental para melhorar o funcionamento de qualquer negócio. Existem diversas funções e profissionais no setor que ajudam a empresa a ter sua parte operacional mais robusta, garantindo que o ciclo produtivo mantenha-se no nível esperado.

Isso porque, esse conceito permite que os processos internos, invisíveis na percepção dos clientes, sejam fortes o bastante, de modo que os colaboradores do frontoffice  possam desempenhar suas atividades com mais tranquilidade. 

Além do mais, pode-se introduzir tecnologias no backoffice que fazem dela ainda mais eficiente para os empreendimentos. É possível automatizar tarefas repetitivas, melhorar métricas, garantir segurança dos dados e muito mais.

Dessa forma, desenvolvendo o backoffice como uma parte essencial da sua empresa, você pode aumentar exponencialmente seus resultados, além de sua relevância no mercado. 

O sucesso de uma empresa começa nas mudanças que ela faz em processos que normalmente ninguém vê. E com o backoffice certamente estará um pouco mais perto de alcançá-lo.

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Este artigo foi produzido em parceria com a Snovio.