Cálculo do FGTS: Aprenda a Fazer com Este Passo a Passo

O cálculo do FGTS é um dever do setor de Departamento Pessoal que cuida dos interesses financeiros da empresa e do trabalhador, sendo uma obrigação acessória.

Essa é uma das rotinas do Departamento Pessoal que deve obedecer aos critérios da legislação trabalhista, a fim de evitar multas e sanções à empresa e garantir os direitos fundamentais dos colaboradores.

Aprender como executar o cálculo do FGTS não é uma tarefa complicada, mas tem alguns detalhes que precisam de atenção. 

Por isso, preparamos esse guia atualizado para te ajudar a entender mais sobre o assunto. 

Aqui, mostraremos como fazer o cálculo do FGTS mensal, como calcular o valor em atraso e como agir em caso de rescisão de contratos.

Veja abaixo os principais tópicos deste artigo e boa leitura!

• O que é o Cálculo do FGTS?
• Como fazer o cálculo do FGTS
• 4 principais dúvidas sobre o FGTS?
• Quais as condições para o saque do FGTS?
• Como sacar o FGTS?
• Como consultar o FGTS?
• O que mudou no saque do FGTS em 2022?

O que é o Cálculo do FGTS?

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) é um benefício concedido aos trabalhadores no qual o empregador realiza, todos os meses, um depósito no valor de 8% do salário bruto do colaborador. No caso jovem aprendiz, a alíquota é de 2%.

Veja abaixo como esse cálculo é realizado com exemplos práticos para facilitar o entendimento.

Como fazer o cálculo do FGTS

Quem está habituado às funções do Departamento Pessoal sabe que a empresa é responsável por fazer o recolhimento do FGTS a cada mês. Veja como funciona.

Neste exemplo, imagine que o empregador fez os repasses corretamente ao FGTS pelo período de 12 meses. Lembrando que o valor é correspondente a 8% do salário bruto. 

Esse trabalhador tem o salário de R$ 1.500,00, sendo assim:

Para determinar o valor total de contribuição, basta multiplicar pelos meses contribuídos:

Ficou curioso para saber mais sobre o benefício e as minúcias desse cálculo? Basta continuar lendo este texto, iremos falar sobre tudo o que você precisa saber!

Quais os valores que podem incidir sobre o FGTS?

O cálculo do FGTS incide sobre outras verbas remuneratórias além do salário do colaborador, sendo elas:

• comissões, adicionais e gratificações;
• auxílio doença e acidentário;
• salário maternidade;
• descanso semanal remunerado;
• horas extras;
• adicional noturno, de insalubridade e periculosidade;
• décimo terceiro salário;
• férias;
• rescisão de trabalho, independentemente de o aviso prévio ser indenizado ou trabalhado.

Ou seja, o cálculo do FGTS deve levar em consideração o salário bruto registrado na folha de pagamento de cada mês, sem os descontos habituais.

Relembre como calcular estas outras obrigações acessórias:

• Obrigações Acessórias: Conheça Todas as Datas Importantes para Sua Empresa
• Cálculo de Salário: Veja Como Funciona e Aprenda o Passo a Passo
• Seguro-Desemprego: Confira Como Calcular e Quando o Trabalhador Tem Direito
• Como Fazer o Cálculo do Décimo Terceiro Salário de Maneira Simples?
• Aprenda a Fazer o Cálculo de Férias de Forma Correta

Cálculo do FGTS com adicionais

Se um de seus funcionários tem um salário bruto de R$ 2.000,00 e vai receber R$ 100,00 de horas extras, a conta fica da seguinte forma:

2000 + 100 = 2100 (montante mensal)
2100 x 0,08 = 168

Sendo assim, neste mês, devem ser depositados R$ 168,00 na conta vinculada ao funcionário.

De fato, o que dá mais trabalho é fazer a apuração do FGTS em situações que fogem ao cálculo da folha de pagamento, como no caso de FGTS em atraso (quando a empresa não faz o depósito dos valores na data correta).

Outra situação é o cálculo de rescisão com FGTS e multa, ou seja, quando o trabalhador é demitido sem justa causa.

Veja abaixo os desafios de fazer esses cálculos do FGTS na folha de pagamento.

Como fazer o cálculo do FGTS em atraso?

O recolhimento do FGTS deve ser feito até o dia 7 do mês subsequente ao do recolhimento. Por exemplo, o FGTS de setembro deve ser pago até o dia 7 de outubro.

Caso o dia 7 caia no fim de semana ou feriado, é necessário fazer o pagamento antecipado, senão será contabilizado o atraso.

Mas, se for o caso, como pagar o FGTS atrasado?

Primeiramente, é fundamental saber que o atraso no pagamento do FGTS é considerado ato ilícito e pode gerar multa por parte da Secretaria do Trabalho.

O cálculo do FGTS em atraso pode ser feito manualmente, em uma agência da Caixa. 

Lá, após apresentar os dados necessários, será emitido um boleto referente às parcelas em atraso. Contudo, esse método é pouco prático e requer tempo.

A melhor forma de regularizar a situação é online, por meio do aplicativo SEFIP — Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, disponibilizado pela Caixa Econômica Federal. 

Veja abaixo o passo a passo para quitar o FGTS em atraso:

1. baixe o índice do mês em que você efetuará o recolhimento do FGTS;
2. acesse o SEFIP;
3. acesse o menu ferramentas > carga manual de tabela > índice > FGTS;
4. faça o upload do índice salvo no computador;
5. selecione a opção “importar arquivo do FGTS” do seu sistema de folha de pagamento;
6. selecione “abrir novo movimento” e em seguida “FGTS em atraso”;
7. informe a data do pagamento e transmita o arquivo;
8. imprima o protocolo e a GRF para pagamento.

A GRF será gerada considerando os valores atualizados, com juros e mora pelo pagamento do FGTS em atraso.

Qual a taxa de juros e multa do FGTS em atraso?

A penalidade é aplicada mês a mês, acrescentando 0,5% ao valor inicial. Contudo, há ainda outra multa fixa, correspondente a 5% do valor que deve ser pago ao funcionário. 

Como fazer o cálculo de rescisão com FGTS e multa?

No caso da demissão sem justa causa é preciso calcular o FGTS correspondente ao total das verbas rescisórias mais a multa de 40% sobre o Fundo de Garantia, a título de indenização pela dispensa.

FGTS atrasado na demissão, e agora?

Caso a empresa não faça os depósitos do FGTS em dia, é necessário fazer o cálculo do FGTS em atraso mês a mês e proceder com os devidos recolhimentos antes da formalização da rescisão do contrato de trabalho.

Não pagar o FGTS por conta de problemas financeiros pode deixar a empresa em uma situação ainda pior caso demita o funcionário em questão.

Isso se dá porque a entidade pode ser obrigada a fazer o pagamento integral e corrigido de uma única vez.

Vale lembrar que, caso o colaborador constate que a empresa não vem fazendo o recolhimento do FGTS mensalmente, ele pode solicitar rescisão indireta do contrato de trabalho, dando uma ”justa causa” na empresa.

Como recolher o FGTS?

Após feito o cálculo com base na folha de pagamento, é a hora de emitir a Guia de Recolhimento do FGTS (o GRF). Isso é realizado no aplicativo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social).

Para realizar a comunicação com o Governo é necessário ter um certificado digital no padrão ICP-Brasil. Para conseguir esse certificado, será preciso contatar uma autoridade certificadora credenciada do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Fique atento porque se o certificado digital expirar, o acesso à plataforma também cessará.

Essa plataforma é quem comunica os dados inseridos no Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP). 

Dessa forma, a Guia de Recolhimento do FGTS deve ser emitida pelo SEFIP. O aplicativo (ou programa) está disponível gratuitamente no site da Caixa.

Temos alguns materiais interessantes sobre o assunto, confira:

• eSocial: manual traduzido para gestores e empreendedores
• Custo operacional: conseguindo sucesso na gestão de pequenas empresas!
• Planilha de Custo dos Colaboradores

4 principais dúvidas sobre o FGTS

Agora que você já sabe como o cálculo funciona e os principais cenários que podem dificultar chegar ao valor correto, veja as principais dúvidas sobre o FGTS.

Quais as condições para o saque do FGTS?

O saque do FGTS pode ser feito pelo trabalhador em algumas situações específicas.
A principal é no caso de demissão sem justa causa, em que o funcionário tem direito a sacar o valor depositado em sua totalidade, além da multa de 40% sobre o valor total pago pelo empregador.

Outro caso comum é se o trabalhador optar pelo saque-aniversário do FGTS. Dessa forma, ele pode retirar uma porcentagem do dinheiro anualmente, mas deve abdicar da possibilidade de saque total no caso de demissão.

Mesmo assim, se o funcionário for demitido sem justa causa, a multa de 40% ainda é depositada na conta aberta já vinculada.

A lista completa está no site oficial da Caixa Econômica Federal e deixamos um resumo bem completo no fim desta seção.

Existem situações extraordinárias em que o FGTS pode ser sacado, por exemplo, perante uma determinação do Governo Federal.

Além disso, o FGTS também pode ser usado pelo trabalhador para financiamento de casa própria e para a amortização ou liquidação de dívidas. Isso é permitido porque o Fundo de Garantia foi criado para ajudar as pessoas a construírem um patrimônio próprio.

Abaixo segue um resumo de todas as situações nas quais é possível sacar o FGTS:

• após 3 anos em que a conta de FGTS não receba contribuição;
• aposentadoria;
• caso o trabalho avulso seja suspenso;
• demissão sem justa causa (ou por culpa recíproca);
• aquisição de imóveis e amortização ou quitação de dívidas;
• desastres naturais;
• em casos de enfermidade como câncer, HIV e estado terminal;
• em casos de nulidade do contrato de trabalho;
• óbito do empregado;
• rescisão contratual para empresas que encerrem suas atividades; 
• ter idade igual ou maior que 70 anos.

Assim sendo, é preciso que o setor de Departamento Pessoal saiba como fazer o cálculo do FGTS do jeito certo, e que o empregador esteja comprometido com os recolhimentos mensais.

Como sacar o FGTS?

Esta seção do texto é direcionada aos trabalhadores que têm o direito de sacar o benefício do FGTS.

A primeira questão que você deve responder é: você se enquadra em uma das situações que foram explicadas acima? Se sim, você precisará preparar toda a documentação.

Em resumo, para a demissão sem justa causa serão necessários os seguintes documentos:

• RG ou outro documento de identificação pessoal;
• um destes números: PIS; PASEP; NIS; NIT;
• apresentar CTPS original e cópia das páginas CTPS;
• termo da conciliação ou da audiência da Justiça do Trabalho homologado pelo juiz do processo que reconheça a dispensa sem justa causa.

Para ter acesso a toda a documentação necessária para o saque do benefício, acesse o site e veja o que a Caixa exige do beneficiário.

Como consultar o FGTS?

Existem quatro formas de consultar o FGTS:

1. carta: neste método, a própria Caixa envia uma carta para a casa do trabalhador bimestralmente;
2. SMS: você pode aderir a essa modalidade indo a uma agência da Caixa. A partir dessa mudança, você deixará de receber as cartas e passará a receber a informação por SMS;
3. site da Caixa: para ter acesso aos seus dados, é preciso apenas informar o CPF, NIS, PIS e/ou PASP e criar uma conta;
4. aplicativo para smartphone: nos dias de hoje, não poderia faltar um aplicativo para ter acesso a esses dados.

Aprofunde-se em cada uma delas a seguir.

1. Solicitando por carta

Para receber o saldo das suas contas FGTS por carta, é preciso ir até uma agência da Caixa ou ligar para o número 0800 726 01 01 e solicitar o serviço.

2. Consultando o saldo por SMS

Para receber o saldo por SMS, basta acessar o site da Caixa e realizar o seguinte passo a passo:

1. Selecionar a opção “FGTS”;
2. “Entrar”;
3. “Mensagem via Celular”
4. Informar os dados necessários;
5. Clicar na opção “Cadastrar Senha”.

Depois disso, você vai em “serviços no celular” e seleciona a opção desejada.

3. Consultando saldo no site da Caixa

Para acessar essas informações através do site da caixa, siga as etapas abaixo:

1. Acesse o site da caixa;
2. Informe o seu número NIS ou CPF;
3. Clique em “cadastrar senha”;
4. Aceite os termos e condições;
5. Preencha com as informações solicitadas;
6. Crie uma senha.

Pronto, agora basta acessar o site quando quiser para ver o seu saldo do FGTS.

4. Acessando via aplicativo

Para acessar seu saldo através do aplicativo, primeiro, você precisa baixar o aplicativo para Android ou iPhone.

Após isso, siga os seguintes passos:

1. Abra o aplicativo;
2. Selecione a opção “cadastrar-se”;
3. Preencha os dados solicitados;
4. Cadastre uma senha;
5. Acesse seu e-mail e clique no link que foi enviado;
6. Abra o aplicativo novamente e faça login.

Pronto, depois desses passos você poderá acessar seu saldo sempre que quiser.

O que mudou no saque do FGTS em 2022?

Como falamos anteriormente, o Governo Federal pode permitir saques esporádicos do FGTS a exemplo do saque de aniversário, por exemplo.

Neste ano, a Medida Provisória 1105/22 foi editada permitindo que todos os trabalhadores pudessem sacar até R$ 1.000,00 de suas contas FGTS.

O único pré-requisito é ter o saldo disponível em conta!

Conclusão

Ficou claro como deve ser o processo de cálculo do FGTS? Embora seja uma tarefa comum, ela é passível de erros, por isso é necessário ter bastante atenção para que a empresa e o colaborador não sejam prejudicados. 

Aproveite que está por aqui e veja nosso artigo sobre como calcular o INSS na folha de pagamento. Aproveite!