Gestão de ponto: o que você precisa saber?

Tempo de Leitura: 12 minutos

A gestão de ponto nada mais é do que uma série de tarefas que compreendem o monitoramento da rotina de marcação de ponto dos colaboradores de uma empresa.

Quem é leitor assíduo do nosso blog já conhece a importância do registro e controle de ponto. Sabe também que fazer esse gerenciamento de forma manual pode não ser a melhor saída — embora seja a única opção para várias organizações. 

Quando a gestão de ponto é feita manualmente, ela pode levar muito tempo e estar sujeita a erros e fraudes. Para solucionar esse problema e tornar a gestão de pessoal mais estratégica e transparente, o ideal é adotar soluções digitais que otimizem essa atividade.

Quer entender a fundo como fazer uma gestão de ponto bem-feita e em que medida a tecnologia pode ajudar nessa tarefa? Continue a leitura e confira!

O que é gestão de ponto?

A gestão de ponto é o processo de acompanhar a marcação de ponto dos colaboradores e monitorar essa rotina para garantir que tudo está caminhando dentro do esperado.

Em outas palavras, é o ato em que o Departamento Pessoal gerencia os horários de entrada e saída de funcionários, bem como os intervalos para descanso.

A partir da coleta desses dados e da sua respectiva análise, é possível entender como anda a rotina e o engajamento da equipe.

Também é a partir dessa análise que são extraídas as informações necessárias para fazer o fechamento da folha de ponto sem erros, realizando o pagamento do salário do profissional com os devidos descontos, considerando horas extras, faltas, bancos de horas etc.

Com o espelho de ponto em mãos, é possível fazer o fechamento da folha de pagamento da equipe, considerando as horas normais, extras, adicionais etc. 

Basicamente, a gestão de ponto serve para acompanhar a marcação de ponto dos funcionários da empresa, entender em que momento estão acontecendo essas marcações, se há atrasos, falhas no processo etc.

Empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a realizar esse controle de ponto, mas muitas delas fazem por métodos pouco confiáveis, que geram números facilmente adulteráveis ou que podem se perder no meio do processo.

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Para as companhias menores, com menos de 20 colaboradores, essa gestão do ponto é optativa, mas igualmente fundamental para o monitoramento do time e a manutenção da saúde da empresa, especialmente nos setores de RH e DP.

O controle da jornada de trabalho é um processo complexo e muito importante em uma instituição. Ele garante segurança jurídica para a empresa e também segurança trabalhista para o funcionário. 

A falta de uma boa administração pode resultar em danos para o negócio. Para evitar erros na gestão de ponto, as empresas adotam sistemas que facilitam essa prática.

Mesmo assim, a organização precisa ficar atenta a algumas falhas que podem ocorrer nesses métodos. 

O que a CLT diz sobre a gestão de ponto e a sua marcação?

A Lei nº 7.855 de 1943 foi a responsável por autorizar o controle de ponto. Porém, mesmo com a legalização, ainda havia questões a serem corrigidas, sendo a principal delas a grande possibilidade de ocorrerem fraudes.

Essas fraudes poderiam ser cometidas tanto pelos colaboradores quanto pelos próprios empregadores, já que o sistema da época, que era legalizado, não colocava limites e regras para o registro da jornada de trabalho do funcionário. 

O início da solução para essa possibilidade de erro só surgiu após mais de 60 anos, em 2009, quando o então Ministério do Trabalho e Emprego criou a Portaria 1510 que ficou conhecida como Lei do Ponto Eletrônico. 

Essa legislação estabeleceu importantes regras e obrigações para que as empresas pudessem adotar o registro de ponto para seus colaboradores e também para passarem a utilizar o sistema de relógio eletrônico. 

Outras importantes definições trazidas pela Portaria 1510 foram a imposição à restrição de marcação de ponto automático e alteração de dados já registrados. 

Mas as novidades em relação à gestão de ponto não pararam com essa portaria. Isso porque, em 2011, surgiu a Portaria 373, adicionando novas regras para contemplar as tecnologias que estavam surgindo no mercado. 

A Portaria 373 se tornou uma alternativa para a regulamentação de novos modelos de sistema de registro de ponto, com a revogação da Portaria 1.120.

Ela contém orientações sobre o controle de ponto em sistemas alternativos, como é o caso da integração do relógio de ponto eletrônico, do sistema de ponto alternativo e também a regulamentação da função em nuvem.

Por fim, em novembro de 2021, foi publicada a nova Portaria 671 que acabou excluindo as portarias 373 e 1510. Antes de continuarmos, que tal um resumo sobre ela? É só apertar o play e se inscrever no canal da Sólides Tangerino:

Dentre as diversas novidades trazidas, a portaria 671 estabelece que os modelos de ponto eletrônico passam a ser conhecidos pelas seguintes denominações:

• REP-C: trata-se do relógio de ponto convencional;
• REP-A: é o registro eletrônico de ponto alternativo;
• REP-P: engloba o registro eletrônico de ponto via programa.

Além dessas novidades e atualizações em relação ao registro do ponto, sistemas a serem utilizados e regras que devem ser aplicadas, é importante mencionar também a diretriz trazida pelo art. 74 da CLT.

Ele estabelece que empresas que possuem mais de 20 colaboradores são obrigadas a realizar o controle de ponto. Na íntegra, o artigo traz as seguintes regras: 

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”.

Uma observação importante nesse contexto é que é orientado que mesmo empresas que possuem menos que 20 funcionários adotem um modelo de gestão de ponto.

Isso porque, para além da obrigatoriedade imposta pela legislação trabalhista, a necessidade do controle de ponto é reforçada por trazer benefícios e segurança tanto para a empresa quanto para o empregado. 

Por meio dessa rotina de gestão de pessoas, são reduzidas as chances de abertura de processos trabalhistas, possíveis quebras de contrato e, claro, além da garantia dos direitos, de ambas as partes.

Como fazer uma gestão de ponto eficiente?

Determinar como realizar a gestão de ponto é algo bem particular, que vai variar de empresa para empresa, de profissional para profissional.

No entanto, podemos dizer que há algumas etapas básicas e, normalmente, comuns a todo RH e DP:

• controle de ponto;
• tratamento do ponto;
• cálculo das horas trabalhadas;
• fechamento da folha de ponto.

Vamos explicar um pouco sobre cada uma dessas etapas. Continue com a gente e confira!

Controle de ponto

Fazer o controle de ponto é obrigatório para empresas que tenham pelo menos 20 funcionários e opcional para as demais, trazendo vantagens a todas.

Esse acompanhamento ou registro de jornada nada mais é do que um processo que documenta a presença dos funcionários de uma empresa.

Por meio dessa ferramenta, independentemente da tecnologia aplicada, a empresa e seu RH conseguem saber o horário de entrada e saída de cada trabalhador, realizando a completa gestão de ponto.

Com isso, conseguem também gerenciar as jornadas, com possibilidades de:

• organizar escalas de trabalho mais facilmente;
• avaliar a realização e a frequência de horas extras;
• gerenciar o banco de horas de forma eficiente;
• garantir o fechamento correto da folha de pagamento.

O controle de ponto pode ser feito de diferentes maneiras, as mais comuns são:

• controle de ponto manual: aquele que funciona à base do papel e da caneta. Apesar de ainda existente, é um tanto quanto ultrapassado e sujeito a fraudes;
• controle de ponto mecânico: é aquele em que os funcionários batem ponto com folhas de papel que são colocadas no equipamento e “carimbadas” com o registro dos horários;
• controle de ponto por planilha: é um processo mais computadorizado, feito a partir do registro manual em planilhas do Excel e programas similares;
• controle de ponto eletrônico: é feito por meio do REP ou Registrador Eletrônico de Ponto, uma máquina instalada na entrada das empresas que registra o ponto por meio de crachá, senha ou leitura biométrica;
• controle de ponto digital: solução mais moderna e segura, na qual o registro de ponto é feito por meio de aplicativos no celular ou no computador dos colaboradores.

Cálculo das horas

A próxima etapa seria, então, a apuração dos registros feitos por meio do controle de ponto. Empresas que ainda usam sistemas manuais ou pouco informatizados ainda precisam fazer essa apuração do modo tradicional, usando a calculadora para contabilizar as horas trabalhadas.

Nos caso das organizações que contam com softwares de controle de ponto, o sistema já calcula as horas normais, horas extras, jornada em período noturno etc. 

Tratamento dos pontos

É nessa etapa da gestão de ponto que os profissionais de DP e RH verificam se há erros nas marcações, se falta algum ponto, se todos os atestados foram apresentados, se há faltas, atrasos, entre outros. 

São informações necessárias para fazer o cálculo correto da folha de ponto e, consequentemente, da folha de pagamento.

Essa etapa é crucial para entender o comportamento e os hábitos dos colaboradores, bem como a produtividade e o comprometimento com as atividades da empresa.

Apontamentos

Os apontamentos são informações concretas da jornada, por exemplo: total de horas extras, total de faltas, total de atrasos. Esses dados serão encaminhadas para a folha de pagamento ao final de todo mês

Fechamento da folha de ponto

Por fim, é feita uma apuração das horas totais trabalhadas, das horas extras ou do estado do banco de horas.

Todos esses dados são encaminhados para o fechamento da folha de pagamento do colaborador, por isso, é fundamental que todas as informações estejam corretas.

Por que é importante fazer a gestão de ponto na sua empresa?

Há pouco mencionamos a necessidade de ter em mãos as marcações de ponto para conseguir calcular a folha de pagamento, certo?

Esse é o principal objetivo da gestão de pontos. Ela transforma os horários de trabalho dos colaboradores em informações importantes para os líderes, principalmente nas áreas de RH e DP.

Esses dados, quanto bem tratados e analisados, são um tesouro. Eles indicam os níveis de produtividade do colaborador e seu comprometimento, a taxa de absenteísmo e a própria cultura da organização.

Por meio das marcações é possível saber se as jornadas de trabalho estão sendo devidamente cumpridas, como anda a assiduidade dos funcionários e se há algum gargalo nesse processo.

Quais as vantagens de fazer uma gestão de ponto?

Vejamos alguns dos benefícios de utilizar o controle de ponto digital para fazer a gestão de horários.

1. Reduz erros

Como todas as marcações de horário ficam registradas em um software, não há a possibilidade de perder dados importantes para o fechamento da folha de pagamento. 

Sendo assim, esse cálculo fica preciso e a empresa não sofre prejuízos com o pagamento de honorários indevidos.

Há ainda outros erros que são bastante comuns em empresas que não realizam o controle de ponto, dentre eles, podem ser citados:

• Não ter um fornecedor confiável; 
• Falta de atenção dos colaboradores na anotação do ponto, principalmente quando ele ainda é manual;
• Descontrole na verificação de horários, podendo levar a cálculo errado de hora extra e pagamento indevido do honorário;
• Probabilidade de fraudes tanto do funcionário como do profissional de DP ou RH;
• Falhas no sistema, por exemplo, em aparelhos biométricos, que podem falhar no reconhecimento de algumas digitais.

2. Dificulta fraudes

Utilizando o ponto digital, a instituição acaba com o mau hábito de um funcionário bater o ponto do outro, uma prática considerada ilegal. 

Pois, o sistema possui recursos de GPS que mostram a localização do colaborador e a sua identificação por foto.

Dessa forma, a instituição não contabiliza registros falsos que acarretam despesas extras e no aumento da improdutividade dos profissionais.

3. Facilita a equipe de RH

Aquele cenário estressante no fim do mês, no qual os colaboradores do RH passam horas analisando os dados da folha de ponto, é extinto com o ponto digital. Afinal, esse processo é automatizado.

Dessa forma, o ponto digital entrega o relatório final com o cálculo de horas trabalhadas de cada funcionário, facilitando o fechamento da folha de pagamento. Sendo assim, a equipe de RH fica livre para realizar outras demandas internas.

4. Legaliza o sistema de ponto

O ponto digital permite que a empresa fique em conformidade com as normas legais. Como o registro de horas é feito de modo simples, prático, seguro e rápido, ele torna-se um excelente meio de defesa para a empresa caso ela seja acionada judicialmente.

Como automatizar a gestão de ponto de sua empresa? 

A gestão de ponto é um processo fundamental para a empresa e também para o funcionário por diversos motivos. E, ao optar pelo modelo que melhor atenda a sua empresa, escolha por aquele que entrega diversas soluções automatizadas em um só produto.

O software de Controle de Ponto de Ponto da Sólides reúne diversas vantagens, principalmente considerando que o registro do ponto online ou offline é a solução ideal para todos os modelos de trabalho.

Por meio dessa solução, a empresa consegue facilitar a organização da jornada de trabalho, tornando o fechamento da folha de ponto mais rápido e seguro, já que todos os dados são atualizados em tempo real.

O software conta também com a tecnologia do reconhecimento facial, que impossibilita que um colaborador registre o ponto pelo outro. 

Há ainda a possibilidade selecionar locais de interesse: por meio da geolocalização, o DP pode delimitar os locais onde seus colaboradores podem registrar o ponto, sendo notificado caso seja feito em locais não autorizados.

Com a assinatura eletrônica da folha de ponto, o colaborador pode assinar de qualquer lugar e dispositivo, sem precisar imprimir nada ou ir até a empresa.

E uma das grandes vantagens dessa solução é que os dados ficam salvos em nuvem sem custo adicional, garantindo acesso facilitado, de qualquer lugar, a qualquer hora, com mais segurança das informações. 

Ao optar por um software como o da Sólides, além de reduzir mais de 50% das suas despesas com DP ao substituir recursos físicos (arquivo manual, REP, impressora) por uma solução digital, a empresa contribuir para a diminuição do impacto ambiental.

Por fim, são mais de 20 relatórios, gerados automaticamente pela plataforma, que facilitarão as definições estratégicas da área. É mais facilidade para exportar os eventos para a folha de pagamento, sem complicação.

Todos esses ganhos competitivos e vantagens podem ser comprovados por nossos clientes, que já utilizam nosso software no dia a dia, e vivenciam as facilidades e economias da ferramenta. Veja alguns depoimentos:

“Notamos uma economia, não só na parte de manutenção, mas por trazer a plataforma que proporcionou uma redução. Anteriormente, tínhamos dois modelos de registro (relógio e login), e tínhamos que contar com a manutenção e bobina. Era o custo de duas ferramentas, e hoje temos o custo de uma. Reduzimos em torno de 70% de custo.” – Grasiele Souza, supervisora de Departamento Pessoal na Who

“Anteriormente, gastávamos, em média, em torno de sete dias úteis para fazer o fechamento da folha de ponto. A partir da implantação do Sólides DP, já identificamos uma melhora e a nossa meta é fazer o fechamento em até dois dias.” – Grasiele Souza, supervisora de Departamento Pessoal na Who

“Reduzi, em média, três dias do fechamento da folha de ponto, em relação ao outro aplicativo que a gente tinha. Antes, eu gastava sete dias e agora estou gastando quatro.” – Catarina Lopes, Analista de RH na Simas Logística

Conheça a Sólides DP!

Tire outras dúvidas sobre a gestão de ponto

Agora, que você já sabe tudo sobre a gestão de ponto e quais são as diretrizes legais sobre o registro da jornada de trabalho dos funcionários, veja abaixo as principais informações sobre esse tema:

Próximos passos…

Enfim, a gestão de ponto dos funcionários é algo sério e que deve ser feito do melhor modo possível.

Contar com soluções automatizadas garante mais segurança para ambas as partes e mais confiabilidade dos dados que estão sendo gerados, impossibilitando a ocorrência de fraudes e erros.

Sendo assim, é essencial que o sistema de marcação de ponto seja seguro. Dessa forma, a empresa pode aguardar bons resultados e se manter livre de processos trabalhistas. Além de acompanhar de perto o desempenho e engajamento de todos os profissionais!