Registro de ponto eletrônico: entenda o que é e tire suas dúvidas sobre o REP

Tempo de Leitura: 12 minutos

O REP ou Registro de Ponto Eletrônico é um tipo de solução precisa, confiável e prevista em lei para a marcação de ponto e registro das jornadas de trabalho.

Como o próprio termo indica, engloba soluções eletrônicas utilizadas para este fim, deixando de lado o sistema manual e o mecânico que, a essa altura, são cada vez menos utilizados.

Neste post, vamos guiar você pelos detalhes sobre o REP, inclusive tendo em mente a Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) que entrou em vigor em novembro de 2021.

É essa a Portaria que apresenta as regras vigentes para as soluções eletrônicas que sua empresa pode adotar para o controle de jornada. Siga em frente com a leitura e saiba mais!

• O que é Registro de Ponto Eletrônico?
• O que a CLT diz sobre o Registro de Ponto Eletrônico
• Quais são os tipos de Registro de Ponto Eletrônico previstos na Portaria 671?
• Quais as formas de Registro de Ponto Eletrônico?
• Quais as principais vantagens do Registro de Ponto Eletrônico?
• Quais as desvantagens do REP-C e do REP-A?
• Quais as alternativas para lidar com as desvantagens do REP-C e do REP-A?
• O Tangerino como sua solução de Registro de Ponto Eletrônico

O que é Registro de Ponto Eletrônico?

O Registro de Ponto Eletrônico é a forma de registro dos horários de entrada e saída de cada funcionário para a documentação e acompanhamento da jornada de trabalho.

A menção ao “eletrônico” não existe sem motivo. Inicialmente, o registro de ponto nas empresas só podia ser feito de forma manual ou mecânica. Algo que mudou à medida que a tecnologia avançou.

O REP ― que existe em diferentes tipos, conforme veremos mais adiante ― é uma solução mais segura para o controle de jornada, além de ser mais prática também.

Isso é importante porque é preciso haver transparência no registro.

Tanto para empregadores quanto para os trabalhadores, é melhor que erros de marcação não aconteçam e, consequentemente, de cálculo de remuneração também não.

Assim, o relógio de ponto eletrônico e outras alternativas mais avançadas têm a preferência das organizações do mercado atual.

O que a CLT diz sobre o Registro de Ponto Eletrônico?

O uso de um Sistema de Registro de Ponto Eletrônico (SREP) é assegurado pelo artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Atualizado pela Lei de Liberdade Econômica, o texto diz que as empresas podem escolher entre “registro manual, mecânico ou eletrônico”.

Isso significa que nenhuma empresa é obrigada a usar o REP, ainda podendo optar pelo livro de ponto ou pelo relógio mecânico.

Entretanto, se a ideia é seguir pelo caminho da modernização e da praticidade, a escolha passa pele escolha de um software de ponto eletrônico. E, nesse caso, é importante saber que existe uma legislação específica a ser respeitada.

Entre outros assuntos, a Portaria 671 do MTP apresenta as diretrizes para o uso de sistemas de registro de ponto. O texto destaca os tipos de REP que são permitidos por lei e como as marcações devem ser feitas.

Vale saber que essa Portaria chegou para substituir outras duas mais antigas:  

• Portaria 1510, de 2009;
• Portaria 373, de 2011.

Várias regras previstas por essas legislações foram ajustadas, destrinchadas e incorporadas ao novo texto legal.

Para saber mais sobre essa mudança, assista ao vídeo que fizemos especialmente sobre o assunto:

Quais são os tipos de Registro de Ponto Eletrônico previstos na Portaria 671?

Para entender melhor o que é REP, é preciso conhecer os diferentes tipos de controle de ponto previstos pela legislação vigente. Conforme descrito no artigo 75 da Portaria 671, são três e vamos apresentá-los a seguir:

REP-C: Registrador Eletrônico de Ponto Convencional

O REP-C é o sistema mais tradicional de registro eletrônico; aquele relógio de ponto composto pelo registrador e pelo programa de tratamento de registro de ponto.

De forma simplificada, falamos do equipamento que faz a marcação e imprime um comprovante na hora.

Por regra, precisa estar sempre no local de realização do trabalho para que os registros sejam feitos e para atender a fiscalização.

Isso significa que, nesse software de ponto eletrônico, há mais praticidade em relação aos sistemas manual e mecânico, porém limitações. Um REP-C não é a melhor solução para empresas que precisam fazer o monitoramento de equipes externas, por exemplo.

No que diz respeito às regras, cabe destacar que o REP escolhido deve estar homologado pelo MTP. Também é obrigatória a existência do Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitido pelo fabricante.

REP-A: Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo

Por sua vez, o REP-A é o conjunto formado por equipamentos e programas de computador desenvolvido especialmente para o registro de ponto. Assim, falamos de uma solução mais moderna em relação à anterior.

O artigo 77 da Portaria 671 determina que esse tipo de Sistema de Registro de Ponto Eletrônico deve:

I – permitir a identificação de empregador e empregado; e

II – disponibilizar, no local da fiscalização ou de forma remota, a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

Isso significa que, ainda que a marcação seja feita por computador, o trabalhador tem direito a um comprovante, que é fornecido pelo software de ponto eletrônico.

Ressaltamos ainda que o REP-A não precisa ser homologado pelo MTP. Entretanto, seu uso deve estar previsto na Convenção ou no Acordo Coletivo de Trabalho, sendo necessário observar a validade do documento.

REP-P: Registrador Eletrônico de Ponto via Programa

Por fim, temos o REP-P, um sistema via programa cujo software de ponto eletrônico possibilita a marcação de ponto, o armazenamento e o tratamento do registro de ponto.

Desenvolvido e utilizado exclusivamente para o controle de jornada, o REP-P deve ter certificado de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI).Estão nessa categoria as soluções tipo aplicativo, como o Tangerino!

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São programas que podem ser instalados em computadores e em dispositivos móveis. Assim, possibilitam a marcação de ponto para cargas horárias e jornadas diversas. Permitem, por exemplo, o controle de jornada externo e o controle de ponto no home office.

As soluções REP-P são capazes de emitir documentos acerca da relação do trabalho, além de gerar relatórios. E, como os demais tipos, devem gerar comprovantes que podem ser enviados diretamente para o e-mail de cada funcionário.

Quais as formas de Registro de Ponto Eletrônico?

Para você entender ainda melhor esse assunto, vamos comentar brevemente as formas de Registro de Ponto Eletrônico existentes.

Assim, as diferenças entre os tipos de REP vão se esclarecendo, o que pode ajudar na escolha do sistema para a sua organização. Confira:

Relógio de ponto biométrico

O ponto biométrico é um bom substituto ao controle manual ― caso sua empresa ainda não tenha feito essa mudança.

Falamos do software de ponto eletrônico que identifica cada funcionário por sua impressão digital, fazendo assim a marcação de ponto.

A tecnologia de leitura biométrica fica em um aparelho fixo na empresa e que deve ser colocado no local de entrada e saída dos trabalhadores.

Registro de Ponto Eletrônico via web

Outra forma de registro é dos sistemas que funcionam via computador e uma conexão à internet. Nesses casos é preciso acessar o site do software de ponto eletrônico para fazer login e registrar o ponto.

Registro de Ponto Eletrônico via aplicativo

Por fim, temos os aplicativos como outra forma de REP. Como você deve imaginar um software em forma de app de controle de ponto eletrônico pode ser instalado em dispositivos móveis e tem diferentes possibilidades de marcação.

Considerando o Tangerino como exemplo, é possível fazer a marcação por meio da biometria facial e digital. Assim, há mais de uma forma de identificar cada funcionário.

Um ponto que cabe ser destacado aqui é que um sistema como esse permite que os registros sejam feitos remotamente. Algo cada vez mais importante para as empresas frente à crescente do home office, que precisam gerenciar uma equipe a distância.

Você vai querer conferir estes artigos:
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Quais as principais vantagens do Registro de Ponto Eletrônico?

Independentemente do tipo de software de ponto eletrônico escolhido, entenda que o registro de ponto eletrônico reduz as burocracias para o Departamento Pessoal, dentre diversas outras vantagens: 

• mitiga erros por natureza humana;
• previne contra ações trabalhistas;
• abre espaço para gestão estratégica;
• promove transparência na marcação de ponto;
• evita fraudes no controle de jornada.

As soluções mais modernas também tornam o RH mais estratégico e otimizam até mesmo a rotina dos funcionários. Aprofunde-se nessas vantagens a seguir.

Mitiga erros por natureza humana

Tenha em mente que os processos manuais e mecânicos, além de tomarem mais tempo, estão sujeitos a mais erros em razão da natureza humana de seus processos.

Como consequência, o DP pode ter retrabalhos para recalcular a remuneração dos trabalhadores e o RH pode se ver obrigado a gerenciar o erro de forma que este não afete a relação entre as partes.

Previne contra ações trabalhistas

Caso essa mediação não seja bem-sucedida, os erros podem resultar em ações trabalhistas que, é seguro dizer, são situações que qualquer empregador prefere evitar.

Abre espaço para gestão estratégica

Além do mais, se o DP precisa se dedicar à burocracia de um controle e fechamento da folha de ponto sem o auxílio de um Sistema de Registro de Ponto Eletrônico, a empresa tem mais dificuldades para ter um RH estratégico e colher as vantagens disso.

Promove transparência na marcação de ponto

Ainda, outra vantagem do REP que merece destaque é a transparência. Algo que as regras da Portaria 671 asseguram.

Falemos primeiro dos erros que são uma consequência própria da natureza humana. No uso do REP, caso um funcionário perceba que fez uma marcação equivocada, pode avisar ao RH para que uma retificação seja feita no sistema.

Para tanto, porém, é necessário apresentar uma justificativa válida. Afinal, a ideia é evitar que retificações se tornem rotina e minem a segurança e a transparência buscadas.

Da mesma forma, é possível que o Departamento Pessoal e os demais funcionários cometam um equívoco e só percebam o problema ao serem comunicados a respeito.

Evita fraudes no controle de jornada

Tanto da parte dos funcionários quanto das empresas, a expectativa é que não haja erros ou tentativas de fraude que comprometam a relação entre as partes e o cálculo da remuneração.

Ainda, embora seja cada vez menos comum em razão do nível se segurança do REP, tentativas de fraude podem acontecer de ambas as partes.

De um lado, a empresa pode querer fraudar as marcações para evitar ou reduzir seu gasto com horas extras. Do outro, um funcionário pode tentar eliminar ou reduzir descontos em sua remuneração em razão de atrasos.

Esses são exemplos de situações que esperamos que não sejam realidade em nenhuma circunstância, mas que, na prática, podem acontecer.

Com isso, ressaltamos que uma das principais vantagens do Registro de Ponto Eletrônico é impedir qualquer tipo de fraude. Uma garantia que só existe no caso dos REPs que atendem às regras do MTP.

Nesses casos, a empresa e os funcionários recebem comprovantes de cada marcação feita e podem usá-las para constatar eventuais erros.

Além disso, ambas as partes têm esses comprovantes como garantia de que fraudes não podem ter ocorrido.

Quais as desvantagens do REP-C e do REP-A?

Como nem tudo são flores, alguns tipos de REP também têm desvantagens que você precisa conhecer antes de se decidir pelo uso dessas soluções de controle de jornada.

Abaixo, vamos apresentar a você alguns dos principais desafios enfrentados por empresas que optam por sistemas REP-C ou REP-A. Confira:

• Pode ser preciso investir na manutenção das máquinas de ponto eletrônico para garantir seu pleno funcionamento. Sendo assim, é preciso incluir custos de manutenção e de imprevistos com o equipamento no planejamento financeiro da empresa;

• Além de adquirir o sistema, a empresa pode gastar também com papel para garantir a emissão dos comprovantes de cada marcação de ponto feita aos funcionários;

• Mesmo que o equipamento esteja programado para certo nível de autonomia, depende de eletricidade para funcionar plenamente e isso pode gerar alguns transtornos ao RH, ao DP e aos funcionários;

• Esses sistemas de REP costumam ser dependentes de internet. Assim, ainda que o fornecimento de energia esteja normal, caso haja algum problema com o serviço de internet, as marcações podem ser comprometidas;

• A empresa pode sofrer aprisionamento tecnológico ou vendor lock-in. Ou seja, se tornar dependente do fabricante do sistema, que será o único qualificado a oferecer insumos e manutenção. 

• Por consequência do vendor lock-in, a empresa pode não ter como buscar fornecedores mais baratos ou um acordo que seja financeiramente mais interessante.

• Se um funcionário errar a marcação de ponto, uma correção pode ser feita pelo responsável do setor de Recursos Humanos, mas a alteração pode ser difícil e burocrática;

• Apenas um relógio, ou seja, apenas uma máquina costuma ter autorização para realizar as marcações de ponto. Assim, a depender da tecnologia contratada, a empresa não consegue com que funcionários de equipes externas também façam o devido controle de jornada.

Nosso objetivo ao apresentar esses pontos negativos não é fazer com que as vantagens do REP-C e do REP-A caiam por terra.

Essas alternativas seguem significativamente melhores do que os sistemas manuais ou mecânicos usados para o controle de jornada.

Porém, convém pesar suas características em uma balança e fazer uma pesquisa mais aprofundada em busca de um software de ponto eletrônico que realmente valha o investimento a ser feito.

Nesse episódio do Tangerino Talks, nossos especialistas falam mais sobre ferramentas para gestão de times remotos. Confira!

Quais as alternativas para lidar com as desvantagens do REP-C e do REP-A?

É certo que sua empresa pode se adaptar às desvantagens ou aos pontos negativos do REP-C ou REP-A. Mas pode também optar por um sistema REP-P, que resolve a maior parte dos problemas levantados anteriormente.

Em suma, estamos sugerindo que você conheça os pontos fortes dos sistemas que funcionam como aplicativo e entenda por que esse tipo de solução pode ser mais interessante para a sua organização. Acompanhe:

O REP-P é uma evolução do REP-C e REP-A

O REP-P faz parte de uma gama de soluções que acompanha o movimento de digitalização das empresas.

Inicialmente, esse tipo de solução havia sido regulamentada pela extinta Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), em 2011. E isso aconteceu justamente para atender a demanda das organizações por uma solução mais moderna e estratégica.

De lá pra cá, o software de ponto eletrônico têm se popularizado por sua praticidade e por benefícios que extrapolam aqueles conhecidos até então. Tanto é que, no final de 2021, finalmente foram categorizados como REP pela Portaria 671 do MTP.

Permite marcação de ponto remota

Assim como acontece com os demais sistemas, o REP-P também deve ser fixado em um local de fácil acesso dentro das empresas, mas também pode ser instalado no dispositivo móvel de cada funcionário.

Com isso, trata-se de uma solução ideal para funcionários externos e para funcionários em home office ou no modelo de jornada híbrida.

Possibilita marcação de ponto offline

Além disso, embora também conte com a internet para funcionar, um sistema REP-P pode ser capaz de realizar marcações de ponto offline.

O sistema atualiza as informações no sistema tão logo a conexão com a rede é retomada. Assim, até nessas situações, não há motivos para falhas de marcação e erros de cálculo de remuneração.

Fornece comprovantes digitais

Um Sistema de Registro de Ponto Eletrônico desse tipo pode ser configurado para fazer o envio dos comprovantes de marcação para o e-mail de cada funcionário.

Assim, os dados são automaticamente disponibilizados para conferência, garantindo segurança e transparência.

Cabe dizer ainda que é possível visualizar os registros pelo próprio app, com atualizações em tempo real.

Oferece serviço de geolocalização

Um software de ponto eletrônico que funciona como aplicativo também pode vir equipado com um sistema de GPS e permitir o registro baseado em geolocalização.

Isso contribui para a melhor gestão de jornada de equipes e trabalhadores externos, incluindo a de condutores profissionais.

Oportuniza redução de custos

Lembra-se de como outros tipos de REP podem precisar de equipamentos específicos, bobinas e manutenção frequente?

Um aplicativo de controle de ponto pode ser instalado em um tablet a ser colocado na entrada da empresa. Assim, a empresa não precisa comprar uma máquina para registro de ponto, investindo somente na aquisição do software.

Além disso, os comprovantes digitais ― que já mencionamos ― reduzem os custos com papel, manutenção e a também a dependência tecnológica.

Aproveite para baixar esses materiais ricos e facilitar suas rotinas de DP:
? [PLANILHA] Controle da Escala de Trabalho
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O Tangerino como sua solução de Registro de Ponto Eletrônico

Como indicamos antes, o Tangerino é um sistema REP-P e, portanto, uma solução inteiramente desenvolvida segundo as regras da Portaria 671 do MTP.

Por meio desse app, os funcionários de sua empresa podem fazer suas marcações de ponto de onde estiverem, por meio do reconhecimento biométrico ou facial.

Como funciona a tecnologia e as configurações do sistema do Tangerino? Veja a seguir:

1. É feito um cadastro de cada funcionário, registrando inclusive suas digitais e identificação facial. Essas são formas únicas de distinguir uma pessoa da outra, o que só confere mais segurança à solução;
2. Neste cadastro, são previamente incluídos os locais de onde cada funcionário pode trabalhar  (a própria casa, um coworking, a sede da empresa, por exemplo). Assim, é possível assegurar que nenhuma marcação seja feita fora de um contexto real de trabalho.
3. Com isso, o funcionário pode bater ponto, inclusive offline. No escritório, na fábrica ou fora das dependências da empresa, o aplicativo permite que as marcações sejam devidamente feitas mesmo sem acesso à internet.
4. Em todos os casos, uma vez que a conexão é restabelecida, os dados são atualizados no sistema acessado pelo RH, ficando também disponíveis para a conferência dos funcionários.

Com isso, o Tangerino permite acompanhamento diário das jornadas. Algo que facilita não só o fechamento da folha de pagamento como contribui para a gestão de banco de horas ou horas extras dos funcionários.

Ainda, o app pode ser integrado a outras ferramentas de gestão, o que o torna um investimento ainda mais positivo para otimizar os processos do RH e da empresa como um todo.

Conclusão

A utilização de um sistema de controle de jornada é uma obrigação legal para organizações com mais de 20 funcionários Mas também pode ser uma escolha estratégica!

Em todo caso, o ideal é contar com um software de ponto eletrônico que cumpra o básico e que, se possível, vá além. Foi pensando nisso que apresentamos todos os tipos de REP neste post, dando destaque ao que funcionam como aplicativo.

Como vimos, o Tangerino é uma das soluções que excede as expectativas. Além de facilitar a marcação de ponto, desburocratiza a rotina do DP e permite um RH mais estratégico e decisivo para o sucesso nos negócios.

Além de ser vantajoso para o empregador, esse sistema favorece os funcionários por ser mais seguro, prático e permitir a marcação remota e até offline. Fatores que ajudam a garantir também o devido cumprimento dos direitos trabalhistas.

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