Ponto Eletrônico: Desvende as 10 Maiores Dúvidas Sobre o Assunto

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Com tecnologias cada vez mais avançadas no controle das jornadas de trabalho, as empresas conseguem se modernizar e agilizar processos internos. No entanto, lidar com essas mudanças gera uma série de dúvidas sobre ponto eletrônico e outras modalidades de monitoramento.

A legislação do ponto eletrônico foi criada em 2009, mas muita coisa mudou desde o seu surgimento. Isso faz com que o RH e o DP das empresas tenham que redobrar a atenção na migração de um sistema analógico para um digital.

Se você deseja modernizar o controle de jornada da sua empresa, mas tem dúvidas sobre ponto eletrônico, este conteúdo é para você! Confira o que a legislação trabalhista determina sobre essa modalidade e esclareça tudo sobre o assunto.

• Quais as principais dúvidas sobre ponto eletrônico que você deve tirar?
  • O que é ponto eletrônico?
  • Como funciona o ponto eletrônico?
  • O que diz a CLT sobre ponto eletrônico?
  • O funcionário é obrigado a fazer o registro de ponto eletrônico?
  • De quem é a responsabilidade sobre o ponto eletrônico?
  • O registro eletrônico é seguro?
  • A empresa é obrigada a usar ponto eletrônico?
  • Quais as principais vantagens do ponto eletrônico?
  • Quais as principais punições do ponto eletrônico errado?
  • O ponto eletrônico é a melhor opção para a empresa?
• Quais são os outros modelos melhores do que o ponto eletrônico?

Quais as principais dúvidas sobre ponto eletrônico que você deve tirar?

Talvez você já saiba disso, mas a gestão do ponto eletrônico garante uma série de benefícios para as empresas. 

Além de trazer mais confiança para a relação entre funcionários e gestores, essa modalidade ajuda a identificar profissionais faltosos, horas extras inadequadas e outras questões referentes à jornada de trabalho.

Mas, assim como qualquer tecnologia nova, esse sistema levanta uma série de questionamentos sobre sua eficácia e implementação.

Para solucionar as principais dúvidas sobre ponto eletrônico que surgem entre profissionais de DP e RH, confira as explicações a seguir. Vamos lá?

1. O que é ponto eletrônico?

O ponto eletrônico nada mais é do que um sistema onde os colaboradores registram sua jornada de trabalho por meio de um equipamento eletrônico, normalmente instalado na entrada das empresas. 

Dependendo do dispositivo utilizado, esses registros podem ser realizados utilizando biometria, cartão de ponto, senha ou, até mesmo, por reconhecimento facial.

Importante aliado de gestores e gerentes de RH, ele se mostra como uma ótima alternativa para o controle de jornada, já que pode ser integrado a softwares de gestão que facilitam o controle de banco de horas, fechamento da folha de ponto e muitos outros benefícios.

Porém, é importante não confundir o ponto eletrônico com os demais sistemas de registro de horas que também podem ser instalados na entrada das empresas. 

Por isso, queremos frisar aqui que o modelo do qual estamos falando é eletrônico, funcionando por meio de um sistema informatizado.

Vários tipos de equipamentos podem ser usados, desde os mais simples, que registram a jornada dos colaboradores em um cartão de ponto, até os mais sofisticados e tecnológicos, que usam a leitura da biometria para realizar as marcações.

Aproveite que estamos falando sobre esse assunto e confira também:

• Qual o melhor relógio de ponto biométrico?
• Quais as vantagens do controle de ponto biométrico?
• Ponto biométrico: um bom substituto para o controle de ponto manual
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2. Como funciona o ponto eletrônico?

O controle de ponto eletrônico tem um funcionamento bastante simples de entender. Ele registra todos os horários da jornada de trabalho dos colaboradores por meio de relógios de ponto ou equipamentos para marcações de ponto.

Portanto, além de registrarem a jornada usando aqueles relógios instalados normalmente na entrada nas empresas, os funcionários podem fazer as marcações usando dispositivos móveis, como smartphone, tablet, computador etc.

Com essas tecnologias, os empregados registram o horário de entrada na empresa por meio de seu celular, por exemplo. No horário de almoço, ele registra o início e fim da pausa, e o mesmo deve ocorrer assim que ele terminar sua jornada. 

Concluído esse processo, todas as informações são enviadas para folha de ponto, que pode ser acompanhada diariamente pelo próprio aplicativo ou via sistema web.

No entanto, o método mais tradicional de registro de ponto eletrônico ainda é aquele que envolve o registrador de ponto convencional, também conhecido como REP-C.

Ao adotar esse método, a empresa se responsabiliza não apenas pela aferição dos dados, mas também pela manutenção das máquinas e o gasto com bobinas de papel para imprimir os comprovantes de ponto.

3. O que diz a CLT sobre ponto eletrônico?

A Portaria 671 do MTP (Ministério do Trabalho e Previdência), divulgada no dia 8 de novembro de 2021, determinou algumas regras em relação a essa ferramenta de controle de ponto.

Art. 76. O REP-C é o equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90, utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Segundo o texto da Portaria 671, o REP-C deve estar sempre no local onde ocorre a prestação do serviço e disponível para a impressão e extração dos dados a qualquer momento pelo Auditor-Fiscal do Trabalho. Vale lembrar que esse profissional é o único com autorização para tal.

Além disso, o REP-C somente poderá servir como registrador de ponto para colaboradores que trabalham para um mesmo empregador, ou seja, para a mesma empresa.

Ele ainda é usado para registrar a jornada de trabalho temporário ou empregados de empresas pertencentes a um mesmo grupo econômico (segundo regras determinadas pela CLT). 

Nessas situações, o Programa de Tratamento de Registro de Ponto deverá identificar o empregado e considerar as respectivas marcações para o controle de ponto da empresa empregadora.

4. O funcionário é obrigado a fazer o registro de ponto eletrônico?

Em estabelecimentos com mais de 20 funcionários, é obrigatório por lei bater ponto. E, caso a empresa adote o sistema de ponto eletrônico, o trabalhador deve seguir essa determinação.

Porém, o trabalhador não é obrigado a registrar sua jornada exclusivamente dessa forma. Ele deve seguir as diretrizes da empresa, então, caso a organização adote um sistema manual ou alternativo, ele deverá registrar as horas por esse método.

A Lei da Liberdade Econômica trouxe uma alteração que possibilita o controle de ponto por exceção, ocasião em que só seriam anotados as exceções de horário, como horas extras, por exemplo. 

Nesse caso, para adotar o registro de ponto por exceção, é necessário que a empresa faça um acordo individual por escrito com o funcionário, ou que a modalidade esteja prevista em acordo ou convenção coletiva de trabalho, conforme prevê o parágrafo 4° do artigo 74 da CLT.

Mas cabe mencionar aqui que, segundo o artigo 62, incisos I e II da CLT, não precisam participar do controle de ponto:

• colaboradores exercendo atividade externa que não consiga ter horário fixo;
• funcionários com cargo de gerência ou de confiança.

5. De quem é a responsabilidade sobre o ponto eletrônico?

É de responsabilidade tanto do empregador quanto dos empregados fazer a marcação de ponto quando o estabelecimento tem mais de 20 funcionários. 

A partir dessa quantidade de trabalhadores, o controle de ponto é obrigatório por lei, conforme consta no 2º parágrafo da CLT, em seu artigo 74. 

Contudo, uma boa gestão deve se atentar ao cumprimento do horário de expediente. Saber a entrada e a saída de seus colaboradores é uma informação que ajuda a medir a produtividade do time. 

Por isso, a marcação do ponto é uma ótima ferramenta para a gestão de pessoas e deve estar sempre no radar das lideranças e dos gestores de RH e DP. 

Cabe a esses profissionais, além de monitorar os registros, criar campanhas de incentivo para que os funcionários cumpram com suas obrigações e registrem o ponto adequadamente. Afinal, todos têm a ganhar com a gestão adequada da jornada de trabalho.

6. O registro eletrônico é seguro?

O sistema eletrônico oferece, de longe, o maior número possível de benefícios quando relacionado às funcionalidades dos sistemas mecânicos e manuais. 

A maior das vantagens é a segurança e proteção ofertadas pelo modelo eletrônico, uma vez que as informações não estão sujeitas ao acesso de qualquer pessoa.

Além disso, o RH consegue otimizar sua rotina, já que esse sistema traz facilidade e reduz falhas humanas. 

Ao adotar um sistema de controle de ponto eletrônico via celular, por exemplo, a empresa garante que os registros sejam feitos com apenas alguns cliques, permitindo que as informações fiquem armazenadas em um local seguro. 

A modalidade digital, inclusive, está de acordo com a Portaria 671, compreendendo o sistema REP-P ou REP-A.

Essa é a melhor alternativa para as empresas que possuem colaboradores externos. No passado, eles precisavam fazer as anotações na folha ponto, gerando retrabalho e ainda, muitas vezes, trazendo inconsistência para as anotações que eram feitas.

A partir dos sistemas de registro de ponto eletrônico web, o processo de registro de jornada ficou mais fácil, porque pode ser feito em qualquer lugar e a qualquer momento. Além disso, os dados ficam armazenados na nuvem, permitindo que funcionários e gestores consultem a qualquer momento.

7. A empresa é obrigada a usar ponto eletrônico?

O artigo 74 da CLT discorre sobre a obrigatoriedade do controle de jornada. Segundo o texto, todo estabelecimento com mais de 20 colaboradores tem a obrigação de registrar e acompanhar o ponto dos trabalhadores.

No entanto, esse registro pode ser feito de três maneiras diferentes: manual, mecânica ou eletrônica.

Portanto, a empresa não é obrigada a usar o ponto eletrônico para monitorar a jornada dos trabalhadores. Contudo, é necessário escolher alguma das opções disponíveis para fazer esse controle caso o negócio tenha mais de 20 funcionários.

Mas isso não significa que empresas menores não possam fazer o controle de jornada. A adoção de um sistema para essa finalidade permite que qualquer empresa faça o devido acompanhamento de horas extras, seja para garantir a remuneração correta ou para a gestão do banco de horas.

8. Quais as principais vantagens do ponto eletrônico?

O ponto eletrônico reduz as burocracias para o DP e isso é importante para a empresa. Afinal, os processos manuais e mecânicos, além de tomarem mais tempo, estão sujeitos a mais erros em razão da natureza humana.

Como consequência, o Departamento Pessoal pode ter retrabalhos para recalcular a remuneração dos trabalhadores e o Recursos Humanos pode se ver obrigado a gerenciar o erro de forma que este não afete a relação entre as partes.

Caso essa mediação não seja bem-sucedida, os erros podem resultar em ações trabalhistas que, é seguro dizer, são situações que qualquer empregador prefere evitar.

Além do mais, se o DP precisa se dedicar à burocracia de um controle e fechamento da folha de ponto sem o auxílio de um REP-C, a empresa tem mais dificuldades para ter um RH estratégico e, consequentemente, colher as vantagens disso.

Ainda, outra vantagem do ponto eletrônico que merece destaque é a transparência. Mencionamos as ações trabalhistas que podem ocorrer quando a empresa erra no pagamento de seus funcionários, mas a insegurança que ronda essa possibilidade é uma via de mão dupla.

Erros podem acontecer de ambas as partes. Inclusive, vale saber que caso o funcionário perceba que fez uma marcação equivocada, pode avisar ao RH para que uma retificação seja feita no SREP, que é o sistema onde ficam salvos os registros. Para tanto, porém, é necessário apresentar uma justificativa válida.

9. Quais as principais punições do ponto eletrônico errado?

Caso a empresa não faça o controle de ponto dos colaboradores de acordo com todas as normas redigidas pelo Ministério do Trabalho, ela fica exposta a possíveis ações trabalhistas de seus funcionários. 

Afinal, os dados armazenados por um dispositivo de ponto irregular não têm validade perante a lei. Ou seja, a companhia não poderá comprovar o cumprimento ou não da norma. 

Além disso, caso a organização seja fiscalizada e seja comprovado um uso indevido do sistema de ponto ou sua ausência, ela pode ser multada, bem como sua imagem pode ser comprometida no mercado.

Do outro lado, quando a empresa negligencia essa obrigação, abre-se margem para enormes problemas trabalhistas, nos quais um colaborador mal-intencionado pode tirar proveito ao alegar horas extras não pagas ou jornada de trabalho excessiva.

Portanto, levando em conta a dor de cabeça que a não marcação de ponto pode causar, a melhor saída é adotar um sistema de ponto seguro, moderno e antifraude.

10. O ponto eletrônico é a melhor opção para a empresa?

Embora o ponto eletrônico seja uma alternativa muito segura e moderna para fazer o controle de jornada, ele apresenta algumas desvantagens que devem ser consideradas antes de optar por esse sistema.

A primeira delas é a onerosidade. É preciso investir na manutenção das máquinas para garantir seu pleno funcionamento. Sendo assim, pode ser preciso incluir custos de manutenção e de imprevistos com o equipamento no planejamento financeiro da empresa.

Em seguida vem o gasto com papel, já que, além de adquirir o sistema, a empresa também tem gastos com as bobinas para garantir a emissão dos comprovantes de cada marcação de ponto feita aos funcionários.

Existe ainda o problema da dependência de eletricidade para que a máquina funcione adequadamente. Os sistemas de REP-C costumam ser dependentes também da internet. Então, ainda que o fornecimento de energia esteja normal, caso haja algum problema com o serviço de internet, as marcações podem ser comprometidas.

Além de tudo isso, a empresa se torna dependente de um fornecedor, porque muitas máquinas só aceitam a bobina de papel feita por quem fabricou o sistema. Há ainda bobinas que só podem ser manuseadas, ou seja, trocadas por novas, pelo próprio fornecedor.

Isso significa que sua empresa pode não ter como buscar fornecedores mais baratos ou negociar um acordo que seja financeiramente mais interessante, ocasionando um aprisionamento tecnológico, também chamado de vendor lock-in.

Por fim, adotar um relógio de ponto fixo na entrada das empresas dificulta a marcação de funcionários em trabalho externo, impossibilita a adoção de home office e compromete a rotina. Isso porque todos os funcionários precisarão se deslocar até o relógio para fazer a marcação. 

Tudo isso sem contar a burocracia para alterar algum registro realizado inadequadamente. Ou seja, embora seja um sistema seguro, o ponto eletrônico ainda não fornece a liberdade e a otimização da rotina de que o RH e o DP das empresas precisam.

Baixe estes materiais e expanda seu conhecimento:

• Manual do controle de ponto
• Gestão de pessoas remota: o guia completo para sua empresa!
• Ponto eletrônico: aprenda a escolher o ideal para a sua empresa
• Implementando o Home Office: tudo o que a sua empresa precisa saber

Quais são os outros modelos melhores do que o ponto eletrônico?

O REP-C ainda é uma alternativa significativamente melhor do que os sistemas manuais ou mecânicos usados para o controle de jornada.

Para adotá-lo, porém, convém pesar suas características em uma balança e também considerar suas limitações para fazer uma pesquisa mais aprofundada em busca de uma solução que realmente valorize o investimento a ser feito.

Uma solução viável é o Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo. Ele caracteriza todos os sistemas e equipamentos usados para controlar a jornada de trabalho. 

O REP-A engloba todas as soluções previstas por convenções coletivas e acordos coletivos de trabalho. É justamente esse modelo de marcação de ponto, explicado no artigo 77 da Portaria 671, que substitui a Portaria 373.

O REP-A também conta com algumas regras que devem ser obedecidas para que o registro de ponto seja feito de acordo com a legislação. 

As principais regras para o uso do REP-A são:

• registro fiel das marcações de horários de trabalho dos funcionários, sem permissão de alteração dos registros;
• emissão do Arquivo Fonte de Dados (AFD) para auditoria fiscal, com assinatura eletrônica com certificação digital;
• proibição de restrições sobre as marcações de ponto dos colaboradores.

Os funcionários de sua empresa podem fazer suas marcações de ponto de onde estiverem, por exemplo, por meio de um app de controle de ponto com reconhecimento facial.

Isso é possível porque os locais onde cada funcionário pode estar ― casa, coworking ou outra sede da empresa, por exemplo ― são previamente cadastrados no sistema do aplicativo. É isso que assegura que nenhuma marcação seja feita fora de um contexto real de trabalho.

Além do mais, no escritório, na fábrica ou fora das dependências da empresa, o aplicativo permite que as marcações sejam devidamente feitas mesmo sem acesso à internet. Uma vez que a conexão é restabelecida, os dados são atualizados no sistema acessado pelo RH, ficando também disponíveis para a conferência dos funcionários.

Portanto, apesar de ser vantajoso em certa medida, o relógio de ponto eletrônico não é a solução mais avançada de controle de jornada existente.

Empresas que querem dar um passo além e agregar ainda mais benefícios para a rotina do DP precisam considerar os sistemas alternativos em sua análise e processo de escolha, o REP-A. 

Esclareceu suas dúvidas sobre ponto eletrônico?

Escolher o melhor sistema de ponto eletrônico não é uma tarefa tão fácil como se imagina — e você pôde perceber isso ao longo deste artigo.

Há inúmeros fatores a serem considerados antes de bater o martelo e adotar um sistema na empresa.

Em um mundo ideal, a melhor maneira de registrar a jornada de trabalho dos colaboradores seria por meio de uma junção do REP ao sistema alternativo de controle de ponto, certo? Bom, talvez você não saiba, mas isso já é possível!

Hoje, as empresas já conseguem usar sistemas online para o registro de ponto dos funcionários considerando as marcações feitas no relógio de ponto biométrico.

Além disso, para equipes externas, o sistema alternativo é ideal, pois faz a marcação totalmente via web. 

Com tudo isso sendo feito dentro de lei, de acordo com a Portaria 671 do MTP, a organização que escolhe contar com esse tipo de sistema também tem mais segurança jurídica frente a um eventual processo trabalhista.

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