Diário de bordo de motorista: O que é e como fazer?

Realizar uma gestão de frotas inteligente requer o acompanhamento do diário de bordo do motorista, mantendo o controle não só da entrega de cargas, mas também de sua jornada de trabalho.

Isso é de extrema importância, contudo, muitos motoristas deixam essa tarefa de lado por não saber bem como fazer, ter um sistema difícil de mexer ou não serem cobrados pelo empregador.

Neste artigo, vamos abordar o que é e dar algumas dicas sobre como fazer um diário de bordo do motorista de forma prática e que evita possíveis fraudes.

Ficou curioso? Confira abaixo todos os tópicos abordados e boa leitura.

• O que é diário de bordo do motorista?
• O que diz a Lei do Motorista?
• Quais os tipos de diário de bordo do motorista existem?
• Quais as vantagens do controle de bordo digital?
• Como fazer um diário de bordo para motorista?

O que é diário de bordo do motorista?

O diário de bordo do motorista é o registro de sua jornada, ou seja, que horas começou a trabalhar, suas pausas, quando finalizou seu dia etc.

A empresa determina quais são as informações importantes que deve conter nesse documento. 

Ademais, esse registro pode ser realizado de diversas maneiras como registro em papel, eletrônico, rastreamento remoto. Pode ser feito até mesmo através do tacógrafo, dispositivo físico instalado em veículos que monitora a distância percorrida e a velocidade, funcionando como uma caixa preta.

Contudo, muitos desses métodos ficam disponíveis para a empresa somente quando o motorista retorna. Além disso, também podem ser facilmente fraudados.

Caso o registro seja feito em papel, também é necessário que ele seja digitalizado. Só assim, as informações podem ser utilizadas para logística da empresa ou mesmo fechar a folha de ponto do trabalhador.

Por isso, quando de trata de monitorar a jornada de um motorista, a empresa deve assegurar: 

• acompanhamento em tempo real de seus veículos; 
• tomada de decisões assertivas e rápidas; 
• confiabilidade dos dados coletados.

Vivemos em um mundo cada vez mais conectado. Por isso, contar com ferramentas tecnológicas para o registro do diário de bordo do motorista é algo muito importante.

Com alguns poucos cliques é possível responder questões como o tempo total de direção do motorista; sua quilometragem média, se está respeitando as paradas obrigatórias etc.

E além de todas essas vantagens para a gestão da empresa, manter um diário de bordo é uma obrigação da empresa!

Entenda abaixo o que diz a lei do motorista sobre esse assunto.

O que diz a Lei do Motorista?

Como dissemos acima, manter um diário de bordo é uma obrigação imposta pela Lei do Motorista. 

Em seu texto, a Lei n^o 13.103 de 2015 disciplina a jornada de trabalho e o tempo de direção do motorista profissional se aplicando ao transporte rodoviário de passageiros e cargas.

Fica estabelecida através do parágrafo quinto a obrigatoriedade desse controle:

b) ter jornada de trabalho controlada e registrada de maneira fidedigna mediante anotação em diário de bordo, papeleta ou ficha de trabalho externo, ou sistema e meios eletrônicos instalados nos veículos, a critério do empregador;

Adicionalmente a um controle de jornada fidedigno à realidade, há também algumas limitações sobre como a carga horária deve ser utilizada, ressaltando esses itens:

• a jornada diária de trabalho do motorista profissional será de 8 horas;
• é possível prorrogá-la por no máximo 2 horas ou 4 horas caso exista acordo coletivo;
• o profissional deve ter um intervalo de no mínimo 1 hora para a refeição;
• o motorista não deve ultrapassar o tempo de 5 horas e 30 minutos ininterruptas dirigindo.

No todo, a lei versa sobre diversos itens, e não somente sobre a jornada de trabalho do motorista.

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Quais os tipos de diário de bordo do motorista existem?

Apesar de a lei obrigar o registro da jornada do motorista, ela não menciona nada sobre o método que deve ser utilizado.

Por isso, as empresas desenvolveram inúmeros métodos para realizar o controle de como o tempo do colaborador é gasto.

Veja agora os principais tipos de diário de bordo e quais suas vantagens e limitações.

Diário impresso

Atualmente o modelo de diário de bordo impresso é, certamente, o mais utilizado pelas empresas.

Uma das maiores motivações para o uso desse método é porque o próprio colaborador realiza as entradas, fazendo com que o documento seja mais comumente aceito em processos trabalhistas.

Existem inúmeros modelos, vários deles sendo criados em Excel para impressão, sendo possível personalizar para as necessidades específicas de cada empresa.

Além disso, ele tem baixíssimo custo, sendo simples de implementar e de ser preenchido pelos motoristas.

Apesar disso, existem pontos fracos:

Informações errôneas

Garantir que todos os dados foram preenchidos corretamente utilizando um diário impresso é algo bastante complexo.

É preciso confrontar cada entrada com a quilometragem realizada pelo veículo e ainda outros métodos.

Não somente, caso o motorista esqueça de preencher, pode colocar horários inventados ou mesmo tentar adulterar os registros, colocando a empresa em risco jurídico.

Além disso, esses horários errados podem resultar em maiores gastos com o pagamento de horas extras indevidas.

Jornadas invariáveis

Para evitar o trabalho com preenchimento do diário de bordo, vários profissionais optam por inserir o mesmo horário para o início da jornada, descanso e fim do dia de trabalho. 

Mas qual o problema com isso? Será que é realmente possível ser tão pontual assim por um mês ou mais? 

Por mais regrada que o indivíduo possa ser, essa é uma situação praticamente impossível e pode resultar na invalidação dos registros.

Mais uma vez, a empresa se encontra em risco jurídico, já que essa prática conhecida como marcação de ponto britânico é proibida. 

Perda e viabilidade do documento

Não raro, documentos físicos rasgam, borram ou são perdidos. A depender do tempo de viagem do indivíduo, isso pode representar um apagão de dados de mais de uma semana de trabalho.

Dificuldade no processamento dos dados

Outro ponto que os registros físicos deixam muito a desejar é na hora de processar esses dados.

Imagina só um analista de RH receber e processar fichas com dias e dias de registros de diversos motoristas.

Além do tempo necessário para realizar essa tarefa mecânica, também existe a possibilidade do erro humano, afinal de contas, são centenas de entradas feitas em letra cursiva.

Os materiais a seguir podem te auxiliar na implementação de ferramentas digitais no DP:
? [EBOOK] Você sabe como controlar a presença de colaboradores internos e externos?
? [EBOOK] Manual do controle de ponto: tudo que você precisa saber para se garantir perante a lei
? [EBOOK] Miniguia ágil do Departamento Pessoal 4.0

Diário digital

Ao utilizar um sistema completamente digital para realizar o registro do diário de bordo, a empresa se livra de uma série de inseguranças jurídicas e imprecisões.

Um dos métodos mais práticos é o preenchimento de planilhas digitais. Isso possibilita que outros times na empresa tenham acesso rápido às informações, contudo, ainda podem ser adulteradas.

Existem diversas ferramentas de gestão de frota que podem ser aliadas nessa tarefa, proporcionando benefícios como:

• maior precisão na coleta de dados;
• praticidade na hora de realizar cálculos como horas extras;
• possibilidade de realizar o controle de quilometragem via GPS;
• dados em tempo real para tomada de decisão;
• maior segurança jurídica para empresa e colaborador.

Já as desvantagens desse método de registro irão depender totalmente da solução escolhida. Cada uma tem suas limitações específicas.

E você ficou curioso sobre o porquê de contar com uma solução de diário de bordo totalmente digital? Veja abaixo!

Quais as vantagens do controle de bordo digital?

Como já falamos anteriormente, o diário de bordo é uma obrigação. Independente de como a sua empresa o faça, é uma determinação da lei que as jornadas de trabalho sejam acompanhadas de forma fidedigna.

Especialmente ao contratar um serviço totalmente digital, sua empresa só tem a ganhar. A seguir, confira as principais vantagens de um controle como esse. 

Dados mais confiáveis

Dados coletados e/ou armazenados por sistemas automatizados são muito difíceis de fraudar.

O seu motorista consegue informar os horários de descanso, começo e fim de expediente e até mesmo a sua localização. Os analistas de RH ou logística recebem todos esses dados na sede em tempo real!

Não precisa de nenhum tipo de preenchimento manual e todo o trabalho que envolve esses dados, como o fechamento da folha de ponto e, posteriormente, folha de pagamento pode ser automatizado.

No fim, a empresa tem muito a ganhar ao contar com um sistema de diário de bordo digital para acompanhar o dia a dia do motorista em entrega de mercadorias ou transporte de pessoas.

Simplicidade para gerar indicadores

Indicadores são extremamente importantes para uma empresa de logística, afinal de contas, o objetivo é maximizar as entregas com a diminuição dos custos.

Assim, ao contar com informações de folha de ponto e também de quilometragem, é possível analisar a efetividade da rota, gasto de gasolina etc. otimizando gastos e gerando melhores resultados.

Decisões em tempo real

Ao contar com indicadores em tempo real, a gestão poderá tomar decisões mais rápidas e assertivas.

Ademais, a depender do sistema adotado, os dados podem ser acessados de qualquer lugar com somente alguns cliques.

Reduz o armazenamento de papel

Além de tudo isso que já trouxemos, um ponto muito positivo também está diretamente ligado ao fato de eliminar o uso de papel.

Se a sua empresa já tem diversos gaveteiros guardando esses documentos, imagine só como seria se livrar de todos eles e encontrar os documentos que procura utilizando somente uma barra de pesquisa. Simples, não é?

E, como já discutimos, documentos podem ser perdidos ou rasurados. 

Como fazer um diário de bordo para motorista?

Não existem grandes segredos técnicos por trás de um bom diário de bordo para os motoristas da sua empresa. 

É importante, antes de tudo, saber quais são as informações necessárias para realizar os controles internos e aplicar em uma dessas duas soluções:

Fichas impressas ou digitais

As fichas, normalmente, são feitas em programas como Excel e impressas ou disponibilizadas online para o colaborador.

A ideia é que ele sempre seja preenchido e assinado pelo colaborador ao final do dia, atestando que todas aquelas informações estão corretas.

É o método mais prático, simples e barato, contudo, tem todas as desvantagens que comentamos anteriormente.

Diário totalmente digital

Ao optar pelos softwares de gestão de ponto para motoristas, você precisa certificar-se que ele pode ser personalizado para satisfazer todas as necessidades da sua empresa.

Algumas das funções mais comuns são rastreamento via GPS e registro de ponto.

Ademais, para contar com uma solução digital, é importante que ela disponibilize todos os dados em tempo real, possibilitando um controle perto das paradas, movimentações, abastecimentos, e outros acontecimentos na estrada.

Conclusão

Relembre os tópicos abordados:

Como visto, a gestão de jornada dos motoristas traz diversos desdobramentos que podem ser vantajosos para a empresa, desde que a legislação seja cumprida.

Faça a leitura do nosso artigo sobre a Lei do Motorista. Nele, você tem um panorama completo sobre tudo o que uma empresa de transporte precisa se atentar.