Banco de Talentos: Como Utilizar no Processo Seletivo?

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Você já ouviu falar em banco de talentos? Falamos de uma ferramenta capaz de tornar processos de recrutamento e seleção mais rápidos, assertivos e menos onerosos.

O capital humano de uma empresa é seu ativo mais valioso, especialmente por ser um dos mais capazes de impactar os resultados de forma favorável ― ou desfavorável ― ao sucesso.

Por isso, o RH precisa ter atenção ao selecionar candidatos e selar contratações. Algo que torna o processo longo e com chances reais de erros. Problemas que a implementação de um banco de talentos ajuda a evitar.

Quer saber mais? Siga em frente com a leitura do post!

• O que é banco de talentos
• Para que serve o banco de talentos
• Os principais benefícios do banco de talentos
• O papel do banco de talentos no processo de recrutamento e seleção
• Como criar um banco de talentos
• Boas práticas para seu banco de talentos

O que é banco de talentos

Você já deve ter ouvido falar a respeito, mas talvez não tenha clareza sobre o que é banco de talentos. Por isso, essa explicação será nosso ponto de partida.

Um banco de talentos é um banco de dados organizado pela empresa e que reúne informações sobre potenciais candidatos a uma vaga de trabalho.

São informações básicas como nome completo, idade e formas de contato e, claro, informações técnicas como a formação, as experiências profissionais e outras nesse sentido.

Tipos de bancos de talentos

Existem dois tipos de banco de talentos, o externo e o interno. Sua empresa não precisa escolher qual seguir porque, vale saber, costuma ser mais interessante implementar ambos.

Banco de talentos externo

O processo mais comum para montar o banco de talentos é guardar as informações sobre pessoas que se candidataram a uma vaga na empresa, mas não foram contratadas.

Cabe ao RH definir alguns critérios-base para que o banco de talentos reúna, de fato, profissionais com potencial para serem contratados pela organização.

Banco de talentos interno

O banco externo é útil no contexto de um recrutamento externo. Buscar novos funcionários no mercado é uma prática muito comum, mas não é a única que uma empresa pode usar para preencher novas vagas.

Como forma de valorizar o capital humano, contar com profissionais que têm fit cultural e já conhecem bem a dinâmica interna, uma organização pode optar pelo recrutamento interno.

A ideia é analisar os funcionários para saber se algum tem o que é preciso ou tem potencial para ocupar uma nova posição na empresa.

Para encontrar os funcionários com esse potencial, o caminho mais simples pode ser justamente a criação de um banco de talentos interno.

Separamos estes conteúdos para você, confira:
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Para que serve o banco de talentos

Basicamente, estamos falando de um banco de currículos. Basta anunciar uma vaga de emprego para que o RH receba dezenas de currículos por e-mail. Então, para que se dar ao trabalho de criar um banco específico?

A ideia, acredite, é justamente tornar o processo de recrutamento e seleção menos trabalhoso para o RH e mais rápido.

Fazer a análise de currículos todas as vezes que uma vaga é aberta toma tempo, sobretudo se não houver auxílio da tecnologia.

Um RH pode passar horas e mais horas conferindo os dados de cada candidato para encontrar aqueles que atendem aos requisitos mínimos.

O processo acaba sendo longo, podendo atrasar os planos da empresa além de se tornar mais dispendioso.

Ao implementar o banco de talentos, o RH passa a reunir currículos que já foram avaliados como interessantes.

O objetivo é conseguir encontrar, com mais facilidade e rapidez, profissionais que a empresa já sabe que podem ser boas escolhas para preencher uma nova vaga.

Basta pensar que há profissionais que chegam até as etapas finais do processo seletivo da organização e não são escolhidos simplesmente porque não se encaixam tão bem ao cargo.

Entretanto, o RH sabe que se trata de alguém com o perfil ideal e com competências válidas para futuras oportunidades.

Ter acesso ao currículo e ao contato desses profissionais por meio de um banco de talentos é otimizar o processo de recrutamento tendo, inclusive, chances melhores de sucesso.

Com tudo o que vimos até aqui, considere que o banco de talentos serve para:

• o processo de recrutamento e seleção de candidatos;
• a contratação de profissionais para novas áreas da empresa;
• a realocação e a promoção de funcionários.

Os principais benefícios do banco de talentos

A essa altura, sabendo o que é banco de talentos, você já sabe alguns de seus principais benefícios, inclusive porque o mencionamos antes: ganho de tempo e redução de custos.

Na sequência, vamos nos aprofundar um pouco nesses pontos e apontar outros benefícios que você precisa conhecer. Acompanhe!

Troca de currículos a qualquer momento

Esse é um benefício para os profissionais interessados em trabalhar na empresa.

Se há um esforço bem direcionado para fortalecer a marca empregadora, é natural que profissionais se interessem por uma oportunidade da organização.

Assim, é possível que alguns fiquem na espreita, esperando uma vaga ser aberta, mas é mais simples que a “candidatura” possa ser lançada a qualquer momento.

Quando a empresa trabalha com banco de talentos, não tem hora certa para receber currículos. Em um primeiro momento, requisitos básicos são analisados e o RH define se vai ou não manter o contato em seu banco.

Quando novas oportunidades surgirem, o currículo já estará lá para ser consultado e avaliado novamente, dessa vez, tendo em mente uma necessidade pontual da empresa.

Otimização dos processos

A partir de agora, seguimos com benefícios voltados para as empresas, começando com a otimização de processos que implica na redução do tempo gasto.

Um banco de talentos devidamente estruturado elimina ou reduz a necessidade de etapas do processo de recrutamento que levam tempo.

Anunciar a vaga, colher e fazer a triagem dos currículos são tarefas que podem consumir a rotina do RH. Com o banco, essas etapas podem se tornar desnecessárias, otimizando todo o processo.

Redução de custos

A redução de custos, que já havíamos mencionado como benefício do banco de talentos, decorre do que acabamos de explicar.

Se etapas são puladas ou simplificadas, os custos naturalmente se tornam mais baixos.

Basta, como exemplo disso, considerar dois pontos-chave: 

1. anúncios de vagas podem ser pagos; 
2. a demora para concluir uma contratação pode afetar a rotina e a produtividade da empresa.

Facilidade de segmentação

Especialmente quando conta com o apoio da tecnologia, o RH consegue aplicar filtros em seu banco de talentos para segmentar os currículos com base nas necessidades do momento.

Com isso, fica mais fácil encontrar profissionais que tenham as competências ideais para ocupar a vaga que a empresa deseja preencher.

Dispensa de treinamentos

Também vale mencionar que o uso de um banco de talentos tende a reduzir a necessidade de treinamentos, em especial quando se considera o recrutamento interno.

Se, no dia a dia, a empresa já tem ações de desenvolvimento para seus funcionários, tem chances ainda maiores de encontrar um profissional pronto para assumir uma nova função.

Diminuição do turnover

Para fechar a lista de benefícios, a implementação de um banco de talentos tende a contribuir para reduzir a rotatividade de funcionários.

O turnover elevado é um problema que pode ter diferentes origens, inclusive a falta de fit cultural ou de alinhamento entre competências e cargo exercido.

Por isso, estruturar um banco de talentos pode evitar contratações equivocadas em razão da falta de compatibilidade de valores.

Outro ponto é que o banco facilita o recrutamento interno, como vimos. Com isso, ajuda até mesmo na promoção de funcionários, evitando que estes saiam do emprego por falta de perspectivas de crescimento.

O papel do banco de talentos no processo de recrutamento e seleção

A essa altura, você já sabe o que significa banco de talentos, não só a nível de conceito, como de aplicação para uma empresa.

Para evitar dúvidas, porém, queremos ressaltar o papel desse banco no processo de recrutamento e seleção de profissionais para ocupar cargos em aberto.

O que se busca com esse banco é tornar o recrutamento mais simples, rápido e assertivo. Seu papel é tornar o processo e o resultado do processo mais estratégico para a empresa.

Está se perguntando como isso acontece? Considere que um banco de talentos bem estruturado é capaz de:

• evitar que o RH passe mais tempo do que o necessário tentando preencher vagas em aberto;
• dar à empresa melhores chances de contar com talentos em seu quadro de funcionários;
• aumentar as chances de que as contratações sejam adequadas às necessidades e ao perfil da organização;
• contribuir para a formação de equipes mais fortes e plurais, o que pode aumentar a produtividade e trazer outros benefícios;
• fortalecer a marca empregadora com a valorização de talentos internos.

Tenha em mente que o sucesso da gestão de pessoas, e mais do que isso, o sucesso de uma organização tem entre seus elementos básicos a capacidade de fazer contratações acertadas.

Para ter clareza da importância de acertar na escolha dos profissionais para cada função, pense em um time de futebol.

O esporte é paixão nacional e tem gente jogando, de forma amadora ou profissional, em todos os cantos. Sem uma seleção bem-feita, não é possível montar um time forte.

E isso significa escolher os jogadores com os atributos certos e colocá-los na posição certa, considerando que seu perfil deve se adequar ao esquema de jogo seguido pelo time.

Qualquer coisa diferente disso pode ser mera perda de tempo, de dinheiro e muita dor de cabeça. O mesmo vale para empresas de qualquer porte e o banco de talentos torna isso mais fácil.

Como criar um banco de talentos

Saber como montar um banco de talentos faz toda a diferença para assegurar que essa ferramenta realmente proporcione benefícios à empresa. Assim, vamos a algumas orientações.

1. Aposte no armazenamento virtual

Os processos estão cada vez mais modernos, mas ainda é natural que empresas recebam currículos em papel ou que seus RHs optem por imprimir os documentos.

Caso algo assim aconteça, não deixe de digitalizar os currículos e armazená-los virtualmente porque um banco de talentos só funciona bem dessa forma. As vantagens são:

• evitar o uso de papel;
• reduzir a necessidade de espaço para arquivos físicos;
• preservar a integridade dos documentos;
• facilitar a busca por cada currículo.

2. Considere o uso de um software inteligente

É possível usar ferramentas convencionais para criar um banco de talentos digital, mas se seu RH quiser abraçar de vez a tecnologia e seus benefícios, convém buscar um software adequado.

Softwares voltados para o armazenamento de currículos facilitam a organização das informações, permitindo que filtros sejam usados para otimizar a busca considerando uma formação ou uma habilidade, por exemplo.

Ainda, podem ser capazes de fornecer relatórios que levam a um recrutamento mais estratégico, além de contar com o armazenamento de dados em nuvem.

3. Guarde os melhores currículos de cada processo seletivo

Mencionamos que o RH precisa definir critérios para saber quais currículos guardar em seu banco de talentos.

A ideia é manter no sistema aqueles que são melhores no que diz respeito às competências, experiência, soft skills e alinhamento com a cultura da organização.

Assim, ao buscar por profissionais no banco de talentos, o RH se certifica de só encontrar profissionais que atendam aos requisitos principais para fazer parte da empresa.

4. Inclua informações colhidas nas redes sociais

Como mencionamos, o envio de um currículo em resposta a um anúncio não é a única forma de contato entre empresa e pessoas interessadas em um trabalho.

Até mesmo conversas pelo LinkedIn ou outra rede social podem fazer parte do processo de recrutamento. 

Assim, é importante se lembrar de incluir no banco de talentos as informações obtidas por esses meios.

Tenha sempre em mente que o banco existe para otimizar o processo e torná-lo mais acertado. Portanto, não subestime a importância de incluir dados relevantes no sistema.

Boas práticas para seu banco de talentos

As boas práticas que temos a compartilhar são dicas que complementam o que orientamos sobre como montar um banco de talentos.

É que a implementação da ferramenta não termina na sua montagem e tampouco seu funcionamento será pleno sem algumas outras ações relevantes. Veja só!

Mantenha seu banco de talentos atualizado

Especialmente com o uso de softwares, existe a possibilidade de criar categorias para melhor organizar os currículos.

Indo além, é válido deixar as informações em ordem cronológica para que seja mais fácil descartar os currículos mais antigos.

Essa “limpeza” deve considerar a possibilidade de que currículos recebidos há mais tempo podem simplesmente ficar desatualizados, mas convém não ser radical.

Ainda, recomendamos a realização de uma varredura periódica, sobretudo para eliminar currículos que já não atendem aos critérios da empresa.

A cultura organizacional evolui e um perfil que antes parecia adequado pode não se encaixar mais tempos depois.

Esse processo também possibilita a exclusão de dados duplicados. Um mesmo profissional pode enviar seu currículo para o banco de talentos em ocasiões diferentes e só o mais recente deve ser mantido.

Faça backups do seu banco de talentos

Ao contratar um software para seu banco de talentos, informe-se sobre a segurança de dados e a tecnologia para armazenamento.

Por precaução, manter um sistema de backup costuma ser uma boa estratégia para evitar que todo o banco seja perdido em casos de problemas com a tecnologia em uso.

Atente-se à LGPD

Você já deve saber que a Lei Geral de Proteção de Dados, conhecida como LGPD, é relevante para empresas e seus RHs.

Falamos de uma lei que “versa sobre como empresas devem coletar, armazenar e tratar os dados sensíveis de clientes [ou funcionários/profissionais], a fim de manter a privacidade e, principalmente, a segurança”.

Entenda mais sobre o funcionamento e a importância da LGPD para as empresas:

O banco de talentos está sujeito à LGPD porque consiste no armazenamento de informações pessoais e profissionais de quem se candidata a uma vaga ou até de funcionários da organização.

Assim, ao implementar um banco de currículos, a empresa deve ter conhecimento de algumas regras, colocá-las em prática e comunicá-las às pessoas. Veja só:

• apenas pessoal autorizado deve ter acesso ao banco de talentos para evitar vazamentos. Isso nos leva à necessidade de atualizar as permissões de acesso também;
• transparência é palavra-chave. Ao informar que a organização tem um banco de talentos, é preciso informar também quais informações serão armazenadas e por quanto tempo;
• pedir autorização aos candidatos ou funcionários é necessário, ainda que pareça óbvio que as pessoas queiram ter seu currículo salvo para oportunidades futuras.

Ressaltamos ainda que a LGPD tem especificações diversas. Por essa razão, convém estudar a lei com cuidado, buscar sanar dúvidas para ter certeza de não infringir regras.

Temos alguns materiais que vão despertar o seu interesse:
? Guia prático sobre comunicação interna para empresas
? Aprenda a vencer os desafios da gestão com tecnologia!
? Tendências tecnológicas corporativas: do recrutamento e seleção ao DP
? Recrutamento inteligente: como os algoritmos ajudam no processo seletivo?

Conclusão

Falar que o currículo vai ser armazenado no banco de talentos da empresa está longe de ser uma simples resposta educada a um candidato que não foi contratado.

Na verdade, o banco de talentos é uma ferramenta que interessa muito às organizações que querem ser mais eficientes em seus processos de contratação, tendo chances melhores de acertar em suas escolhas.

Para que tudo funcione, é preciso ter um banco bem estruturado e mantê-lo atualizado. Em um primeiro momento, isso pode dar trabalho, mas o uso da tecnologia simplifica a implementação, a manutenção e o uso dessa ferramenta.

Esperamos que o post tenha esclarecido os motivos para seu RH adotar o banco de talentos e como fazê-lo de forma adequada.

Que tal mais uma leitura? Entenda mais sobre o processo de recrutamento e seleção como porta de entrada para talentos em sua empresa!