PDCA: saiba tudo sobre esse método de gestão

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Estando a frente de uma pequena ou de uma grande empresa, todo gestor sabe que precisa buscar formas de controlar, manter ou aprimorar a eficiência dos processos internos. Algo que nos leva ao ciclo PDCA. O que você sabe a respeito?

O PDCA é um método ou ferramenta de gestão que pode ser aplicado em empresas de qualquer natureza, favorecendo o alcance de metas e até a resolução de problemas.

Neste post, você vai encontrar informações suficientes sobre o PDCA para avaliar se este é um método que você deseja adotar em sua empresa, inclusive sabendo como associá-lo a outra metodologia de gestão muito utilizada, a 5W2H. Continue a leitura e saiba mais!

O que é PDCA

O ciclo PDCA é um método de gestão que tem como premissa melhorar os processos de sua empresa. Para tanto, conta com quatro etapas: Plan ou Planejar, Do ou Executar, Check ou Verificar e Act ou Agir.

Esse método também é chamado de Ciclo de Shewhart ou de Ciclo de Deming. Isso porque foi criado pelo engenheiro americano Walter Shewhart, em 1920, tendo ganhado fama apenas a partir de 1950, no Japão, graças ao professor americano William Deming.

Shewhart, inclusive, é conhecido como “o pai do moderno controle de qualidade”, enquanto Deming é visto como o “pai da evolução da qualidade”. Falar disso é mais do que apresentar uma simples curiosidade porque, inicialmente, o PDCA foi desenvolvido justamente para orientar na administração da qualidade da gestão de uma empresa.

Gradualmente, seu uso foi sendo aprimorado e adequado às demandas corporativas. Por isso, o método PDCA é hoje utilizado para garantir uma melhoria contínua dos processos de uma empresa visando fatores como a qualidade dos produtos ou dos serviços, bem como a conquista de metas ou a solução de problemas.

Vale ressaltar que a palavra “ciclo” não é usada sem motivo. Falamos em ciclo PDCA porque entende-se que a metodologia é baseada na repetição e deve ser aplicada de forma contínua para garantir a conquista de resultados.

É por essa razão que você, enquanto gestor, precisa conhecer bem a metodologia, suas etapas e benefícios para saber como aplicá-la e o que esperar a partir dessa aplicação. Uma vez adotado, o ideal é que o PDCA passe a fazer parte do modus operandi de sua empresa.

As etapas do ciclo PDCA

Para falarmos sobre as etapas do ciclo PDCA, você primeiro precisa saber a que nos referimos quando falamos em solução de problemas. Em uma empresa, um problema não é somente um revés que surgiu de imprevisto, mas também aquilo o que já faz parte da rotina, mas não funciona bem.

Assim sendo, um processo interno que flui mal ou que não leva a bons resultados pode ser entendido também como um problema a ser solucionado. Algo que se iguala à ideia de melhoria de processos já mencionada neste post e que é relevante para o dia a dia e não somente em casos isolados ou pontuais.

Esse esclarecimento é importante para evitar dúvidas no entendimento do método PDCA, seu funcionamento e seus ciclos. Isso porque o objetivo por trás dessa ferramenta é entender como um problema surge para, a partir daí, entender como solucioná-lo.

Para tanto, o PDCA foca na causa do problema e não em suas consequências. Se fossemos traduzir essa ideia por meio de um jargão, recorreríamos ao “cortar o mal pela raiz” porque a busca por qualidade nos processos não foca em soluções paliativas, mas sim naquelas que corrijam o problema em sua fonte.

Com isso, uma vez que a causa do problema é compreendida levando ao entendimento de como promover mudanças, o plano de melhorias precisa ser colocado em ação.

Basicamente, o que temos é o seguinte: primeiro, é preciso identificar que algo está errado, que há uma dificuldade. Depois, é necessário localizar o problema, ou seja, o que gera essa dificuldade. Então, deve-se definir o problema, sugerir e aplicar soluções e observar os resultados para, se preciso, ajustá-los.

Seguindo o ciclo PDCA, as etapas começam no planejamento e nos levam à esta sequência:

Plan ou Planejar 

A etapa do “plan”, que corresponde ao planejamento, é o coração da estratégia do PDCA e envolve a identificação e observação do problema, a sua análise e a definição de um plano de ação. Veja:

• Identificar e observar o problema

Tudo se inicia com a identificação do problema. Isso envolve questionar o que está acontecendo, há quanto tempo acontece e quais são as consequências provocadas por esse problema.

Para tanto, é possível recorrer a feedbacks de funcionários que sejam afetados pelo problema ou que acabem tendo que lidar com ele no dia a dia. Relatórios e outras ferramentas que ofereçam uma noção clara dos impactos do problema também são bem-vindos.

O levantamento de informações que sejam úteis para o claro entendimento da situação dá início à tarefa de observar o problema e tentar entendê-lo melhor.

Em geral, o PDCA é aplicado em razão de problemas que são difíceis de identificar ou de solucionar. Assim, como dito anteriormente, trata-se de um método que se aplica ao dia a dia e não somente à revezes pontuais que chamam a atenção facilmente.

• Analisar o problema

Analisar o problema é tentar descobrir por que ele está acontecendo. Com isso, voltamos ao fato de que no ciclo PDCA o foco é a causa do problema ― o que serve de lembrete para que você atente para as relações de causa e efeito.

A análise do problema envolve a determinação da relevância de cada uma de suas causas, o que serve para definir qual é ou quais são as principais e, consequentemente, quais devem ser consideradas em busca de soluções.

É esse conhecimento que permite que o planejamento de mudanças com base nos objetivos buscados e nos processos que devem ser aplicados para alcançá-los.

• Planejar a ação

Uma vez que você souber qual é o problema, como ele afeta a empresa e quais são suas causas, vai ter condições de planejar o que fazer para solucioná-lo. Ou, melhor dizendo, para eliminar aquilo o que faz com que o problema aconteça.

Para essa etapa, a metodologia 5W2H pode ser uma grande aliada e, por essa razão, falaremos mais sobre ela em detalhes adiante. 

Do ou Executar 

Como haveria de ser, nesta etapa do ciclo PDCA, o planejamento é colocado em prática.

É preciso ter em mente que a execução do plano também deve ser planejada. Isso significa que cabe ao gestor e às lideranças envolvidas selecionarem quem serão os profissionais envolvidos em cada processo e prepará-los.

A depender do tipo de problema e de sua relevância, até mesmo um treinamento formal pode se fazer necessário para garantir que a execução saia conforme o planejado. Isso pode, inclusive, ser fundamental para garantir que a aplicação do PDCA funcione bem;

Check ou Verificar

A verificação ou checagem proposta pelo PDCA pode ser feita enquanto o plano estiver em andamento ou ao final. O mais interessante pode ser fazer ambas as coisas.

Como gestor, é provável que você já saiba que a adoção de um método de gestão envolve a mensuração de resultados. Com isso em mente, essa etapa  do PDCA tem como proposta verificar se está tudo correndo bem e se as medidas adotadas estão corrigindo o problema e levando à conquista dos objetivos.

A comparação de resultados antes x depois faz parte da verificação que é sugerida pelo PDCA e trata-se de um acompanhamento crucial para o sucesso do método.

Caso os resultados alcançados não estejam satisfatórios, o recomendado é retornar à etapa do planejamento, fazendo os ajustes que forem necessários, para corrigir eventuais falhas.

Act ou Agir

Por fim, nesta última etapa do PDCA, os desdobramentos práticos devem ser analisados visando a padronização dos processos e os próximos passos devem ser planejados.

Isso nos leva a empresa de novo ao “plan” e que ilustra por que falamos em ciclo quando nos referimos a esse método. Assim, o que temos é o seguinte:

• Padronizar o processo

Considerando os desdobramentos do ciclo PDCA em questão, é preciso destacar os resultados positivos alcançados e refletir sobre o processo que permitiu essas conquistas.

É importante fazer isso porque a empresa deve padronizar tal processo para dar continuidade aos resultados, ou seja, para seguir fazendo com que as metas sejam conquistadas.

Essa padronização é algo que deve ser feito de forma oficial. Um documento ― como um manual, um guia ou um comunicado ― pode ser formulado e distribuído por meio dos canais de comunicação da empresa.

O objetivo é assegurar que os funcionários saibam como executar suas tarefas para dar sequência à melhoria dos processos e, consequentemente, à qualidade dos produtos ou serviços ofertados pela empresa.

• Revisão e novos passos

É também importante que aquilo o que não funcionou bem seja destacado e discutido. Resultados negativos, assim como os positivos, devem ser documentados acompanhados de aprendizados que podem ser úteis no futuro.

Esta é uma etapa abrangente de análise de resultados que deve incluir o desempenho da equipe.

A correção de falhas, o ajuste na comunicação ou no treinamento e na execução devem estar entre os objetivos para que a empresa aumente suas chances de que o problema corrigido não volte a acontecer.

Vale considerar, inclusive, que dessa revisão do ciclo de PDCA podem ser identificados novos problemas a que a aplicação do método seja válida, dando origem a um novo ciclo.

Os benefícios do método PDCA

O PDCA é simples, mas isso não significa que sua adoção seja fácil. Quando se deparam com uma ferramenta como essa, muitos gestores acabam preferindo viver de “apagar incêndios”, abrindo mão de um processo mais trabalhoso que poderia agregar mais valor à empresa.

Há outros métodos de gestão aos quais você pode recorrer, mas para que você entenda melhor sobre a validade do PDCA, vamos a alguns benefícios associados:

Facilita a tomada de decisão

Diante de um problema, um gestor precisa ser capaz de orientar suas lideranças, ou seus funcionários diretamente, sobre como agir considerando quais medidas implementar e como fazê-lo.

Sendo um método focado no entendimento do problema e de suas causas, o PDCA tem a vantagem de levar o gestor da empresa à conhecer a raiz do problema. Algo que evita suposições e direciona melhor  as ideias para a tomada de decisões.

Evita que soluções ruins sejam implementadas

O processo de entendimento do problema passa pela análise de informações, como já explicado. Esse embasamento contribui para que as decisões sejam mais práticas e certeiras e não somente aquelas que pareçam ser mais adequadas.

Como consequência, o ciclo PDCA evita que soluções ruins sejam implementadas, resultando em perda de tempo e até de recursos. Em outras palavras, podemos dizer que o método favorece a eficácia das soluções, bem como dos processos a elas associados.

Favorece a melhoria contínua

O PDCA é cíclico, ou seja, termina abrindo caminho para a sua própria continuidade. Algo que acontece na etapa de análise dos resultados que não foram negativos para identificar se ou quais novas mudanças precisam ser planejadas e aplicadas.

Com isso, a empresa ganha múltiplas vezes e não apenas uma, porque tem a oportunidade de melhorar seus processos e resultados ciclo após ciclo. Quanto a isso, o alerta vai somente para que a empresa evite se prender a questões pouco relevantes.

Certamente, o que ainda não vai bem precisa de ajustes, mas convém buscar uma visão ampla do cenário antes de iniciar um novo clico. Assim, você se certifica de não dedicar tempo, planejamento e recursos à resolução de um problema que é menos significativo do que outros que demandam mais atenção.

Ainda, essa continuidade também se aplica ao acúmulo de conhecimento ou do know how da empresa e de seus funcionários. Gestores que valorizam seu capital humano gostam de contar com profissionais que estejam sempre se desenvolvendo e, se este é o seu caso, saiba que a adoção do PDCA contribui para isso.

Oportuniza a melhoria do trabalho em equipe

A adoção do ciclo PDCA é uma decisão do gestor, mas há outras figuras da empresa que devem ser envolvidas no processo. Líderes e seus liderados são cruciais para identificar, observar e analisar um problema, assim como a implementação de um plano e seus resultados.

Com tudo isso, o PDCA demanda colaboração e trabalho em equipe, podendo até contribuir para a melhoria da comunicação e da capacidade de solucionar problemas de forma conjunta.

Apresenta processos eficazes e bem-definidos

O processo de implementação do PDCA pode não ser ágil, considerando principalmente a etapa do planejamento. Entretanto, uma vez o plano é traçado e implementado, novos processos ou nova forma de conduzir os processos da empresa são apresentadas.

Considerando que são processos bem estruturados, a tendência é que sejam também claros e eficazes. Algo que contribui para a rotina da empresa, assim como para os seus resultados.

Favorece a comunicação interna

O PDCA favorece a melhoria da comunicação interna e isso acontece porque a aplicação do método depende da troca de informações.

Funcionários precisam ajudar a identificar problemas, líderes precisam orientar quanto ao planejamento a ser seguido e a gestão precisa se certificar de que todos conheçam os novos processos a serem seguidos.

Com isso, o PDCA é um “empurrãozinho do bem” para que sua empresa aprimore sua comunicação.

Permite a redução de perdas

Quando um problema é identificado, algo precisa ser feito para corrigi-lo ou, ao menos, para conter suas consequências. Certamente, a adoção de uma solução ruim ― ou até mesmo a aplicação falha do PDCA ― pode gerar maus resultados e levar a perdas.

Para evitar esse problema, antes de qualquer coisa é preciso se comprometer em seguir as etapas do ciclo PDCA corretamente, sobretudo a do planejamento. 

Além do mais, convém saber que o método pode ser aplicado em pequena escala como forma de teste, algo que permite a você e às suas lideranças conhecerem melhor o PDCA e saber o que fazer para aplicar o ciclo em larga escala com sucesso.

Com isso, torna-se possível evitar eventuais perdas que decorram de falhas na adoção do PDCA pela primeira vez ou em uma situação diferente da que se está habituado.

Uma vez que a aplicação em pequena escala for bem sucedida, você pode expandir o PDCA processo a processo ou no ritmo que for adequado para a empresa.

Tem aplicação ilimitada

O PDCA é um método que pode ser usado por pequenas, médias e grande empresas. Atende as produtoras e as prestadoras de serviço, independente da natureza de suas atividades.

Ainda, o PDCA pode ser aplicado em diferentes esferas ou departamentos da empresa. Como consequência, você não precisa buscar diversos métodos de gestão diferentes para a otimização de processos.

A relação do 5W2H com o PDCA

Quando dizemos que, com o PDCA, você não precisa contar com diversos outros métodos de gestão, não estamos dizendo que os outros passam a ser inválidos. Na verdade, o entendimento é de que o ciclo PDCA pode ser sua ferramenta principal que, por sua vez, pode ser ancorada por outras.

Anteriormente, ainda quando explicávamos a etapa do planejamento, mencionamos que após identificar, observar e analisar o problema, a definição do plano de ação poderia contar com o 5W2H.

O 5W2H é uma ferramenta de gestão simples que auxilia o desenvolvimento de projetos, como é o caso do plano de ação proposto pelo PDCA. A sigla corresponde a perguntas que se traduzem da seguinte forma:

• What ou O que? Qual ação deve ser colocada em prática;
• Why ou Por que? Por que essa ação é necessária ou por que é a ação mais adequada;
• When ou Quando? Quando a ação vai ser executada e por quanto tempo;
• Where ou Onde? Onde o plano de ação vai ser realizado;
• Who ou Quem? Qual ou quais pessoas são responsáveis por cada ação, quais são os envolvidos;
• How ou Como? Como cada ação deve ser executada, ou seja, quais são os “passo a passo” a serem aplicados;
• How much ou Quanto? Qual vai ser o custo de cada ação, uma pergunta que visa atestar a validade do plano com base nas possibilidades da empresa.

Percebe como o 5W2H pode contribuir para tornar o planejamento do ciclo PDCA sólido, claro e estratégico? É por isso que os métodos são relacionados.

Para responder às perguntas do 5W2H é importante manter em mente a visão, a missão, os valores e a política interna da empresa. Assim, garante-se que o planejamento resulte em algo que faça sentido dentro da organização e que possa ser replicado ou ampliado para diferentes processos e setores.

Quando optar pelo método PDCA

Agora o que você sabe o que é PDCA, quais suas etapas e benefícios, já deve entender que o método pode ser adotado em diferentes circunstâncias, frente a problemas mais simples ou àqueles que são mais complexos.

Para escolher esse método, você precisa ter em mente que seu objetivo é otimizar um processo de trabalho ou melhorar a qualidade daquilo o que é feito. Ambos têm, por consequência, a melhoria dos resultados.

Se sua empresa sofre com o turnover elevado, por exemplo, o PDCA pode ser implementado para descobrir por que tantos funcionários deixam seus empregos e como adotar soluções para corrigir esse problema.

Se, por sua vez, é a produção que não está entregando os bens vendidos pela empresa dentro do prazo, o PDCA também pode ser implementado para corrigir falhas e otimizar o processo de ponta a ponta.

Seja como for, o importante é ter em mente que a empresa precisa ter disposição e comprometimento para encarar o PDCA. Batemos na tecla do planejamento porque, como coração estratégico do método, se for mal executado tudo vai por água abaixo.

Assim, convém adotar o ciclo PDCA quando houver disponibilidade para coleta e análise de dados, brainstormings e debates para o desenvolvimento de um plano de ação focado na causa de cada problema.

Dicas para usar o PDCA em sua empresa

Com isso em mente, vamos a algumas dicas simples e fundamentais para que você possa usar o PDCA com sucesso em sua empresa. Acompanhe:

• Respeite o tempo de cada etapa

A complexidade da aplicação do PDCA vai variar de acordo com a complexidade do problema a ser resolvido ou do processo que esteja sendo aprimorado. Em todo caso, é importante não pular etapas e nem desperdiçar tempo.

Como temos dito reiteradamente, o planejamento é uma etapa que naturalmente leva mais tempo. Erram as empresas que ignoram ou subestimam a importância de seguir essa etapa cuidadosamente e ganham aquelas que fazem o possível para estruturar cada passo a ser seguido adiante.

Em contrapartida, erram as empresas que demoram demais para começar a executar seu plano e ganham aquelas que aproveitam bem o momento. Isso porque, por mais bem feito que um planejamento seja, uma vez deixado para depois este começa a se deteriorar.

Caso sua empresa demore para colocar o plano de ação em prática, as lideranças podem ter dificuldades para compreender o passo a passo a ser seguido. Algo que pode provocar um efeito dominó capaz de comprometer o resultado como um todo.

• Abrace a ideia do aprimoramento contínuo

Você é do grupo dos que preferem mexer só naquilo que for realmente necessário? É certo que você não precisa promover ajustes em departamentos ou processos que estão fluindo super bem, mas a recomendação é para que você não se acomode após encerrar seu primeiro ciclo de PDCA.

Uma empresa que busca formas de aprimorar seus processos hoje pode identificar, amanhã, que já reúne condições de elevar a outro nível um processo que ia bem anteriormente.

O que queremos dizer é, não se prenda à mudanças desnecessárias, mas permita que o PDCA faça parte da estratégia da empresa e abrace a ideia de promover melhorias continuamente.

• Crie documentos, mas foque em resultados

A formalização de processos e a criação de documentos de apoio é muito importante para o sucesso do PDCA como estratégia. Entretanto, é vital que sua empresa não se perca nesse ponto e acabe perdendo o foco.

Quem busca métodos de gestão acaba aprendendo, na prática, o valor de relatórios, gráficos, infográficos e outros. Entretanto, não convém gastar tempo demais na geração desse tipo de documento e esquecer a busca por resultados.

Por vezes, um volume menor de documentos pode ser suficiente para que análises sejam feitas e decisões sejam tomadas de forma segura e eficaz. Ter diferentes gráficos e relatórios super elaborados para dizer a mesma coisa não vai ajudar.

• Entenda a importância dos dados

Tendo em mente a dica anterior, vale reforçar a ideia de que ainda que você não tenha que gerar um alto volume de documentos, não deve subestimar a importância de dados. O mesmo vale para fatos que sejam devidamente documentados.

Alguns processos de uma empresa podem ser bastante complexos. Para que a compreensão dos problemas relacionados e de suas causas, bem como a definição do plano de ações aconteça conforme desejado, informações são valiosas.

Por isso, não tenha dezenas de planilhas, mas certifique-se de ter planilhas atualizadas. Da mesma forma, assegure que os relatórios contenham informações fidedignas.

Para tanto, pode ser interessante apostar na adoção de ferramentas de gestão ou, caso você já as tenha, buscar conhecê-las para tirar proveito de suas funcionalidades de coleta e análise de dados.

• Acompanhe, mensure, análise e evolua

Com isso em mente, saiba que a mensuração é fundamental para o ciclo PDCA. À medida que o plano for executado e ao final de cada ciclo, é importante ter ferramentas que lhe permitam colher dados e analisar pontos de melhoria e também aquilo o que deu errado.

Sem isso, vai ser difícil alimentar os próximos ciclos e contar com o embasamento necessário para que a adoção desse método leve aos resultados desejados.

Gerenciar processos pode ser desafiador e não há receita milagrosa para obter bons resultados. A adoção de um método como o PDCA requer entendimento daquilo o que é possível ser feito, como conduzir cada etapa e, por fim, compromisso para levar cada ciclo adiante, um após o outro.

Como recompensa, o ciclo de PDCA otimiza processos e resultados. Algo que pode contribuir para a melhoria do clima organizacional, para a motivação dos funcionários e, consequentemente, para o sucesso da sua empresa.

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