Como aplicar a análise SWOT na gestão de pessoas

Existem diferentes ferramentas de gestão que podem ser aplicadas em busca de melhoria de resultados em uma empresa, considerando suas diferentes demandas. Você sabe como aplicar a análise SWOT na gestão de pessoas?

Pode ser que você já conheça a análise ou matriz de SWOT, mas ainda não tenha clareza de como o setor de Recursos Humanos (RH) ― ou qualquer outro que assim desejar ― pode usar esse instrumento para otimizar a gestão de pessoas no contexto organizacional.

Para que você tenha clareza sobre o assunto, vamos apresentar a análise de SWOT focando, sobretudo no entendimento de como a subjetividade com que o RH está acostumado a lidar é relevante para o sucesso no uso da ferramenta. Siga em frente e boa leitura!

O que é a análise SWOT e qual sua importância

A análise SWOT é uma ferramenta que permite a avaliação dos pontos fortes e fracos, assim como de oportunidades e ameaças existentes.

Essa explicação é costumeiramente voltada para a empresa como um todo, considerando que a análise feita tem por objetivo direcionar ações estratégicas para o negócio.

Apesar disso, o conceito da análise de SWOT pode ser aplicado a outros cenários, seja fazendo um recorte no contexto da própria empresa ― como a gestão de pessoas ―, ou até mesmo para a tomada de uma decisão pessoal.

SWOT é sigla para Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats que, na tradução livre para o português se transforma em Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. E é por isso que é comum falar sobre análise SWOT ou FOFA.

Em inglês ou em português, Forças e Fraquezas são características internas enquanto Oportunidades e Ameaças são características externas. Todas elas podem ser relacionadas para uma análise mais completa e, consequentemente, mais capaz de embasar a definição de ações estratégicas. Veja:

• Strenght ou Forças. Direciona para a identificação dos pontos fortes da empresa que podem ser explorados para melhorar os resultados ou para conquistar os objetivos traçados;
• Weaknesses ou Fraquezas. Leva ao entendimento de quais são os pontos fracos que a empresa precisa trabalhar para reduzir perdas e melhorar seus resultados;
• Opportunities ou Oportunidades. Direciona para a análise de oportunidades apresentadas no cenário externo, considerando os pontos fortes e fracos da empresa;
• Threats ou Ameaças. Leva à identificação de problemas que a empresa enfrenta ou pode enfrentar em um projeto em desenvolvimento para que soluções sejam estrategicamente pensadas.

A análise SWOT ou a análise de matriz FOFA é importante porque permite que uma empresa, um de seus aspectos ou até mesmo uma situação seja melhor conhecida.

Isso acontece por meio de um processo simples e propositivo, já que esse conhecimento direciona para a definição de um plano de ação que permite a redução de riscos e o aumento das chances de sucesso.

A aplicação da análise SWOT nas empresas

Ferramentas de gestão são sempre bem-vindas para assegurar que uma empresa utilize melhor seus recursos, evite perdas, promova melhorias e alcance melhores resultados.

A análise SWOT está entre as ferramentas mais simples, ainda que eficiente, a serem utilizadas por empresas de pequeno, médio ou grande porte e de qualquer natureza.

Da formulação de um plano de negócios, passando pela definição de uma estratégia de marketing, até a readequação das estratégias de um setor. Todos esses são exemplos de aplicações que a análise SWOT pode ter para uma empresa.

De uma forma mais “crua”, podemos dizer que boa parte daquilo o que envolve a tomada de decisões pode se basear no uso da matriz FOFA, inclusive por se tratar de uma ferramenta de simples aplicação.

A relação dos fatores da análise de SWOT pode ser feita em um documento comum, mas o ideal para o uso correto da ferramenta é montar um quadro. Neste quadro, devem ser apresentados os diferentes pontos relacionados às Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.

O uso da análise SWOT como ferramenta visual contribui para que seja mais fácil relacionar os fatores internos entre si e aos fatores externos. Algo essencial para assegurar que diferentes perspectivas sejam consideradas em busca das estratégias mais adequadas segundo os objetivos e possibilidades da empresa.

Essa relação entre os fatores é comumente apresentada como “SWOT cruzada”, um aprofundamento proposto para o uso da ferramenta que nos leva à importância de entender o seguinte:

• Forças x Oportunidades ― essa relação visa o entendimento de como os pontos fortes da empresa podem ser utilizados para aproveitar as oportunidades apresentadas pelo mercado;
• Fraquezas x Oportunidades ― já essa relação busca o entendimento de como a empresa pode corrigir seus pontos fracos para não perder oportunidades apresentadas pelo mercado;
• Forças x Ameaças ― por sua vez, essa relação direciona para a compreensão estratégica de como a empresa pode usar seus pontos fortes para minimizar ou driblar as ameaças de seu mercado;
• Fraquezas x Ameaças ― por fim, essa relação mostra quais pontos fracos a empresa precisa eliminar para não ficar à mercê das ameaças do mercado.

Reflexões sobre a aplicação da análise SWOT

Apresentada da forma como foi até o momento, a análise SWOT pode ser recebida como uma ferramenta bastante positiva, útil e eficaz. Algo que pode mesmo ser verdade, mas que não deixa de lado a necessidade de que algumas reflexões sejam feitas.

A aplicação dessa ferramenta em qualquer setor da empresa, inclusive no RH ou pelo RH, precisa considerar alguns pontos para que suas limitações sejam compreendidas e não se tornem um problema. Vamos a eles:

• Especialistas alertam que a análise SWOT é uma ferramenta muito subjetiva e uma das questões que indica isso é o fato de que um mesmo fator pode ser visto como Força ou como Fraqueza a depender do contexto.

Uma empresa que esteja buscando o aumento de sua participação no mercado pode ver o número crescente de clientes como algo positivo. Mas se nota que os clientes não voltam, pode entender que as vendas únicas não representam, de fato, o desejado aumento na participação de mercado.

O exemplo dado tem por objetivo ajudar você a entender essa dicotomia, mas vale destacar que o RH, foco dessa conversa, é um setor já habituado a lidar com a subjetividade justamente por lidar com pessoas. Assim, tem boas chances de fazer um uso mais proveitoso da análise SWOT;

• Existe um risco de que a empresa dê ênfase a diferentes fatores listados para a análise SWOT, com base em seus próprios interesses. Por isso, é importante manter o senso crítico e lembrar de que o uso da ferramenta visa a definição de ações estratégicas.

Se o RH ou qualquer outro setor que estiver usando a ferramenta der foco exagerado aos pontos fortes e às oportunidades, por exemplo, pode acabar subestimando o peso das fraquezas e riscos para seu plano de ação.

Da mesma forma, se se concentrar demasiadamente nos pontos fracos e ameaças, pode deixar passar despercebidas Forças e Oportunidades que poderiam ser usadas estrategicamente para gerar melhores resultados;

• A análise SWOT é uma ferramenta de ponto de partida. Em outras palavras, não indica como atingir objetivos e nem quais ações devem ser tomadas.

Diferente disso, apenas ajuda a identificar fatores que podem influenciar os planos. Por isso, pode ser necessário associá-la a outras ferramentas de gestão para traçar estratégias sólidas a partir da análise realizada e em seus fatores de maior relevância.

Como “driblar” essas limitações

Para uma aplicação mais assertiva da análise SWOT, uma estratégia para contornar as eventuais limitações da ferramenta é atribuir pesos às Forças e Fraquezas.

Atribuir pesos é classificar cada fator como mais ou menos relevante para os objetivos buscados pela empresa em cada caso de aplicação da análise SWOT. 

Com isso, aumentam-se as chances de que a subjetividade seja considerada com mais clareza e de que a tendência, ainda que involuntária, de dar ênfase a pontos de interesse seja contida.

O esforço para tentar estimar quais fatores externos são mais prováveis de realmente influenciar a estratégia a ser desenhada pela empresa também contribui para o plano de ação.

O objetivo de tudo isso é permitir que o foco seja dado aos principais e mais determinantes fatores para a conquista dos objetivos. Como consequência, utiliza-se melhor o tempo e os recursos da empresa.

A análise SWOT na gestão de pessoas

Agora que você já sabe o que é e qual a importância da análise SWOT, e entende que a ferramenta pode ser aplicada com diferentes objetivos, vamos focar na gestão de pessoas e no RH.

Antes de qualquer coisa, é preciso dizer que usar a ferramenta, o setor de Recursos Humanos precisa ter clareza da missão da empresa. Por si só, os fatores internos da análise SWOT favorecem o entendimento do que é a organização naquele momento, mas aquilo o que ela se propõe a ser deve servir de norte para essa investigação e definição de estratégias.

Vale lembrar, a missão de uma empresa representa a razão da sua existência, os motivos pelos quais ela foi projetada. No Tangerino, por exemplo, a missão é “fortalecer a conexão entre empresas e funcionários baseada em uma cultura de prosperidade empresarial”.

O RH pode usar a análise SWOT em busca de clareza sobre seu próprio desempenho no que diz respeito à gestão de pessoas ou pode, por exemplo, buscar respostas para uma questão específica, como o turnover elevado. Aqui, consideramos a análise de maior abrangência para dar sequência ao post.

Forças e Fraquezas

Recrutamento e seleção, integração de novos contratados, avaliação de desempenho e o desenvolvimento dos funcionários são algumas das principais responsabilidades do RH de uma empresa e a gestão de pessoas engloba tudo isso.

O levantamento dos fatores internos pode resultar em pontos aparentemente óbvios para a empresa, mas sua compreensão se torna mais clara quando são relacionados por meio da análise SWOT.

O RH pode, por exemplo, identificar que a frequência de atrasos por parte dos funcionários da organização é elevada, assim como pode identificar que o problema persiste apesar da existência de uma política de tolerância para atrasos. Algo que indica que a causa deve ser outra e precisa ser descoberta.

Por outro lado, o RH pode constatar que tem um processo de seleção e treinamento de novos funcionários bastante sólido, mas que a empresa não consegue assegurar a retenção de talentos.

Todos esses fatores precisam ser pontuados para que o entendimento do como é a empresa seja devidamente considerado para que uma estratégia adequada seja desenhada com base em sua missão.

Como ressaltado, a análise SWOT por si só não consegue direcionar quais estratégias devem ser adotadas, mas a identificação das Forças e Fraquezas é suficiente para que o RH comece a definir seus principais pontos de partida.

Oportunidades e Ameaças

Segundo a análise SWOT, os fatores internos não devem ser considerados somente de forma separada dos fatores externos. Por isso, uma vez que o RH tiver clareza dos problemas ou qualidades intrínsecas à empresa, é hora de olhar para fora.

A ideia de olhar para fora corresponde a de entender quais fatores externos influenciam o setor de RH de alguma forma. É interessante esclarecer que, quando falamos de mercado na análise SWOT, não consideramos apenas a concorrência.

A situação econômica do país pode ser um fator a impactar a empresa como um todo e o seu RH de forma mais específica. O mesmo acontece com as alterações na legislação trabalhista ― que são frequentemente apresentadas e comentadas no blog do Tangerino.

Com essas questões em mente, convém lembrar que economia e legislação podem ter impactos negativos, ou seja, apresentar ameaças ou ter impactos positivos, criando oportunidades.

Esse entendimento ajuda a reforçar a ideia de que a análise SWOT se limita pela subjetividade, mas que isso é algo a que o RH de uma empresa já está ou já deveria estar habituado a encarar.

Além disso, é certo que conhecer o mercado segundo as práticas da concorrência também são importantes para a análise SWOT. Os diferenciais que outras empresas apresentam ou não podem servir de parâmetro para questões como a retenção de talentos ou a employer branding.

Análise

A análise SWOT é uma ferramenta estratégica e isso pressupõe que suas conclusões devem direcionar para ações que são adequadas à realidade da empresa.

Quanto a isso, é preciso se lembrar da ideia de definir pesos ou adotar alguma outra estratégia para indicar quais fatores internos e externos são mais importantes para uma análise adequada.

Além do mais, a missão, os objetivos e as possibilidades da empresa precisam servir de norte para o desenho do plano de ação. Se a concorrência oferece benefícios que a empresa não está preparada para apresentar a seus funcionários e candidatos, por exemplo, certamente o foco precisa ser outro.

Ainda que fatores internos e externos se relacionem na análise, é importante não se esquecer de que sua empresa dificilmente vai ter o poder de alterar o mercado por completo.

Por essa razão, o uso da ferramenta da matriz SWOT deve se basear no entendimento de que é preciso entender como usar as Forças para corresponder às Oportunidades ou responder às Ameaças.

Da mesma forma deve-se buscar entender como corrigir ou eliminar Falhas para não perder Oportunidades relevantes ou não sucumbir a Ameaças.

A relação da análise SWOT com outras ferramentas

Essa reflexão final sobre o uso da análise SWOT na gestão de pessoas nos leva a uma questão mencionada em outro ponto do texto: a eventual necessidade de uso de outras ferramentas de gestão para complementar a definição de uma estratégia.

A análise SWOT pode, por exemplo, ajudar o RH a identificar problemas que são representados pelas Fraquezas ou que acontecem em decorrência delas. Uma forma mais segura de desenhar um plano de ação para corrigir esses problemas é buscando compreendê-los ao máximo.

Para isso, é possível recorrer ao ciclo PDCA ou ao Princípio de Pareto; ferramentas que buscam a identificação de causas por trás de problemas para que o estudo e a adoção de soluções sejam mais assertivos.

Seja para lidar com Fraquezas ou para aproveitar Forças, o planejamento das ações, suas etapas e os envolvidos deve ser bem feito para otimizar o tempo e os recursos investidos. Por essa razão, a associação a uma ferramenta como o 5W2H é recomendada.

Tudo isso porque, vale lembrar, a análise SWOT é uma ferramenta de ponto de partida e de pouco adianta usá-la se a sequência não é feita de forma estruturada e embasada por alguma metodologia que favoreça a conquista de resultados.

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