Gestão do Tempo e Produtividade: Como Equilibrar Bem-estar e Resultados

Gestão do tempo e produtividade são assuntos bastante associados no cotidiano de trabalho. A relação entre esses dois fatores é vista como essencial para um resultado positivo, pois todos esperam que as entregas de projeto estejam alinhadas às soluções propostas do planejamento e ao fluxo de trabalho da equipe. 

Alcançar um patamar ideal entre a gestão do tempo e a produtividade agrega benefícios para os colaboradores, que vão encontrar um nível de eficiência adequado para realizar suas atividades de maneira fluida, sem ter que lutar contra os prazos ou com a sobrecarga de trabalho. 

Neste artigo, vamos explicar a importância de realizar a gestão do tempo para melhorar a produtividade e quais são as técnicas e ferramentas que auxiliam no alcance de um rendimento equilibrado e saudável. 

• Afinal, o que é gestão do tempo? 
• O conceito de produtividade 
• Gestão do tempo e produtividade: hábitos para adotar 
• Ferramentas para realizar a gestão do tempo e produtividade

Afinal, o que é gestão do tempo?

Frequentemente, ouvimos falar que a organização do tempo é o segredo para que a nossa rotina flua com naturalidade e as tarefas diárias não fiquem acumuladas na agenda. 

Para que isso aconteça, realizamos a gestão do tempo, prática que consiste no planejamento e na mensuração dos prazos estipulados para a execução de cada tarefa. 

A boa gestão do tempo e produtividade trata-se de estabelecer prioridades, ou seja, definir quais são as ações mais importantes e urgentes que precisam ser feitas naquele dia ou período desejado. 

Elencar as prioridades também inclui os compromissos pessoais, voltados para o autocuidado ou relacionamento com a família, assim como os momentos de intervalo para descanso e até aqueles imprevistos que podem impactar seu calendário. 

Para que a gestão do tempo e produtividade seja efetivada, são recomendados diferentes métodos, que são relativamente simples, como matrizes de priorização e gerenciador de tarefas para poupar tempo, como o Runrun.it, que conta com um timesheet automático, que contabiliza todas as horas aplicadas em um projeto. 

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O conceito de produtividade 

Entendemos como produtividade o resultado entre o que se produz, o tempo utilizado e os recursos investidos em todo esse processo. 

Na teoria, essa conta parece ser bastante exata, mas nas rotinas de trabalho, percebemos que existem outros fatores que dizem se um colaborador é efetivo ou não. 

Por exemplo, existe a comparação entre o desempenho quantitativo e o qualitativo. Enquanto o primeiro entrega um número maior de soluções, o segundo preza pelo cuidado nos mínimos detalhes em cada atividade. 

No entanto, isso não significa que os dois critérios são opostos. Essas características devem ser agregadas em um mesmo ciclo produtivo para que a entrega dos projetos sempre seja positiva. 

Para controlar os processos e estabelecer avaliações de performance de maneira clara e justa, um líder pode utilizar os indicadores de produtividade como parâmetro de identificação de oportunidades ou falhas dentro da sua empresa. 

Para isso, é fundamental mapear os dados do cenário atual da empresa, definir as metas a curto e longo prazo com transparência, envolver os colaboradores no planejamento estratégico e contar com recursos tecnológicos, que vão trazer facilidades na hora de aferir a produtividade.

Um novo olhar para a produtividade 

Apesar de ser tão almejada, a produtividade é por vezes utilizada como um parâmetro de difícil alcance, principalmente quando existe a exigência do cumprimento de grandes metas em um curto espaço de tempo. 

Portanto, é preciso ficar alerta quanto à recorrente cobrança pela produtividade. É preciso entender que cada colaborador tem uma capacidade diferente e isso deve ser respeitado, para evitar malefícios, como o estresse e a síndrome de burnout. 

As mudanças acerca da gestão do tempo e produtividade são referentes a um olhar mais humanizado para as equipes, de forma que elas atuem em um espaço que oferece a assistência para eventuais dúvidas e equilíbrio na distribuição de tarefas. 

Ao mesmo tempo que podemos substituir o termo controle por acompanhamento (no conceito e na prática), a própria produtividade passou por uma revitalização. 

Atualmente, a produtividade 4.0 vem ganhando espaço no meio corporativo, mostrando que é possível atingir resultados aliando tecnologia, conhecimento e uso de métodos ágeis, que promovem ciclos criativos mais dinâmicos e eficientes. 

Gestão do tempo e produtividade: hábitos para colocar em prática

Uma boa gestão do tempo e produtividade prevê que as atividades sejam executadas conforme a ordem das demandas previstas em um cronograma de projetos, para que as tarefas interdependentes não paralisem o workflow, criando gargalos de tempo, o que, por consequência, gera os temidos atrasos. 

Para evitar que isso aconteça, listamos algumas ações que favorecem a organização pessoal das prioridades e estimulam o desempenho individual e coletivo dentro de uma empresa. Confira!

Planeje seu dia 

Você pode criar uma checklist e anotar nela todas as atividades previstas para suas horas no trabalho. Dessa forma, você consegue estabelecer uma sequência produtiva e eficiente. 

Também é importante programar pausas durante o expediente. Ocasionalmente você vai precisar de um intervalo para retomar a energia ou até mesmo resolver algum imprevisto. 

Evite as distrações 

De acordo com uma pesquisa feita pelo aplicativo Rescue Time, checamos nosso email 55 vezes ao dia. Se for falar das notificações do smartphone, esse número passa das 70 vezes. 

Essas pequenas interrupções cortam a concentração, que demora a ser retomada. Por isso, criar um ambiente que estimula o foco é essencial para conseguir fazer suas entregas. 

Logo, silencie as notificações e separe momentos únicos para checar e responder as mensagens. 

Utilize a técnica de Pareto

Esse método propõe que 80% do seu sucesso vem de 20% das suas atividades. Descubra o que esses 20% significam na sua rotina. 

Ou seja, priorize as tarefas mais estratégicas, que causam mais impacto para sua empresa, e dedique mais tempo a elas ― tanto para executá-las quanto para pensar formas de aprimorá-las.

Delegue tarefas 

Talvez seja uma característica sua preferir cuidar pessoalmente de cada etapa dos processos. No entanto, é preciso ter atenção para uma supervisão não se tornar em microgestão. 

Ao distribuir tarefas, você desafoga sua agenda e ainda estimula a autonomia e autoconfiança na equipe. 

Defina metas e prazos 

Ter onde chegar e o que alcançar é essencial para a gestão do tempo e produtividade. Essa simples formalização ajuda a concretizar os objetivos de maneira mais visível e favorece o foco total na atividade principal. 

Pratique o autocuidado 

Em modelos de trabalho como o home office, muitas vezes deixamos nosso bem-estar de lado em detrimento da produtividade. 

Mas para alcançá-la, é preciso que seu corpo e mente estejam em sintonia. Então, dedicar um tempo para a sua saúde, praticando exercícios, cuidando da alimentação e reservando um momento para o lazer traz benefícios para o lado profissional. 

Temos alguns materiais sobre o assunto, não deixe de conferir:
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Ferramentas para realizar a gestão do tempo e produtividade 

Já mencionamos aqui que gestão do tempo e produtividade caminham juntas e ainda mais nos dias atuais, nos quais temos acesso a ferramentas completas e automatizadas que favorecem uma gestão ágil e o ganho nos resultados. 

Um software de gestão como o Runrun.it entrega aos usuários funcionalidades completas que facilitam o dia a dia de trabalho. 

Desde a organização de tarefas à gestão de custos do projeto, a plataforma conta com recursos essenciais para a gestão do tempo, como o acompanhamento em tempo real das atividades por um dashboard interativo, a mensuração da quantidade de horas necessárias para a entrega de cada processo, além de relatórios personalizados de acordo com as suas métricas. 

Com uma interface simples e funcional, a ferramenta favorece a troca de informações e mensagens entre equipes e usuários externos, facilitando a aprovação de materiais juntamente com os clientes e a tomada de decisão mais assertiva. 

Para ter uma experiência completa com a ferramenta, crie sua conta grátis no Runrun.it.