Offboarding: o Que É e Qual Sua Importância para as Empresas?

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Cada vez mais companhias têm implementado medidas para que seus colaboradores estejam mais satisfeitos com suas tarefas diárias.

Neste sentido, é importante se pensar não apenas no profissional enquanto ele já está ocupando sua função, mas também nos momentos em que ele começa e se despede de seu local de trabalho.

Assim, conceitos como onboarding e offboarding começaram a ser usados para se pensar nestes momentos no ciclo profissional dentro de uma empresa. 

Você já ouviu falar de offboarding? Veja abaixo mais detalhes sobre esta ideia e a sua importância no sucesso de uma empresa.

O que é offboarding?

A diferença entre onboarding e offboarding é simples: estes dois conceitos dizem respeito a momentos opostos na vida de um funcionário dentro de uma empresa.

Ao contrário do onboarding — que fala sobre a experiência de alguém que está começando em um novo local — o offboarding diz respeito aos colaboradores que estão se desligando de onde trabalham.

Da mesma forma que lidar com a integração inicial do colaborador junto de uma marca é importante, é igualmente significativo pensar e transformar a experiência de um colaborador em seus últimos dias em determinado local de trabalho. 

Assim, o offboarding se dedica a traçar estratégias que tornem a saída deste colaborador uma experiência o menos dolorosa e difícil possível.

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Como funciona?

Caso o trabalhador tenha pedido demissão, ele deverá cumprir um tempo específico de aviso-prévio e, neste período, deve repassar suas tarefas para outras pessoas da melhor maneira possível.

Se tiver sido a empresa que optou por liberar o funcionário, é de bom-tom que ela esteja disposta a dar um feedback construtivo para essa pessoa.

E se você ainda tem dúvidas sobre como funciona o feedback e como estruturá-lo, veja a explicação no vídeo abaixo:

Além disso, deve manter algum tipo de relacionamento para solicitar os documentos necessários para que o desligamento seja feito. 

Independentemente do motivo que leve ao fim da parceria, é necessário que as duas partes recebam uma devolutiva sobre suas atuações. 

Apenas dessa maneira empresa e funcionário poderão crescer e melhorar em suas respectivas áreas. 

Para que serve?

Em uma análise inicial, é possível pensar no offboarding em termos de repasse de tarefas de um colaborador para outro responsável, bem como nas questões burocráticas.

Porém, o processo também serve para saber o que um profissional pensa sobre seu antigo empregador e para ajudá-lo a lidar com os sentimentos e os desafios enfrentados por ele nesse final de ciclo. 

Um bom offboarding também é essencial para a boa cultura organizacional, evitando desgastes e atritos desnecessários com um colaborador. 

Afinal de contas, não é porque aquela pessoa não trabalha mais no local que ela se torna obsoleta, correto?

Mesmo quando já se sabe que o vínculo profissional entre companhia e colaborador tem data para acabar, é importante cultivar o respeito e o bem-estar entre as partes envolvidas. 

Em qualquer que seja o cenário, um bom “final de relacionamento” é imprescindível para uma empresa que quer manter um bom nome no mercado de trabalho.

Uma vez que colaboradores se conhecem e trocam informações, cuidar para que tenham uma experiência boa até mesmo em sua saída da empresa é essencial quando se pensa na boa reputação.

Afinal, a imagem que o público tem de uma empresa interfere e muito nos seus ganhos. Por isso, é necessário ter cuidado e pensar no que um funcionário pode falar sobre seu antigo empregador após o seu desligamento daquele local.

Aproveitando esse assunto, veja qual a importância da cultura organizacional para a sua empresa e como estruturar a sua!

Por que aplicar o offboarding?

Empresas que sabem a importância do offboarding são as que mais apresentam ganhos e que melhor sabem gerir sua marca. 

Isso porque elas pensam não apenas na função imediata do colaborador, mas também no que ele pode trazer para o local a longo prazo. 

Um ex-funcionário satisfeito com o seu antigo empregador será capaz de falar bem da empresa para outras pessoas e isso manterá sua boa reputação no mercado de trabalho.

Além disso, um offboarding bem feito torna possível que o ex-colaborador mantenha as portas abertas para outras experiências no futuro. 

Funcionários que não saíram de maneira amigável de seus antigos trabalhos podem deixar reviews negativos da empresa na internet, além de revelar segredos da marca e, ocasionalmente, processá-la.

Como adotar o offboarding?

Um bom processo de offboarding começa por um setor eficiente de Recursos Humanos que saiba formalizar as tratativas de término de contratos. 

Entre as características mais cruciais para este trabalho, veja quais são os pontos essenciais!

Tenha um alto nível de organização

Até mesmo antes de anunciar o desligamento de um funcionário, a empresa deve ter seu departamento de Recursos Humanos muito bem estruturado e organizado. 

Isso facilita o adiantamento de todos os processos formais e burocráticos frutos de tal ação. 

Para adotar o offboarding, convém já ter uma programação sobre questões como:

• recolhimento de carta de demissão e outros documentos pertinentes;
• comunicação de aviso-prévio;
• informe de folha de pagamento e registro do desligamento;
• comunicação da saída do funcionário para o resto do time e mais.

Demonstre empatia

Deixar um local de trabalho nunca é fácil, especialmente em um contexto de crises ou incerteza no mercado de trabalho.

Por isso, é extremamente importante que o setor de Recursos Humanos da empresa tenha uma boa dose de empatia pela situação que o funcionário está passando, promovendo uma demissão humanizada. 

Sem isto, há uma grande mecanização e automatização dos processos de desligamento de uma empresa, o que não necessariamente proverá uma boa experiência para o antigo colaborador.

Atue com paciência

Nem todo funcionário entende as razões pelas quais está sendo desligado de uma empresa. 

Por isso, é necessário que o RH da companhia tenha paciência e discernimento para entender o momento delicado pelo qual o funcionário está passando. 

Se mantenha firme no impulso de responder o colaborador de maneira rude ou brusca, uma vez que essas atitudes apenas aumentaram a animosidade entre os envolvidos.

Antes de responder alguma questão da pessoa desligada de sua função, tente se colocar no lugar dela e entender de onde aquela fala veio. 

Realize uma autocrítica

Procurar entender o ponto de vista de seu empregado e o quanto a crítica que ele está fazendo à sua empresa tem fundamento é crucial para otimizar o offboarding.

É claro que uma pessoa descontente pode aumentar o tamanho de sua mágoa ao falar sobre o motivo de sua irritação, porém, muitas vezes, as críticas feitas têm um fundo de verdade. 

Por isso, acima de se defender, é importante estar aberto aos comentários que possam ser feitos por aqueles que estão saindo de sua posição de trabalho.

Também vale interpretar como aquelas falas podem ser usadas para otimizar o atual processo de trabalho da empresa. 

Comunique com clareza

Dar um feedback e deixar claro para o funcionário o motivo pelo qual ele está sendo liberado de suas funções é uma das peças-chave na hora de adotar o offboarding.

Isso porque, a partir dessa devolutiva, o colaborador será capaz de formar a sua opinião sobre o desligamento. 

Como consequência, essa será a versão da história que ele contará para os outros — o que causa um reflexo direto na imagem da empresa perante o público.

Por isso, evite dar explicações rasas ou incompletas sobre o desligamento. O mais eficiente, nesse cenário, é fazer uma lista objetiva de razões que levaram a empresa a tomar essa decisão.

Ofereça reconhecimento

Mesmo que a parceria tenha chegado ao fim, é importante reconhecer o papel que aquele colaborador teve dentro de uma empresa.

Um profissional que se sente valorizado, mesmo após sua experiência de trabalho, está muito mais apto para compartilhar palavras positivas sobre o local em que trabalhava. 

Nesse sentido, é importante que haja um momento único entre o então colaborador e seu gestor, a fim de que seja reconhecido o valor do trabalho que fizeram juntos. 

Esse reconhecimento profissional pode ser tanto feito em público quanto por uma entrevista ou reunião. 

A reunião final com o funcionário também é um momento crucial na despedida dele. Isso porque será neste momento em que as duas partes poderão ser sinceras sobre os motivos que levaram àquela situação.

Neste momento, a empresa deverá atentar a todos os itens ditos acima na hora de, cuidadosamente, dar uma devolutiva ao seu funcionário. 

Convém salientar não apenas os equívocos, mas também a maneira como ele ajudou seu local de trabalho.

É também nessa hora que o colaborador poderá dizer quais áreas da organização podem ser melhoradas — e é aí que estão algumas das informações mais valiosas de todo esse processo, uma vez que a empresa poderá usá-la para melhorar.

Então, mais que apenas estar aberto a ouvir esse retorno, é importante coletar e futuramente interpretar esses dados. 

Colete dados relevantes

Para dar uma devolutiva para o seu funcionário sobre sua performance, é necessário ter uma coleta eficaz dos números dele dentro da empresa.

Assim, faça uma coleta eficaz e ampla de dados como o tempo de trabalho na empresa, evolução de resultados, lucros e outras informações relevantes. 

Além dos dados coletados sobre o colaborador, é importante guardar e analisar o feedback deste funcionário para a empresa. 

Esteja aberto para saber o que ele acha de seu local de trabalho e em quais áreas podem melhorar. 

Lembre-se: é melhor que o funcionário dê esse feedback diretamente para a empresa do que na internet. 

Munido dessas informações, a companhia pode adotar novas políticas para melhorar ou até mesmo implementar outros processos.

Faça uma entrevista de desligamento

O momento ideal para coletar os dados que basearão futuras decisões é a entrevista de desligamento. 

Após a formalização do desligamento, via demissão ou por vontade do colaborador, é interessante fazer esse último encontro profissional.

Esse é um momento em que o profissional pode se sentir livre para apontar erros, melhorias e o que deu certo. 

A entrevista costuma ser feita com o RH, mas pode incluir líderes e gestores, se fizer sentido. 

Tal encontro não deve se transformar em um campo de batalha e, sim, deve ser enriquecedor e gerar insights para melhorias nos processos.

O que fazer com os dados coletados?

Pessoas que não dependem mais de determinada empresa para ter renda costumam ser aquelas com o feedback mais sincero. 

Por isso, valorize a devolutiva de um funcionário que está prestes a deixar a sua organização. 

A coleta dessas informações pode revelar algumas informações cruciais para uma empresa, como a razão de muitos funcionários deixarem a marca ou produzirem menos.

Em especial, se um número grande de pessoas citar o mesmo problema, está na hora de olhá-lo com mais cuidado, de maneira a melhorar a experiência de quem trabalha para fazer a companhia crescer no mercado. 

Dar atenção a essas informações também permite agir de maneira preventiva no seu quadro de colaboradores.

Em outras palavras, a coleta de dados de offboarding — e a posterior mudança naquilo que não vai bem — garante que outros funcionários que também estavam descontentes com tal aspecto da empresa possam continuar ocupando suas posições.

Isso evita que a empresa tenha grande rotatividade de funcionários, além de cultivar sua imagem com aqueles que já trabalham lá.

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Offboarding e Recursos Humanos

Os dados coletados também serão imprescindíveis para o setor de Recursos Humanos de uma empresa. 

Após a coleta dessas informações acerca da saída de um colaborador, é necessário fazer a interpretação destes dados. 

A ideia é realizar análises que são tanto individuais quanto as que apresentam uma visão geral de desligamentos da organização. 

Com isso, mesmo os processos de admissão da empresa poderão ver um benefício em seu andamento. 

A partir dessas informações, é possível reduzir o tempo de contratações e de desligamentos de funcionários, além de evitar erros cometidos anteriormente e ter um processo mais seguro e claro para todas as partes envolvidas. 

Offboarding e employer branding

Agora que você já sabe a importância do offboarding, é hora de entender qual é a sua conexão ao employer branding de uma empresa. 

Employer branding nada mais é que o nome dado às estratégias que tem como propósito criar e alimentar a imagem positiva de uma empresa dentro do seu mercado atuante.

Hoje em dia, as empresas têm percebido que esta percepção por parte do público está diretamente ligada ao seu sucesso. Isso porque o employer branding traz diversos ganhos para uma marca.

Além de ter defensores e “clientes de carteirinha”, uma reputação boa garante que os próprios funcionários da rede produzam mais, além de se tornar um nome amigável para futuros funcionários que contemplem outras oportunidades de trabalho

Mas qual a ligação do employer branding com o offboarding?

É muito simples: funcionários que já trabalharam para uma empresa com certeza tem algo a dizer sobre ela. 

Em redes como o LinkedIn ou o Glassdoor, é cada vez mais comum vermos depoimentos de experiências não tão boas de antigos colaboradores. 

Uma organização que tenha seu nome exposto de uma maneira negativa, mesmo após o desligamento do funcionário, terá manchada sua imagem perante o público.

Mesmo que se trave uma batalha — em redes sociais ou jurídicas — com quem fez o comentário, o mal já estará feito a partir do momento que a postagem foi publicada para todos verem. 

Para que se predispor a toda essa dor de cabeça se uma despedida clara, planejada e organizada pode gerar reviews positivos deste mesmo ex-funcionário na hora de falar do local em que trabalhava?

Por isso, o offboarding é um dos passos mais essenciais quando pensamos no employer branding.

O offboarding propicia uma experiência positiva para todos que estão envolvidos na situação. Para o funcionário — que desfrutará de um bom final de ciclo profissional — e para a empresa.

Afinal, ao deixar seu ex-funcionário satisfeito, é possível colher benefícios intangíveis, tais quais a melhora na reputação da empresa e a diminuição na rotatividade de seu quadro de funcionários.

Pensar na experiência de quem trabalha na empresa como um todo, desde o começo até realmente os últimos dias daquela experiência profissional, traz ganhos que não necessariamente são mensuráveis a partir de números ou dados brutos.

Conclusão

Uma empresa que deseja atingir o sucesso e bons números precisa pensar em diversas frentes de atuação para conseguir tal feito.

Além de bom gerenciamento de estoque, organização, bons produtos e insumos, outros fatores levam ao sucesso ou fracasso.

Neste cenário, o papel do funcionário é imprescindível para um bom resultado. Por isso, vale a pena se preocupar com a entrada de um colaborador na empresa, como será feita a integração dessa pessoa, a maneira de recebê-lo e como fazê-lo se sentir parte da equipe.

Porém, não se esqueça de que é igualmente importante pensar no desligamento daqueles que colaboraram para o sucesso da marca.

Para que isso ocorra, a melhor abordagem a se tomar é a empatia, organização, clareza e coleta de dados daqueles que não colaboram mais para a empresa.

Com todos estes itens, será possível retirar o máximo da experiência de alguém que já trabalhou no local e melhorar os processos internos da marca.

Ao valorizar seu antigo funcionário e resolver as questões da empresa diretamente com ele, além de evitar desgastes públicos e processos jurídicos desnecessários, a organização poderá utilizar estas informações de maneira a otimizar seus processos internos. 

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