4 problemas de comunicação nas empresas e como solucioná-los

A comunicação é a chave do sucesso em todas as relações humanas. E por que não nos negócios? Problemas de comunicação nas empresas podem trazer prejuízos como clima organizacional ruim, turnover e até danos financeiros. 

Assim como cada região e país cria sua própria forma de se comunicar, as empresas também precisam encontrar o tom e a forma correta de fazer isso. 

Uma comunicação eficaz cria união, engajamento, motivação e mais produtividade.

E falando em produtividade, um estudo da Right Management, com mais de 30 mil pessoas de 15 países diferentes – entre eles o Brasil – mostrou que profissionais motivados são 50% mais produtivos.

Neste artigo de hoje você vai conhecer os 4 principais problemas de comunicação nas empresas e como solucioná-los. Vamos lá?

Navegue entre os tópicos:

1. Falta de clareza sobre os objetivos
2. Reuniões sem propósito
3. Excesso de e-mails e mensagens instantâneas
4. Ausência de feedbacks

1. Falta de clareza sobre os objetivos 

Propósito é aquilo que guia as pessoas em tudo que elas fazem. Seus colaboradores sabem o que estão fazendo e o porquê? Se não, esse é um dos grandes problemas de comunicação interna da sua empresa. 

Um bom passo para quebrar isso, é implementar a metodologia OKR no seu negócio. 

OKR é a sigla Objetivos e Resultados-Chave, em português. Independente do segmento ou tamanho da sua empresa, é possível guiar os funcionários através dela. 

Funciona da seguinte forma: trimestralmente, você pode definir uma meta desafiadora para sua empresa (objetivo) e também traçar caminhos para alcançá-la (resultados-chave).

Por exemplo:

• Objetivo: Ter a melhor plataforma de RH do país
• Resultado-chave: Crescer 60% o número de clientes no próximo ano.

A partir disso, você comunica a cada setor da empresa o objetivo e permite que os times colaborem entre si para chegar ao resultado e criem internamente seus próprios OKRs. 

Qual o resultado disso? Mais engajamento, transparência e sinergia entre os colaboradores. 

A comunicação interna fica mais acessível a todos quando se utiliza o OKR, pois os ruídos na comunicação são diminuídos na medida em que há clareza e todos sabem e entendem os objetivos e o impacto do seu trabalho nas entregas finais.

Você também vai querer conferir esses artigos sobre gestão de pessoas:
? Como Desenvolver a Cultura de Aprendizagem?
? Engajamento de Colaboradores: Entenda o Que é, Veja Dicas e Como Mensurar
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2. Reuniões sem propósito

Com a transição do trabalho presencial para o trabalho remoto ou híbrido, tudo pode ser motivo para reuniões ou chamadas de vídeo. Mas, no final, as pessoas saem sem entender o porquê daquele papo.

Esse é mais um grandes problemas de comunicação nas empresas. E esse ponto está muito relacionado ao tópico anterior, sobre objetivos. 

Embora imprevistos aconteçam, evite encher o tempo produtivo da sua equipe com alinhamentos que podem ser feitos com um simples e-mail e de forma assíncrona; ou seja, respeitando o tempo de cada um. Afinal, gestão do tempo e produtividade estão diretamente relacionados.

O ideal é que, a cada semana, as pessoas já saibam como estão seus horários de reuniões e de produção individual. 

Veja essas dicas de como fazer uma reunião de alinhamento eficaz:

• vá às reuniões com pautas definidas antecipadamente e peça que os demais participantes façam o mesmo;
• defina um horário estimado para a reunião começar e acabar;
• evite tratar sobre vários assuntos diferentes em uma mesma reunião;
• mantenha uma comunicação eficaz e tire as dúvidas dos presentes;
• ouça atentamente os colegas de trabalho;
• certifique-se de sair da reunião com todos os pontos alinhados e as próximas tarefas bem distribuídas e definidas.

Ouça o episódio a seguir do Tangerino Talks e veja como melhorar processos com o uso da tecnologia:

3. Excesso de e-mails e mensagens instantâneas  

Se você pensa que apenas a comunicação nas apresentações, reuniões e encontros presenciais deve ser levada em consideração, chegou a hora de repensar isso.

Enviar, ler e receber mensagens faz parte da rotina da maioria dos colaboradores dentro das empresas. Se tecnologia e pessoas não atuam como aliadas, pode haver problemas de comunicação.

Veja essas dicas para realizar o envio de mensagens com sabedoria:

• evite copiar pessoas em e-mails que não envolvem os seus trabalhos diretamente;
• antes de enviar e-mails ou mensagens, pense: “é realmente necessário que eu envie essa mensagem? Vai ajudar ou atrapalhar?”
• seja claro quando enviar e-mails e mensagens, diga o que precisa, como precisa e para quando precisa de algo;
• pense: “se eu fosse receber uma mensagem como essa, quais seriam as melhores palavras e quais são os pontos que preciso esclarecer?”;
• evite enviar áudios longos e com muitos tópicos. Prefira textos diretos, afinal, o áudio pode facilitar para você, mas prejudicar seu colega;
• evite mensagens de trabalho em aplicativos pessoais, prefira e-mails e a plataforma interna da empresa;
• por fim, seja empático e entenda: nem tudo precisa ser instantâneo, nem todas as pessoas estão em ritmos iguais.

Ainda tem dificuldade de gerir a comunicação remota do seu time? Neste episódio do Tangerino Talks, você encontra dicas valiosas!

Sem tempo para dar play no vídeo? Acesse o Episódio 19 do Tangerino Talks no Spotify.

4. Ausência de feedbacks

Esse tópico sobre feedbacks não poderia ficar de fora de um assunto como problemas de comunicação nas empresas. 

Se tem uma coisa que os colaboradores gostam e precisam é de serem ouvidos. Seus funcionários querem sentir que suas opiniões são ouvidas e levadas em consideração dentro do ambiente de trabalho. 

Criar uma cultura de feedbacks, vai fazer com que a comunicação seja um pilar importante no seu negócio. Essas práticas são parte importante do que chamamos de gestão humanizada.

A cultura de feedbacks pode ser implementada através de práticas como:

• abertura dos chefes e gestores para ouvir e dar feedbacks sempre que necessário (lembre-se que o exemplo deve partir daí);
• realização de reuniões one on one;
• aplicação periódica de pesquisas de clima e pesquisas de satisfação.

A função de um líder no RH e DP é tomar essas iniciativas de uma forma cada vez mais inovadora. A tecnologia é, cada vez mais uma aliada para este setor.

Faça o download dos materiais ricos a seguir e comece a aprimorar a gestão de pessoas em sua empresa:
? [PLANILHA E CHECKLIST] Pesquisa de clima organizacional
? [INFOGRÁFICO] Gestão a Distância: ferramentas para facilitar o trabalho remoto
? [EBOOK] Novos modelos de trabalho: como transitar pelas modalidades sem errar na gestão
? [EBOOK] Guia: como engajar colaboradores para diminuir as taxas de absenteísmo e turnover?

Conclusão

Como você pôde ver em nosso artigo, a comunicação interna é um ponto muito sério dentro das organizações. 

Ela pode ser determinante quando o assunto é clima organizacional, relacionamento entre equipes, satisfação no ambiente de trabalho e até na redução de turnover. 

Sendo assim, reflita em quais desses pontos sua empresa precisa melhorar e aplique nossas dicas práticas. Seu problema pode ser mais simples de ser resolvido do que você pensa. 

E se você quiser otimizar o tempo e os resultados da sua empresa aplicando as melhorias citadas nos tópicos acima, experimente o software de gestão de pessoas da Feedz. 

Lá você pode enviar e receber feedbacks, criar OKRs e facilitar a comunicação interna para gestores e colaboradores em poucos cliques, pelo computador ou pelo smartphone. 

Este artigo foi desenvolvido em parceria com a Feedz.