Transformação Digital: Como as Empresas Evoluíram com o Home Office

Tempo de Leitura: 7 minutos

Onde há ameaça, há oportunidade! O ditado é antigo, mas sua abordagem tem se tornado cada vez mais atual, e define bem o conceito de transformação digital.

A partir da situação que estamos vivendo, a necessidade de implementar o home office se tornou um desafio para os empresários.

Mas por outro lado, essa é uma grande oportunidade para a aceleração da transformação digital nas empresas. 

Neste guest post produzido pela Group Software, você verá quais são as soluções tecnológicas que se destacam no mercado para utilização em home office. Continue a leitura!

• Aceleração da transformação digital nas empresas
• Sistemas de gestão empresarial online
• Legalização do trabalho em casa
• Controle de ponto digital
• Reuniões virtuais
• Flexibilização do local de trabalho

Aceleração da transformação digital nas empresas

A transformação digital é algo inevitável, que vinha ocorrendo em ritmo reduzido.

A comodidade com a rotina, a resistência e desconfiança que muitos tinham com a tecnologia são os principais responsáveis por esse atraso.

No entanto, a prática do home office emergencial, em decorrência da pandemia de covid-19, tirou as empresas da zona de conforto e estimulou a adaptação aos métodos digitais. 

Com a redução drástica dos processos e interações físicas, tanto empresas como clientes se tornaram mais receptivos às abordagens tecnológicas.

Esse foi o estopim para que a aceleração da transformação digital ocorresse e apresentasse vantagens relacionadas à produtividade dos colaboradores ou às finanças da empresa.

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Sistemas de gestão empresarial online

A ferramenta que já era realidade em muitas empresas mesmo antes da aceleração da transformação digital, agora se torna indispensável. 

Além da necessidade do controle digital que o home office exige, essa é uma ótima solução para negócios que buscam reduzir gastos e otimizar esforços.

Um software de gestão online automatiza processos manuais, otimizando esforços. Assim, procedimentos rotineiros passam a ser totalmente assumidos pelo software. 

Um sistema de gestão empresarial também é capaz de integrar sua empresa de ponta a ponta. Ou seja, a partir da contratação de apenas um software é possível controlar todos os setores.

Este, além de ser um dos motivos para a redução de gastos, também contribuirá para o alinhamento de toda sua equipe.

Caso você tenha dúvidas sobre as definições de home office, não deixe de conferir nosso RH em Pauta:

Legalização do trabalho em casa

Embora o home office — ou teletrabalho — faça parte do cenário do mercado de trabalho brasileiro há alguns anos, ele ainda não havia sido formalizado.

Com a Reforma Trabalhista, essa situação mudou. No geral, o trabalhador em home office adquiriu as mesmas garantias que um colaborador que é lotado internamente na empresa, como:

• recolhimento do INSS;
• FGTS;
• 13º salário;
• férias.

Porém, existem algumas diferenças. Na verdade, o local no qual o colaborador presta os seus serviços tornou-se uma extensão da empresa.

Mesmo que esse profissional precise vez por outra ir até a sede da instituição para realizar um trabalho, receber um treinamento ou comparecer a reuniões, ele continuará sendo um trabalhador remoto.

Controle da jornada de trabalho

Segundo a nova lei, o serviço em home office não está sujeito ao controle da jornada de trabalho.

Por esse motivo, o colaborador remoto não recebe horas extras. Entretanto, a empresa e o funcionário podem definir como será feito o acompanhamento dos serviços por meio de tarefas executadas ou pela jornada de trabalho.

No segundo caso, a instituição pode utilizar ferramentas tecnológicas como o aplicativo de ponto digital para registrar os horários de entrada e saída — bem como o de intervalos dos colaboradores.

Redução de custos para a empresa

As instituições que adotaram a modalidade de trabalho em home office perceberam uma diminuição nos gastos com os trabalhadores.

Um exemplo é a redução dos custos com o vale-transporte. Nesse caso, o profissional só recebe esse benefício quando precisar ir à empresa.

Além disso, com mais pessoas trabalhando fora das dependências da instituição, a necessidade de mais espaço físico, de equipamentos e de móveis é extinta. Até mesmo o gasto com aluguel de salas é enxugado.

Entretanto, mediante um acordo entre as partes, a instituição pode providenciar os equipamentos para o colaborador em home office ou permitir que ele use os que já possui.

Flexibilidade aos colaboradores

Como a legislação permite que o controle dos serviços em home office seja realizado por meio da produção dos colaboradores, estes e a empresa terão mais flexibilidade em suas demandas.

No caso dos funcionários, eles poderão cumprir as suas tarefas do dia e, após isso, dedicar-se a outros assuntos — como a realização de cursos e treinamentos.

Por outro lado, a instituição poderá pedir que o colaborador aumente a sua carga horária, em uma eventual necessidade, para entregar um projeto dentro do prazo estipulado.

Acordo para os gastos

Todos os custos relacionados à prestação do serviço home office — como energia elétrica, telefone e internet — devem ser pagos pelo empregador e essas informações devem estar escritas em contrato.

Também deve ser definido entre as partes como será feito esse controle e o pagamento dessas despesas.

O contrato pode estipular, por exemplo, se os custos serão pagos diretamente ou por meio de um reembolso.

É possível, ainda, que haja uma troca entre a empresa e o funcionário: talvez o colaborador prefira que a companhia pague pela mensalidade de um software extra, que o auxiliará em seus serviços, em vez de pagar pela conta de internet, por exemplo.

Cuidados com a saúde do colaborador

Embora o funcionário não esteja no interior da empresa, ele ainda precisa ser orientado sobre as normas de segurança e maneiras de manter sua saúde mental e física.

Essas instruções devem ser personalizadas em função da atividade exercida pelo profissional.

Os mesmos critérios rigorosos adotados na empresa em relação à questão da ergonomia, por exemplo, devem ser seguidos nos escritórios home office. Para isso, a instituição terá de analisar o ambiente de trabalho desses colaboradores.

Além disso, ainda há os riscos de acidente de trabalho que precisam ser identificados e repassados para os funcionários do teletrabalho.

Para evitar desentendimentos nesse quesito, a empresa deve colocar no contrato as obrigações e as responsabilidades do trabalhador com relação aos padrões de higiene, segurança e ergonomia.

Ademais, o benefício do plano de saúde empresarial é extensivo aos colaboradores em home office.

É claro que para manter uma boa saúde, o colaborador precisa se alimentar bem. Para isso, as empresas disponibilizam vale-alimentação para os funcionários.

Esse benefício não pode ser retirado dos colaboradores em home office. Especialmente se for uma obrigação vinda de uma norma sindical.

No entanto, caso não haja uma diretriz normativa sobre esse assunto, a empresa e o trabalhador podem optar por esse benefício ou substituí-lo por outro.

Tudo por escrito

Durante todo o texto fizemos várias referências à importância de haver um contrato que formalize os direitos e as obrigações do colaborador em home office e da empresa. Esse termo resguardará ambas as partes dessa relação comercial.

Entre as cláusulas mais importantes desse documento, estão:

• o modo como será feito o controle de frequência;
• a regulação dos compromissos de trabalho que serão realizados fora da residência do funcionário;
• as regras sobre afastamentos e interrupções do serviço devido a problemas técnicos com os equipamentos de trabalho, emergências familiares e motivos de força maior;
• as diretrizes sobre distribuição de tarefas e cumprimento de demandas urgentes;
• as obrigações do colaborador em relação à segurança no trabalho;
• as normas sobre o uso de equipamentos virtuais da empresa;
• as regras sobre confidencialidade no que diz respeito a informações sigilosas da empresa;
• o pagamento de honorários.

Assim, a lei sobre home office é um avanço e aponta para uma forma de atividade que ganhará ainda mais espaço no mundo corporativo.

Cabe às empresas aproveitar esse tipo de serviço e enquadrar-se nos requisitos dessa legislação.

Controle de ponto digital

Hoje em dia, para quase tudo existe uma solução em aplicativo, não é mesmo? Os famosos apps resolvem problemas para diversos segmentos e não seria diferente quanto a gestão dos colaboradores.

Uma tendência tecnológica muito útil em home office é o uso de aplicativos para gestão de pessoas.

Implementar um aplicativo de ponto digital, por exemplo, é uma solução para quem enfrenta dificuldades em fazer o controle da jornada de trabalho dos colaboradores.

Além disso, essa tecnologia simplifica a gestão do banco de horas e automatiza todos os cálculos, facilitando o fechamento da folha de ponto.

Com um sistema de ponto digital o colaborador pode bater ponto onde ele estiver, tanto pelo aplicativo quanto pela web.

Essa solução é uma boa alternativa para controlar a jornada de trabalho em home office, permitindo a gestão a distância. 

Aplicativos de ponto digital como Tangerino também oferecem diversos relatórios.

Por exemplo, suponhamos que, em determinado dia, um funcionário cumpriu as horas estabelecidas como regra, porém não conseguiu bater ponto por esquecimento ou falta de conexão com a internet.

Nesse caso, o app permite o registro de ponto em atraso, com justificativa, que entra no sistema como uma pendência a ser avaliada pelo gestor. 

Reuniões virtuais

Talvez essa seja a solução com maior destaque no cenário de home office. Isso porque as reuniões virtuais são a maneira mais eficiente para proporcionar que os colaboradores interajam entre si, de forma parecida com os encontros presenciais.

Além disso, a modalidade provou sua viabilidade, desfazendo as dúvidas que muitas pessoas tinham sobre essa tecnologia. 

A maioria dos profissionais optou por essa ferramenta por necessidade, mas a verdade é que existem muitas vantagens por trás desse método.

Como o virtual ultrapassa barreiras físicas, ele também supera muitas implicações e imprevistos.

Possivelmente, todos nós já passamos por situações de atraso na reunião e com a instantaneidade do ambiente virtual, basta apertar um botão para participar da reunião, uma singularidade que resulta na redução ou ausência de atrasos.

Flexibilização do local de trabalho

A quebra das desconfianças que a necessidade em se adaptar a tecnologias virtuais trouxe para as empresas, revelaram a elas que o home office é algo muito acessível e possível de ser adotado. 

As empresas que ainda se sentem inseguras em adotar essa modalidade podem fazer a flexibilização do local de trabalho, oferecendo a prática do home office eventualmente.

Dessa forma, é possível acompanhar aos poucos como a empresa e os funcionários reagem a nova forma de trabalho.

Se a ideia trouxer bons resultados, ocorrerá redução de gastos com contas de luz e água, por exemplo.

Temos muitos materiais sobre as soluções do Tangerino. Confira alguns:
? Descubra como garantir a segurança dos colaboradores na volta ao escritório
? Gestão de pessoas remota: o guia completo para colocar em prática na sua empresa!
? Manual do controle de ponto: tudo que você precisa saber para se garantir perante a lei

Conclusão

Mais do que nunca, o home office está fazendo parte da nossa rotina de trabalho e com ele algumas tecnologias que podem ser usadas para otimizar a sua rotina de trabalho se destacaram.

O reconhecimento e entendimento e principalmente a implementação dessas tecnologias é ideal para conquistar a vantagem competitiva e tornar sua empresa atualizada.

Agora você já está por dentro de como a adoção do home office potencializou a aceleração da transformação digital e sabe quais são as principais ferramentas que podem ser implementadas para tornar o trabalho a distância mais eficiente.

Aproveite e leia o nosso artigo para entender a relação desse processo com controle de ponto digital.