Gestão eletrônica de documentos: o que é e como funciona a GED?

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É bem provável que o gerenciamento manual de documentos não consiga mais atender às necessidades dos setores da sua empresa. Foi a partir dessa demanda que surgiram softwares de Gestão Eletrônica de Documentos, a GED.

Essa alternativa assumiu um papel de grande importância nas organizações, porque ajuda a preservar documentos, facilita o acesso às informações, controla o versionamento (ou seja, a atribuição de um nome único para um dado), garante maior segurança às informações e potencializa os fluxos de trabalho. 

Neste artigo, explicamos o que significa GED, o que é Gestão Eletrônica de Documentos, como funciona essa tecnologia e como você pode implementá-la corretamente na sua organização.

O que é um sistema de GED?

A GED (Gestão Eletrônica de Documentos ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é uma tecnologia que permite gerar, armazenar, controlar, classificar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos impressos ou digitais.

É um setor da administração voltado à produção, ao uso e à organização de documentos. Portanto, a ideia é que as informações permaneçam disponíveis para as pessoas certas, no local e na hora exata. 

Podemos dizer, então, que a GED é o arranjo dos arquivos em meio eletrônico, concentrando os dados em formato digital.

Qual o principal objetivo do GED?

A Gestão Eletrônica de Documentos é um conjunto de tecnologias cujo objetivo é gerar, arquivar, localizar, enviar e compartilhar documentos digitalizados ou digitais. Quer saber um pouco mais sobre ela antes de continuarmos? É só conferir a publicação abaixo e seguir o Instagram da Sólides Tangerino!

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Uma publicação compartilhada por Sólides Tangerino – Jornada do DP (@solidestangerino)

Muito popular na década de 1990, essa tecnologia foi especialmente importante para que empresas pudessem unificar o gerenciamento de dados dos arquivos disponíveis em servidores e dos documentos digitalizados. 

Além disso, alguns sistemas voltados para a GED mapeavam a localização física das informações impressas em grandes organizações, facilitando a busca de documentos.

É importante mencionar que documentos corporativos podem ser vários arquivos de diferentes naturezas que fazem parte do patrimônio de uma organização. Isso inclui as áreas financeira, administrativa, informativa, educacional e jurídica.

Dada a importância dos dados contidos nesses arquivos, é indispensável preservar a integridade dos documentos, bem como garantir o acesso a informações relevantes para os processos de tomada de decisão diários.

Confira também os artigos a seguir: 

• Elimine papel: veja 5 dicas para usar agora em sua empresa
• Digitalização do RH: qual a importância para a sua empresa?

Um Gerenciador Eletrônico de Documentos não vai apenas garantir o armazenamento das informações com segurança, mas também a localização extremamente rápida de qualquer arquivo, como formulários, fichas cadastrais, contratos, propostas comerciais, entre outros.

Esses dados podem estar contidos em documentos impressos ou arquivos, podendo ter origens diversas, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.

Com o crescimento explosivo dos dados armazenados, organizar arquivos e pastas com documentos impressos e eletrônicos tornou-se uma missão impossível. Com isso, foi necessário que a digitalização de documentos evoluísse, incorporando aos arquivos digitalizados informações de indexação conhecidas como metadados.

O que são metadados?

Metadados são informações armazenadas junto com o documento digitalizado que fornecem detalhes importantes sobre o arquivo, como o nome do autor, a data de criação, o tamanho, a descrição e outras informações que tornam o arquivo mais fácil de ser localizado.

Portanto, os metadados são cruciais para a gestão eletrônica dos documentos, porque adicionam informações que facilitam a busca dentro dos grandes sistemas de armazenamento.

GED vs. ECM

É comum encontrarmos no mercado duas soluções idênticas, mas com nomes diferentes. É o caso de GED e ECM. Esta última é a sigla para Enterprise Content Management ou Gerenciamento de Conteúdo Corporativo, em português.

É importante saber que os dois nomes representam o mesmo conceito e são amplamente aceitos no mercado. Embora haja muita discussão sobre qual seria o melhor nome, na prática, eles têm a mesma função de gerenciar informações e registros das transações corporativas em um ambiente digital. 

Portanto, não há diferença entre GED e ECM, o que muda é apenas o fornecedor da tecnologia para as empresas e as funcionalidades que cada software pode oferecer

Para que serve a Gestão Eletrônica de Documentos?

A GED é muito usada para transformar os documentos físicos de uma empresa em informações importantes para o seu cotidiano, promovendo estratégias mais consistentes e tomadas de decisão embasadas em dados reais e atualizados.

O processo de digitalização e eliminação de papel é uma tendência sentida pelo mundo todo. Nesse sentido, a GED vem para provar que a gestão de documentos digitais pode ser veloz, simples e segura, assegurando benefícios para as empresas que vão muito além do corte de burocracias e de custos.

Entre os principais objetivos da Gestão Eletrônica de Documentos, podemos mencionar:

• fornecer transparência aos atos administrativos;
• padronizar procedimentos para classificação, transferência, armazenamento e descarte de documentos;
• controlar a organização dos arquivos e o fluxo documental;
• permitir o acesso a informações e documentos de forma ágil e precisa;
• preservar o patrimônio documental histórico;
• melhorar a segurança ao acesso das informações;
• controlar e rastrear o fluxo de documentos e arquivos;
• agilizar e melhorar o processo decisório;
• proporcionar economia ao racionalizar a produção documental.

Qual a importância da GED?

Um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos funciona como um conjunto de módulos interligados que possibilitam o gerenciamento integrado dos dados. Isso ocorre levando-se em consideração documentos de vários formatos e origens, como vídeo, microfilme, planilhas, arquivos de texto, imagens etc.

Para ajudar você a compreender a fundo qual a importância da GED na organização dos arquivos de uma empresa, separamos algumas funcionalidades que podem ilustrar sua aplicação. Confira! 

1. Captura de diversos arquivos

O software de gestão de documentos permite capturar arquivos nos mais diversos formatos. Isso inclui também a digitalização de imagens, permitindo a migração de arquivos do meio físico para o eletrônico com muita facilidade.

A captação de formulários e de documentos acelera os processos de negócio, fazendo com que os dados sejam transformados em informações facilmente recuperáveis. Elas, por sua vez, podem ser integradas às demais aplicações e aos sistemas de gestão da corporação.

2. Gestão de documentos

O principal objetivo da GED é promover o gerenciamento de documentos eletrônicos, monitorando o ciclo de vida de determinado documento, desde a sua criação até o descarte, passando por etapas como indexação, revisão e aprovação.

Essa etapa também engloba diferentes funcionalidades, como controle de dados — data, autor, versão, revisão etc. — sistemas de busca, check-in, check-out, segurança e versionamento.

3. Organização de tarefas

Esses softwares costumam permitir a organização de tarefas, bem como os prazos, documentos necessários e responsáveis. 

Isso ajuda a controlar e gerenciar os processos da empresa, além de assegurar que tarefas sejam cumpridas pelos profissionais determinados no tempo certo.

4. Armazenamento e processamento

A GED permite armazenar relatórios das mais diversas naturezas de maneira otimizada e com baixo custo, mantendo a forma original. Trata de cada página do documento, incluindo as ações de indexação, captura, armazenamento, gerenciamento e recuperação de informações.

Existe ainda o processamento de formulários, uma tecnologia que permite reconhecer os dados contidos nos documentos e relacioná-los aos campos de um banco de dados, automatizando a digitação e a busca por informações.

Como funciona a Gestão Eletrônica de Documentos?

Basicamente, a GED funciona a partir de processos de digitalização e arquivamento de documentos. Desse modo, planilhas, recibos, contratos, multas e demais informações corporativas documentadas passam a integrar um arquivo digital de forma sistematizada.

Contudo, é importante frisarmos que são necessárias muitas ferramentas integradas para que a gestão eletrônica dos arquivos seja realizada adequadamente. Confira, abaixo, as principais etapas do processo de GED.

Capture

Soluções GED, basicamente, possuem componentes de captura, onde documentos impressos são digitalizados, sendo armazenados em arquivos como storages NAS. Esses são sistemas modernos de captura que contam com scanners de alta velocidade equipados com OCR (optical character recognition), que transformam imagens em arquivos de texto e registram metadados para buscas futuras.

Essa etapa de capture, portanto, refere-se à captura de documentos dos processos de negócios para transformá-los em informações digitais, recuperáveis, em ambiente seguro e de fácil acesso. Com essa ação, os processos são acelerados e os dados podem ser integrados a todos os departamentos de um negócio.

Document Management

É a gestão de documentos propriamente dita. Refere-se a uma solução tecnológica que possibilita criar, editar, revisar e eliminar documentos digitais.

Alguns sistemas para gestão eletrônica de documentos permitem gerenciar com eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos e arquivos, permitindo verificar informações como a data de criação, autoria, revisão, versão, segurança, busca e se o documento possui versões anteriores.

Além disso, nessas plataformas é possível buscar os documentos com precisão com a ajuda dos metadados previamente registrados.

Business Process Management

É uma abordagem que tem como foco a melhoria contínua de processos essenciais dentro de uma empresa. 

Com a evolução da tecnologia, o GED passou a gerenciar processos na criação e organização de documentos dentro de grandes empresas, estabelecendo prazos e garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.

Por meio de princípios tecnológicos e de automação, essa etapa visa alcançar a excelência nos serviços e produtos. Dentro de seu escopo, está o workflow, normalmente realizado por meio de uma ferramenta que organiza a ação das pessoas, suas tarefas, prazos, documentos envolvidos no processo etc.

Quais as vantagens da GED?

Os documentos fazem parte da maioria dos processos em um negócio, envolvendo diversos setores. Dessa forma, os impactos da gestão eletrônica são inúmeros, beneficiando o dia a dia dos funcionários e melhorando o resultado final dos negócios. 

São vantagens da gestão eletrônica de documentos na rotina empresarial:

1. Segurança.
2. Economia.
3. Aumento da produtividade.

1. Segurança

O armazenamento em nuvem permite que os documentos fiquem salvos sem que haja deterioração pelo tempo, danificação por manuseio indevido, chuvas, incêndios ou perdas. Quer saber outros benefícios associados a essa tecnologia? É só conferir a publicação abaixo:

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Além disso, outros dois fatores que contribuem positivamente para a segurança do sistema de gestão são a preservação e o sigilo do documento a partir de técnicas de criptografia, por exemplo, garantindo a segurança da informação.

2. Economia

Softwares de GED eficientes conseguem diminuir de forma significativa a necessidade de armazenar documentos em papel, garantindo ganho de espaço e de tempo, além de sanar as preocupações com a integridade do documento, como mencionamos no tópico anterior.

Recomenda-se que a maioria dos documentos seja guardada por, pelo menos, cinco anos. Por esse motivo, a demanda por espaço para fazer o armazenamento pode se tornar um grande problema para a organização.

Além disso, os gestores tendem a perder muito tempo procurando informações nos enormes arquivos físicos. Nesse sentido, a GED possibilita que os usuários acessem os documentos de forma segura e muito rápida, em função da rastreabilidade dos dados.

3. Aumento da produtividade

Por fim, além de ganhar tempo e espaço, a implementação da GED permite que os colaboradores tenham mais tempo disponível para realizar atividades mais estratégicas e relevantes. Como não é mais necessário perder tempo procurando um dado nos arquivos físicos, a GED facilita o trabalho integrado entre as equipes.

O mesmo documento ou a mesma informação pode ser acessada por diferentes usuários em locais diferentes e ao mesmo tempo, o que otimiza o fluxo operacional do negócio.

Quer aumentar a produtividade da sua equipe? Os seguintes artigos podem te ajudar: 

• Sete dicas de produtividade para trabalho remoto
• Planejamento e produtividade: entenda como eles andam lado a lado
• Como usar a tecnologia para promover o aumento da produtividade?
• Gestão do tempo e produtividade: como equilibrar bem-estar e resultados

Qual o momento certo para aplicar a GED?

A Gestão Eletrônica de Documentos surgiu como uma forma mais profissional de se administrar os arquivos que compõem o acervo de uma empresa. Nesse sentido, embora esse sistema de gestão traga uma série de vantagens à empresa, não são todos os tipos de negócios que efetivamente precisam dele em um primeiro momento.

Micro e pequenas empresas, por exemplo, que apresentem operações mais simplificadas, podem não precisar de todas as ferramentas que a GED tem a oferecer. Por outro lado, organizações que lidam diariamente com um alto volume de operações e transações têm muito a ganhar com a Gestão Eletrônica de Documentos.

Independentemente do porte da empresa, uma dúvida que pode surgir é em que momento é preciso migrar para o meio digital e investir em sistemas de GED.

Para te ajudar a responder essa pergunta, listamos alguns indícios que podem indicar a necessidade de um sistema de gestão de documentos. São eles:

• Quando a equipe perde muito tempo procurando documentos.
• Quando é preciso de uma sala para os arquivos.
• Quando há muitos documentos duplicados.

Quando a equipe perde muito tempo procurando documentos

Se você notou que seus colaboradores estão perdendo muito tempo buscando documentos físicos ou têm dificuldades em administrar os dados contidos nos arquivos, talvez seja hora de adotar a GED. 

Já mencionamos a importância de manter uma equipe produtiva, portanto, quando a produtividade interna é quebrada em razão da dificuldade e demora de se localizar arquivos, certamente é porque o acervo não está devidamente organizado.

Outro problema que pode estar impactando as entregas do time é o modelo de gestão adotado, que não comporta mais a quantidade de documentos necessários para a realização das atividades.

Portanto, nesse caso é preciso reavaliar a gestão buscando identificar quais as causas dessa demora na localização dos arquivos. Caso o problema não seja solucionado, o tempo perdido com tarefas operacionais pode prejudicar o desempenho geral, uma vez que os funcionários poderiam estar realizando tarefas mais estratégicas e de maior impacto.

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Quando é preciso de uma sala para os arquivos 

Se a sua empresa precisa de uma sala de arquivos exclusiva para armazenar documentos, esse é um sinal de que você precisa pensar em adotar a gestão eletrônica. Isso porque você precisa lidar com um volume muito alto de dados, o que ocasiona grandes esforços físicos e financeiros para manter o arquivo.

Nesses casos, a migração para a GED é uma verdadeira necessidade. Quanto mais demorada for a decisão de migração, maior será o acúmulo de documentos e mais complexa a mudança pode se tornar.

Quando há muitos documentos duplicados

Ter documentos duplicados nos seus arquivos também pode indicar que a sua empresa precisa da GED. Esse tipo de erro, embora seja simples e muito comum, pode se tornar um grande problema quando não é possível mapear bem os arquivos e nem segmentá-los da maneira correta. 

Ao lidar com documentos impressos, por exemplo, cópias podem ser arquivadas em pastas diferentes, gerando confusão, desorganização e até equívocos que levam a problemas mais sérios.

Para resolver essa questão, a GED aparece novamente como a melhor solução, já que o formato digital dos documentos facilita a comparação e, consequentemente, a identificação de arquivos duplicados. 

Além disso, a gestão eletrônica permite uma segmentação mais detalhada, a partir de diferentes filtros. Isso não só facilita o acesso posterior, como também evita o armazenamento em local errado.

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• Assinatura eletrônica e gestão eletrônica de documentos: conheça os benefícios
• Aprenda a vencer os desafios de gestão com tecnologia
• Automação de processos e uso da tecnologia na gestão
• Segurança de dados: descubra como manter durante o home office

Quem pode adotar a GED?

A GED pode operacionalizar o gerenciamento dos documentos em diferentes frentes. O sistema pode dar suporte à organização de forma ampla, reunindo e segmentando arquivos de diferentes setores, como financeiro, vendas e clientes. Ainda assim, o sistema oferece acesso rápido e preciso aos documentos necessários para cada tipo de necessidade.

Embora tenha uma aplicação bastante democrática, a GED é mais interessante para modelos de negócio em que se lida com um grande volume de arquivos. Nesse sentido, citamos alguns exemplos. Confira!

Onde se aplica a GED?

• Área da saúde
• Segmento jurídico e contábil
• Educação

Área da saúde

Organizações do ramo da saúde, como clínicas e operadores de planos de saúde podem encontrar na GED a ferramenta mais eficiente para armazenar, acessar e organizar documentos de terceiros, prontuários, resultados de exames, laudos e outros. 

Para essas empresas, o formato digital elimina a necessidade de instalações dedicadas ao alojamento dos arquivos, assim como dispensa gastos com papel e impressões. 

Além disso, a GED na saúde permite o compartilhamento entre usuários dos serviços, profissionais e pacientes, por exemplo, e o acesso simultâneo aos documentos.

Segmento jurídico e contábil

Escritórios de advocacia e contabilidade têm muito a ganhar com a gestão eletrônica de seus arquivos. Esses profissionais precisam comumente arquivar documentos importantes de clientes, operações e processos. 

Por serem áreas em que o rigor operacional é maior, a GED é a chave para redução de erros, atrasos e riscos à integridade e ao sigilo das informações.

Educação

As instituições de ensino dependem de uma boa organização do seu acervo, porque trabalham diariamente com documentos que vão desde matrículas de alunos até arquivos financeiros. Portanto, tudo precisa ser gerenciado de forma ágil e segura.

A GED na área da educação permite otimizar os fluxos de trabalho, facilitando o uso de arquivos digitais, mais modernos e fáceis de se manusear. Além disso, essa tecnologia oferece uma alternativa robusta para backup de dados e, ainda, um sistema eficiente para organizar milhares de documentos que precisam ser arquivados por muitos anos.

Como aplicar a GED em sua empresa?

Embora os benefícios da GED para o mundo corporativo sejam muitos, fazer a transição do legado documental físico para o meio digital envolve planejamento prévio para garantir que o arquivamento seja realizado adequadamente.

Portanto, antes de adotar de vez a GED, é preciso fundamentar a migração nos passos descritos a seguir. Confira!

Recorde as dúvidas esclarecidas sobre GED neste artigo

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Próximos passos…

As necessidades de organização e gestão de documentos sempre estão associadas ao tamanho da empresa e ao volume de documentos produzidos. Pequenas e médias empresas podem simplesmente digitalizar seu acervo e estruturar as informações dentro de um sistema de armazenamento, sem ajuda de um sistema de GED.

No entanto, como você pôde perceber, a Gestão Eletrônica de Documentos traz uma série de benefícios que podem levar à confiabilidade dos dados, segurança das informações e aumento da produtividade da equipe.

O processo de digitalização é importante para todos os setores da empresa, inclusive o de Recursos Humanos. Quer saber mais sobre o assunto? Continue por aqui e saiba tudo sobre softwares de gestão eltrônica de documentos!