Assinatura eletrônica: o que é e como funciona?

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A assinatura eletrônica é uma forma autenticar e validar documentos digitalmente e online. Para isso, utiliza criptografia avançada para confirmar a identidade das pessoas, oque garante a integridade do processo e permite que determinadas transações sejam feitas a distância, de forma rápida e segura.

Esse tipo de assinatura tem se popularizado em diversos setores, como contratos comerciais, transações bancárias e processos jurídicos. Isso porque proporciona agilidade, eficiência e redução de custos, além de atender aos requisitos legais e normativos para a validade dos documentos eletrônicos.

Se sua empresa ainda não sabe o que é assinatura eletrônica ou não optou por adotar a tecnologia, pense bem. Está mesmo funcionando da forma que é hoje? O processo de colher assinaturas não poderia ser mais simples, rápido e eficiente?

Nem sempre as pessoas se dão conta, mas organizações lidam com documentos diariamente. Isso é algo ainda mais comum em setores como o DP ou o jurídico, por exemplo.

Quem precisa criar um documento, imprimi-lo, encaminhar a coleta de assinaturas, esperar a devolução e só então seguir com um processo sabe o peso dessa burocracia. Já estava na hora de uma alternativa mais prática surgir!

Neste post, você vai conhecer essa alternativa, entender como funciona e como criar uma assinatura eletrônica para usar na sua empresa.

Para facilitar a leitura, acompanhe os tópicos abaixo:

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma maneira de validar um documento sem a necessidade de papel e caneta, fazendo uso de uma solução de autenticação que funciona para documentos diversos.

Talvez você já tenha lidado com essa tecnologia ao receber uma entrega que demandou assinatura. Diversas empresas que entregam mercadorias já utilizam uma das soluções de assinatura eletrônica, a assinatura digitalizada.

No processo, ao invés de assinar um papel, quem recebe a encomenda usa uma caneta específica ou até o próprio dedo para assinar um documento na tela de um celular ou outro dispositivo móvel.

Mais adiante, você vai ver que essa é apenas uma das formas de assinatura eletrônica existentes. Em todo caso, este é um bom exemplo para que você comece a entender melhor do que estamos falando.

Para que serve a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica serve para  conferir mais praticidade ao processo de validação de documentos e reduzir a vulnerabilidade do processo tradicional. Isso indica que trata-se de um recurso criado para atender a essa realidade cada vez mais digital que vivemos.

É graças a esse tipo de assinatura que empresas e pessoas podem otimizar a realização de diversos trâmites legais. No contexto corporativo, o principal uso dessa solução é feito pelo Departamento Pessoal e pelo RH.

Para esses setores, a assinatura eletrônica serve, por exemplo, para validar novos contratos de trabalho, folhas de ponto e qualquer outro documento que faça parte da regulamentação da relação entre a empresa e seus colaboradores.

Tudo feito de forma mais simples e prática do que no processo tradicional. Isso porque a assinatura eletrônica permite que as pessoas envolvidas autentiquem documentos eletrônicos de onde quer que estejam, em poucos instantes.

Dessa forma, a solução também serve para reduzir o tempo gasto na validação de documentos e para otimizar a rotina do DP, aumentando a eficiência do setor e minimizando o peso de diversas tarefas burocráticas.

Como funciona a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica funciona a partir de recursos de identificação para que as pessoas aceitem os termos do documento e esse processo seja registrado de forma remota.

Assim, independentemente do tipo de assinatura eletrônica, temos uma alternativa que evita a necessidade do uso de papel, de encontros presenciais para a troca de assinaturas e que facilita a validação do acordo que está sendo formalizado.

Para além disso, cabe ressaltar que alguns detalhes do processo podem variar de acordo com o tipo de solução de autenticação em uso. A saber, as possibilidades são:

• assinatura digital (que carece de um Certificado Digital);
• assinatura digitalizada (a usada no recebimento de mercadorias);
• assinatura por reconhecimento de IP;
• token;
• biometria digital;
• chancela por login e senha (usada no internet banking quando a biometria não está cadastrada);
• geolocalização;
• uso de SSO (Single sign-on).

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Princípios básicos da assinatura eletrônica

Notou que a chancela por login e senha é um tipo de assinatura eletrônica? Vamos usá-la como exemplo para explicar melhor o que é essencial para o funcionamento dessa tecnologia.

Entenda que a assinatura eletrônica é um código combinado entre emissor e receptor. Quando você digita sua senha para acessar o aplicativo do seu banco, por exemplo, o que temos é:

• senha = código;
• você = emissor;
• banco = receptor.

O app sempre vai conferir se você digitou as informações corretamente para validar ou negar seu acesso à plataforma do banco. Isso porque o uso de uma chave eletrônica pressupõe que somente o código correto identifica um usuário e autoriza seu acesso.

De forma similar, mas com suas particularidades, os outros tipos de assinatura eletrônica também se baseiam nesse princípio. Por vezes, também entra em cena a criptografia de dados para evitar que outras pessoas além do emissor e do receptor decifrem o código.

O tipo de assinatura que foge a isso é a assinatura digitalizada que se resume a uma foto, ou seja, a um registro eletrônico de uma assinatura feita de forma manual, com papel e caneta.

Assinatura eletrônica tem validade legal?

Sim, assinatura eletrônica tem validade jurídica. É importante falar sobre isso porque nem todas as pessoas e organizações têm essa informação que pode ser crucial para que a solução seja adotada.

O que você precisa saber é que a Medida Provisória 2.200-2, publicada e vigente desde 2001, garante que a assinatura eletrônica seja legal, contando ainda com o respaldo do Código Civil.

A MP versa sobre a Infraestrutura de Chaves Públicas ou ICP-Brasil, que faz a emissão dos certificados usados nas assinaturas digitais, além de indicar três requisitos para que uma assinatura eletrônica sem o uso do ICP-Brasil seja válida. São eles:

1. comprovação de autoria;
2. integridade do documento, assegurando que não tenha sido corrompido ou modificado durante a assinatura;
3. admissão de validade pelas pessoas envolvidas na assinatura do documento.

Ainda, os artigos 104 e 107 do Código Civil não determinam qualquer formalidade instrumental para a assinatura de documentos. Em outras palavras, não existe demanda por um requisito formal para que a assinatura eletrônica tenha validade. Veja:

“Art. 107. A validade da declaração de vontade não dependerá de forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir”.

Isso torna o certificado digital juridicamente válido, o que protege todas as negociações realizadas por empresas e pessoas via internet.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e a digital?

A diferença entre assinatura eletrônica e digital é fácil de entender: a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, mas não é o único tipo. Por isso, os termos não são sinônimos.

Caso sua empresa decida criar uma assinatura eletrônica do tipo digital, antes, precisa obter um certificado ICP-Brasil, pelo site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação do Governo Federal.

A ideia é interessante e sugerimos analisá-la estrategicamente porque esse tipo de assinatura eletrônica é a que tem o mais alto grau de autenticação, graças a mecanismos robustos de criptografia.

Entretanto, como vimos, existem outras opções que podem atender bem o seu DP. Assim, cabe avaliar e fazer uma escolha que se adeque às demandas do setor e da organização como um todo.

Quais as vantagens de usar a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica reduz a burocracia de processos internos e elimina tarefas que desperdiçam o tempo de colaboradores altamente capacitados, deixando-os livres para lidar com demandas mais estratégicas.

Isso vale para a empresa como um todo, de modo geral. Mas vamos dar foco especial para o Departamento Pessoal, apresentando vantagens como:

• ser uma solução adequada para qualquer tipo de negócio;
• ajudar a reduz o consumo e o gasto com papel;
• melhorar a organização administrativa;
• favorecer a centralização de informações;
• conferir mais agilidade e eficiência aos processos;
• aumentar a segurança jurídica e de dados;
• assegurar maior mobilidade;
• favorecer a adaptação aos novos modelos de trabalho.

Vamos destrinchá-las?

É uma solução para qualquer tipo de negócio

Independentemente do segmento de atuação, todas as empresas criam e validam documentos todos os dias. Isso vale até mesmo para as de menor porte, que costumam contar com uma gestão mais horizontal e enxuta.

Assim, a utilização de arquivos digitais é interessante porque otimiza a rotina de diversos setores, sobretudo os que lidam com um volume maior de informações documentais, como o DP.

Agora, um minutinho: quer saber mais sobre como uma gestão digital funciona e implementá-la na sua empresa? É só acessar o nosso kit gratuito a seguir:

• DP tecnológico: armazenamento em nuvem e gestão digital

Ajuda a reduz o consumo e o gasto com papel

Por vezes, esse gasto passa despercebido. Porém, gestões mais atentas podem identificar que cerca de 70% do desperdício total nos escritórios é composto de papel.

A opção pela assinatura eletrônica reduz a demanda por papel, bem como os custos atrelados à impressão e manutenção de equipamentos. O mesmo vale para a redução de arquivos físicos e gastos com pastas, etiquetas e até com o aluguel de espaço, por exemplo.

Além disso, contribui para que a empresa adote hábitos mais sustentáveis. Algo que já deixou de ser uma tendência e passou a ser uma demanda crescente do mercado global.

Melhora a organização administrativa

Se uma empresa adota a assinatura digital, passa a usar documentos digitais ou digitalizados, e soluções afins para seu armazenamento. Vamos te ajudar a entender porque isso favorece a organização e evita problemas.

Você já perdeu algum documento? Às vezes, é preciso rever tudo o que está sobre a mesa, conferir cada gaveta, olhar dentro de mochilas e bolsas, abrir pasta por pasta, arquivo por arquivo em busca do papel perdido.

É exaustivo, toma tempo e gera estresse desnecessário. Nem sempre perder um papel é reflexo de falta de organização. Na verdade, é quase natural que um documento ou outro “suma”, eventualmente.

A digitalização leva os documentos para a nuvem e permite o uso de ferramentas que facilitam a criação de categorias para a organização.

Com isso, é mais simples fazer com que cada documento fique no seu devido lugar, além de fazer com que seja mais fácil encontrar algum que tenha se perdido. Basta usar a ferramenta de busca e pronto.

Favorece a centralização de informações

A adoção da assinatura eletrônica tende a levar ao uso constante de documentos digitais que podem ser organizados em uma mesma plataforma. Uma vantagem diretamente atrelada à que acabamos de apresentar.

A centralização de informações documentais faz com que seja mais fácil encontrá-las no dia a dia para dar andamento a outros processos burocráticos além da validação em si.

Especialmente para o DP, que faz a gestão do relacionamento entre a empresa e as pessoas contratadas, essa facilidade para encontrar as informações desejadas otimiza e muito a rotina.

Confere mais agilidade e eficiência aos processos

Uma solução que facilita atividades essenciais e agiliza o dia a dia de trabalho é sempre bem-vinda, certo? Inclusive, um dos objetivos da gestão organizacional é encontrar formas de fazer com que os processos da empresa fluam bem e sem gargalos.

Com a assinatura eletrônica, é possível gerar documentos de forma automática, assiná-los e armazenar tudo na nuvem, diminuindo a lentidão e facilitando o processo, já que a assinatura pode ser feita até mesmo pelo celular, de qualquer lugar.

Aumenta a segurança jurídica e de dados

Documentos podem ser usados para provar que a empresa está respeitando os direitos trabalhistas. Assim, são instrumentos que conferem segurança jurídica frente a uma fiscalização do Ministério do Trabalho ou a um processo trabalhista.

Além disso, contém informações sensíveis que, sobretudo desde a publicação das novas regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), precisam ser cuidados com atenção.

Quer saber um pouco mais sobre essa lei? Assista ao vídeo a seguir:

Evitar a perda ou extravio de documentos, bem como limitar o acesso a eles é mais fácil no digital. Sendo assim, essa é mais uma vantagem do uso da assinatura eletrônica para as organizações, seus colaboradores e outros parceiros.

Assegura maior mobilidade

É comum que documentos precisem passar de uma pessoa para a outra para checagem de informações e coleta de todas as assinaturas necessárias.

Isso só é simples e rápido de fazer quando todas essas pessoas estão no mesmo lugar e ao mesmo tempo. Nem sempre é assim e a dificuldade aumenta se a empresa for maior ou tiver funcionários remotos ou em viagem, por exemplo.

A assinatura eletrônica, junto ao uso da nuvem, permite que um documento seja acessado por qualquer pessoa que tenha autorização, de qualquer lugar do mundo, instantaneamente. Basta ter uma conexão de internet.

O ganho em mobilidade está justamente na possibilidade de fazer com que um documento circule rapidamente para a coleta de assinaturas e, de quebra, sem que haja risco de perda ou extravio.

Favorece a adaptação aos novos modelos de trabalho

O home office e o modelo híbrido são comuns aos novos modelos de trabalho que têm ganhado força no mercado, especialmente de 2020 para cá.

Poder contratar profissionais de qualquer lugar é uma facilidade própria de um mundo conectado. Para tanto, há todo um processo comum de admissão que precisa ser cumprido e devidamente formalizado. E a assinatura eletrônica permite que isso aconteça sem entraves.

Com isso, a vantagem é tornar mais simples o processo de formação de um quadro de funcionários diverso e forte.

O que pode ser assinado eletronicamente?

Mais do que saber como criar assinatura eletrônica, é importante saber como usar esse recurso. Confira alguns exemplos daquilo que pode ser assinado eletronicamente:

Contratos de trabalho

A assinatura de um serviço contratado remotamente — por exemplo, quando um cliente de São Paulo transaciona com uma empresa de Brasília — é uma das atividades mais frustrantes e arcaicas.

Normalmente, o fluxo da assinatura do contrato se dá desta forma:

Utilizando a assinatura eletrônica, fica assim:

Utilizando a assinatura eletrônica, ele fica assim:

Muito mais simples, não é mesmo? A assinatura eletrônica é uma alternativa para quem está geograficamente separado, independentemente da distância. É o caso das pessoas que trabalham em home office, por exemplo. 

Mas, convém dizer: a possibilidade de assinar contratos eletronicamente também é útil quando pessoas são contratadas para trabalhar alocadas na empresa. Essa etapa da admissão pode ocorrer sem que haja necessidade de deslocamento até a organização durante o processo burocrático..

Folha de ponto

Todo DP sabe do inconveniente gerado quando alguém esquece de assinar a folha de ponto ou quando o processo, ainda manual e arcaico, forma uma fila imensa na porta do departamento.

Esses problemas podem ser evitados com a assinatura eletrônica da folha. Um recurso que funciona para quem trabalha in loco ou remotamente e que, por vezes, está disponível de forma conjunta com um sistema de controle de ponto digital ― outra solução muito útil a qualquer DP.

Aviso e recibo de férias

A legislação trabalhista determina que a concessão de férias seja formalizada por escrito, com o mínimo de 30 dias de antecedência para o início do período de descanso e com a coleta de assinatura.

Sem esse processo, a empresa comete falta grave e pode ficar sujeita a sanções. A assinatura eletrônica agiliza o cumprimento dessa burocracia e favorece o devido respeito às leis e aos direitos previstos.

Acordos coletivos com sindicatos

Você já deve saber que Acordos e Convenções Coletivas de Trabalho têm prevalência sobre a CLT. Por isso, são instrumentos muito importantes na gestão da relação entre a empresa e seus colaboradores.

Sempre que um acordo é firmado, precisa ser devidamente validado, ou seja, deve ser assinado por representantes de ambas as partes: da organização e do próprio sindicato. O que, felizmente, pode ser feito eletronicamente.

Outros documentos que podem ser validados por meio da assinatura eletrônica:

• dossiê de admissão e para rescisão de contrato;
• formulário de benefícios (vale-transporte, plano de saúde e outros);
• termo de compromisso de ética e conduta;
• termo de confidencialidade;
• termo de home office;
• termo de acesso a equipamentos e informações;
• comunicados de realocação, uso de EPIs e outros;
• termos de extensão;
• declaração de aposentadoria e outras.

Quem pode usar a assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica pode ser usada por qualquer pessoa física ou jurídica que quiser contar com esse recurso. Portanto, cabe avaliar a necessidade e, claro, as vantagens que mencionamos aqui.

É interessante ressaltar que a solução pode ser adotada por um ou mais setores, ainda que outras áreas da empresa se mantenham no processo tradicional de assinatura à base de papel e caneta.

Seja como for, é importante avaliar que tipo de assinatura eletrônica faz mais sentido. A assinatura digital, por exemplo, pode ser uma exigência para a emissão de notas fiscais ou para que uma pessoa assine um documento em nome de uma organização.

Além disso, convém avaliar o investimento e o custo-benefício. Um token, por exemplo, costuma ter validade maior do que uma assinatura digital. Porém, a assinatura digital é mais prática do que o token.

Tire suas dúvidas sobre assinatura eletrônica!

Que tal repassar o que vimos sobre assinatura eletrônica e tirar dúvidas de uma vez por todas?

Para encerrar…

A escolha pela adoção da assinatura eletrônica é estratégica. Pode ser que sua empresa e seu DP tenham dúvidas quanto a abandonar o processo tradicional e manual e adotar alguma das alternativas que apresentamos aqui.

Mas, será que vale mesmo a pena se apegar ao passado? Tenha em mente que a transição pode ser gradual e que isso vai, inclusive, ajudar vocês a conhecerem na prática os benefícios dessa solução.

A assinatura eletrônica faz parte de um movimento mais amplo de digitalização que engloba a adoção de softwares diversos e a busca por processos que otimizem rotinas burocráticas, processos e mantenham a segurança da empresa.

Fazer isso lidando com papel e caneta, considerando o volume crescente de dados com que as empresas lidam hoje em dia, vai se tornar um desafio cada vez maior. Por isso, considere mudar.

Aproveite também para conferir dicas para garantir a Segurança da Informação na gestão de documentos e descobrir como a tecnologia pode ajudar!