Como fazer a gestão remota de pessoas?

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A gestão remota de pessoas se tornou uma necessidade na vida de muitos empregadores e RHs em razão das mudanças que o novo coronavírus causou. Como sua empresa tem lidado com essa situação?

Desenvolver a capacidade de gerenciar equipes remotas é uma necessidade pontual, mas que pode se tornar uma demanda constante para o RH tendo em vista o emprego difundido desse modelo. 

Pensando nisso, preparamos este post com informações e dicas que vão ajudar você a entender o que é gestão remota e como fazê-la bem. Confira!

O que é a gestão remota?

A gestão remota é um modelo de gestão de pessoas que permite aos funcionários a atuação em home office, sendo devidamente acompanhados por seus gestores e pelo RH.

É uma realidade que pode acontecer quando se tem trabalhadores atuando em casa ou em qualquer outro ambiente fora das dependências da empresa, diariamente ou apenas algumas vezes por semana. 

Em outras palavras, a gestão à distância vale para um modelo de trabalho inteiramente remoto ou misto.

Falamos de uma necessidade que surgiu graças aos avanços da tecnologia que contribuíram para a promoção de mudanças no universo do trabalho e na sociedade como um todo. Quantas vezes você ouviu falar de mobilidade e flexibilidade nos últimos tempos?

Para uma parcela significativa dos agentes do mercado nacional, o home office só virou realidade por causa da covid-19. 

Entretanto, trabalhar de casa ou fora do escritório é o modelo dos sonhos para a maioria dos profissionais entrevistados pela pesquisa Hábitos do Trabalho Alelo, divulgada em 2019.

O desejo por uma rotina menos engessada existe entre os trabalhadores, e suas consequências podem ser benéficas também aos empregadores. 

Sendo assim, mais do que um conceito que ganhou destaque em razão de uma pandemia, a gestão remota é uma necessidade para o futuro das empresas.

Dados da pesquisa Gestão de Pessoas na Crise da covid-19 apontam que 46% das empresas adotaram o home office durante a pandemia. 

A maioria dos profissionais vivenciando esse modelo poderia seguir atuando remotamente mesmo depois do fim do isolamento.

Em qualquer circunstância, a gestão remota é a que permite à empresa ter conhecimento das ações dos funcionários e controle das tarefas independentemente de onde estiverem.

Quando a gestão remota é necessária?

Apenas para que não restem dúvidas, a gestão remota é necessária sempre que a organização tiver um ou mais funcionários atuando em home office, em qualquer outro lugar que não o ambiente da própria empresa ou como membro de equipes externas.

Isso significa que, mesmo que no caso de sua empresa o home office seja apenas uma demanda temporária, o RH e os gestores ainda precisam estar preparados para fazer a gestão de equipes remotas.

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• Dinâmica online: adaptando a gestão ao home office
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Quais os 5 principais desafios da gestão remota?

Cada vez mais, o foco da atuação do RH se volta a uma gestão estratégica de pessoas, de modo que as tarefas burocráticas não consumam todo o tempo e os esforços do setor.

A ideia de conhecer melhor o perfil e as necessidades de cada funcionário para alinhar suas expectativas às da empresa, e vice-versa, é desafiadora mesmo quando toda essa gestão acontece de forma presencial.

Durante o isolamento que foi estabelecido em razão da covid-19, pudemos entender que há profissionais que precisaram aprender o bê-a-bá de ferramentas digitais para trabalhar em home office.

Entendemos também que há RHs e gestores que precisaram se desdobrar para descobrir como acompanhar, se comunicar e dar seus primeiros passos na gestão remota.

Uma pesquisa feita pelo OWL Labs, em 2019, indica que apenas 38% dos funcionários e só 15% dos gestores receberam algum treinamento sobre como lidar com o trabalho remoto. 

Os dados são dos Estados Unidos, mas se os tomarmos por base, podemos supor que a realidade aqui não deve ser tão diferente.

O que queremos dizer com isso tudo é que se sua empresa está enfrentando dificuldades com a gestão remota, saiba que isso é natural. Contudo, convém buscar maneiras de sair desse lugar-comum. Pensando em ajudar você, listamos abaixo os principais desafios de gestão de equipes remotas.

1. Desenvolver uma boa comunicação

Ao menos a princípio, um dos maiores desafios que a gestão remota pode apresentar é a comunicação.

Isso, sobretudo, se a empresa precisou mudar para o home office sem passar por um período de planejamento e preparação.

Não é de hoje que a preocupação com ruídos de comunicação existem. Se na conversa face a face é possível que alguém não consiga ter clareza ou seja mal interpretado, com a distância o risco aumenta.

Com isso, é importante que ferramentas adequadas à comunicação sejam adotadas de acordo com a necessidade em cada situação.

Às vezes, um e-mail basta, em outras, é preciso a troca de mensagens instantâneas ou uma ligação, por exemplo.

Mais do que isso, é fundamental que gestores sejam preparados para se comunicar de forma clara, simples e objetiva, e que sejam orientados a manter abertos os canais para que os funcionários se comuniquem com eles.

2. Manter o clima organizacional positivo

O clima organizacional não é algo palpável como um objeto decorativo que fica à disposição para que todos vejam tão logo cheguem à empresa.

Trata-se, na verdade, de uma ideia ou de uma sensação gerada em decorrência de variados fatores.

Quando essa ideia ou sensação se concentra em um mesmo ambiente pode ser mais fácil delineá-la, ou seja, fazer com que seja percebida ou sentida por todos os presentes. 

No trabalho home office, com cada funcionário em sua própria casa, reproduzir essa realidade é um desafio à parte.

Especialmente em um contexto de isolamento — em que profissionais podem precisar dar atenção aos filhos, ao almoço e a outras demandas diárias —, é difícil criar uma atmosfera única para que todos compartilhem.

A boa comunicação, em paralelo a outros fatores que podem ser orquestrados pelo RH e conduzidos pelos gestores, contribui para manter o clima positivo.

A ideia é fazer com que o apoio e a estrutura criada para o trabalho remoto deem aos funcionários um senso de segurança, organização e bem-estar, mesmo a distância.

3. Adaptar a realização de tarefas e processos

O senso de organização e até o de bem-estar estão relacionados com a forma que a empresa estrutura a realização de tarefas para aqueles que estão em home office.

A gestão remota também passa por isso, porque está envolvida com a criação de circunstâncias favoráveis para que o trabalho de cada um seja cumprido da melhor maneira possível.

Com isso, um desafio é adaptar processos e buscar formas para que as mudanças não promovam bloqueios produtivos entre os funcionários ou em uma equipe. 

Isso é algo que demanda acompanhamento e orientação até que os profissionais se ajustem à nova realidade.

4. Avaliar a produtividade da equipe

É provável que a produtividade seja a principal preocupação de empregadores que precisaram ou até mesmo optaram por adotar o home office integral ou em regime misto.

Isso acontece porque ainda é senso comum pensar que se o gestor está vendo o funcionário em seu computador ou estação de trabalho, sabe que as tarefas estão sendo feitas. E que, se a distância existe, não é possível ter essa certeza. Nada disso é verdade!

Profissionais trabalhando na empresa podem ter queda de produtividade, enquanto aqueles que estão em casa podem se sentir e ser mais produtivos de fato.

Segundo a já mencionada pesquisa Hábitos do Trabalho Alelo, a noção de que o trabalho remoto incentiva maior produtividade dos funcionários é destacada entre os fatores positivos dessa mudança.

Isso não é regra, porém. Assim, a questão é descobrir como avaliar a produtividade para entender se o home office está sendo favorável para a empresa e seus funcionários ou se ajustes são necessários.

5. Fazer o controle de ponto de colaboradores

O prática de bater ponto presencialmente na empresa é uma das mais comuns. O que muitos gestores ainda não tem conhecimento é de que, atualmente, com as novas regras de registro de ponto eletrônico, é possível fazer controle de ponto de funcionários que atuem em home office ou que façam trabalho remoto, no geral.

A depender do tipo de tecnologia pela qual a empresa opta fazer esse controle, os funcionários podem bater ponto em locais restritos, selecionados pela empresa, graças ao recurso de geolocalização. Podem também bater ponto offline e ter esse registro armazenado em nuvem e, posteriormente, atualizado quando se estabelecer uma conexão à internet.

8 dicas para gestão remota de equipes

Falar sobre os desafios da gestão remota pode causar certa apreensão e até fazer você pensar que “tão logo essa pandemia passe, vamos abandonar o home office para sempre”. Mas não precisa ser assim.

A seguir, você confere dicas para que essa gestão seja realizada da melhor forma possível, permitindo que RH e gestores superem dificuldades e consigam alcançar seus objetivos. Acompanhe!

1. Defina regras e direcione expectativas

A conversa em torno do home office provocado pelo isolamento não raro aponta para a ideia de que muitos profissionais poderiam estar trabalhando de casa há mais tempo. 

Essa informação vai de encontro ao fato de que, depois da experiência, 74% das empresas pretendem manter a modalidade pós-pandemia.

Nada disso, porém, significa que os funcionários estejam prontos para simplesmente fazer em casa tudo o que antes faziam na empresa. 

Além de ferramentas, orientações devem ser passadas, regras definidas e expectativas alinhadas para que todos saibam o que esperar.

Os trabalhadores precisam saber como a comunicação vai ser feita, com que frequência, como os processos serão conduzidos, como a produtividade vai ser avaliada e por aí vai.

A ideia, portanto, é que a gestão remota se baseie em planejamento e seja estruturada em vez de simplesmente ir acontecendo aos poucos, da forma como dá.

2. Auxilie o desenvolvimento de uma rotina

Fazer gestão remota é se preocupar diariamente com o andamento do trabalho feito pelos profissionais em home office, assim como os fatores que interferem nisso.

Falamos, por exemplo, da adaptação ao trabalho em casa, da satisfação, do bem-estar e de outros.

Há quem trabalhe muito bem fora do ambiente da empresa e consiga se organizar de forma eficiente. Entretanto, considerando que o home office é novidade e uma mudança impactante para muitos, toda ajuda é bem-vinda.

Por isso, vale orientar e estimular a equipe a manter uma rotina bem estruturada, seguindo os horários habituais, inclusive as pausas para o almoço. 

Preservar hábitos favorece, entre outras coisas, a produtividade, mas é importante não ignorar a flexibilidade que o home office oferece.

3. Aposte em comunicação eficiente e frequente

A comunicação é sempre uma das principais ferramentas que uma empresa tem para lidar com seus funcionários e conseguir alcançar seus objetivos com essa relação. 

Considerando todos os desafios que a distância impõe, a gestão remota precisa de uma comunicação ainda mais estratégica.

Abaixo, apresentamos alguns pontos sobre a relevância desse esforço de comunicação, além de dicas para uma boa gestão.

3.1 Alinhamento e proximidade

Estando cada um em sua própria casa, pode acontecer de funcionários se sentirem perdidos ou terem dificuldades para participar da equipe. Com isso, podem acabar ficando para trás ainda que estejam se esforçando ao máximo.

Um dos objetivos da comunicação frequente, portanto, é manter as expectativas alinhadas para que tarefas sejam devidamente realizadas. 

Ainda, essas interações ajudam a promover a proximidade entre os membros da equipe e seu gestor, amenizando o afastamento que o trabalho remoto pode causar.

3.2 Auxílio e produtividade

As ferramentas de comunicação assíncrona são excelentes aliadas nos dias de hoje. Apesar disso, é importante que tanto gestores quanto equipes saibam avaliar a importância de uma resposta rápida em determinadas situações.

Quando todos compartilham o mesmo espaço, é fácil interagir em tempo real e obter respostas e orientações necessárias para dar andamento ao trabalho.

Contudo, quando cada um está em sua casa, um descompasso pode ocorrer e, em alguns casos, isso precisa ser evitado para que o trabalho não pare ou não tenha seu ritmo prejudicado.

Por essa razão, orientações sobre melhores práticas são bem-vindas, e aqueles envolvidos na gestão remota devem saber influenciar pelo exemplo.

3.3 Interação e trabalho em equipe

O estímulo à comunicação deve ocorrer e ser reforçado sempre que necessário. Saber que alguém está trabalhando de casa pode gerar no outro o receio de incomodar caso um contato seja feito.

Sabendo disso, é importante que a cultura de interação e trabalho em equipe seja reforçada para que todos se sintam à vontade para interagir com a gestão quando necessário e, claro, uns com os outros.

O contato com o gestor, inclusive, favorece a coleta de feedbacks e a identificação de gargalos que precisam ser considerados para otimizar a gestão de equipes remotas.

4. Tenha metas e prazos bem definidos

Combinando a dica de alinhar expectativas e apostar na comunicação, a gestão remota pavimenta o caminho para apresentar metas e prazos de forma clara.

Isso é fundamental, porque a distância entre os membros da equipe e o fato de os profissionais não estarem em um ambiente convencional de trabalho pode prejudicar o foco em um primeiro momento.

Sendo assim, para que o trabalho em home office não seja sinônimo de desconexão com as tarefas e os objetivos da empresa, as responsabilidades devem ser reforçadas.

Para tanto, além de apresentar metas e datas, convém usar ferramentas que permitam aos membros da equipe acompanhar a evolução dos processos e, assim, saber se estão ou não em um bom ritmo de trabalho.

Vale lembrar que o RH e os gestores têm papel importante sempre, mas a autogestão é cada vez mais bem vista, sobretudo em um contexto em que o trabalho remoto é realidade.

5. Saiba utilizar as interações para criar laços

Ao alinhar expectativas, os agentes que participam da gestão remota de pessoas podem até mesmo montar um calendário para reuniões individuais ou em equipe. 

Seja como for, é interessante que os momentos de interação sejam utilizados também para criar ou reforçar laços e não apenas para tratar de trabalho.

Considere que quando o contato entre os profissionais de uma empresa é presencial, conversas sobre trivialidades e este ou aquele aspecto da vida de cada um acontecem. 

Esse tipo de diálogo é bastante comum, por exemplo, logo no início do expediente, nos intervalos e quando é hora de ir para casa.

Estando em home office, é certo que funcionários que sejam mais próximos entre si podem manter esse contato informal inclusive fora do momento de trabalho.

Porém, considerando que há uma perda real com relação a essas interações informais, convém oportunizá-las.

Assim, a dica para quem conduz a gestão remota é permitir e até começar conversas descontraídas nos minutos iniciais de uma reunião para promover um clima mais amistoso e leve. 

Certamente, não é algo que precisa se estender demais, porque toda reunião tem um foco e este não deve ser perdido.

6. Mantenha a equipe bem informada

Como temos dito, a gestão remota prevê o uso de ferramentas que vão facilitar a comunicação entre a equipe e o acompanhamento de processos.

Apesar disso, ainda é possível que a comunicação precise contar com mais alguns métodos.

Por isso, é recomendável criar estratégias de atualização para manter a equipe bem informada sobre eventuais mudanças que surjam do contato com um funcionário e que precisam ser repassadas a todos. 

Sempre vale lembrar que a dinâmica, nesse caso, é bem diferente daquela que acontece presencialmente nos escritórios. 

Além do mais, a ideia desse contato para atualizar a todos também favorece a concessão de feedbacks sobre o andamento do processo, sobre o desempenho individual e coletivo e sobre metas alcançadas. Algo que conta a favor da motivação.

7. Conte com recursos educativos

Lembra-se de que falamos sobre a dificuldade em lidar com ferramentas de gestão remota como um dos desafios a serem enfrentados pela gestão de pessoas? 

A depender da faixa etária da equipe e principalmente do perfil dos funcionários, a adaptação ao uso de novas tecnologias é mais ou menos complicada.

Considerando um cenário de maior complicação, basta pensar que até presencialmente aprender como mexer em uma ferramenta pode ser uma dor de cabeça.

Por isso, a gestão remota pode se valer de recursos educativos como tutoriais, artes de passo a passo ou até vídeos com orientações para o trabalho em home office. 

Algo que tende a facilitar a adequação às mudanças relacionadas ao cumprimento de tarefas e respeito aos processos.

8. Dê atenção extra à saúde mental

Falar sobre saúde mental no trabalho é cada vez mais comum, porque é um tópico extremamente necessário. Em um contexto de mudança para o home office e de gestão remota não poderia ser diferente.

Em um processo planejado e bem orientado de migração para o trabalho feito de casa, alguns funcionários podem se abater em razão da queda na socialização com os colegas. 

Isso, por si só, já é um bom motivo para dar mais atenção ao desempenho de cada um e manter uma rotina de conversas individuais.

Como se não bastasse, partimos de um contexto de pandemia que gera estresse, tensão e ansiedade extras.

Sabendo disso, as estratégias de comunicação e interação também devem buscar a promoção do bem-estar.

Vale inclusive a criação de peças que orientem sobre práticas que podem ser seguidas no dia a dia (alongamento, exercícios físicos etc.), além da clara abertura de canais de comunicação para que dificuldades sejam relatadas e acolhidas. 

Quais as ferramentas ideais para a gestão remota?

Como prometido, vamos apresentar algumas das principais ferramentas que podem ser utilizadas para viabilizar e otimizar a gestão remota.

É provável que você já conheça parte delas, mas isso não nos impede de destacá-las como alternativas a serem usadas estrategicamente por sua empresa. As separamos por categorias para facilitar. Confira!

Ferramentas de comunicação por texto

O WhatsApp é o mais famoso entre os aplicativos que podem ser usados para comunicação diária entre os funcionários e até mesmo para comunicações mais rápidas com gestores.

Com uma premissa muito similar temos o Telegram, ferramenta que permite tanto a conversa um a um quanto a criação de grupos. Algo que favorece a conexão e a comunicação com toda equipe.

Acontece que essas duas opções são muito usadas para fins pessoais também. Por isso, existem empresas que preferem buscar alternativas para que conversas de trabalho aconteçam em um ambiente virtual diferente, evitando distrações.

Nesse caso, uma das ferramentas mais indicadas para a comunicação é o Slack: uma plataforma de mensagens baseada em canais e que permite divisões por tópico e por grupo, além de conversas individuais.

Independentemente da escolha feita, uma dica importante para uma boa gestão remota é respeitar e incentivar os funcionários a respeitarem horários de trabalho.

O home office presume uma rotina mais flexível, mas a depender do acordo firmado, a empresa ainda pode ser legalmente cobrada caso seus funcionários excedam o limite de 8 horas diárias de trabalho.

Além do mais, não é porque um funcionário está em casa que precisa acordar já respondendo mensagens de trabalho ou se sentir livre para tratar de assuntos profissionais com colegas e gestores tarde da noite.

Ferramentas de vídeochamada

Nem tudo se resolve por meio de ferramentas de mensagens instantâneas, não é mesmo? Por isso, ao escolher soluções para uma gestão remota, é preciso considerar opções que sejam mais adequadas a reuniões, sejam elas individuais ou em grupo.

Para esse fim, as principais alternativas são o Google Meet, o Zoom, o Skype e o Google Hangouts.

Uma vantagem das ferramentas Google que merece ser destacada é a facilidade de integração com outros serviços da empresa, o que torna mais fácil o agendamento automático de encontros, além do envio de lembretes a respeito.

Temos alguns materiais que podem complementar a sua leitura, confira:
? Descubra como manter a segurança de dados durante o home office
? Tudo o que a sua empresa precisa saber para implementar o home office
? Contrato de home office: evite problemas trabalhistas na adesão ao modelo

Ferramentas para gestão de tarefas

Quando falamos dos desafios da gestão remota, mencionamos a dificuldade de adequação de tarefas e processos a uma nova realidade. Mais do que a sua realização, falávamos da organização e acompanhamento das etapas.

Uma ferramenta já conhecida que ajuda na organização da vida das equipes é o Google Agenda.

O calendário está disponível para qualquer um com uma conta Google e permite que agendas múltiplas sejam criadas.

Assim, um gestor pode compartilhar a própria agenda com a equipe para que todos saibam, sempre que quiserem consultar, quando sua liderança terá um horário livre para uma conversa, por exemplo.

Ainda que o Google Agenda seja uma ferramenta bastante útil a profissionais e empresas, opções específicas para a organização remota são o Trello e o Monday.

Ambas as ferramentas permitem que todos consigam acompanhar as etapas de um processo e saibam quais tarefas precisam ser cumpridas.

Com isso, os funcionários têm clareza não apenas de suas responsabilidades, mas de como os prazos estão ou não sendo cumpridos pela equipe. 

Assim, podem agir proativamente caso um projeto esteja em atraso, sabendo ainda que o gestor também acompanha tudo e pode auxiliá-los a qualquer momento.

Isso significa que, ao usar uma dessas ferramentas, a empresa não oferece apenas uma forma de organização para seus funcionários. 

Mais do que isso, permite que gestores acompanhem cada etapa do trabalho, tendo recursos necessários para realizar a gestão remota.

Ferramentas para controle de frequência e jornada de trabalho

Por fim, é preciso destacar que pode haver diferenças importantes entre o que a legislação trabalhista entende por home office e o que entende por teletrabalho.

O home office é algo que acontece eventualmente, em razão de fatores como uma pandemia, por exemplo.

Nessa circunstância, o controle de jornada de trabalho deve seguir acontecendo quando obrigatório por lei, como é o caso das empresas com mais de 20 funcionários, segundo determina a Lei de Liberdade Econômica.

Isso significa que o trabalhador em home office tem direito a horas extras, intervalo intra e interjornada e outros.

Por isso, para a gestão remota, sua empresa pode precisar contar com uma ferramenta de acompanhamento e controle como o aplicativo de ponto eletrônico do Tangerino.

Com o app Tangerino, as marcações de ponto podem ser feitas a distância, com cada funcionário em sua casa, já que o software é instalado no smartphone. 

Com isso, gestores acompanham a jornada em tempo real, conferindo também o saldo de banco de horas e horas extras.

Conclusão

O trabalho realizado remotamente pode se provar bastante vantajoso para empregadores e trabalhadores. Se não fosse assim, empresas não estariam planejando manter o home office e profissionais não apresentariam a situação como modalidade dos sonhos, conforme dados que apresentamos.

Assim, seja uma questão temporária ou não, seja um home office em tempo integral ou híbrido, a gestão remota é algo que o RH e os gestores precisam conhecer e saber aplicar.

Como vimos ao longo do post, o entendimento da situação e de suas particularidades, o planejamento e o uso de ferramentas adequadas são fatores que direcionam para a realização de uma gestão de qualidade.

Uma gestão eficiente começa com um controle de jornada bem-feito e alinhado ao modelo de trabalho remoto. Baixe agora nosso material gratuito com os 5 benefícios do Tangerino no controle de ponto em modelos de trabalho remoto.