Entenda o Que É Kanban e Veja Como Adotar na Gestão de Equipes e Projetos

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Se o seu time não sabe o que cada integrante está fazendo ou tem problemas em chegar ao final de um projeto, é um forte indicativo de que algo no processo precisa ser melhorado. Por isso, hoje apresentaremos o método Kanban.

Já ouviu falar dessa técnica japonesa? Ela foi criada na década de 40 e envolve a utilização de cartões ou post-its como forma de auxiliar a gestão e organização com objetivo aumentar a produtividade de uma equipe.

Se você é usuário do Trello, já terá uma boa ideia de como esse sistema funciona. É uma forma de visualizar as tarefas e conduzir o trabalho, verificando pontos que podem comprometer a eficiência do time.

Quer saber o que é essa metodologia oriental e como ela pode melhorar o desempenho da sua empresa? Continue lendo este texto, preparamos um material superexplicativo!

• O que é Kanban?
• Os três tipos de Kanban
• Onde você pode aplicar o Kanban em sua empresa
• O passo a passo para implementar o Kanban
• As principais vantagens do método Kanban
• O Kanban como ferramenta de produtividade
• Dicas: melhores softwares de Kanban

O que é Kanban?

O Kanban é um método desenvolvido por Taiichi Ohno, um engenheiro e empresário japonês que foca na execução de tarefas-chave (essenciais) em um fluxo de trabalho contínuo.

Através dessa metodologia, as tarefas essenciais são sempre priorizadas e executadas quando necessário e no volume adequado.

Essa metodologia pode ser aplicada em empresas e indústrias de qualquer área e faz parte do processo de modernização com atenção voltada ao resultado.

Podemos partir da pergunta: o que significa Kanban? Trata-se de uma palavra japonesa para “cartão” ou “sinalização”.

Assim, de forma simples, essa metodologia envolve a utilização de cartões ou post-its (representando as tarefas) que são distribuídos em diversas colunas, representando o estágio de execução. 

Essa configuração dos cartões permite o controle de todo o projeto de forma simples e prática.

Dessa forma, toda a equipe tem, em conjunto, o controle do andamento do projeto. 

Deixando todos na mesma página, o Kanban oferece uma visão geral das prioridades para determinado momento e facilita a gestão de pessoas.

Mas, apesar de todas essas vantagens, o principal objetivo do Kanban é controlar as tarefas que estão em andamento. 

Isso limita as tarefas àquelas mais prioritárias para que tudo ande fluidamente e a equipe não perca tempo em tarefas menos importantes.

O Kanban é considerado uma metodologia ágil, assim como o Scrum, e tem como um dos objetivos promover um ambiente empresarial sustentável.

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A criação da metodologia Kanban

Diz a lenda que o desenvolvimento desse sistema aconteceu quando Ohno, o criador, foi subitamente inspirado pela forma que os supermercados organizavam as suas prateleiras.

A metodologia Kanban surgiu dentro das fábricas da Toyota — também conhecida como Sistema Toyota de Produção —  e não tardou a se popularizar, pois permite uma gestão flexível e eficiente das tarefas em andamento.

O Kanban nasceu a partir da necessidade da Toyota de se modernizar e buscar melhores resultados. 

A fabricante de carros japonesa buscava maior eficiência e equilíbrio entre o seu estoque, a linha de produção e as vendas através de um sistema que possibilita uma melhor comunicação.

Um ponto bastante curioso é que esse método também tem grande influência do americano Henry Ford através do seu livro “Today and Tomorrow”.

Na época de sua criação, o Kanban funcionava da seguinte forma:

• os próprios trabalhadores do chão da fábrica faziam o levantamento, em tempo real, das peças disponíveis;
• quando necessário, um cartão (o Kanban) era passado ao depósito, solicitando mais peças;
• o depósito, por sua vez, solicitava aos fornecedores a reposição do estoque.

Tudo isso é conhecido como método de fabricação just in time. De forma simplificada, pode-se dizer que o Kanban otimizou a gestão do estoque e a montagem dos carros da Toyota.

O método passou por adaptações para ser implementado em outras áreas, e uma das que mais utilizam esse método até hoje é a área de desenvolvimento de softwares.

Hoje, esse método pode ser facilmente aplicado utilizando algumas plataformas que vamos abordar mais à frente neste texto.

Como usar o Kanban?

Esse método é utilizado principalmente como um fluxo de processos visual que pode ser acompanhado em um quadro Kanban, seja ele físico ou virtual.

Também é necessário ter uma lógica de melhoria constante, envolvendo toda a equipe e engajando todos os envolvidos no projeto.

A imagem abaixo representa como seria a forma mais simples de um quadro utilizando a metodologia Kanban.

O quadro, que é o controle geral do projeto, é composto pelos seguintes itens básicos:

• backlog: coluna com todas as tarefas (cartões) que precisam ser desenvolvidas para que o projeto chegue à sua completude e seus resultados possam ser medidos. Na imagem, está ilustrado pela coluna “idea”;
• para fazer (to do): aqui é disposta uma seleção dos processos que têm maior prioridade no momento, controlando melhor o que está sendo desenvolvido e o porquê;
• executando (doing): quando as tarefas estão sendo executadas, os colaboradores responsáveis movem os cartões para essa coluna;
• concluídas (done): quando as tarefas são finalizadas, os cartões são movidos para a última coluna.

Claro, essas não são as únicas etapas (colunas) que podem ser criadas em um quadro Kanban.

Cada empresa tem um fluxo de trabalho único, e é possível personalizar a forma de organizar cada estágio do processo.

Por exemplo, diversas empresas utilizam a coluna “Em revisão”, pois o gestor daquele time precisa aprovar a produção antes de concluí-la, ou mesmo passar para a próxima etapa.

Tenha sempre em mente que o objetivo aqui é controlar as tarefas sendo executadas, priorizando as mais primordiais para o projeto naquele momento.

Lembre-se: quando o time tenta realizar tudo de uma vez, é muito provável que algo saia malfeito.

Confira nosso episódio do Me Explica Aí sobre Kanban:

Os princípios do Kanban

Para finalizar a parte conceitual a respeito do Kanban, existem alguns princípios fundamentais para que os processos corram sem atrito e realmente cumpram o objetivo proposto pela metodologia.

1. Não descarte o processo atual

Essa metodologia não é desenhada para ser disruptiva, mas sim incrementar o processo atual. 

Ou seja, não vale a pena jogar todo o processo já desenhado no lixo e colocar outro em seu lugar, isso somente deixaria os colaboradores confusos e gerar resistência.

Assim, o processo deve ser realizado de forma gradual e em um ritmo que os demais integrantes do time se sintam confortáveis.

2. Respeite os cargos e as funções atuais

As funções são determinadas pelo plano de cargos e salários que delimitam de forma clara a atuação de cada profissional da empresa. 

Sendo assim, é interessante respeitar esse documento e também o cargo para o qual o colaborador foi contratado.

Essa metodologia permite uma visão geral dos processos e, junto da equipe, é possível identificar quaisquer mudanças que sejam necessárias nesses processos.

3. Incentive a liderança

O Kanban é uma metodologia que precisa do envolvimento de todos para que uma de suas premissas seja verdadeira: a melhoria constante.

Dessa forma, incentivar todos a serem protagonistas e líderes, independentemente do seu local na hierarquia, proporciona inovação. 

Não somente, um ambiente aberto a novas ideias também estimula um clima organizacional saudável.

Os três tipos de Kanban

A metodologia Kanban possui dois tipos que podem ser implementados de acordo com a necessidade específica da sua empresa, e mais um terceiro que surgiu nos últimos anos.

Veja abaixo quais são os dois tipos de Kanban e quando implementá-lo em sua empresa.

Kanban de produção

Esse tipo é indicado para o acompanhamento e melhoramento de processos e funciona muito como falamos acima.

Ele tem como princípio uma coluna que funciona como repositório de tarefas, uma para tarefas em andamento e outra para as concluídas.

É importante deixar muito claro que existem alguns itens mínimos para os cartões:

• uma descrição rápida da tarefa e das etapas de sua execução;
• o prazo máximo de entrega;
• o responsável por promovê-la.

Os colaboradores devem mover as tarefas de acordo com o seu status, e esse controle da produção é que dá o nome a esse tipo de Kanban.

Kanban de movimentação

Essa metodologia, por sua vez, é muito mais similar àquela utilizada pela Toyota quando falamos sobre a história dessa metodologia.

Ele funciona de forma similar ao tipo anterior, contudo, o seu principal objetivo está no controle de estoque tendo em vista a produção imediata. Vamos explicar!

Imagine que a Toyota precisa produzir mil carros, mas a fábrica produz somente cem por vez, seguindo três etapas: montagem, pintura e acabamento.

Dessa forma, é possível registrar as peças necessárias para cada leva de produção em cartões que são enviados para o estoque.

O estoque, por sua vez, sincroniza com os fornecedores as peças para que a linha de produção nunca pare, mas para que também a fábrica nunca tenha um excesso de peças.

Isso possibilita um controle de estoque muito mais sustentável e até mesmo identificar aqueles itens que precisam de um estoque diferenciado.

E-Kanban: o modelo digital

Com a transformação digital — e o agravante da pandemia — é simplesmente impossível ignorar a necessidade de levar essas metodologias ágeis para o meio digital.

O e-Kanban nada mais é do que essas mesmas metodologias adaptadas para serem utilizadas em um software de gestão empresarial.

Onde você pode aplicar o Kanban em sua empresa

Um dos grandes apelos dessa metodologia é justamente a sua flexibilidade, sendo possível aplicá-la em diversos setores, sendo necessário somente personalizar o fluxo para cada realidade.

Alguns exemplos de onde o Kanban pode ser aplicado são listados e explicados abaixo. Confira!

Gerenciamento de fluxo de vendas

Especialmente em pequenas e médias empresas com um baixo volume de clientes, essa pode ser a ferramenta ideal para acompanhar o processo de vendas.

Os leads em processos de compra entram como novos cartões e progridem no quadro à medida que a negociação também avança.

Uma vez que o processo de vendas é concluído, esse mesmo cliente pode cair diretamente no quadro da produção e, assim, começar um novo fluxo até que o serviço ou produto seja entregue e o cliente saia feliz.

Processo de seleção e recrutamento

Aqui no tangerino somos completamente a favor da utilização de softwares próprios para o RH, contudo, nem sempre é vantajoso realizar esse investimento.

Sendo assim, para empresas que não fazem processos de recrutamento e seleção com muita frequência, o Kanban é uma excelente forma de gerenciar essa atividade de forma eficiente.

Imagine um processo seletivo com diversas fases e testes. Aqui, os cartões representam os candidatos e as colunas as etapas pelas quais eles passaram até que sobre somente um candidato no final.

O Kanban serve para gerenciar, virtualmente, qualquer projeto, independentemente do seu nível de complexidade e de quantas pessoas estão envolvidas.

O passo a passo para implementar o Kanban

A implementação do Kanban não é difícil — mais um motivo para você adotar esse método. 

Para começar, é necessário um quadro físico ou um software de gestão. Após isso, basta seguir as seguintes etapas.

1. Mapeamento dos processos

Se a sua empresa não tem todos os processos devidamente mapeados, esse é o primeiro passo.

Essa etapa permite identificar quais são as colunas necessárias e fornece uma ideia do que precisa ser melhorado.

2. Padronização

Essa é a hora de soltar a criatividade para criar nomes interessantes para as etapas e que combinem com a cultura interna da empresa.

Aqui é possível utilizar cores, tags e outros recursos visuais para ajudar o time a identificar o status das tarefas.

3. Treinamento

Essa é uma parte da implementação do método Kanban que o RH já está bastante acostumado.

Sempre que há alguma mudança significativa, é importante realizar um treinamento com o time e explicar o novo funcionamento.

4. Melhoria contínua

A otimização dos processos não acontece de um dia para a noite, trata-se de uma sequência de feedbacks cumulativos que resultam em fluxos próximos ao ideal.

Dessa forma, vale reforçar que o melhor cenário para isso é aquele em que os colaboradores sentem-se livres para compartilhar suas opiniões e visões.

As principais vantagens do método Kanban

Se até agora as vantagens de utilizar o processo Kanban não ficaram claras para você, a gente também as lista abaixo.

Visão geral dos processos

O Kanban, em sua essência, é um método visual que permite que times inteiros possam compreender de forma rápida o estágio do projeto e as prioridades momentâneas.

Essa visão holística possibilita o acesso à informação de forma simplificada, envolvendo os colaboradores em todo o processo de planejamento, sendo ideal para o home office.

Simplicidade no dia a dia

Um dos grandes apelos do Kanban é justamente a sua praticidade de implementação e simples curva de aprendizado.

De fácil compreensão, essa ferramenta permite que o processo de adaptação seja curto e que os colaboradores comprem a ideia com maior facilidade.

Fluxo de trabalho facilitado

É extremamente comum encontrar processos redundantes ou desnecessários dentro de uma empresa. Certamente a sua também tem.

Com a visão geral e uma mentalidade de melhoramento constante proporcionadas pelo método, fica mais simples eliminar essas etapas desnecessárias e focar no que realmente traz resultados.

Prioridades e metas claras

Por limitar a quantidade de tarefas e estabelecer prazos, a capacidade de foco dos colaboradores aumenta. 

Ademais, o quadro Kanban também atua como um excelente ponto de controle para que os gestores possam determinar de forma mais intuitiva o que é realmente prioridade para aquele momento.

Fim da ociosidade entre colaboradores

Ociosidade das equipes é um problema comum e que os gestores têm que ficar atentos para não gerar prejuízos financeiros.

Como as tarefas e responsabilidades já estão descritas no quadro de controle, basta que os colaboradores a consultem para saber qual a próxima etapa do projeto e os prazos que devem ser cumpridos.

Assim, os colaboradores também tendem a tornar-se mais independentes e proativos.

O Kanban como ferramenta de produtividade

Como distribuir as tarefas de forma equilibrada e transparente, sem sobrecarregar os colaboradores? Essa é uma das questões que o Kanban vem para responder. 

Com uma visão geral do quadro, é muito mais simples dividir o trabalho e garantir que tudo seja entregue dentro do tempo programado.

Esse dinamismo nos processos e inserção dos colaboradores diretamente no planejamento ajuda na motivação do time e aumenta a sensação de propósito. Por sua vez, isso impacta diretamente na produtividade individual.

Não somente, essa mesma visão possibilita que o melhoramento seja constante e os processos sejam cada vez mais otimizados para gerar melhores resultados.

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Dicas: melhores softwares de Kanban

Abaixo você encontra alguns dos principais softwares de gestão nos quais você poderá facilmente aplicar o método Kanban.

De antemão, recomendamos avaliar com atenção o Trello. Essa plataforma oferece uma série de ferramentas muito úteis mesmo em sua versão gratuita.

• Trello
• Kanban Tool
• Kanban Flow
• Wekan
• Monday
• Breeze
• Asana

Ficou interessado em implementar o Kanban em sua empresa? Não pare os seus estudos por aqui! Também temos um material incrível sobre metodologias ágeis para que você aprofunde ainda mais os seus conhecimentos.