REP-A: Saiba o Que é Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo

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Se você está no mercado de trabalho atualmente, provavelmente já registrou sua jornada de trabalho em um REP-A, ou seja, um Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, pelo menos uma vez.

O REP-A facilita o controle de ponto tanto para os funcionários quanto para o setor de RH, que garante a fidelidade e a segurança dos registros e o acompanhamento em tempo real. 

Se você ainda não sabe sobre o que estamos falando, continue a leitura até o final e perceba como a adesão a um sistema REP-A pode beneficiar a sua empresa.    

Para facilitar a sua leitura, veja todos os assuntos que vamos falar nesse conteúdo:

• O que é REP-A
• O que a lei diz sobre REP-A?
• Como funciona o REP-A?
• Onde o REP-A pode ser usado?
• Quais as vantagens do REP-A?
• Como escolher um REP-A?

O que é REP-A?

REP-A, ou Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, é um sistema composto pelo equipamento utilizado para registrar eletronicamente o ponto dos trabalhadores de uma empresa e também pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Ele facilita o acompanhamento dos horários da jornada de trabalho.

Esse sistema permite que o colaborador faça o registro dos seus horários de maneira simples e acessível, utilizando computador, tablet ou até mesmo seu próprio smartphone. 

Dessa forma a empresa garante o controle da jornada de trabalho, das horas extras e da frequência dos colaboradores.

Esse sistema foi consolidado pela Portaria 671, já que, até então, os sistemas de registro de ponto eram considerados como “ponto alternativo”.

Confira mais sobre a Portaria 671:

Com a Portaria 671, agora existem três modelos oficiais, são eles:

• REP- C: Registro de ponto convencional;
• REP-A: Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho;
• REP-P: Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que inclui os coletores de marcações, o armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.

O REP-C é mais simplificado. Mas vale ressaltar que a diferença entre os modelos REP-A e REP-P é que o primeiro apenas registra o ponto, enquanto o segundo é bem mais completo, realizando muito mais funções, como o sistema de controle de ponto do Tangerino. 

O que é um REP?

O REP, ou Registrador Eletrônico de Ponto, é um equipamento, geralmente instalado na entrada da empresa, utilizado para registrar a jornada de trabalho dos funcionários.

Todos os dias, ao iniciar e terminar sua jornada de trabalho, e também nos intervalos, o funcionário precisa bater ponto no equipamento. Dessa maneira, todas as informações permanecem gravadas no aparelho, evitando que ocorra alguma fraude. 

Em agosto de 2009, o até então Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) regulamentou o SREP – Sistema de Registro Eletrônico de Ponto, e estabeleceu os requisitos técnicos para a fabricação e funcionamento dos equipamentos e softwares com essa finalidade. 

Existem dezenas de exigências, mas entre as principais e mais importantes estão a possibilidade de imprimir comprovantes de ponto, a inviolabilidade da memória e, ainda, a impossibilidade de restrição na marcação de ponto do empregado.   

Atualmente já podem ser encontrados diversos tipos de REP, com diferentes formas de marcação: 

• Biométrica: o próprio colaborador registra o horário inserindo as suas impressões digitais no aparelho;
• Cartão magnético: cada empregado possui um crachá com identificação e encosta na superfície magnética indicada nos momentos de marcação de ponto;
• Senha: cada funcionário possui uma senha, que deve ser usada para registrar os horários de sua jornada.

Existem ainda equipamentos que oferecem todas as opções e permitem que o funcionário decida o modelo que irá usar. 

Aprofunde-se nesses temas relacionados ao registro de ponto eletrônico:
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O que a lei diz sobre REP-A?

A Portaria 671 é a que estabelece as condições e exigências para o REP-A. E uma das primeiras normas é a informação de que, para ser válida, a utilização do REP-A precisa ser autorizada expressamente em acordo ou convenção coletiva de trabalho. 

Ainda diz que: 

§ 1º Para fins de fiscalização, o sistema de registro eletrônico de ponto que utilize REP-A deverá:

I – permitir a identificação de empregador e empregado; e

II – disponibilizar, no local da fiscalização ou de forma remota, a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

§ 2º O REP-A somente poderá ser utilizado durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador, sendo vedada a ultratividade conforme o § 3º do art. 614 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.

Outro ponto importante trazido pela Portaria 671 é sobre o comprovante de registro do ponto do trabalhador. É obrigatório que os equipamentos ofereçam a possibilidade de imprimir tal documento.

No caso da empresa ou empregado preferirem utilizar o documento digital, esse deve ter formato Portable Document Format – PDF e ser assinado digitalmente.  

O artigo 81 também fala sobre o Arquivo Fonte de Dados, veja a seguir:

Art. 81. Todos os tipos de sistema de registro eletrônico de ponto devem gerar o Arquivo Fonte de Dados, conforme Anexo V.

§ 1º No caso de REP-C, o Arquivo Fonte de Dados deve ser gravado em dispositivo externo de memória, por meio de porta de saída padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, de uso exclusivo pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

§ 2º No caso de REP-A e REP-P, o Arquivo Fonte de Dados deve ser prontamente gerado e entregue, quando solicitado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

Mais um ponto a ser lembrado, ainda sobre o arquivo eletrônico e os relatórios específicos, é que a Portaria 671 também determina que:

Art. 83. O programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deve gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme Anexo VI, e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme art. 84.

Parágrafo único. No caso de programa de tratamento de registro de ponto que utilize REP-A, o arquivo eletrônico e o relatório especificados no caput somente serão exigidos para os acordos e convenções coletivas de trabalho firmados após a entrada em vigência desta Seção.

Art. 84. O relatório Espelho de Ponto Eletrônico gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto deve conter, no mínimo, as seguintes informações:

I – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;

II – identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;

III – data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;

IV – horário e jornada contratual do empregado;

V – marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e

VI – duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).

Parágrafo único. O trabalhador deverá ter acesso às informações constantes do relatório Espelho de Ponto Eletrônico por meio de sistema informatizado, mensalmente de forma eletrônica ou impressa ou em prazo inferior, a critério da empresa.

Como funciona o REP-A?

O REP-A é muito mais eficiente quando comparado ao REP simples, disponível na entrada da empresa, especialmente no momento em que o RH da empresa precisa tratar esses dados. 

Ele permite a integração com sistemas de tratamento de dados, seja um software próprio ou de terceiros. Dessa forma, as informações são enviadas para o painel do gestor imediatamente após o registro do funcionário, permitindo o acompanhamento em tempo real.   

Onde o REP-A pode ser usado?

O REP-A pode ser usado por qualquer empresa que deseje ter mais segurança e facilidade no registro e tratamento dos dados, mas as mais beneficiadas são aquelas que possuem colaboradores trabalhando em ambiente externo, já que permitem o registro da jornada de trabalho fora da sede, evitando, portanto, problemas com horas extras e ações trabalhistas. 

Quais as vantagens do REP-A?

São muitas as vantagens do REP-A:

1. Não demanda instalação física e nem manutenção mensal

O REP exige que seja feita a instalação do equipamento em local apropriado, na entrada da empresa. Além disso, é fundamental realizar manutenções periódicas para garantir que os registros sejam feitos corretamente. 
Com o REP-A o sistema é online, não há necessidade de instalação física e nem de manutenções. Os funcionários e a empresa terão acesso ao aplicativo que pode ser baixado no smartphone. 

2. Permite que os colaboradores registrem o ponto em qualquer lugar

A falta de mobilidade muitas vezes prejudica parte dos funcionários, principalmente aqueles que trabalham fora da empresa, que podem ter horas extras não computadas. 

Com o REP-A o registro da jornada de trabalho, intervalos e horas extras são computados corretamente e ainda é possível acompanhar o registro de ponto em tempo real.

O home office, inclusive, é cercado de legislação que requerem sua atenção e que foi pauta em nosso Tangerino Talks:

3. Ajuda a reduzir os gastos

Como o REP-A é um software, o custo é bem menor do que o investido na compra de equipamentos e manutenções frequentes. Outra redução de custos embutida é com os erros de cálculo, pagamentos equivocados e indenizações trabalhistas.

4. Facilita o fechamento da folha

Com o REP-A, fechar a folha de pagamento é bem mais simples, já que todas as informações estão computadas no sistema, basta pedir um relatório para verificar as ocorrências e transferir os dados para o sistema de pagamento.

Como escolher um REP-A?

É fundamental encontrar um sistema que atenda todas as demandas da empresa, e para isso é preciso considerar alguns elementos. 

Hoje existem equipamentos e sistemas de diversos tipos, alguns mais simples e outros bastante completos. 

Com o mercado aderindo cada vez mais à tecnologia, é importante encontrar ferramentas que ajudem a tornar a gestão mais eficiente e rápida. Por isso, escolher sistemas mais automatizados ajuda a melhorar as decisões a serem tomadas. 

Alguns pontos que precisam ser analisados na hora de escolher um sistema REP-A são:

• atendimento;
• facilidade de uso;
• funcionalidades oferecidas;
• segurança dos dados;
• cumprimento das normas e requisitos legais.

Aproveite para conferir nossos materiais sobre o assunto:
? Manual do controle de ponto
? Gestão de pessoas remota: o guia completo para sua empresa!
? Ponto eletrônico: aprenda a escolher o ideal para a sua empresa
? Implementando o Home Office: tudo o que a sua empresa precisa saber

Conclusão

Como visto, o REP-A é um sistema utilizado para registrar eletronicamente o ponto dos trabalhadores de uma empresa que trouxe melhorias ao registro de ponto convencional.

Suas vantagens o tornam atrativo e mostram que a tendência do mercado é que os processos de RH sejam cada vez mais impactados pela tecnologia. 

Agora você já sabe o que é REP-A e as suas principais características. Está claro que automatizar os processos de registro de ponto, certamente, é a melhor maneira de tornar mais eficiente o RH da sua empresa. 

Se você ainda tem dúvidas e não sabe como funciona o ponto eletrônico, convidamos para ler também o nosso artigo: Controle de Ponto Pelo Celular: Quais as Vantagens e Por Que Adotar?.