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O ponto eletrônico é um importante aliado de gestores e gerentes de RH. Ele é uma alternativa para o controle de jornada, já que pode ser integrado a softwares de gestão que facilitam o controle de banco de horas, fechamento da folha e muitos outros benefícios. A ferramenta mais comum é o REP-C.

Inicialmente, o relógio de ponto eletrônico foi uma solução criada para reduzir fraudes e garantir mais segurança a empregadores e trabalhadores. À época, essa era a ferramenta de controle de jornada mais confiável do mercado.

Com o passar do tempo, novas alternativas foram surgindo, possibilitando um registro confiável, preciso e menos oneroso para as empresas

Quer saber mais? Então veja a seguir o que é REP-C, o que diz a lei e as vantagens e desvantagens do sistema.

O que é REP-C?

REP-C Portaria 671

REP-C significa Registrador Eletrônico de Ponto Convencional. É o novo nome dado ao que antes era chamado apenas de REP, aquele aparelho registrador de ponto que fica normalmente instalado na entrada de empresas e escritórios.

Esse equipamento eletrônico é usado para a marcação do ponto pelo funcionário, imprimindo um comprovante de registro. Nesse sistema, as marcações feitas nunca são apagadas e o certificado pelo INMETRO é obrigatório.

A Portaria 671 do MTP (Ministério do Trabalho e Previdência), divulgada no dia 8 de novembro de 2021, determinou algumas regras em relação a essa ferramenta de controle de ponto. Veja a seguir:

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Art. 76. O REP-C é o equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90, utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Quer entender mais sobre a Portaria 671? Então assista ao vídeo abaixo:

O que são os REPs?

Os REPs são modalidades de registro de ponto segundo a Portaria 671. Agora, existem três tipos de registradores de ponto que podem ser utilizados nas empresas, sendo eles: 

  • REP-C: Registrador de Ponto Convencional;
  • REP-A: Registrador de Ponto Alternativo;
  • REP-P: Registrador de Ponto via Programa.

Cada um desses registradores de ponto conta com uma série de particularidades de funcionamento e uso. 

É importante que as empresas conheçam bem as diferenças entre cada um dos sistemas de registro de ponto para escolherem aquele que melhor atende às suas necessidades.

O que diz a Lei sobre a REP-C?

Segundo o texto da Portaria 671, o REP-C deve estar sempre no local onde ocorre a prestação do serviço e disponível para a impressão e extração dos dados a qualquer momento pelo Auditor-Fiscal do Trabalho. Vale lembrar que esse profissional é o único com autorização para tal.

Além disso, o REP-C somente poderá servir como registrador de ponto para colaboradores que trabalham para um mesmo empregador, ou seja, para a mesma empresa.

Ele ainda é usado para registrar a jornada de trabalho temporário ou empregados de empresas pertencentes a um mesmo grupo econômico (segundo regras determinadas pela CLT). 

Nessas situações, o Programa de Tratamento de Registro de Ponto deverá identificar o empregado e considerar as respectivas marcações para o controle de ponto da empresa empregadora.

É vantajoso ter um REP-C?

Sim! O REP-C reduz as burocracias para o DP e isso é importante para a empresa. Afinal, os processos manuais e mecânicos, além de tomarem mais tempo, estão sujeitos a mais erros em razão da natureza humana.

Como consequência, o Departamento Pessoal pode ter retrabalhos para recalcular a remuneração dos trabalhadores e o Recursos Humanos pode se ver obrigado a gerenciar o erro de forma que este não afete a relação entre as partes.

Caso essa mediação não seja bem-sucedida, os erros podem resultar em ações trabalhistas que, é seguro dizer, são situações que qualquer empregador prefere evitar.

Além do mais, se o DP precisa se dedicar à burocracia de um controle e fechamento da folha de ponto sem o auxílio de um REP-C, a empresa tem mais dificuldades para ter um RH estratégico e, consequentemente, colher as vantagens disso.

Ainda, outra vantagem do REP-C que merece destaque é a transparência. Mencionamos as ações trabalhistas que podem ocorrer quando a empresa erra no pagamento de seus funcionários, mas a insegurança que ronda essa possibilidade é uma via de mão dupla.

Erros podem acontecer de ambas as partes. Inclusive, vale saber que caso o funcionário perceba que fez uma marcação equivocada, pode avisar ao RH para que uma retificação seja feita no SREP. Para tanto, porém, é necessário apresentar uma justificativa válida.

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Quais são as desvantagens do REP-C?

O REP-C tem desvantagens que você precisa conhecer antes de se decidir pelo uso dessa solução de controle de jornada. Veja alguns exemplos do que essa escolha pode acarretar a seguir.

Onerosidade

Em primeiro lugar, é preciso investir na manutenção das máquinas para garantir seu pleno funcionamento. Sendo assim, pode ser preciso incluir custos de manutenção e de imprevistos com o equipamento no planejamento financeiro da empresa.

Além de adquirir o sistema, a empresa também tem gastos com papel para garantir a emissão dos comprovantes de cada marcação de ponto feita aos funcionários.

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Dependência 

Ainda que a máquina esteja programada para certo nível de autonomia, acaba tendo dependência do pleno funcionamento da eletricidade para funcionar plenamente. Isso pode gerar alguns transtornos ao DP e aos funcionários.

Vale mencionar que os sistemas de REP-C costumam ser dependentes de internet. Assim, ainda que o fornecimento de energia esteja normal, caso haja algum problema com o serviço de internet, as marcações podem ser comprometidas.

Além de tudo isso, a empresa se torna dependente de um fornecedor, porque muitas máquinas só aceitam a bobina de papel feita por quem fabricou o sistema. Há ainda bobinas que só podem ser manuseadas, ou seja, trocadas por novas, pelo próprio fornecedor.

Isso significa que sua empresa pode não ter como buscar fornecedores mais baratos ou negociar um acordo que seja financeiramente mais interessante.

Vendor lock-in

É possível que a adoção de um REP-C ocasione o que chamamos de aprisionamento tecnológico ou vendor lock-in.

Sendo assim, ao optar por essa solução, é importante saber se há flexibilidade quanto ao fornecimento de bobinas, serviços de manutenção e compatibilidade com outros softwares de gestão.

Complicações na rotina

Por fim, também vale apontar possíveis desvantagens na própria rotina. Por exemplo, se um funcionário erra a marcação de ponto, uma correção precisa ser feita pelo responsável do setor de Recursos Humanos. Entretanto, utilizando um REP-C, a alteração de marcação de ponto é difícil e burocrática.

Além disso, apenas um relógio, ou seja, apenas uma máquina costuma ter autorização para realizar as marcações de ponto. Assim, a depender da tecnologia contratada, a empresa não consegue fazer o devido controle de jornada de equipes externas também façam.

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Como escolher o melhor REP para a minha empresa?

O REP-C ainda é uma alternativa significativamente melhor do que os sistemas manuais ou mecânicos usados para o controle de jornada.

Para adotá-lo, porém, convém pesar suas características em uma balança e também considerar suas limitações para fazer uma pesquisa mais aprofundada em busca de uma solução que realmente valorize o investimento a ser feito.

Uma solução viável é o REP-A – Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo. Ele caracteriza todos os sistemas e equipamentos usados para controlar a jornada de trabalho. 

O REP-A engloba todas as soluções previstas por convenções coletivas e acordos coletivos de trabalho. É justamente esse modelo de marcação de ponto, explicado no artigo 77 da Portaria 671, que substitui a Portaria 373.

O REP-A também conta com algumas regras que devem ser obedecidas para que o registro de ponto seja feito de acordo com a legislação. 

As principais regras para o uso do REP-A são:

  • registro fiel das marcações de horários de trabalho dos funcionários, sem permissão de alteração dos registros;
  • emissão do Arquivo Fonte de Dados (AFD) para auditoria fiscal, com assinatura eletrônica com certificação digital;
  • proibição de restrições sobre as marcações de ponto dos colaboradores.

Os funcionários de sua empresa podem fazer suas marcações de ponto de onde estiverem, por exemplo, por meio de um app de controle de ponto com reconhecimento facial.

Isso é possível porque os locais onde cada funcionário pode estar ― casa, coworking ou outra sede da empresa, por exemplo ― são previamente cadastrados no sistema do aplicativo. É isso que assegura que nenhuma marcação seja feita fora de um contexto real de trabalho.

Além do mais, no escritório, na fábrica ou fora das dependências da empresa, o aplicativo permite que as marcações sejam devidamente feitas mesmo sem acesso à internet. Uma vez que a conexão é restabelecida, os dados são atualizados no sistema acessado pelo RH, ficando também disponíveis para a conferência dos funcionários.

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📚 Manual do controle de ponto
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📚 Ponto eletrônico: aprenda a escolher o ideal para a sua empresa
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Conclusão

O REP-C é uma clara evolução dos sistemas de marcação aceitos pela legislação trabalhista. Com esse tipo de solução, uma empresa viabiliza um RH mais produtivo e capaz de contribuir mais diretamente para o bom resultado da organização.

Além de ser vantajoso para o empregador, um sistema eletrônico também favorece os funcionários, porque é mais seguro e isso lhe dá mais garantias do devido cumprimento de seus direitos.

Apesar de tudo isso, o relógio de ponto eletrônico não é a solução mais avançada de controle de jornada existente.

Quer dar um passo além e agregar ainda mais benefícios para a rotina do DP e da empresa como um todo? Considere os sistemas alternativos em sua análise e processo de escolha, o REP-A.

Continue se informando sobre esse tema! Confira agora esse artigo sobre como funciona o Ponto Eletrônico Digital.

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