Ponto para funcionários: como automatizar processos sem incômodos?

Adotar um sistema de ponto para funcionários mais moderno e tecnológico permite automatizar vários processos internos. É o caso do cálculo de banco de horas, da gestão de escalas de trabalho e até do envio de comunicados, que podem ser criados no sistema de ponto online e enviados para os colaboradores

Entretanto, para começar a usar um novo controle de ponto é preciso preparar-se e tomar alguns cuidados para não ter dor de cabeça no futuro. Escrevemos este post para que você saiba tudo o que precisa fazer antes de implementar um novo sistema de ponto na empresa. Confira!

Fique atento à legislação

A primeira precaução que você deve tomar ao adotar um novo sistema de ponto para funcionários é certificar-se de que ele atende à todas as exigências da legislação do ponto eletrônico.

As  Portarias 1510 e 373 do MTE definem os pré-requisitos dos sistemas de ponto, tanto para os equipamentos instalados na empresa quanto para os aplicativos de controle de jornada.

Entre as exigências estão a impossibilidade de alterar ou eliminar as marcações de ponto do empregado, o fornecimento de um comprovante a cada registro e possibilidade de extração de dados em um eventual fiscalização do MTE, entre muitas outras.

Caso o sistema de ponto não esteja de acordo com a legislação, os registros dos colaboradores perdem a credibilidade legal e a empresa pode arcar com multas por irregularidades. As multas administrativas variam de acordo com a infração e com o tamanho da empresa, mas podem chegar á até 4 mil reais por ocorrência.

Cadastre todo o quadro de pessoal

Antes de implementar um novo sistema de ponto para funcionários, assegure-se de que todos os funcionários estão cadastrados corretamente. Assim, você garante que não haverá imprevistos durantes o mês, como descobrir que determinado colaborador não está marcando o ponto.

Após garantir que todos os colaboradores estão cadastrados, o ideal é mostrar a eles como usar o ponto diariamente. Explique como sistema funciona e mostre que o controle de horários também é benéfico para os empregados. No caso do aplicativo de ponto, mostre também como eles podem acessar seus próprios registros e manter o controle das horas extras ou devidas.

Faça a integração com o sistema de ponto antigo

O sistema de ponto para funcionários da Tangerino funciona por meio de um aplicativo, que permite a integração com os sistemas de ponto eletrônico tradicionais. Para que os dados antigos do controle de jornada dos funcionários não sejam perdidos durante a transição, sugerimos a importação dos arquivos AFD.

A partir dessa importação, será possível visualizar os dados antigos na plataforma do sistema novo. É uma garantia de que nenhuma informação será perdida no processo.

Treine os funcionários do RH

Ainda que a automatização dos processos tenha o objetivo de facilitar a rotina dentro da empresa, aprender a utilizar um novo sistema de ponto para funcionários é fundamental para aproveitar todas as suas funcionalidades. A direção da empresa escolhe quais setores ou profissionais terão acesso à plataforma, como os líderes de departamentos e o setor de Recursos Humanos.

Dessa forma, os selecionados devem compreender como fazer escalas de trabalho, lançar atestados, cadastrar calendários com feriados e determinar regras, como a tolerância de atraso, por exemplo. Além disso, é possível gerar uma série de relatórios, como de banco de horas ou horas extras, que podem ser filtrados por setor ou por colaborador.

O Tangerino conta com um período gratuito de 14 dias, ideal para a realização de teste e para que o RH e o departamento de pessoal adquiram familiaridade com o sistema. Assim, quando o ponto para funcionários começar a ser usado por todos, os gestores de pessoal já serão peritos no assunto.

Usar um sistema de ponto para funcionários digital e online, como o Tangerino, é a alternativa com mais vantagens para o empregador. Faça um teste grátis por 14 dias!