Relatório de vendas externas: otimização e produtividade para a equipe!

O relatório de vendas é um documento que concentra todas as informações de negociações feitas em determinado período pela equipe comercial. Seu objetivo é manter a empresa informada das atividades e resultados gerados pelo time de vendas e prover a gestão de dados estratégicos para traçar novas metas.

Além disso, o relatório de vendas externas traz uma série de benefícios para a equipe, como produtividade, eficiência e qualidade no atendimento ao cliente. Quer saber como isso funciona? Continue a leitura!

O que é um relatório de vendas?

Trata-se de um documento que fornece um panorama geral das vendas da empresa, trazendo um histórico pormenorizado dos resultados obtidos ao longo dos meses.

O relatório de vendas permite identificar tendências e oportunidades, medir o desempenho dos vendedores e desenvolver uma equipe orientada por dados.

Quais são os tipos de relatórios de vendas?

O formato do relatório de vendas é determinado pela equipe em conjunto com a gestão da organização. Ele pode ser diário, semanal ou mensal, dependendo da complexidade do ciclo de vendas.

O relatório de vendas diário permite monitorar a quantidade de ligações realizadas, leads gerados, prospects contatados, entre outras informações que asseguram o monitoramento da performance da equipe na geração de oportunidades de negócios.

Já o relatório de vendas semanal é mais detalhado, trazendo informações como a receita gerada no período, a quantidade de clientes convertidos e o custo por conversão, por exemplo. Ele dá ao time de vendas uma dimensão maior de como está o desempenho e o que deve ser feito para atingir as metas individuais e coletivas da equipe.

O relatório de vendas mensal, por sua vez, é ainda mais completo e reúne uma série de dados que podem ser analisados por toda a equipe, como sazonalidades, upgrades e downgrades, performance de cada vendedor no período, metas atingidas, faturamento da empresa, valor de vida útil dos clientes, entre outros.

Antes de decidir pelo tipo de relatório de vendas que a sua empresa vai usar, é necessário conhecer bem o negócio, os clientes e o ciclo de vendas.

Por que fazer relatórios de vendas?

O relatório de vendas é como uma bússola que orienta o time de vendas externas rumo aos objetivos estipulados no planejamento estratégico comercial.

Ele fornece uma série de insights para melhorar a gestão comercial da empresa como um todo, não só direcionando a estratégia de vendas, mas também incentivando os vendedores a se engajarem mais com a organização e os resultados buscados.

Dica: saiba como montar uma equipe de vendas externas

Por meio da análise de KPIs (Key Performance Indicators), seu time de vendas tem em mãos as ferramentas necessárias para corrigir desvios das metas, melhorar a precisão das conversões e conquistar clientes com maior assertividade.

Como o relatório de vendas otimiza processos?

O uso de softwares de gestão de vendas integrados a outras soluções já é realidade para muitas empresas, porém, não todas.

A implementação de tecnologias que mantenham empresa e funcionários externos conectados é fundamental para acelerar processos e promover uma experiência única para os clientes da organização.

Quando você possui uma ferramenta que digitaliza o preenchimento do relatório de vendas e automatiza o compartilhamento de informações com os demais setores, dá maior velocidade aos processos que vão garantir que o produto ou serviço vendido chegue ao cliente com qualidade e rapidez.

Além disso, evita-se que informações importantes sejam perdidas ao longo do caminho e a venda seja afetada pela ineficiência de processos manuais.

Por que o relatório de vendas aumenta a produtividade?

Tempo é um recurso escasso, portanto, um dos mais valiosos para qualquer organização. Quanto mais conseguimos produzir no mesmo espaço de tempo, maior é a nossa produtividade no trabalho.

Nesse sentido, o relatório de vendas externas entra como uma ferramenta de otimização de tempo, pois permite enviar informações online sem a necessidade de deslocamentos.

Fazendo uso de softwares ou aplicações que permitam parametrizar algumas informações que são padrão para todos os vendedores, como tabela de preços, fica mais rápido preencher ordens de serviço digitais, consolidar dados de vendas e manter a empresa sempre a par da evolução das metas comerciais.

O monitoramento de equipes externas de trabalho por meio de GPS contribui para a otimização de rotas, o que também influencia na otimização do tempo e na produtividade dos vendedores. Com menos deslocamentos por fazer, é possível conversar com mais clientes.

Integrados ao aplicativo de controle de ponto da empresa, os relatórios de vendas fornecem ainda mais dados sobre o comportamento dos vendedores, facilitando a gestão de pessoas.

Horário de início e término da jornada de trabalho, número de clientes visitados por dia, deslocamentos ou paradas desnecessárias e melhor aproveitamento das horas trabalhadas são algumas das informações que podem ser coletadas a partir dessas ferramentas.

Como criar seu relatório de vendas?

O tipo de relatório de vendas depende dos objetivos da empresa, das características do seu negócio, do perfil da equipe e também da frequência com que você deseja monitorar a performance da equipe. Sendo assim, você deve:

1. Definir o objetivo do relatório de vendas

Qual a finalidade do relatório de vendas para a sua empresa? Que tipo de informações ele deve reunir? Como elas contribuirão para atingir os objetivos estratégicos da organização?

2. Identificar seu público-alvo

Quem terá acesso aos relatórios de vendas e por quê? Ter em mente o público a que o documento se destina facilita na hora de definir uma linguagem e um formato para o relatório, assim como os canais de comunicação usados para dar visibilidade às informações.

3. Estipular a frequência

Seu relatório de vendas será diário, semanal ou mensal? Aqui é imprescindível entender quanto tempo um vendedor leva para fechar um negócio, a fim de que não haja cobranças desnecessárias no processo.

Trabalhar sob pressão constante pode minar a confiança do seu time de vendas e afetar os resultados.

4. Selecionar os KPIs a monitorar

Quais indicadores de performance constarão no seu relatório de vendas? Eles são facilmente monitorados e compreendidos por todos? Eles realmente contribuem para que a empresa tome decisões estratégicas sobre a política comercial?

5. Forneça o contexto

Dados apresentados de forma bruta, sem contextualização, nem sempre são confiáveis. Por exemplo: sua empresa pode apresentar uma baixa nas vendas no mês de maio, porém, devido a uma sazonalidade constante na busca por seus produtos e serviços.

Se a sazonalidade não for mencionada e o histórico de vendas do mesmo período em outros anos não for apresentado, pode parecer que o desempenho da sua equipe caiu, o que não seria exato.

6. Use recursos visuais

Garantir que todos os envolvidos compreendam o contexto e a realidade dos dados é fundamental para despertar o engajamento da equipe e também dos gestores. Nesse sentido, o uso de recursos visuais é sempre recomendado.

Em vez de apresentar todos os números em planilhas, prefira usar gráficos, infográficos e comparativos. Dashboards de controle são muito bons para apresentar resultados de forma visual e intuitiva.

Os primeiros passos para desenvolver seu relatório de vendas externas e aumentar a produtividade da equipe você já tem. Agora é colocar em prática o conhecimento aprendido.

Para não parar por aqui e ter uma performance ainda melhor na sua empresa, não deixe de conferir nosso artigo Venda externa: da contratação de equipes aos resultados!