Gestão de Pequenas Empresas: Por Onde Começar?

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Por que fazer gestão de pequenas empresas é importante?

A gestão empresarial é uma estratégia de administração para que seja realizada a estruturação da empresa, seguindo um modelo de trabalho, tendo como objetivo orientar o gestor nas tomadas de decisões.

Embora se pense que só as grandes empresas precisam de gestão empresarial, essa estratégia é ainda mais importante para as pequenas empresas, já que ajuda na administração financeira, pessoal e em momentos de crises, fazendo com que elas prosperem.

Quer entender por onde começar? Confira 12 dicas para implementar a gestão de pequenas empresas e obter sucesso com o seu negócio!

• O que é gestão de pequenas empresas?
• Qual a importância da gestão de pequenas empresas?
• 12 dicas para implementar a gestão de pequenas empresas

O que é gestão de pequenas empresas?

A gestão de pequenas empresas é fundamental para que novos negócios possam se estabilizar e crescer. 

Assim, com o gerenciamento adequado, aumentam-se as chances de não encerrar a atuação nos anos iniciais, como ocorre com muitas organizações no Brasil.

Segundo o índice elaborado pelo Sebrae, a taxa de sobrevivência das empresas com até dois anos de atividade é de 76,6%. Ou seja, 23,4% dos negócios fecham as portas nesse período.

Por isso, é fundamental investir em uma gestão estratégica e inteligente. Isso acontece principalmente no setor de serviços, que está em expansão no cenário atual. 

Esse segmento, inclusive, é um dos que mais sofrem com o fechamento das organizações, com 75% de sobrevivência em dois anos.

Qual a importância da gestão de pequenas empresas?

A gestão empresarial é responsável pelas decisões administrativas dentro do negócio.

Essencial em todas as companhias, sejam elas pequenas, médias ou grandes, é ela que aponta as melhores ações e estratégias, além de assegurar que você tenha saídas diante de um problema. 

O profissional que realiza essas tarefas é encarregado de criar planos para o melhor desenvolvimento da organização, como incentivar seu crescimento, motivar os funcionários e um conjunto de outras tarefas. Isso tudo tendo como foco alcançar os objetivos da empresa.

Para administrar tantas demandas e atribuições ao mesmo tempo, a gestão empresarial de pequenos negócios pode contar com a tecnologia. 

Alguns softwares e ferramentas são capazes de organizar dados e informações que proporcionam maior precisão nas ações diárias. 

Essas soluções oferecem respostas rápidas e objetivas na hora de solucionar um problema ou quando é necessário tomar uma decisão importante. Além disso, ajudam a diminuir a carga de trabalho e otimizam os processos.

Estar por dentro das inovações tecnológicas e conhecer as ferramentas de otimização são diferenciais que podem colocar sua empresa na frente da concorrência. 

Afinal, ter as informações do seu negócio, dos funcionários e dos clientes com facilidade e praticidade é a melhor maneira de tomar decisões mais acertadas.

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12 dicas para implementar a gestão de pequenas empresas

A gestão de pequenas empresas envolve uma série de passos que podem ser simplificados com a criação de um planejamento para cada setor estratégico do negócio.

Cuidar da gestão do estoque, se manter atento às finanças e ficar de olho na concorrência são boas práticas para se manter competitivo no mercado e aumentar a rentabilidade de sua empresa.

Veja, a seguir, algumas dicas de gestão de pequenas empresas!

1. Faça a gestão financeira do seu negócio

A empresa precisa de lucro para ser uma atividade viável e interessante para o empreendedor. 

O principal propósito da atividade empresarial é ter rentabilidade e cuidar das finanças, sendo essencial garantir que haja boas entradas e um bom uso do dinheiro.

O empreendedor que realiza a gestão de pequenas empresas deve acompanhar de perto os indicadores de desempenho. 

Para um controle financeiro eficiente, a melhor opção é listar os números por categorias que permitam refletir sobre a atividade da empresa.

Os indicadores financeiros do negócio que devem ser observados de perto são:

• fluxo de caixa;
• saldos de contas correntes;
• contas a pagar e a receber;
• despesas fixas e variáveis;
• recebíveis programados e em atraso;
• planejamento orçamentário de compras e investimentos.

2. Reduza as despesas desnecessárias

Gastar mal o dinheiro que se ganha pode fazer com que você tenha que trabalhar mais desnecessariamente. 

Por isso, um bom controle de despesas pode aumentar a rentabilidade sem aumentar o faturamento.

Uma lista completa das despesas, seja em um software de gestão, seja em uma planilha, permite que você identifique se há algo que pode ser reduzido ou até mesmo eliminado. Quanto menos despesas, mais dinheiro em caixa.

Saber o valor exato de uma despesa aumenta as chances de obter negociações mais vantajosas com fornecedores ou com a substituição dos produtos e serviços em que não foi possível obter desconto.

Por isso é tão importante fazer o controle financeiro.

Temos uma dica interessante sobre saúde financeira: esse webinar que o Tangerino participou com a Creditas, confira.

3. Monitore as receitas

Quando os valores recebidos pela empresa fazem parte de uma única listagem de controle, fica muito mais simples entender o fluxo de recebimentos. 

Isso também permite perceber rapidamente quando há uma queda no faturamento, abrindo as portas para a criação de um plano para superar as dificuldades.

Monitorar as receitas não serve apenas para se preparar para momentos de crise. Também é possível visualizar um crescimento e aproveitar a oportunidade para investir no que tem trazido mais retorno para o negócio.

4. Analise a concorrência

O primeiro passo para conseguir entender o que o concorrente está fazendo é conhecê-lo bem.

Vale ressaltar que empresas com o mesmo segmento de atuação que o seu podem não ser suas concorrentes diretas. Por isso, uma boa forma de saber quem compete com você é descobrir quem quer alcançar o mesmo público.

Analisar as ações da concorrência é fundamental para aprimorar sua estratégia de marketing. 

Aproveite para identificar quais são os pontos fortes e quais os pontos fracos que representarão oportunidades para a sua empresa.

Aprenda com as experiências dos outros e evite os erros que já foram cometidos por eles. Também use essa tática para aprimorar os produtos ou serviços que já existem.

Conhecer os concorrentes é crucial para o desenvolvimento de um planejamento estratégico, aumentar seu conhecimento sobre o mercado e sobre seus clientes.

Quer mais uma dica de vídeo? Veja esse Me Explica Aí sobre benchmarking de RH, que pode ajudar muito a implementação de sua gestão!

5. Invista em comunicação para gestão de pequenas empresas

A comunicação em uma empresa é uma ferramenta fundamental para que, além de conquistar e fidelizar os clientes, você consiga trazer mais consumidores para o seu negócio.

É essencial que os funcionários conheçam e entendam a mensagem que a empresa quer passar para que haja uma comunicação clara entre todos os envolvidos. O ruído na comunicação pode gerar caos na imagem da empresa, tanto interna como externa.

6. Mantenha a organização do seu negócio

Administrar e organizar são funções que caminham juntas. Para manter tudo organizado na gestão de pequenas empresas é importante ter tudo documentado. Quanto menos o processo contar com a sua memória, melhor.

Invista em procedimentos e em registros adequados, assim você nunca vai perder um compromisso ou deixar de cumprir um prazo importante.

Veja, a seguir, uma lista de boas práticas para organizar melhor a sua empresa:

• programe as campanhas de marketing e redes sociais;
• crie rotinas de atendimento aos clientes para padronizar e aumentar a qualidade dos serviços;
• digitalize arquivos e salve em ferramentas como o Google Drive para que você possa acessar de qualquer lugar;
• faça um inventário dos locais de armazenamento físico e virtual do escritório e anote onde cada coisa se encontra, mantendo as listas atualizadas;
• mantenha as caixas de entrada de e-mails sempre limpas, direcionando as mensagens para pastas e evitando o acúmulo desordenado de informações.

Organizar somente em um primeiro momento não é o suficiente. É preciso manter a disciplina e criar o hábito de manter tudo sempre organizado. Essa é a parte do empreendedorismo que pode ser mais desafiadora: se manter consistente.

Para ajudar, tenha em mente o propósito de sua empresa mesmo na hora de executar as atividades de rotina! Com missão, visão e valores em mente, você conseguirá visualizar a importância de cada tarefa.

7. Tenha atenção à gestão de estoque

O estoque é uma parte muito importante da operação da empresa. Seja um estoque para uso interno, seja para vendas, sempre haverá a necessidade de organizar muito bem todos os itens.

Um bom controle de estoque é aquele que permite planejar as compras, calcular o giro das mercadorias e reduzir a necessidade de utilização do dinheiro do caixa. 

Já parou para pensar que itens estocados significam dinheiro parado? Considerando isso, é importante manter armazenado somente a quantidade estritamente necessária.

O estoque deve ter um inventário, que é a listagem que considera a quantidade, identificação e classificação dos itens guardados.

Tudo deve ser cadastrado quando entra, baixado quando sai e conferido periodicamente em busca de perdas ou inconsistências.

Com o tempo, a gestão do estoque permitirá que você avance ainda mais, gerando informações que criam a possibilidade de planejar compras com maior exatidão. Trata-se de uma importante forma de otimizar as receitas.

8. Adquira um software de gestão para pequenas empresas

Um software de gestão de empresas é responsável pela maioria das tarefas que foram citadas acima. Ele une e analisa todas as informações, criando relatórios para que você consiga administrar seguindo o planejamento.

O software também ajuda a empresa a conquistar o seu espaço no mercado competitivo, oferecendo todos os dados para que sejam criadas estratégias. Além disso, também diminui os gastos da gestão, já que esta estará unida por esse software.

O ERP (Enterprise Resource Planning) ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial é um exemplo de software de gestão para pequenas empresas, em que você consegue visualizar todas as suas informações processadas no sistema. 

9. Realize a gestão de pessoas

Se você tem funcionários, é preciso investir em uma gestão de pessoas eficiente para não ter problemas com a equipe. Afinal, você fornece um serviço impecável para o cliente final.

Portanto, priorize profissionais experientes nas funções, comprometidos com o crescimento do negócio e alinhados à cultura organizacional. Além disso, capacite a equipe periodicamente para domínio dos processos e ferramentas.

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10. Priorize o relacionamento com o cliente

A solidificação e crescimento do negócio dependem da sua capacidade de atrair e reter clientes. Logo, uma estratégia de relacionamento é essencial.

Destaca-se aqui a necessidade de estratégias específicas para melhorar o relacionamento e proporcionar uma boa experiência ao consumidor.

Sem contar a importância de adotar ferramentas, como um CRM (Gestão do Relacionamento com o Cliente) que centraliza todas as informações, comunicações e pedidos do consumidor.

11. Delegue as funções

Nada está sendo feito e sua equipe está pedindo ajuda, mas você está ocupado demais sendo multitarefa para responder? Se essa situação lhe soa familiar, você provavelmente está sofrendo de um problema de delegação de funções.

Fazer uma boa gestão de pequenas empresas envolve dominar a arte da delegar.

Tente olhar para sua equipe e descobrir seus pontos fortes e fracos. Você pode simplesmente perguntar o que eles mais gostam de fazer, se não conhecer as habilidades de cada membro tão bem.

12. Invista em treinamentos para o time para implementar gestão de pequenas empresas

Às vezes, vale a pena contratar pessoas sem todas as habilidades necessárias, mas que se destacam por sua motivação e determinação com o trabalho.

Mas isso não será efetivo se a sua equipe não estiver equipada com as ferramentas certas e o treinamento adequado para orientar o novo membro.

O treinamento dependerá de vários fatores, incluindo o seu objetivo de negócio e a quantidade de experiência que os membros em geral já possuem.

Como uma tarefa de gestão de pequenas empresas, você vai precisar decidir qual é o melhor tipo de treinamento para seus funcionários:

• treinamento on the go: é um tipo de treinamento que ocorre quando um funcionário aprende executando as tarefas. Por exemplo, um membro da equipe de vendas aprendendo sobre persuasão, só seria capaz de aprender essa habilidade fazendo isso de verdade;
• manual de treinamento: para um novo funcionário que talvez está assumindo uma posição antiga, um manual de treinamento pode ser útil. Isso garantirá que o trabalho seja feito da maneira correta e funcionará como uma diretriz que o novo funcionário pode verificar sempre;
• treinamento em grupo: começou a usar um novo software ou programa em sua empresa, o treinamento em grupo é útil para treinar e alinhar o uso por todos ao mesmo tempo. Você pode fazer demonstrações, Power Points e completar com um e-mail com instruções repassadas.

Conclusão

A gestão de pequenas empresas pode não ser tão simples quanto parece. Isso porque, independentemente do tamanho da companhia, existem tarefas complexas que devem ser executadas todos os dias.

Além das rotinas administrativas comuns, como as tarefas contábeis e fiscais, ainda há áreas como marketing e gestão de pessoas que devem ser gerenciadas com eficiência, de modo a gerar resultados a curto e a longo prazo, uma vez que disso pode depender a sobrevivência da pequena empresa.

Para facilitar a rotina do pequeno empresário, nada melhor do que um software especializado em otimizar as atividades do dia a dia e eliminar os erros provenientes de tarefas manuais.

Quer entender mais sobre o assunto? Veja como um software de controle de ponto pode facilitar a gestão de pequenas empresas.