Gestão de Tarefas: o Que é e Por Que Ela é Tão Importante no Trabalho Remoto?

Tempo de Leitura: 15 minutos

Tratando-se de ambiente empresarial, não basta apenas contar com os melhores talentos para entregar um bom trabalho. Fazer a gestão de tarefas da equipe é o primeiro passo quando o assunto é organização das atividades que precisam ser executadas pelo time. 

Um time bom, mas desorganizado, dificilmente alcançará os resultados esperados pela gestão, ainda mais no cenário de trabalho remoto, como temos vivenciado. 

Pensando em colaboradores cada vez mais multitarefas e equipes sincronizadas e produtivas, vê-se quão imprescindível é o gerenciamento de atividades.

Para ajudar você a acompanhar a produtividade dos seus talentos — principalmente daqueles que atuam remotamente —, elaboramos este conteúdo. 

Veja o que é gestão de tarefas e como fazê-la de modo eficiente. Acompanhe!

• O que é gestão de tarefas
• Quais são as 9 melhores ferramentas para fazer a gestão de tarefas do time?
• Quais são os benefícios da gestão de tarefas?
• Qual o impacto da gestão de tarefas no trabalho remoto?
• Como otimizar a gestão de tarefas?

O que é gestão de tarefas?

Fazer a gestão de tarefas é uma forma de promover a cultura colaborativa na equipe, aumentando a produtividade e eficiência dos funcionários. 

Além disso, profissionais que sabem monitorar suas atividades com responsabilidade são bem-vistos no mercado.

O gerenciamento de tarefas busca, então, organizar tudo que precisa ser feito em um setor, bem como todos os passos para que a atividade seja concluída dentro do prazo e feita com excelência.

Para isso, é necessário separar as tarefas em níveis de urgência e, a partir daí, estruturar os fluxos de trabalho.

É possível dizer que, atualmente, a gestão de tarefas é a principal aliada dos gestores, porque é a grande responsável pelo aumento da produtividade — de forma saudável — dos colaboradores. 

Por meio de ferramentas apropriadas, os líderes conseguem estabelecer prazos, acompanhar o andamento das atividades e entender o processo produtivo de cada funcionário, identificando gaps de competência.

Isso é muito benéfico para o desenvolvimento do talento. Os feedbacks da liderança ajudam a promover o autoconhecimento, fazendo com que ele enxergue de que forma é possível potencializar suas entregas e quais são os pontos de melhoria.

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O que é uma tarefa?

Uma tarefa nada mais é do que uma atividade que precisa ser colocada em prática para cumprir um determinado objetivo da equipe e em um certo período.

É o conjunto de tarefas que leva o time a alcançar as metas da empresa.

Quais são os tipos de tarefas?

As tarefas podem ser divididas de acordo com o nível de urgência.

Entender esse critério é importante para ajudar a priorizar as atividades que precisam ser entregues antes e delegá-las aos profissionais mais bem preparados para executá-las.

Listamos os níveis de urgência para você entender como fazer essa priorização:

• planejadas — são as tarefas que envolvem um cronograma detalhado e, normalmente, feitas com maior cuidado, já que foram pensadas com antecedência;
• no prazo — são as atividades que estão dentro do cronograma, mas devem ser executadas sem atraso para não comprometer outras entregas;
• urgentes — são aquelas que surgiram de última hora, por isso precisam passar na frente das tarefas planejadas, já que sua resolução compromete diretamente outras áreas;
• emergenciais — é o mais alto grau de urgência e corresponde a problemas graves que precisam ser resolvidos o quanto antes.

Como funciona a gestão de tarefas remota?

Realizar a gestão remota foi a saída que empresas e líderes encontraram para dar seguimento às atividades durante o período de isolamento social, decorrente da pandemia do coronavírus.

Embora o trabalho remoto apresente inúmeros benefícios — tanto para empregadores quanto para empregados —, alguns desafios podem dificultar a implementação desse modelo e a adaptação por parte da equipe. 

Um deles é a falta de controle sobre as atividades realizadas.

Isso pode acontecer porque, no trabalho presencial, é normal que os líderes acompanhem a rotina dos times bem de perto, tirando as dúvidas e fazendo o monitoramento dos funcionários diariamente. 

No trabalho a distância, ao contrário, essa proximidade fica bastante comprometida.

É por isso que o gerenciamento de equipes e de atividades remotas é uma das grandes tendências da gestão de pessoas, porque lança luz a um problema que tirava o sono de empregadores e gestores.

Para fazer esse acompanhamento da melhor maneira possível, nada melhor do que contar com ferramentas digitais. 

Continue a leitura e veja quais são as melhores ferramentas para fazer a gestão de tarefas.

Aproveite que está por aqui e ouça um dos episódios do Tangerino Talks, sobre como aumentar a produtividade dos times! ▶️

Quais são as 9 melhores ferramentas para fazer a gestão de tarefas do time?

Existe uma infinidade de aplicativos e softwares que ajudam a gerenciar as atividades e acompanhar o andamento de projetos na empresa. 

Algumas oferecem mais funcionalidades que outras, por isso é preciso entender o que o seu time precisa para, então, escolher a melhor.

Para ajudar você nesse processo de escolha, elencamos aqui as mais populares ferramentas de gestão de tarefas. Confira!

1. Asana

A ferramenta concede às equipes tudo o que é necessário para manter a organização, cumprir os prazos e atingir as metas da empresa. 

Tudo isso por meio da sua disposição, que permite planejar todas as etapas de um grande projeto, mapear os envolvidos e os prazos de entrega.

A Asana possibilita a visualização em quadros, listas, cronograma e calendário, de modo que todos possam ver projetos, tarefas, sub-tarefas, responsáveis, anexos, formulários, data de início e término, aprovações, etc.

Além disso, existe a possibilidade de personalizar a visualização de acordo com as dores da equipe. Essas facilidades, no entanto, variam de acordo com o plano contratado, que pode ser:

• basic — para empresas e equipes menos, que estão começando a se organizar. Nesse caso, a utilização da ferramenta é gratuita;
• premium — é a melhor opção para empresas que querem criar projetos com mais segurança, custando US$13,49 mensalmente por usuário;
• business — indicado para empresas que precisam gerenciar múltiplos projetos. O valor mensal é US$ 30,49 por usuário.

2. Evernote

O Evernote é uma ferramenta destinada à organização das informações pessoais e de projetos por meio de arquivos de notas. 

Ele é um ótimo recurso para quem trabalha com textos e anotações frequentemente, principalmente porque sua versão em app permite criar notas em qualquer lugar, ajudando no armazenamento de informações.

Os usuários podem criar cadernos, adicionar notas, imagens, anexos, definir datas, escolher etiquetas, mudar a formatação do texto, escrever à mão, criar listas, entre outras funcionalidades.

O Evernote também oferece três possibilidades de planos:

• free — versão gratuita, mas com algumas limitações de funcionalidades;
• personal — R$25,90 por mês, com todas as funcionalidades do plano free e alguns adicionais;
• professional — R$32,90 por mês, com todas as funcionalidades do plano personal e algumas vantagens adicionais. 

3. OneNote

O Microsoft OneNote é a ferramenta de gestão de tarefas da Microsoft. Uma das suas principais vantagens é a possibilidade de integração com diversas ferramentas da empresa, facilitando ainda mais o controle das atividades.

Ele funciona como um bloco de anotações digital, permitindo que toda a equipe interaja simultaneamente, ideal para companhias que atuam no modelo híbrido de trabalho.

Suas funcionalidades incluem elaboração de listas, categorização das informações em blocos, seções ou páginas, adição de marcadores, vídeos, áudios e imagens, fácil compartilhamento e, como já mencionamos, integração com outras ferramentas da Microsoft.

O OneNote está incluído no pacote Microsoft 360, com planos que variam de R$ 28,60 mensais por funcionário até R$ 114,30 mensais para a versão mais completa.

4. Trello

O Trello é conhecido por ser simples e fácil de usar, mesmo para aqueles colaboradores que nunca tiveram contato com sistemas desse tipo.

Nele, é possível criar quadros, listas e cards para dividir as tarefas entre os membros do time, acompanhar o andamento das atividades e as entregas, além de permitir a interação entre todos os colaboradores.

Os envolvidos nas tarefas podem se guiar pelas cores dos cards, marcar os líderes para tirar dúvidas ou em atividades que requerem aprovação, bem como anexar outros arquivos.

Para equipes mais robustas, o Trello permite criar cronogramas e acompanhar métricas de produtividade, por exemplo.

A ferramenta oferece quatro opções de plano:

• free — versão gratuita para quem está começando a organizar as tarefas do time;
• standard — US$ 5 mensais por usuário, para equipes que precisam gerenciar mais trabalho e escalar a colaboração;
• premium — US$12,50 mensais por usuário, ideal para times de até cem pessoas que precisam acompanhar vários projetos e visualizar o trabalho de diferentes maneiras;
• enterprise — a partir de US$88,50 anuais por usuário, para empresas com mais de cinco mil funcionários e projetos mais complexos.

5. Todoist

O Todoist é uma ferramenta desenvolvida ao longo de 14 anos e 269 dias, como dizem seus próprios idealizadores. 

Inicialmente pensado para a organização pessoal, ele permite criar listas, adicionar datas de vencimento, atividades recorrentes e, na versão empresarial, gerenciar projetos.

Os colaboradores conseguem planejar as tarefas, delegar funções, discutir detalhes, monitorar o progresso das entregas e as datas acordadas. 

Além da versão web, ele também pode ser usado em tablets e smartphones, facilitando a anotação em qualquer lugar. 

Os planos são divididos em três categorias:

• grátis — versão mais indicada para iniciantes e equipes pequenas;
• pro — US$4 por mês, para pessoas que precisam gerenciar até 300 projetos ativos;
• business — US$6 por mês, para equipes maiores, com até 300 projetos ativos por usuário.

5. Studio

A antiga iClips foi repaginada e se tornou a Studio, plataforma ideal para gerenciar projetos de agências e times de marketing. 

Com ela, é possível reduzir o tempo das equipes que precisam monitorar vários projetos simultaneamente, aumentando a lucratividade das empresas e ajudando na tomada de decisões.

Com a Studio, os líderes conseguem organizar e executar o fluxo de trabalho, realizar o controle financeiro para a saúde da agência, emitir relatórios e tomar decisões orientadas a dados (data-driven).

A maior premissa da Studio é otimizar a rotina do time para que todos possam direcionar seus esforços para quem realmente importa: o cliente.

Os planos oferecidos são:

• free — versão gratuita e feita para agências menores que buscam começar a gerenciar seus projetos e finanças de forma eficiente;
• business — R$250 por mês, ideal para equipes em crescimento e que desejam padronizar seus processos e obter ganhos de produtividade;
• corporate — R$1.050 por mês, para quem busca precisão nos projetos, controle nos setores e relatórios completos;
• enterprise — versão customizada para empresas com alta demanda. Para acessar o valor, é necessário entrar em contato com a equipe.

6. monday.com

A monday.com é uma ferramenta de trabalho que permite às empresas criar aplicativos personalizados de fluxo de trabalho em um ambiente sem código — para executar projetos e processos diários.

Entre seus principais recursos, a plataforma inclui várias possibilidades de automação e integrações com outras ferramentas, como Slack, Gmail, Jira, etc. 

Além disso, ela é customizável e pode ser usada por organizações de diversos portes e segmentos.

E, ainda, permite a organização e gestão das atividades diárias, há a possibilidade de rastrear as tarefas em tempo real e automatizar o envio de mensagens para a equipe.

Há cinco opções de plano para quem deseja incluir a monday.com na sua rotina:

• individual — gratuito para o uso de até duas pessoas;
• básico — R$35 mensais por usuário, para quem tem uma equipe pequena;
• padrão — R$45 mensais por usuário, plano mais comum para quem preza por plataformas otimizadas;
• profissional — R$75 mensais por usuário, para quem precisa gerenciar trabalhos mais complexos;
• corporativo — para organizações que precisam de recursos em nível empresarial. O valor é compatível com o número de usuários, por isso é preciso entrar em contato com a empresa para receber essa informação.

7. Basecamp

O Basecamp é um sistema que promete centralizar todas as tarefas e informações necessárias para a realização das atividades em um só lugar. 

A ferramenta nasceu de uma dor comum dos gestores e donos de empresa: gerenciar todas as ferramentas usadas pela equipe em teletrabalho ou home office.

Portanto, além de ajudar no gerenciamento das tarefas, o Basecamp centraliza arquivos, planilhas, bate-papos, projetos e reuniões em uma só plataforma. 

Isso é benéfico principalmente quando pensamos em trabalho remoto, situação na qual os ruídos na comunicação podem gerar situações catastróficas.

Os planos disponíveis são:

• personal — versão gratuita, mas limitada a poucas funcionalidades;
• business — planos de até US$ 99 mensais, a depender das ferramentas integradas à plataforma.

Desenvolvedores de software, empresas de design, freelancers, consultores, arquitetos, agências de marketing, empresas de mídia, escolas e tantos outros segmentos empresariais podem se beneficiar desse tipo de ferramenta.

8. Jira

O Jira é uma plataforma que oferece recursos para desenvolvimento de software, cuidando do gerenciamento de equipes por metodologias ágeis. 

Dessa forma, os times podem se orientar por quadros do scrum, totalmente personalizáveis e interativos.

Também é possível criar quadros de kanban para ajudar a equipe a visualizar os projetos em sua totalidade, aumentando o rendimento dos membros do time e realizando as atividades em menor tempo e em ciclos contínuos.  

 Os planos oferecidos são:

• free — gratuito, mas limitado a dez usuários;
• standard — US$ 7,50 mensais por usuário, para equipes em crescimento e focadas em dar início ao gerenciamento de projetos;
• premium — US$ 14,50 mensais por usuário, para organizações que precisam dimensionar a forma como colaboram e rastrear o trabalho;
• enterprise — valor anual determinado de acordo com a quantidade de usuários e especificações da empresa. Por essa razão, é necessário entrar em contato com o vendedor para mais informações. 

9. Runrun.it

O Runrun.it é um software de gestão de projetos, tarefas e fluxo de trabalho, com relatórios diversos sobre prazos e custos dos projetos, além de monitorar o desempenho das pessoas envolvidas nas tarefas.

A partir de uma visão interativa de Gantt, é possível determinar se uma pessoa tem disponibilidade para assumir novas demandas de maneira visual e simples. 

Dessa forma, as lideranças conseguem realizar a gestão de desempenho, orientando suas decisões para o alcance das metas.

Os planos oferecidos pela empresa são os seguintes:

• grátis — indicado para microempresas;
• business — R$59 mensais por usuário, indicado para pequenas e médias empresas;
• enterprise — R$99 mensais por usuário, indicado para empresas de grande porte.

Quais são os benefícios da gestão de tarefas?

Agora que você já entendeu o que é gestão de tarefas e quais as melhores ferramentas para o gerenciamento das atividades do seu time, chegou o momento de saber as principais vantagens desse acompanhamento.

Já mencionamos alguns benefícios, como desenvolvimento de pessoas, aumento da produtividade, acompanhamento das tarefas, liderança mais próxima, gestão de pessoas mais acertada, etc. 

Contudo, há ainda outros elementos que devem ser levados em conta ao adotar a gestão de tarefas na sua empresa. Acompanhe!

Otimiza a realização das atividades

Como vimos, todas as ferramentas mencionadas têm como premissa organizar as atividades que os profissionais precisam realizar em suas rotinas diárias. 

Esse planejamento é importante para o próprio colaborador e para a equipe como um todo.

O profissional que organiza suas tarefas sabe exatamente o que precisa ser feito, quando precisa ser finalizado e quais as etapas anteriores e posteriores a dele. 

Essa visão ampliada ajuda a entender qual seria o impacto de um atraso, por exemplo. Ter governança sobre suas funções é importante para o crescimento e desenvolvimento dos colaboradores — uma competência profissional importante.

Do outro lado, os demais membros do time e gestores podem entender em que etapa está o projeto, se há dúvidas, pontos de melhoria ou de mudança na estratégia, bem como entender como anda a produtividade de cada membro individualmente.

Ajuda a priorizar e delegar as tarefas

Se surgir uma atividade classificada como emergencial na segunda-feira, ela não pode ser deixada de lado até sexta. 

É justamente para evitar esse tipo de problema que existe a classificação das tarefas.

Realizar a gestão corretamente também passa por elencar todas as atividades e seu grau de urgência. Em seguida, basta delegá-las às pessoas mais indicadas para resolvê-las.

Delegar tarefas, no entanto, pode ser mais difícil do que parece, principalmente para pessoas que têm o senso de governança muito aguçado. 

Enquanto alguns perfis profissionais preferem não se envolver e, por isso, evitam assumir tarefas desafiadoras, outros encontram certa dificuldade em trabalhar em equipe e dividir a responsabilidade quando necessário, assumindo tudo para si.

É papel dos gestores mapear e entender todos os perfis comportamentais do time para só então determinar quais atividades têm mais fit com o colaborador escolhido.

Permite visualizar os prazos

Visualizar o fluxo das atividades dentro da ferramenta ajuda a entender a estrutura do projeto, seu grau de complexidade e quem são todas as pessoas envolvidas.

É essa visão fragmentada que conforta a equipe, permitindo que todos entendam onde estão e para onde devem ir.

Mas, de nada adianta mapear as atividades se não há um prazo para que elas sejam entregues, certo? 

É por isso que a gestão de tarefas também deve se preocupar em traçar as datas de entrega e monitorar se elas estão sendo cumpridas.

Como já mencionamos, o atraso em uma etapa pode prejudicar todo o andamento do projeto, por isso os colaboradores devem ter responsabilidade e trabalhar em equipe.

Melhora a comunicação e o clima organizacional

Por fim, uma das grandes vantagens a nível de gestão de pessoas é a melhora no clima organizacional. 

O conceito de clima organizacional corresponde à forma como o ambiente de trabalho é percebido pelos colaboradores, ou seja, como está a atmosfera daquele local. 

Ele é parte importante da cultura organizacional, funcionando como um termômetro de como as pessoas se sentem.

Equipes alinhadas e integradas se comunicam bem — seja no trabalho presencial, remoto ou híbrido —, agem pensando no bem coletivo e, com isso, proporcionam um clima organizacional mais agradável e acolhedor.

E para garantir essa integração, nada melhor do que fazer o correto gerenciamento das atividades, tomando cuidado com a sobrecarga de trabalho e alinhando as tarefas ao perfil de cada pessoa.

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Qual o impacto da gestão de tarefas no trabalho remoto?

A crise sanitária ocasionada pela pandemia do novo coronavírus impulsionou mudanças que, em um cenário típico, não seriam vistas nos próximos anos. 

A digitalização dos processos e as soluções tecnológicas foram cruciais para a sobrevivência de inúmeras empresas, que se viram obrigadas a migrar para o trabalho remoto.

Embora seja uma mudança radical para vários segmentos, alguns se adaptaram tão bem que não pretendem voltar ao modelo presencial — pelo menos não da forma como era realizado no período pré-pandemia.

De um jeito ou de outro, a pandemia tem feito os profissionais atuais se prepararem para uma realidade em que será cada vez mais comum atuar no meio virtual, sem precisar ocupar os espaços físicos das empresas. 

Os gestores precisaram reorganizar os processos dos setores em pouquíssimo tempo, mudando drasticamente a forma como os colaboradores comandavam suas rotinas e atividades. 

Vimos nascer a necessidade de modelos de trabalho mais flexíveis, que só são possíveis em razão da tecnologia, que nos fornecem as ferramentas necessárias para executar as tarefas e colaborar com os colegas mesmo a distância.

Para os que continuarão distantes dos escritórios e das equipes, manter um alinhamento diário sobre as atividades e seus status é fundamental. 

Para isso, nada melhor do que contar com as ferramentas corretas!

Além de plataformas para a gestão das tarefas, alguns softwares precisam ser adotados para manter a qualidade das entregas. São eles:

• ferramentas de mensagens instantâneas — Slack, Telegram, Chat, etc.;
• plataformas de videoconferência — Zoom, Meet, Skype, etc.;
• aplicativo de controle de frequência — Tangerino.

Como otimizar a gestão de tarefas?

Não basta apenas contratar a ferramenta adequada para fazer a gestão de tarefas.

É fundamental estruturar as atividades dentro das ferramentas e, assim, orientar a equipe para que todos tenham autonomia em suas rotinas.

Veja, a seguir, como otimizar a gestão e torná-la cada vez mais estratégica, economizando tempo e aumentando a qualidade das entregas.

Elenque as tarefas que precisam de atenção

É a hora de classificar as atividades de acordo com a escala de urgência que traçamos no início deste artigo. 

Separe o time em squads de acordo com as tarefas que precisam ser feitas e determine o cronograma semanal com tudo aquilo que é mais urgente.

Essas sprints semanais dão agilidade à execução das tarefas, ajudam a solucionar gargalos no fluxo de atividades e a dar vazão aos pequenos afazeres.

Organize as atividades e estabeleça prazos

Nesse momento é crucial entender qual a complexidade de cada atribuição, quantas pessoas serão necessárias e, finalmente, em quanto tempo a atividade precisa ser entregue.

A definição de prazo também perpassa outros aspectos da cultura organizacional. Em empresas em que o volume de atividades é mais importante que a qualidade, o tempo para determinado projeto será menor. 

Por outro lado, em culturas focadas na excelência, o prazo será maior justamente para que a entrega seja bem-feita.

A liderança é a responsável por entender as peculiaridades das tarefas para, então, definir o prazo e sua flexibilidade. 

Faça o alinhamento com a equipe

Não basta apenas determinar as atividades e os prazos se isso desagradar à equipe e impactar o clima organizacional. 

Para o bom andamento dos projetos, todos os membros do time precisam estar alinhados e em consonância com as metas propostas.

Ao determinar as OKRs do time — objectives and key results, ou objetivos e resultados-chave, em português — os líderes precisam validar as decisões com os colaboradores, porque serão eles os responsáveis pelo alcance dos resultados.

Escolha a melhor ferramenta

Depois de todas as ferramentas listadas neste post, você poderá avaliar qual é a melhor de acordo com o tamanho e as necessidades do seu time. 

Contudo, além de gerenciar as tarefas dos colaboradores, é preciso monitorar a presença deles, mesmo no trabalho remoto.

Embora as equipes estejam, em sua maioria, atuando em casa nesse momento, é a contabilização das horas trabalhadas que permite aos gestores entender a produtividade de cada pessoa e como está o seu desempenho em home office.

Nesse caso, o controle de ponto digital é um excelente aliado de empregadores e líderes!

Por meio de aplicativos de monitoramento de presença, é possível acompanhar as horas trabalhadas, os intervalos, as faltas, os atestados médicos e o trajeto dos colaboradores — em caso de trabalhadores externos.

A ideia é que você utilize o sistema de controle de ponto para definir estratégias para a sua empresa.

Se os registros mostram muitos atrasos, por exemplo, pode ser sinal de que você precisa pensar sobre a possibilidade de definir uma jornada mais flexível, por exemplo.

A essa altura, não é nenhuma novidade que uma de suas opções entre as soluções de controle de ponto digital existentes é o Tangerino.

Como o Tangerino pode ajudar na gestão de tarefas?

Se bem planejada, a implementação de um controle de ponto digital como o Tangerino pode trazer diversas vantagens, como:

• mapeamento da produtividade dos colaboradores;
• acompanhamento da rotina de trabalhadores internos e externos;
• geração de relatórios automatizados e personalizados;
• sistema de geolocalização para gestão de trabalhadores remotos;
• marcação de ponto por reconhecimento biométrico ou facial, ideal para trabalho presencial ou remoto;
• emissão de ordem de serviço digital para acompanhamento das tarefas;

Quer descobrir como o controle de ponto pode ajudar na gestão de tarefas da sua empresa?

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