Sistema de controle de ponto eletrônico: Por Que a Sólides Tangerino é a Melhor Escolha?

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O controle de ponto é um processo fundamental de documentação da jornada de trabalho dos colaboradores e que pode ser essencial para uma boa gestão de pessoas. Mas, para realizá-lo adequadamente, nada melhor do que escolher um bom sistema de controle de ponto eletrônico.

A importância dessa escolha tem impacto direto em todos os aspectos nos processos legais relativos à CLT. Afinal, de nada adianta escolher um sistema que não tem um respaldo legal Comprovado que o software está de acordo com a legislação, o próximo passo é analisar o que é melhor para sua empresa.

Saber tudo sobre sistemas de controle de ponto eletrônico é essencial para o cumprimento da legislação trabalhista e para uma gestão que alinhe melhor o capital humano aos objetivos de negócios. Portanto, continue por aqui e saiba tudo sobre o assunto!

• O que é um sistema de controle de ponto eletrônico? 
• Para que serve um sistema de controle de ponto eletrônico? 
• Sistema de controle de ponto eletrônico é permitido por lei? 
• Quais são as principais funcionalidades de um sistema de controle de ponto eletrônico?
• 5 diferenciais para escolher o melhor sistema de controle de ponto eletrônico 
• Por que a Sólides Tangerino é o melhor sistema de controle de ponto eletrônico? 

O que é um sistema de controle de ponto eletrônico? 

Sistema de controle de ponto eletrônico compreende todas as formas de monitoramento que utilizam equipamentos eletrônicos para acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores.

Desde a publicação da Portaria 671, todas essas tecnologias são classificadas como REP – Registrador Eletrônico de Ponto. O que varia é a categoria, que pode ser REP-C, REP-A e REP-P.

Entre as vantagens do software de controle eletrônico de ponto está a total segurança dos dados, que não podem ser adulterados. Além disso, esse tipo de sistema de controle de jornada conta com tecnologia de automação, o que otimiza as rotinas do RH.

Outro ponto de destaque do sotfware de ponto eletrônico é a possibilidade de integrar o sistema a outras tecnologias, como os softwares de folha de pagamento. Isso minimiza o trabalho do DP no cálculo das remunerações, poupa tempo e reduz as chances de erro.

A depender do tipo de sotfware de ponto elterônico, não há qualquer gasto com papel e o investimento em manutenção preventiva ou corretiva de equipamentos é drasticamente reduzido. Características comuns ao REP-A e REP-P.

Embora costume demandar treinamento, é comum que as empresas que fornecem esse tipo de solução façam esse processo educativo e de adaptação visando o melhor uso de sua ferramenta.

Com tudo isso, o trabalho do setor de Recursos Humanos ou Departamento de Pessoal é otimizado e se torna mais confiável — para a empresa, os trabalhadores e também para o Ministério do Trabalho.

O uso de software de ponto digital veio para substituir o usual software de controle de ponto manual e mecânico que, além de já ultrapassados, apresentam grandes desvantagens em relação às novas tecnologias.

Para evitar fraudes e intensificar a segurança do controle de ponto de funcionários, o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) passou a regulamentar o uso de sistemas eletrônicos e digitais.

O software de controle de ponto pode ser instalado em computadores, tablets, notebooks ou existirem em forma de aplicativo para dispositivos móveis, como é o caso da Sólides Tangerino. Vamos abordar esse assunto com mais profundidade ao longo do artigo.

Para que serve um sistema de controle de ponto eletrônico? 

O sistema de controle de ponto eletrônico serve para automatizar o processo de registro de jornada e traz muitos benefícios financeiros e processuais para a empresa. 

Seja por meio de controle biométrico ou cartão de ponto eletrônico, o sistema consolida as informações da jornada de cada funcionário e permite que você faça desse setor uma área realmente estratégica na empresa.

Por muitos anos, o controle da jornada de trabalho foi feito por meio de livros de ponto ou relógios manuais, com cartões de ponto em papel ou cartolina. Além de ineficientes no preenchimento, consolidar os dados de cada trabalhador era uma verdadeira missão que tomava muito tempo e paralisava o RH uma vez ao mês.

Ainda, o ponto manual é passível de fraude, tanto pelos colaboradores quanto por empresas mal-intencionadas. Isso gera uma relação conflituosa com os trabalhadores que pode parar, inclusive, na Justiça, provocando grandes prejuízos para ambos.

Fazer o registro de jornada dos funcionários é uma das tarefas que faz parte da rotina do RH de uma empresa, além de ser uma atividade obrigatória no Brasil, tanto para o empregador quanto para o empregado. O sotfware de ponto eletrônico chegou como um meio de otimizar esse processo. 

Veja, a seguir, alguns dos benefícios em empregar um software de ponto digital:

Dar mais autonomia ao funcionário

Na rotina corrida, ter praticidade é ideal para facilitar as relações trabalhistas. Com o sistema de controle de ponto eletrônico, o colaborador pode registrar a entrada e a saída por meio de um app ou no computador. 

Com as novas modalidades de trabalho, como o home office ou trabalho híbrido, essa tecnologia pode facilitar a marcação feita pelo profissional e a conferência do RH. 

Nesse caso, é importante que o RH oriente os profissionais sobre o uso de um software de ponto digital por meio de uma palestra, um e-mail ou até um tutorial. Isso evita dúvidas na marcação e garante mais precisão e aderência.

Melhorar a gestão dos colaboradores externos

Se sua empresa conta com colaboradores em trabalhos externos, você sabe que é um pouco desafiador controlar a entrada e a saída deles, não é mesmo? 

Entendendo melhor o que é o sistema de controle de ponto eletrônico, você percebe que ele facilita essa gestão, permitindo marcação a distância por meio de recursos de geolocalização (GPS).

Além disso, o sotfware de ponto eletrônico otimiza o controle de jornada externo. Como não precisa passar na empresa para registrar os horários, o funcionário terá um ganho significativo de tempo no dia a dia. Tanto o RH quanto o profissional ganham vantagens com essa tecnologia.

Fazer um controle de banco de horas mais preciso

O controle do banco de horas é uma das tarefas mais importantes do RH de uma empresa. Por meio dele, ocorre o cálculo do período trabalhado e de algum tempo extra realizado pelo colaborador, se houver, o que impacta diretamente na remuneração recebida.

O sistema de controle de ponto eletrônico facilita esse controle, oferecendo mais precisão ao RH na hora de marcar as horas realizadas pelo profissional. 

Além disso, é possível conhecer mais sobre a rotina do colaborador e como ele registra as entradas e saídas, bem como seu intervalo.

Evitar fraudes no registro de ponto

Sabendo mais sobre como funciona o sistema de controle de ponto eletrônico, você já deve ter notado que é um método mais seguro para controlar as horas trabalhadas. 

Além de oferecer mais precisão, ele pode evitar fraudes em alterações feitas pelos colaboradores ou pela própria empresa.

O sotfware de ponto eletrônico pode, ainda, oferece um serviço para reforçar essa segurança. Nesse caso, o colaborador deve tirar uma foto no momento do registro do ponto para comprovar a própria identidade. Isso evita que uma pessoa se passe pela outra.

Otimizar a rotina do DP

Os cálculos intermináveis e a burocracia podem deixar a vida do Departamento Pessoal muito mais difícil, não é mesmo? 

Com o sistema de controle de ponto eletrônico, o controle das horas é otimizado, garantindo mais praticidade na rotina. Essa tecnologia ainda permite a emissão de relatórios e informações extras que podem ser necessárias.

Com a facilidade do software de ponto digital, a empresa pode pensar em ações para melhorar o ambiente de trabalho, além, é claro, de revisar os gastos relacionados a horas extras, adicionais noturnos e outras variáveis possíveis na rotina dos colaboradores.

Diminuir o número de processos trabalhistas

Muitos processos trabalhistas podem ter origem em erros cometidos no controle da jornada de trabalho do colaborador, quando períodos feitos além do horário estabelecido não são computados nas remunerações.

Com um sistema de controle de ponto eletrônico, a ocorrência desses erros diminui significativamente e, como consequência, a empresa tem menos problemas legais com os colaboradores. 

Aliás, caso haja alguma incoerência, o departamento pode identificar rapidamente as causas e corrigir o que for preciso.

Reduzir custos

O sistema de controle de ponto eletrônico não seria uma solução ideal se não gerasse uma economia financeira para as empresas, certo? 

Unindo todas as vantagens dessa solução, é possível perceber que os custos das corporações podem ter uma boa redução.

Isso não está só relacionado à mudança da rotina, para evitar que os colaboradores façam períodos extras, mas também à redução das causas trabalhistas, que geram danos financeiros à empresa.

Confira outras leituras que podem ser úteis a você:

• Tudo que você precisa saber sobre a gestão de ponto
• Fechamento de Folha de Ponto: Quais os Maiores Erros e Como Evitá-los
• Biometria facial: o que é essa tecnologia que revolucionou a marcação do ponto
• Ponto Eletrônico Digital: Como Funciona e Por Que Adotá-lo para Aumentar a Transparência?

Sistema de controle de ponto eletrônico é permitido por lei? 

A existência e uso de um sotfware de ponto eletrônico tem previsão legal. Orientações sobre o assunto aparecem no artigo 74 da CLT. 

O texto determina que empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a adotar um sistema para fazer o acompanhamento da jornada de trabalho de seus funcionários.

Aqui, convém lembrar que a regra foi atualizada após a publicação da Lei de Liberdade Econômica, em 2019. Até então, a legislação exigia o controle de ponto quando a empresa tinha 10 ou mais funcionários.

Sem perder as regras atuais de vista, por vezes, convém enxergar além do que é obrigação. Embora a CLT não determine isso, empresas que tenham menos de 20 funcionários em seus quadros também podem usar um sistema de controle de ponto eletrônico.

Vale considerar que, em todo caso, esse instrumento: 

• facilita a gestão de jornadas e o cumprimento daquilo que foi definido em contrato;
• é respaldado por lei;
• promove vantagens para a gestão de pessoas na organização.

Em todo caso, uma vez que a realização do controle de ponto é determinada, a lei indica que esta pode ser feita “em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia”.

Traduzindo, a sua empresa escolhe como vai fazer a gestão, desde que o software de controle de ponto escolhido siga as regras definidas para o registro de jornada. Algo essencial para garantir os direitos trabalhistas dos funcionários.

Ainda, outro ponto importante a ser ressaltado é que o referido artigo 74 exige que os funcionários externos de uma empresa possam registrar seus horários de entrada e saída.

Em casos assim, é possível utilizar métodos de controle manuais ou sistemas mais tecnológicos, como os softwares de controle de ponto eletrônico.

Cabe ressaltar que a legislação não define um único tipo de sistema de controle de ponto possível e cada empresa pode escolher aquele que considerar mais adequado.

Ao todo, existem três tipos de controle de ponto:

1. manual;
2. mecânico;
3. eletrônico.

Os mais modernos são mais seguros e têm mais benefícios atrelados tanto para o cumprimento da legislação quanto para a gestão estratégica de pessoas.

O que é Portaria 671?

A Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) é a norma que regulamenta o uso de sistema de controle de ponto eletrônico, apresentando exigências e outras disposições relativas à legislação trabalhista.

Publicada em 8 de novembro de 2021, essa norma surgiu em substituição a duas anteriores, as Portarias 1510 e 373. Seu texto engloba diferentes questões, em especial, uma nova forma de classificação de sistemas de registro de ponto eletrônico.

Com a Portaria 671, o sotfware de ponto eletrônico passou a poder ser classificado da seguinte forma:

• REP-C: Registro de Ponto Eletrônico Convencional;
• REP-A: Registro de Controle de Ponto Alternativo;
• REP-P: Registro de Controle de Ponto em Programa.

O REP-C é a classificação dos sistemas de controle de ponto mais tradicionais e que, até então, eram regidos pela extinta Portaria 1510.

Falamos dos relógios eletrônicos que são fixados próximos à entrada da empresa para que os funcionários se identifiquem e façam o registro de todos os seus horários na empresa.

Por sua vez, o REP-A é a classificação dos sistemas em que o controle de ponto é feito por meio de aplicativos que podem estar em computadores, tablets na empresa ou no dispositivo móvel dos funcionários.

Até então, esse tipo de solução tinha regras de uso descritas pela Portaria 373 — que também não tem mais validade.

Os sistemas REP-A são legítimos, mas só podem ser utilizados pela empresa com a concordância dos sindicatos laborais expressa por meio da Convenção ou do Acordo Coletivo de Trabalho.

Por fim, o REP-P é a classificação dos sistemas tipo software, ou seja, de programas de computador desenvolvidos para o controle de ponto e que devem estar registrados no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI).

A Portaria 671 define algumas regras específicas para cada tipo de relógio eletrônico de ponto, além de regras comuns. Por exemplo, é fundamental que os sistemas emitam um comprovante de registro de ponto e que esse documento seja disponibilizado aos trabalhadores.

Ainda, determina que todos os sistemas contem com arquivos em formato AFD (Arquivo Fonte de Dados) que possam ser disponibilizados ao Auditor-Fiscal do Trabalho.

Com base em tudo isso, como você pode perceber, a Portaria 671 existe para regulamentar o uso de sotfware de ponto eletrônico para torná-las seguras e úteis a todos os envolvidos.

A legislação em questão cumpre, entre outras coisas, a premissa de tornar o controle de jornada mais transparente para empresas, trabalhadoras e para o Ministério Público.

Quais são as principais funcionalidades de um sistema de controle de ponto eletrônico?

Já mencionamos aqui os benefícios que um sistema de controle de ponto eletrônico pode trazer para a sua organização. 

Agora, vamos elencar as principais funcionalidades dessa ferramenta para sanar suas dúvidas quanto à adoção do sistema. Confira:

Registro de ponto dos colaboradores

O sistema de controle de ponto eletrônico revolucionou a forma que o registro de ponto era feito. Agregou a possibilidade do uso de tecnologias como leitura de cartões magnéticos e a biometria. Assim, é possível registrar a jornada de trabalho dos funcionários em qualquer lugar, por meio de uma ferramenta ultratecnológica.

Especialmente o uso da impressão digital, recurso que pode ser utilizado via software de ponto digital, possibilitou ainda mais segurança para o empregador, reduzindo as costumeiras fraudes nas quais um colaborador batia o ponto para outro utilizando o cartão.

Tratamento de ponto

O tratamento de ponto eletrônico é a conferência dos pontos registrados, além da realização de ajustes que eventualmente sejam necessários.

Em outras palavras, o tratamento consiste no envio dos dados das marcações feitas para um software ou programa de tratamento que vai gerar um relatório de frequência, seguindo o que define o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).

Antes de gerar esse relatório, porém, o sistema de controle de ponto eletrônico permite corrigir possíveis falhas e, então, gerar arquivos acurados sobre a jornada de trabalho de cada pessoa da empresa.

Esses arquivos são úteis especialmente para o fechamento da folha de pagamento, uma vez que reúnem informações sobre atrasos, faltas, horas extras e outras variáveis que impactam o cálculo a ser feito pelo DP.

Fornecimento da folha de ponto

O fechamento de folha de ponto é, sem dúvida, uma das atividades mais importantes na rotina do RH de uma empresa. Independente do tamanho do negócio e do número de funcionários, é importante ter atenção a essa atividade. 

Qualquer erro cometido pode gerar pagamentos equivocados, que prejudicam o colaborador ou a empresa. E não são poucos os casos de erros provocados por descuido ou falta de atenção no fechamento da folha de ponto. 

Portanto, a empresa deve enxergar a folha de ponto como um mecanismo de segurança tanto para o trabalhador, como para ela mesma, já que é dessa forma que garantirá o cumprimento da lei. 

Para ter em mãos um documento tão importante e livre de erros, é fundamental contar com um sistema de controle de ponto eletrônico que possa otimizar a extração dos dados e conferir mais confiabilidade ao processo.

Informação sobre banco de horas e horas extras

O sistema de controle de ponto eletrônico conta com a geração automatizada de relatórios que podem ser úteis para o Departamento Pessoal e para o RH.

Os documentos são gerados com base nos dados coletados, permitindo análises que podem orientar a adoção de medidas para melhorar a gestão de pessoas da empresa.

É possível identificar, por exemplo, se há uma frequência alta de atrasos e absenteísmo para que, então, as possíveis causas desse problema sejam identificadas ― como a falta de flexibilidade ou um clima organizacional ruim ― e corrigidas.

O mesmo vale para o excesso de horas extras ou banco de horas — que pode ser sinal de baixa produtividade e/ou sobrecarga de profissionais e equipes. Algo que também demanda ações por parte do RH.

Além disso, ter esses dados corretos permite que o cálculo de horas extras seja executado corretamente.

Integração com software de folha de pagamento

O sistema de controle de ponto eletrônico permite integração com sistemas de folha de pagamento, facilitando a exportação dos dados de um software para o outro.

A partir dessa integração, o cálculo da folha de pagamento se torna mais rápido e seguro, pois os dados do registro de ponto são enviados diretamente para o software de folha de pagamento, sem necessidade de intervenção humana.

Calcular descontos em folha de pagamento também se torna bem mais fácil, afinal, o software de ponto digital consolida o total de horas trabalhadas e compara automaticamente com a carga horária registrada para cada colaborador.

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5 diferenciais para escolher o melhor sistema de controle de ponto eletrônico 

Não restam dúvidas quanto aos benefícios do sistema de controle de ponto eletrônico, certo? Agora, chegou o momento de entender quais diferenciais devem estar na sua lista de prioridades ao escolher um sistema completo para a sua empresa.

Veja, abaixo, quais funcionalidades básicas um software de controle de ponto completo deve oferecer:

Biometria

Softwares de controle de ponto eletrônico modernos costumam apresentar a biometria como principal diferencial. 

O ponto biométrico é basicamente um relógio de ponto eletrônico que utiliza a impressão digital do trabalhador como forma de autenticação.

Isso oferece uma camada de segurança ainda maior, uma vez que demanda a real presença do colaborador na empresa, evitando que outra pessoa use seu cartão para registrar o ponto.

No entanto, para solucionar a questão logística no caso de trabalho externo, home office, teletrabalho e afins, surgiu a tecnologia da biometria facial. 

Por meio de uma selfie do colaborador, o software de ponto digital consegue averiguar sua autenticidade, ou seja, confirmar que ele é quem diz ser.

Marcação de ponto online e offline

Com a possibilidade de falha na conexão de internet em ambientes externos, um sistema de controle de ponto eletrônico deve ser capaz de registrar a jornada online e offline. 

Afinal, em caso de queda no sinal de internet, como os colaboradores conseguiriam bater o ponto? Deixar de registrar essas informações não é uma opção, por isso os sistemas devem ser equipados para esses possíveis imprevistos.

A conexão com a internet permite que os gestores acompanhem em tempo real quem já está no trabalho, quem está atrasado e quem já saiu, com o objetivo de providenciar substituições com maior rapidez.

No entanto, o funcionamento offline é essencial para as empresas que contam com colaboradores externos. Portanto, essa deve ser uma prioridade quando você estiver escolhendo o software de controle de ponto para sua empresa.

Controle de ponto móvel

Já mencionamos o quanto esses sistemas são importantes para monitorar a jornada de trabalho de funcionários externos, certo? 

O ponto móvel é uma maneira de fazer o registro da jornada de trabalho de qualquer lugar, a qualquer hora. A economia de optar por esse modelo contribui, e muito, para o aumento da lucratividade da empresa.

Depois da adoção em massa do home office como medida para conter o avanço do novo coronavírus, muitas empresas descobriram as vantagens de monitorar a jornada de trabalho a distância por meio da tecnologia do ponto móvel.

Esse sistema permite que o colaborador não esteja na empresa para registrar o início e fim da jornada. Na verdade, seja por meio do smartphone, tablet ou computador, é possível bater ponto a qualquer momento, em qualquer lugar. Tudo isso graças à internet!

Geolocalização

A geolocalização é a identificação exata ou aproximada do local geográfico em que um objeto ou pessoa está.

Essa tecnologia pode funcionar por meio de três métodos distintos: GPS, GSM e wi-fi ou wireless, nomes dados à rede de internet sem fio.

Os softwares de controle de ponto usam a tecnologia do GPS para identificar em qual lugar o colaborador está registrando o seu ponto. Ou seja, é um sistema que permite que as marcações sejam feitas a distância.

Isso facilita na gestão de atividades, pois torna possível tirar melhor proveito da mobilidade de cada funcionário sempre que necessário. Algo que contribui para otimização do tempo e dos recursos da empresa.

Assinatura eletrônica da folha de ponto

Embora a legislação trabalhista vigente não exija a assinatura no cartão ou no espelho de ponto, a jurisprudência não costuma aceitar a veracidade do documento sem que haja a firma do trabalhador.

Costuma-se entender que, como não há assinatura, também não há concordância por parte do funcionário em relação aos dados ali expressos. 

Isso pode gerar sérios problemas para a empresa, principalmente se existir alguma ação trabalhista sendo movida pelo trabalhador na Justiça.

Diante disso, embora não haja exigência expressa sobre a assinatura no espelho de ponto, o recomendável é colher as assinaturas dos empregados e se resguardar. 

Em softwares de controle de ponto eletrônico já é possível coletar a assinatura dos colaboradores de forma totalmente digital. 

Portanto, a assinatura eletrônica da folha de ponto é uma alternativa viável para colaboradores em home office, teletrabalho ou em trabalho externo.

Por que a Sólides Tangerino é o melhor sistema de controle de ponto eletrônico? 

O controle eletrônico de ponto revolucionou a forma que o registro de ponto é feito. Agregou a possibilidade do uso de várias tecnologias, entre elas a geolocalização e a biometria.

Contudo, ainda era necessário um alto investimento para compra de equipamentos que estivessem de acordo com a legislação e ainda necessitavam de outros softwares de controle de ponto para tratar as informações.

Esse cenário mudou para melhor com o surgimento da Sólides Tangerino, uma solução completa para o Departamento Pessoal. Além do módulo de controle de ponto, a ferramenta conta com todos os itens que mencionamos nos tópicos anteriores, sendo a melhor opção do mercado.

Aqui na Sólides Tangerino, nós prezamos pela inovação e estamos sempre em busca de tecnologias que facilitem os processos internos das empresas. Por isso, oferecemos um software completo para departamento pessoal para você fazer cumprir as rotinas de DP de forma otimizada e estratégica. 

Se precisar de todas as informações da sua conta na Sólides Tangerino , você consegue isso de maneira muito simples e fácil.

Oferecemos, ainda, um processo de onboarding de clientes no qual sua empresa conta com nosso suporte ativo ao implementar o sistema.

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