Horas extras no trabalho externo: como monitorar?

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Horas extras no trabalho externo: como monitorar?

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O trabalho externo é aquele realizado fora das dependências da empresa. Na maioria dos casos, o expediente dos colaboradores que atuam nessa rotina precisa ser acompanhado e as horas extras devidamente medidas. Mas, você sabe como fazer isso?

O controle da jornada de trabalho e das horas adicionais realizadas por cada colaborador externo deve ser feito por dois motivos fundamentais. Um deles é o cumprimento da legislação para a garantia dos direitos trabalhistas. O outro é a necessidade dessas informações para a realização de uma boa gestão da equipe.

Quer entender melhor como monitorar horas extras no trabalho externo? Continue lendo o artigo e pare de ter prejuízos!

O que diz a lei sobre horas extras no trabalho externo

O trabalho externo é comumente realizado por motoristas profissionais, entregadores, eletricistas, equipe de vendedores externa e outras funções que exige atuação fora da empresa. Na maioria dos casos, a legislação prevê que o empregador precisa fazer o controle da jornada desses colaboradores.

Aqui, é importante diferenciar o trabalhador externo do trabalhador remoto. O trabalhador que desenvolve suas atividades em regime de home office não se enquadra nesta categoria e você pode saber mais sobre esta modalidade conferindo nosso artigo sobre controle de ponto home office.

Ou seja, a descrição que se atribui ao trabalhador externo é usada para os colaboradores que precisam realizar alguma atividade em campo, em lugares que podem variar de acordo com sua escala e demandas.

Pelo artigo 62 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), é possível saber em quais situações esse controle não precisa ser feito pela impossibilidade da fixação de um horário de trabalho.

Nas demais situações, a empresa deve fazer o controle e o profissional tem direito ao recebimento pelas horas extras no trabalho externo. Assim, para evitar problemas legais, é importante que o gestor de RH esteja atento a essa questão.

Como controlar a jornada no trabalho externo

O controle da jornada dos colaboradores que fazem trabalho externo pode ser feito de diferentes formas. As soluções vão desde a realização de ligações telefônicas para acompanhamento da rotina do trabalhador ao uso de novas tecnologias.

Por outro lado, sabemos como é importante automatizar processos, principalmente em empresas que lidam com um grande número de funcionários. Felizmente, contamos com ferramentas de rh que aproveitam todo o potencial da tecnologia.

São exatamente essas inovações que se traduzem em soluções como os softwares de controle de ponto, que podem ser instalados nos dispositivos móveis dos colaboradores. E como, no Brasil, há mais smartphones que pessoas, sua empresa provavelmente não terá sequer que investir em novos aparelhos.

Assim, em qualquer lugar que estejam, os trabalhadores externos podem sinalizar o início e o fim de suas jornadas de trabalho, além da pausa e retorno do almoço, por exemplo. Entre outras funcionalidades desejáveis em uma solução como esta, podemos destacar a possibilidade de:

  • Trabalhar com múltiplos sistemas operacionais de smartphones, como dispositivos Android ou IPhones;
  • Definir a região onde o ponto pode ser registrado, ou seja, os gestores podem delimitar um perímetro onde o ponto, quando marcado, é considerado válido.
    Quando fora da área, o aplicativo automaticamente invalida a marcação. Esta opção é interessante para evitar que os representantes externos realizem percursos não autorizados e respeitem as determinações da empresa;
  • Registrar a marcação de ponto ainda quando o usuário não conte com uma conexão, seja de Wi-Fi ou de dados móveis. O aplicativo atualiza a informação assim que volte a conectar-se com a internet;
  • Dar a possibilidade de que o registro de ponto seja feito por meio de reconhecimento facial, também chamado de ponto biométrico. Assim, garante-se que somente o próprio colaborador externo possa marcar o ponto.

O aplicativo Tangerino permite o acompanhamento da jornada dos colaboradores e das horas extras no trabalho externo. A cada marcação, seu sistema é atualizado em tempo real para que o gestor tenha acesso à situação de cada trabalhador.

Como monitorar as horas extras no trabalho externo

Como haveria de ser, se o app de controle de ponto permite o acompanhamento da jornada, também torna possível o monitoramento do cálculo de horas extras no trabalho externo.

E isso é importante porque o prolongamento do expediente pode estar relacionado à produtividade do trabalhador, além de implicar em aumento na folha de pagamento.

Além das informações de marcação de ponto, o Tangerino integra com o GPS dos dispositivos, o que permite que o gestor saiba onde seus colaboradores estão a cada momento. Assim, você sempre saberá quem está realizando horas extras, há quanto tempo e até por qual motivo (como passar mais tempo visitando um determinado cliente).

Poder fazer esse monitoramento permite que o gestor, mesmo a distância, oriente seus colaboradores. Ao perceber que há um excesso de horas extras sendo realizadas, o gestor pode indicar mudanças e ajustar a tabela de atividades dos trabalhadores.

Vantagens adicionais

Outro benefício de um aplicativo de ponto eletrônico é poder viabilizar as informações registradas no banco de horas tanto para a empresa como para o colaborador, o que dá mais transparência ao controle e segurança para ambas as partes.

Além disso, é importante ter um canal de comunicação onde os colaboradores e a empresa possam dialogar. Neste sentido, evita-se que sejam feitas conversas por outros aplicativos de chat, o que faz com que todas as mensagens relacionadas ao trabalho permaneçam no ambiente da solução em si.

Ainda sobre a comunicação interna, ter um tracking de informações permite que, mesmo que outras pessoas ocupem os cargos de gestão das equipes ou controles pontuais, as mesmas mensagens continuam à disposição.

Igualmente, há soluções que contemplam a possibilidade de gerenciar escalas automaticamente, o que é bastante útil principalmente em situações como a citada anteriormente, quando é necessário reduzir o excesso de horas extras. Mesmo quando a escala é muito complexa, todo o processo é bastante simples.

Em uma última análise, o gestor pode usar as informações do app para determinar que talvez seja o momento de algum colaborador precisa encerrar sua jornada extraordinária naquele dia. Dessa forma, passa a ter mais controle do impacto das horas extras no trabalho externo nas despesas da empresa.

Definitivamente, a eficiência tem tudo a ver com um controle eficiente de tarefas e automação de processos. Seja no controle de folha de ponto de trabalhadores externos ou na hora de  calcular o salário com horas extras, contar com um sistema especialmente pensado para isso é fundamental.

Esperamos que nosso artigo seja útil para você decidir qual é a melhor solução para o seu caso e aproveitamos para lhe convidar a experimentar gratuitamente nossa ferramenta!

Sobre o Autor:

Formado em Ciências da Computação e Pós Graduado na FGV, se destacou logo no início de sua carreira como Líder Técnico em projetos em fábricas de Software. Em 2007, mudou-se para Londres para atuar como Arquiteto Java na empresa Britânica Boltblue Corp. Na volta, fundou a Framework, empresa que vem se consolidando há 10 anos. Hoje ocupa a função de Diretor Executivo na Framework, e Tangerino (Startup criada com seus sócios).
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