Como otimizar processos de uma empresa?

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Como otimizar processos de uma empresa?

By |2019-01-02T10:24:32+00:0002/01/2019|Gestão Empresarial, Todos os nossos artigos|0 Comments
Tempo de leitura: 3 minutos

A otimização de processos tem como objetivo aumentar a produtividade no trabalho e reduzir os custos na empresa. Processos complexos e burocráticos resultam em prejuízos, enquanto processos otimizados permitem que os colaboradores produzam mais em menos tempo e com maior qualidade.

Existem uma série de ações que devem ser adotadas para tornar isso possível. Se você quer saber como otimizar processos na sua empresa, então este post é para você. A seguir, apresentamos dicas imperdíveis de otimização de processos. Não perca!

Faça o mapeamento de processos

O primeiro passo para otimizar os processos de uma empresa é fazer um mapeamento deles. Você deve fazer um levantamento de todas as atividades, suas origens e seus destinos, assim como sinalizar quem são os responsáveis por elas.

Dessa forma é possível conhecer e entender como funcionam os fluxos de informações, de onde vêm as demandas e por onde elas passam até que sejam finalizadas.

Você pode utilizar fluxogramas para visualizar melhor como eles acontecem e como estão interligados.

Examine os fluxos de trabalho

Examinar cuidadosamente os fluxos de trabalho depois de mapeá-los é uma ação muito importante para a otimização de processos. Por meio dessa análise, é possível identificar falhas, eliminar atividades desnecessárias, reconhecer boas práticas, saber como os recursos humanos e financeiros são alocados e muito mais.

Nesse momento, é hora de tomar decisões estratégicas para melhorar o controle da produtividade e aumentar a eficiência nos processos. Resolver as questões que precisam de melhoria, eliminar ações desnecessárias e replicar as boas práticas é fundamental.

Utilize a tecnologia a seu favor

Uma das melhores formas de otimizar processos na empresa é informatizar e automatizar tudo o que for possível. Dessa forma, sem precisar realizar as tarefas operacionais e burocráticas, os funcionários têm mais liberdade para lidar com atividades estratégicas e de maior impacto.

Além do aumento da produtividade, o uso da tecnologia nos processos também ajuda na redução de custos e na tomada de decisões com base em análise de dados. Um exemplo é o uso de aplicativo para fazer o controle de ponto de forma digital.

Com ele é possível eliminar os gastos com equipamentos e as falhas promovidas pelo controle manual.

Treine sua equipe

O treinamento dos colaboradores também é muito importante para a otimizar processos. Toda a equipe deve saber quais são suas responsabilidades e de que forma devem realizar as atividades para serem mais eficientes.

Também é necessário capacitar os funcionários para utilizar as tecnologias adotadas pela empresa e facilitar a comunicação entre todos. O feedback dos funcionários também pode oferecer ideias que podem ser utilizadas na otimização de processos.

Adote metodologias ágeis de gestão de projetos

Outra forma de trabalhar a otimização de processos na empresa é utilizando métodos ágeis de gestão de projetos. Trata-se de um conjunto de metodologias que têm como objetivo tornar mais rápida a conclusão de um objetivo. Existem diversos métodos ágeis e você pode adotar aquele que mais se adeque à realidade do seu negócio.

Mapear e analisar os processos, utilizar tecnologia, capacitar equipe e adotar métodos ágeis de gestão de projetos são algumas das formas de tornar a otimização de processos possível. Seguindo as dicas que apresentamos neste post, você poderá aumentar a produtividade e reduzir custos na sua empresa.

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