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Tudo sobre controle de ponto

O controle de ponto e jornada é um processo crucial em qualquer organização, independente do porte. A partir dele é possível analisar a produtividade dos funcionários, taxa de absenteísmo da equipe e outros indicadores importantes para entender o dia a dia da empresa.

Saber tudo sobre o controle de ponto é essencial na gestão de pessoas. Continue lendo e tire todas as suas dúvidas sobre esse processo!

Se desejar, você pode navegar pelo conteúdo através do menu abaixo:

O que é o controle de ponto?

O controle de ponto, ou controle de jornada, é o processo que documenta a presença dos colaboradores de uma empresa. Através dele, é possível fazer a gestão de equipes, das escalas e das horas trabalhadas. Em resumo, ele é uma forma de monitorar o horário de entrada e saída dos funcionários.

Não é exagero dizer que o controle de horas trabalhadas é um dos procedimentos fundamentais dentro das empresas. Afinal, ele reflete em outros processo igualmente importantes, como no cálculo de folha de pagamento e seus proventos e descontos.

Os dados registrados no controle de jornada indicam as horas extras realizadas, saldo de bancos de horas e também quais funcionários estão cumprindo suas escalas de trabalho de forma correta. Sendo, assim, fundamental para o fechamento da folha de pagamento.

Dessa forma é possível analisar o funcionamento da empresa de acordo com o controle de ponto, algo que pode nortear as próximas decisões corporativas.

As leis do controle de jornada

A exigência do controle de ponto é referida no Artigo 74 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Através dela, é possível entender quais empresas devem manter um registro de horas e quais suas particularidades.

Anteriormente, qualquer empresa com mais de 10 funcionários deveria realizar o controle de horas trabalhadas. Isso mudou em setembro de 2019, com a aprovação da Lei da Liberdade Econômica (L13874) e apenas empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a fazer o registro de ponto dos colaboradores.

webinar Liberdade Econômica

O Artigo 74 também exige que os funcionários externos de uma empresa possam registrar seus horários de entrada e saída. Neste caso, é possível utilizar métodos de controle manuais ou sistemas alternativos, como os aplicativos de controle de ponto.

A Portaria 1510 do Ministério do Trabalho (MTE) é a principal legislação referente ao controle de ponto eletrônico, e versa os pré-requisitos necessários para a instituição desse processo nas empresas.

Entretanto, o desejo das organizações de utilizar outras formas de controle de jornada trouxe grande debate, o que levou o MTE a considerar uma nova portaria. Com isso, houve a publicação da Portaria 373, responsável por regulamentar os processo alternativos do controle de horas. Neste caso, estamos falando, por exemplo, dos aplicativos de controle de jornada, e quais são os principais requisitos para que eles se adequem à lei de controle de jornada.

Por que investir em controle de ponto de funcionários?

Além da obrigatoriedade do controle de jornada, expressa pelo Artigo 74 da CLT, esse cuidado adicional nos processos da empresa traz inúmeras vantagens, como as que passamos a listar para você a seguir:

Automação de processos

Ter um software de controle de horas trabalhadas permite automatizar o controle eletrônico de ponto de forma que a intervenção humana no processo seja mínima. O ganho em produtividade e eficiência para os setores de recursos humanos e departamento pessoal é inquestionável, tornando-os áreas mais estratégicas e menos operacionais para a organização.

Segurança da informação

Um dos objetivos do Ministério do Trabalho ao instituir a Portaria 1510 foi o de aumentar a segurança da informação nas relações trabalhistas, com o intuito de reduzir as demandas judiciais por pagamento equivocado de horas extras.

Com o relógio de ponto biométrico, evita-se fraudes no registro de ponto eletrônico e os riscos de ações judiciais, bem como multas do MTE, são reduzidos.

Portaria 1510

Redução de custos

A substituição do cartão de ponto manual pelo cartão de ponto biométrico reduz as atividades operacionais do setor de RH, o que contribui para a redução de custos com pessoal. Se a opção for por um aplicativo de controle de ponto, esse custo pode ser ainda menor.

Ao mesmo tempo, o aumento da assertividade e segurança no registro das informações diminui as falhas no cálculo de horas extras ou banco de horas, contribuindo para a diminuição de despesas com a folha de pagamento.

Motivação

A comunicação interna de uma empresa precisa ser o mais transparente possível para gerar o tão desejado engajamento dos funcionários. Porém, processos bem estabelecidos, como o controle da jornada de trabalho, também contribuem para despertar a lealdade da sua equipe.

Ao saber que o seu registro de horas é inviolável e que as informações não podem ser modificadas por nenhum dos dois lados (empregador e empregado), a relação trabalhista se torna mais forte e os colaboradores se sentem mais motivados.

Até porque, de um lado, temos a gestão sempre ciente das informações registradas e, de outro, o trabalhador controlando suas horas com segurança.

Quando investir em uma solução online?

Além da obrigatoriedade do controle de jornada, expressa pelo Artigo 74 da CLT, esse cuidado adicional nos processos da empresa traz inúmeras vantagens, como as que passamos a listar para você a seguir:

Por outro lado, a legislação trabalhista não está aberta a negociações neste sentido. Como bem diz o Artigo 74 da CLT, toda organização com mais de 20 funcionários está obrigada a fazer o controle de jornada, seja de forma manual, mecânica ou eletrônica.

A resposta a essa nova dinâmica mercadológica é, sem dúvida, o ponto eletrônico online, que pode ser disponibilizado por meio de sistemas de controle de ponto no PC ou aplicativos móveis, como o Tangerino. Equipes externas podem ser monitoradas com facilidade, tanto no que tange à quantidade de horas trabalhadas quanto no cumprimento de rotas pré-estabelecidas, uma vez que esses aplicativos podem conectar-se ao GPS de smartphones e transmitir a localização dos colaboradores para os gestores.

Os tipos de controle de ponto

Existem várias maneiras de controlar a jornada dos colaboradores, cada uma delas com seus prós e contras. É necessário observar, porém, quais delas são permitidas por lei.

São admitidos, basicamente, quatro tipos de controle de jornada, sendo eles:

  • manual;
  • mecânico;
  • eletrônico;
  • alternativo/digital;

Cada um desses tipos pode tomar diferentes formas. Vamos falar sobre cada uma delas abaixo:

Controle de ponto manual

Essa modalidade de controle de jornada abrange todos os sistemas que utilizam métodos não informatizados para o registro das horas trabalhadas. Ou seja, eles dependem de constante ação humana serem executados.

As formas mais comuns são:

Controle de papel

Banner Controle de Ponto no Papel

Neste exemplo, o registro das jornadas e horas trabalhadas é realizado por meio de livros de ponto ou fichas previamente impressas pelo RH da empresa. Este sistema é usado, normalmente, por pequenas empresas, que possuem menos de 10 funcionários.

Afinal, é preciso que hajam pessoas responsáveis por registrar à mão todos os horários de entrada, saída e intervalos dos funcionários, o que pode se tornar inviável para empresas de médio e grande portes.

Pouco a pouco esse modelo vem sendo substituído por processo informatizados, que ajudam a controlar as horas trabalhadas de forma mais simples.

Um grande problema da gestão de horas trabalhadas através de livros ou folhas impressas é a possibilidade de fraudes, que podem acabar gerando irregularidades financeiras e até mesmo problemas com a justiça.

Conheça os prós e contras do controle de papel
PRÓS CONTRAS
Não exige treinamento Possibilidade de fraudes
Fácil implantação Método obsoleto
Necessita de espaço físico para arquivo
Riscos fiscais e trabalhistas

Controle por planilhas

Banner Controle de Ponto Planilhas

Outra forma de registrar os horários de entrada e saída de funcionários manualmente é a partir de planilhas de Excel, ou planilhas eletrônicas.

Apesar de utilizar de um sistema informatizado para o registro das informações, o controle de jornada através de planilhas ainda é considerado manual. Afinal, os dados devem ser fornecidos manualmente, e precisam ser atualizados de forma constante.

Como toda empresa que trabalha com softwares de planilhas eletrônicas, esta parece uma ferramenta bastante útil para fazer o controle da jornada de funcionários. No entanto, também deixa espaço para adulterações e extravio das informações.

Um colaborador que chega atrasado e tem o controle de ponto no Excel, por exemplo, pode registrar qualquer horário de entrada, evitando assim o desconto em folha de pagamento ou a repreensão por parte do gestor devido ao atraso injustificado.

Conheça os prós e contras do controle por planilhas
PRÓS CONTRAS
Utilização de fórmulas Possibilidade de fraudes
Acessos facilitados Necessita de funcionários dedicados para o preenchimento
Compartilhamento simples de informações Dados podem ser alterados
Possibilidade de armazenamento na nuvem Riscos fiscais e trabalhistas
webinar Liberdade Econômica

Controle de jornada mecânico

Gestão de Controle de Ponto Mecânico

Dentro da modalidade de ponto mecânico, temos o relógio de ponto cartográfico. Como a primeira alternativa ao uso do livro de ponto, esse método é cada vez menos utilizado. Afinal, ele depende de máquinas antigas e defasadas, que registram o ponto em cartões de papel.

Em resumo, o funcionário utiliza seu cartão de ponto individual para que a máquina registre o dia e a hora em seu cartão.

Ao final do mês, o setor responsável recolhe todos os cartões e transfere os dados para outra plataforma, como um software de controle de ponto, a fim de contabilizar as horas trabalhadas.

Um dos principais riscos do uso do controle de jornada mecânico é o fato de que não existe forma de garantir que um funcionário não registre um ponto para outro. Assim, as informações podem ser fraudadas, gerando riscos para a empresa.

Conheça os prós e contras do controle mecânico
PRÓS CONTRAS
Fácil utilização Possibilidade de fraudes
Não necessita treinamento Dados precisam ser analisados posteriormente
Processo obsoleto
Riscos fiscais e trabalhistas

Controle de ponto eletrônico

Controle de Ponto Eletrônico

O controle eletrônico de ponto vem sendo adotado por milhares de empresas em todo o Brasil, especialmente após a publicação da Portaria 1510 do MTE.

Quando nos referimos ao ponto eletrônico para funcionários, estamos falando de todas as formas de monitoramento que utilizam equipamentos eletrônicos para acompanhar a jornada dos colaboradores, como os relógios de ponto eletrônico, também conhecidos como REP – Registrador Eletrônico de Ponto.

Entre as vantagens do controle eletrônico de ponto, estão a total segurança dos dados, que não podem ser adulterados. Além disso, um sistema de ponto eletrônico facilita a integração com outras tecnologias, como os softwares de folha de pagamento.

Dessa forma, o trabalho do setor de recursos humanos ou departamento de pessoal é otimizado e se torna mais confiável, tanto para a empresa quanto para os trabalhadores e o Ministério do Trabalho.

Conheça os prós e contras do ponto eletrônico
PRÓS CONTRAS
Processos automatizados Manutenção das máquinas
Compartilhamento simples de informações Uso excessivo de papel
Integração com softwares de gestão Dependência de fornecedores
Dados não podem ser alterados Dependência de eletricidade
Dependência de internet
Dificuldade para alterar um ponto
Cadastro em um relógio específico

Controle biométrico

 Controle de ponto Biométrico

O controle de jornada biométrico pode ter mais de uma versão, sendo mais comum quando atrelado ao ponto eletrônico.

Em resumo, o REP utiliza a biometria para registrar as horas trabalhadas dos funcionários. A forma mais comum de biometria é a impressão digital. Neste caso, o colaborador deve ser cadastrado pelo setor de RH, e pode registrar sua jornada automaticamente através do relógio de ponto.

Um dos maiores benefícios é a diminuição considerável de fraudes, já que apenas o próprio funcionário consegue gerar um registro de horas. Neste ponto, o controle de ponto biométrico se sobressai a outros modelos de ponto eletrônico que não utilizam essa tecnologia.

A outra forma de utilizar a biometria é integrá-la aos controles de ponto alternativos, um assunto que falaremos com mais detalhes à frente.

Conheça os prós e contras do controle biométrico
PRÓS CONTRAS
Processos automatizados Manutenção das máquinas
Compartilhamento simples de informações Uso excessivo de papel
Integração com softwares de gestão Custo do equipamento
Dados não podem ser alterados Dependência de eletricidade
Diminuição do risco de fraude Dependência de internet
Dependência de fornecedores

Controle de ponto alternativo

Os métodos de controle alternativos são regulados pela Portaria 373 do MTE, conforme veremos mais adiante. Entre as opções que você encontra no mercado estão os softwares e aplicativos de ponto digital ou ponto online, como o Tangerino.

Portaria 373

Controle digital ou online

Controle de Ponto Online

O controle de jornada digital é definido como todo sistema que se utiliza de recursos digitais, portanto, aqui também estamos falando do controle de ponto online, grátis ou pago.

Essa tecnologia permite a marcação de ponto no PC, em notebooks, tablets e apps de controle de ponto instalados em smartphones. O método de registro pode ser por meio da biometria, reconhecimento facial ou mesmo utilizando os dados do telefone, como dia, horário e GPS, para registrar a localidade.

Conheça os prós e contras do controle digital ou online
PRÓS CONTRAS
Processos automatizados Custo de possíveis dispositivos dedicados
Compartilhamento simples de informações Treinamento para gestores e colaboradores
Integração com softwares de gestão Necessidade do acesso à internet
Dados não podem ser alterados
Diminuição do risco de fraude
Armazenamento de informações na nuvem
Custo reduzido de equipamentos

Aplicativos de controle de ponto mobile

Controle de ponto por aplicativo

O ponto móvel é mais uma opção para quem deseja manter a jornada dos trabalhadores sob controle. Os aplicativos de ponto representam melhor essa categoria, já que estão com os colaboradores onde quer que eles estejam.

O controle de ponto mobile é bastante utilizado por empresas que possuem equipes externas ou que atuam fortemente com teletrabalho, uma vez que os funcionários não podem ou não precisam se deslocar até a sede da companhia para fazer o registro de ponto.

Uma das maiores vantagens do controle de jornada digital é que ele funciona offline também, guardando todos os dados até que o dispositivo seja conectado à internet novamente. Uma vez online, todos os registros são transmitidos para o sistema de gestão de horas da empresa.

Agora que já cobrimos os principais tipos de controle de jornada, que tal falarmos mais a respeito da legislação?

Conheça os prós e contras de aplicativos de controle de ponto mobile
PRÓS CONTRAS
Processos automatizados Treinamento para gestores e colaboradores
Compartilhamento simples de informações
Integração com softwares de gestão
Dados não podem ser alterados
Diminuição do risco de fraude
Armazenamento de informações na nuvem
Custo reduzido de equipamentos
Ponto offline
Uso de qualquer dispositivo

Sendo assim, um simples treinamento é o que impede uma empresa de registrar as horas de seus colaboradores através de um aplicativo de controle de ponto como o Tangerino.

Qual o melhor tipo de controle de ponto?

Se você faz parte do setor de gestão de pessoas de uma empresa, essa perguntas pode ser a mais relevante quando o assunto é o controle da jornada de trabalho. Para responder, basta considerar os métodos que geram menos gastos e mais segurança fiscal.

Sendo assim, ao analisar os prós e contras listados, conseguimos tirar algumas conclusões:

Os controles de ponto manuais têm se tornado cada vez mais obsoletos, principalmente pela dificuldade na atualização das informações. Afinal, para registrar as horas trabalhadas e intervalos, é necessário que cada colaborador o faça de forma manual.

Além disso, existem grandes riscos fiscais, pois os registros podem ser fraudados, abrindo brecha para prejuízos financeiros e processos trabalhistas.

Quando analisamos os controles de jornada por meios mecânicos, temos ainda mais problemas relacionados ao custo dos equipamentos e a veracidade das informações.

O controle de jornada eletrônico tem mais vantagens, já que ele permite que a biometria seja integrada à verificação de identidade, além de não permitir a alteração de informações, acabando com as possibilidades de fraude.

Seu ponto fraco é o uso excessivo de papel, devido ao uso do REP. Além disso, o próprio relógio de ponto eletrônico pode ser custoso para a empresa, já que requer manutenções constantes.

Sendo assim, o controle de ponto digital é a melhor opção para que a empresa continue atualizada e segura. Utilizando um aplicativo de ponto, você pode ter suas informações sempre à disposição, além de não precisar de registros de papel ou conexão com a internet para registrar a jornadas dos colaboradores.

Outra grande vantagem do controle de horas digital é que ele pode ser instalado em vários dispositivos, inclusive dos colaboradores, e utilizar a geolocalização para atribuir permissões. Assim, não é necessário investir em equipamentos dedicados ao controle de jornada.

Por fim, controlar a jornada através de um aplicativo de controle de ponto, como o Tangerino, permite a integração da biometria facial para validar os registros feitos pelos colaboradores. Juntando isso à praticidade de ter todos os dados salvo na nuvem, sistemas de controle de ponto virtuais são à prova de fraude, se tornando a melhor escolha para garantir a legalidade do processo.

Finalizando a conversa

Agora que você já entendeu tudo sobre o controle de ponto, já sabe como escolher aquele que atende melhor às necessidades da sua empresa, visando o crescimento, a economia e a segurança.

Se você está procurando um sistema gestão de horas digital que possui todas as principais vantagens já citadas, é o momento de conhecer o Tangerino. Nosso software é otimizado para atender todas as necessidades das empresas, independente de seu porte, realizando o controle de jornada de forma ágil.

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