6 erros comuns no cálculo de horas extras que você precisa evitar

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6 erros comuns no cálculo de horas extras que você precisa evitar

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Cometer erros no cálculo de horas extras não é apenas injusto com os funcionários, como também pode trazer processos judiciais para a empresa. Quanto mais etapas manuais estão presentes no processo de apuração e cálculo, maior a possibilidade de errar.

Nesse post, você verá os 6 erros mais comuns na hora de fazer esse cálculo e como evitá-los, confira:

1. Ter um controle de ponto ruim

É a partir do controle de ponto que são calculadas as horas extras. A marcação de ponto é obrigatória para qualquer estabelecimento com mais de 10 funcionários, mas a legislação não determina que tipo de registro de ponto deve ser usado. Assim, muitas empresas adotam controles ineficazes, que são fáceis de burlar.

É o caso do controle de folha de ponto preenchido por funcionários ou de máquinas de registro de ponto que funcionam por leitura de cartões. Nesses modelos é muito fácil para um colaborador mal intencionado pedir a qualquer colega para marcar o ponto por ele para receber horas extras que não foram trabalhadas. Por isso, o ideal é ter um controle de ponto biométrico.

2. Erros de digitação ou de fórmula

Quando seu sistema de ponto não faz o cálculo de horas extras sozinho, a alternativa mais comum é usar planilhas. Os funcionários do departamento de pessoal preenchem manualmente os horários de entrada e saída de cada colaborador, criam as fórmulas para cálculo de horas extras e descobrem quanto cada um deve receber a mais.

O problema é que esse processo é muito demorado e está sujeito à erros de digitação e erros na composição da fórmula. A solução é adotar um sistema de ponto eletrônico que faça essas contas automaticamente, sem a necessidade de um funcionário intervir e com possibilidade mínima de erros.

3. Não cadastrar o percentual correto de acréscimo

Cada categoria profissional recebe uma porcentagem diferente de acréscimo no salário quando faz horas extras. A maioria delas determina que a hora extra deve ser paga como a hora salário acrescida de 50%, mas existem exceções. Além disso, quando a hora extra ocorre em domingo e feriados, esse valor aumenta.

Seja na planilha ou em um software de controle de ponto com cálculo de horas extras automático, é importante pesquisar qual é o percentual correto para evitar pagamentos errados.

4. Não descontar faltas

Assim como o empregado tem o direito de receber pelas horas que trabalha a mais, o empregador tem o direito de fazer descontos no salário quando seus funcionários trabalham a menos. Quando o colaborador falta no trabalho e não justifica sua ausência, ele pode ter aquele tempo descontado do seu salário.

5. Não ter uma cópia de segurança

A sua empresa usa uma planilha de banco de horas ou um software de cálculo de horas extras que está salvo em um único computador? Já pensou no que pode acontecer se essa máquina queimar ou for infectada por um vírus? Esse é um risco que a empresa não precisa correr, e que é facilmente eliminado com backups.

Para não ter o trabalho de fazer backups periódicos, outra opção é usar sistemas, como o Tangerino, que armazenam todos os dados dos colaboradores em nuvem. Ou seja, podem ser acessados online de qualquer computador ou tablet pelas pessoas que tiverem a senha.

6. Não acompanhar os saldos de horas extras ao longo do mês

Em muitas empresas, o que ocorre é que os funcionários do departamento de pessoal só se dedicam ao cálculo do controle de horas extras no fim do mês, para que possam fechar a folha de pagamento. Nesses casos, a organização pode ser surpreendida pelo valor total das horas extras e não ter o capital necessário para cobri-las.

O cálculo de horas extras reflete no planejamento financeiro da empresa e no controle de produtividade, por isso deve ser acompanhado ao longo do mês e dos anos, para que os gestores possam fazer previsões sobre esse custo.

Ao optar por um sistema de ponto digital, isso é muito fácil, pois os registros de entrada e saída podem ser acompanhados em tempo real, de forma que o saldo de horas de cada colaborador está sempre atualizado.

O cálculo de horas extras exige atenção e uma série de precauções, mas quando a empresa escolhe uma alternativa automatizada, os erros são praticamente eliminados.

Descubra como funciona o sistema de ponto digital e como ele facilita o cálculo de horas extras por um custo baixíssimo!

Sobre o Autor:

Formado em Ciências da Computação e Pós Graduado na FGV, se destacou logo no início de sua carreira como Líder Técnico em projetos em fábricas de Software. Em 2007, mudou-se para Londres para atuar como Arquiteto Java na empresa Britânica Boltblue Corp. Na volta, fundou a Framework, empresa que vem se consolidando há 10 anos. Hoje ocupa a função de Diretor Executivo na Framework, e Tangerino (Startup criada com seus sócios).
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