6 ferramentas para otimizar a sua gestão de RH

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6 ferramentas para otimizar a sua gestão de RH

By |2018-08-08T11:32:57+00:0023/06/2017|Gestão de Pessoas|0 Comments

A gestão de RH é vista como um componente estratégico fundamental para o sucesso das organizações. No entanto, para que ela possa realmente mobilizar os recursos humanos, obtendo performance e resultado, os processos burocráticos precisam ser otimizados por meio de ferramentas tecnológicas.

Hoje, as empresas não podem se dar ao luxo de manter um contingente de mão de obra qualificada realizando atividades repetitivas e burocráticas. Então, que tal conhecer algumas dessas ferramentas e compreender como elas podem contribuir para uma gestão de RH eficiente?

Agilidade e eficiência

Não podemos nos esquecer que, embora o foco do RH deve estar voltado para a gestão de recursos humanos, os processos burocráticos que envolvem esse departamento continuam sendo necessários e fazem parte de sua rotina.

As empresas continuam com a responsabilidade de cuidar da folha de pagamento de forma precisa, calcular devidamente horas extras, adicionais e encargos trabalhistas, elaborar relatórios para prestar contas aos órgãos oficiais, entre diversas atribuições.

A grande diferença é que, com as ferramentas certas, todos esses processos são agilizados. Eles precisam do mínimo de intervenção humana para acontecer e ainda agregam vantagens como precisão e eficiência.

A seguir, você verá como a tecnologia contribui para otimizar esses processos e atender as necessidades da área.

6 ferramentas que facilitam a gestão de RH

Dropbox e Google Drive: mais segurança da informação

Os dados que ficam em poder do RH devem ser gerenciados com foco na mais absoluta segurança. Isso significa tanto restringir o acesso apenas às pessoas autorizadas a manipular essas informações quanto garantir a preservação de documentos.

Essa preservação não precisa acontecer com prateleiras repletas de papéis arquivados. Atualmente, é possível gerar, modificar e certificá-los diretamente na internet, onde eles ficam armazenados em nuvem.

Para quem ainda tem dúvidas sobre a segurança deste método, vale ressaltar algumas vantagens:

  • os documentos não ficam sujeitos a extravios dentro do próprio ambiente de trabalho;
  • eles não podem ser afetados por acidentes como incêndios, inundações ou depredações;
  • os sistemas de armazenamento em nuvem sempre realizam um backup das informações;
  • apenas as pessoas autorizadas têm acesso a esse conjunto de dados;
  • é possível estabelecer níveis diferentes de permissão como apenas visualizar ou editar;
  • o acesso aos dados fica registrado. Dessa forma, é possível saber quem procurou determinadas informações, caso seja necessário fazer esse tipo de verificação.

Embora haja ferramentas disponíveis para o público em geral, como o Dropbox e Google Drive, as empresas podem recorrer a serviços ou planos que garantem níveis mais restritos de acesso e segurança.

Tangerino: gestão de presença dos funcionários em tempo real

Em uma empresa, uma única decisão pode gerar lucro ou um tremendo prejuízo. Esse risco é minimizado quando o gestor pode contar com informações em tempo real para embasar sua escolha.

Por isso, ferramentas que permitem a análise em tempo real são essenciais para encontrar a melhor solução para situações que exigem uma resposta rápida. Um bom exemplo é o ponto eletrônico ou móvel, que pode ser feito por meio de aplicativos como o Tangerino, por exemplo.

O monitoramento da presença do funcionário por meio desses dispositivos permite as mais diversas ações, como:

  • remanejar a equipe para cobrir a falta de um colaborador;
  • controlar estrategicamente os períodos de folga dos funcionários garantindo a cobertura da frente de trabalho;
  • fiscalização quanto ao cumprimento de horário de trabalho e devida alocação da equipe;
  • obtenção de informações confiáveis para a elaboração da folha de pagamento de forma prática.

Esses são apenas alguns exemplos de como o acesso a dados em tempo real pode proporcionar ao gestor de RH a oportunidade de prever problemas e agir preventivamente para corrigi-los com o menor tempo de resposta possível.

Trello: praticidade na gestão de tarefas

Como já falamos, o RH precisa mobilizar as pessoas para que os objetivos da organização sejam atingidos. Para isso, é fundamental estipular metas e direcionar as ações da equipe para sua concretização.

O mercado oferece soluções tecnológicas que vão desde aplicativos muito simples até opções bastante sofisticadas para estabelecer, desdobrar e compartilhar metas com o time de trabalho.

Aplicativos como o Trello podem ser utilizados pelos colaboradores sem qualquer dificuldade, tornando-os cientes de suas responsabilidades e dos prazos que devem ser respeitados. Além disso, eles facilitam a comunicação com a equipe, favorecendo o cumprimento da tarefa.

Profiler: recrutamento e seleção mais eficientes

A eficiência do recrutamento e seleção depende não só do conhecimento e experiência dos candidatos, mas também de sua identificação com a função e com a cultura organizacional.

Para determinar essa adequação, o RH precisa fazer um mapeamento de perfil comportamental. Embora os profissionais da área saibam fazer isso através de testes, o mercado disponibiliza também softwares que fazem esse trabalho e ainda ajudam a comparar os perfis dos candidatos.

O Profiler é um exemplo de ferramenta com essa finalidade. Ele identifica as características dominantes das pessoas e as agrupa em quatro perfis distintos. Com isso, diminui o tempo de contratação, promove o aumento da produtividade e reduz os índices de turnover.

Controle de ponto: facilidades no cálculo da folha de pagamento

A elaboração da folha de pagamento só é um procedimento complexo e extremamente trabalhoso nas organizações que ainda optam por um trabalho convencional e sem o auxílio das ferramentas tecnológicas apropriadas.

Atualmente, é possível integrar o ponto dos funcionários ao sistema, gerando automaticamente todos os cálculos relacionados ao pagamento de salários, benefícios, horas extras e encargos, entre tantas outras funcionalidades.

São tantos os softwares disponíveis no mercado que seria inviável mencionar nomes neste post. O destaque, no entanto, vai para ferramentas que facilitam, mesmo que remotamente, esse processo.

Um bom exemplo são os aplicativos para controle de ponto móvel. Por meio deles, o gestor consegue ter o controle de entrada e saída de trabalhadores, mesmo que remotos, por meio da geolocalização.

Dessa forma, ele não precisa mais contabilizar as horas trabalhadas dos funcionários. O próprio aplicativo oferece essas informações e permite gerenciar faltas, afastamentos, férias e atrasos com base nos pontos registrados pelos colaboradores via dispositivo.

Evernote: melhor gestão de tempo

Para ser produtiva, uma equipe precisa fazer mais em menos tempo. Portanto, fica claro que é necessário gerir esse recurso para obter bons resultados. Algumas ferramentas podem ajudar o colaborador e seu time a perderem menos tempo no planejamento das ações, e o Evernote é uma delas.

Trata-se de um aplicativo bastante popular que contribui para a gestão de informações e tempo. Ele permite a catalogação de ideias e informações, simplificando o acesso a elas e contribuindo para acelerar a realização de tarefas. Além disso, ele relembra prazos, fazendo com que o colaborador tenha suas atividades sempre em mente.

E você, já conhecia essas ferramentas para otimizar a gestão de RH? Quer ter acesso a outras novidades da área? Assine a nossa newsletter e fique por dentro de todas as inovações que postamos no blog!

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