A importância do planejamento e controle de produtividade empresarial

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A importância do planejamento e controle de produtividade empresarial

By |2018-10-17T15:40:09+00:0031/10/2015|Gestão Empresarial, Todos os nossos artigos|0 Comments

Considerada uma das medidas mais eficazes para mensurar a performance das empresas, a produtividade é um dos “jargões” comumente usados quando falamos em crescimento e eficiência no mercado. Ao lado de termos como “inovação”, “gestão de pessoas” e “tecnologia”, o controle de produtividade empresarial também tem tudo a ver com a expansão dos negócios no século XXI.

E por que é tão importante planejar e “controlar” a produtividade dentro das organizações? Comecemos pelo conceito de produtividade. Citada pela primeira vez pelo economista François Quesnay, em 1766, definimos a palavra como a relação entre produção e os fatores de produção usados, ou seja, o que é produzido versus a mão de obra e os materiais utilizados.

Logo, a eficiência de uma gestão e a performance empresarial estão diretamente subordinadas a essa relação, constatando o uso de recursos de forma eficaz, bem como a geração de resultados positivos.

 

Qual é a importância do planejamento para a produtividade do seu negócio?

Organização. Aí está o peso do planejamento quando o assunto é controle de produtividade empresarial. Na verdade, um bom planejamento provê o uso eficiente da mão de obra, assim como das ferramentas de trabalho.

Planejar e controlar o rendimento, na verdade, significa que o prazo de entrega dos trabalhos será otimizado, assim como o aumento da qualidade do produto final. Assim, é indispensável manter sempre um momento do dia para planejar, proativamente, as 40 horas semanais gastas na empresa no decorrer de sua semana.

Um planejamento adequado pode gerar à empresa:

  • aprimoramento na execução de serviços;
  • maior rendimento dos colaboradores perante suas tarefas;
  • deadline de projetos realizados como previsto, dentre outros.

Como resultado, equipes produzem mais e, portanto, garantem uma performance ascendente ao seu negócio.

 

Como melhorar a qualidade e produtividade nas organizações?

Acabamos de citar o impacto do planejamento, a fim de garantir uma melhora no controle de produtividade empresarial. Porém, quais são as formas de atingi-la?

Você já deve ter em mente que produtividade e qualidade são as fontes primárias de vantagens competitivas às empresas. Mais que isso, significam satisfação dos colaboradores, clientes e todos os demais stakeholders.

Portanto, é preciso encontrar formas simples de estimular um controle eficiente dos afazeres. Que tal aprender a fazer uma rápida planilha de produtividade para ajudá-lo nas tarefas diárias e aumentar sua produtividade? Lápis e papel em mãos para as nossas dicas!

  • Defina tarefas: além de estabelecer as tarefas do dia/semana, liste algumas etapas – cinco ou seis, por exemplo – para realizá-las gradativamente, tendo maior controle do que se está realizando. Insira o campo “tarefas” ou “atividades” e as etapas que fazem parte daquela atividade. Por exemplo: Tarefa: “Artigo sobre Produtividade”. Etapas: “pesquisar sobre produtividade”, “editar material relevante”, “selecionar melhores ideias”, “redigir conteúdo”;
  • Lance atividades e informe o status: após definir tarefas, liste as atividades considerando a data de início, o prazo de finalização e a data de fechamento de cada uma delas. Caso elas tenham sido finalizadas, faça a marcação de que a tarefa já foi fechada utilizando cores que lembrem liberdade ou término de algo, como o verde ou azul. Tarefas em atraso podem ganhar a cor vermelha na planilha;
  • Mensure sua produtividade: tarefas do dia concluídas! É o momento de revisitar o que foi feito, o que está pendente e o que ainda precisa ser desenvolvido. Logo, faça um relatório de atividades gerais para observar com mais clareza como anda a sua produtividade.

Seguindo esses breves passos, será possível reorganizar tarefas e notar aquelas que são prioritárias ou não, equilibrando o cotidiano de toda a equipe por meio de um gerenciamento prático e eficiente.

Outros elementos que não podem ser deixados de lado, quando o assunto é controle de produtividade, estão mais ligados à gestão empresarial e como ela lida com seus colaboradores:

  • É necessário deixar os objetivos de cada um dos projetos claros, sempre reforçando o caminho a ser tomado e o esforço a ser despendido para sua realização;
  • Deve-se otimizar processos para que os colaboradores possam executar suas tarefas de forma racionalizada;
  • Os processos comunicacionais também exercem influência sobre a produtividade. A compreensão do escopo, tempo de execução e objetivo final são elementos essenciais ao entendimento dos envolvidos e à continuidade dos projetos;
  • Os gestores devem estar diretamente ligados à execução das tarefas, sempre “de olho” em prioridades e objetivos;
  • Produtividade e cooperação têm tudo a ver. Um planejamento que englobe todos os envolvidos no projeto estimula os colaboradores, que podem opinar e ofertar novas informações e soluções aos problemas propostos pelo cliente;
  • As ferramentas de controle de produtividade empresarial, para melhores resultados, devem estar devidamente implementadas. Conte com o uso de tecnologias adequadas para tal;
  • Os colaboradores a serem envolvidos, a fim de assegurar a produtividade de um projeto, carecem de um perfil técnico e interpessoal que tenham relação ao trabalho, influenciando a qualidade do produto final.

 

Alguns indicadores de produtividade

“Afinal, o que são indicadores de produtividade?”, você pode estar se perguntando. Na verdade, essas são, dentre outras, ferramentas aplicadas à gestão dos negócios, examinando o rendimento das empresas e seus processos.

“Quantos recursos são investidos para que obtenhamos “aquele” ou “esse” resultado?” Essa pergunta descreve bem a importância dos indicadores ao controle de produtividade empresarial.

Algumas das “funções” de destaque ligadas aos indicadores são:

  • Transpor aos demais as expectativas e necessidades do consumidor;
  • Possibilitar a elucidação das metas do empreendimento;
  • Suportar tomadas de decisões, planejamento e a análise crítica dos quocientes referentes aos negócios;
  • Melhorias de produtos e processos da empresa.

É importante manter KPIs (ou Indicadores Chave de Performance) que estabeleçam uma avaliação e quantificação da correlação existente entre os esforços que são empregados e os produtos e serviços implementados, ou seja, o que foi gasto e o que obtivemos como retorno. Considere que os indicadores de produtividade serão mais eficazes quando aliados aos indicadores de qualidade.

Os indicadores de qualidade trazem aos indicadores de produtividade maior “visão”, levando à expansão dos negócios. De fato, esses indicadores mensuram falhas, comparando o volume de indicadores de qualidade ao padrão de aceitação, determinando processos através da mensuração da “eficácia do processo”.

Vamos diferenciá-los?

Indicadores de Produtividade:

  • Estão ligados ao modo de utilização dos recursos;
  • Mensuram eficiência;
  • Visam o esforço;
  • Apontam o caminho para os trabalhos;
  • Diante da importância do denominador, retira suas avaliações dali.

Indicadores de Qualidade:

  • São mais voltados à satisfação dos clientes;
  • Mensuram eficácia;
  • Garantem foco em resultados;
  • Têm como índice o lucro, retorno.

E como esses índices são calculados? Bem, tudo depende do será “medido”, sendo que cada empresa pode estabelecer indicadores de acordo com aquilo que melhor traduz a performance dos seus negócios, serviços e produtos.

Via de regra, todo indicador deve vir acompanhado de um objetivo e de uma “meta”, da seguinte forma:

Objetivo: Aumentar a produtividade.

Indicador: índice de Produtividade Mensal, calculado através da razão entre o Faturamento e o número médio de funcionários/mês.

Meta: R$4.000,00 por funcionário (em caso exemplar).

Outros exemplos de indicadores de produtividade seriam: os gastos divididos pelo número clientes, descobrindo o valor despendido por cliente atendido ou, ainda, a receita mensal em razão ao gasto energético com luz, “fechando a conta” na divisão entre produto por gasto energético.

Em oposição ao que muitos imaginam a respeito dos indicadores de qualidade, expressos em percentual, a produtividade está mais ligada à relação entre a quantificação de recursos usados e a quantificação dos produtos saídos.

Por certo, é impreterível que indicadores sejam apontados em seguida à identificação de saídas e recursos do processo a serem mensurados.

Os índices de produtividade atuam de forma semelhante, quando de sua mensuração: estabelece-se um padrão ao processo e, como resultado, uma comparação é realizada, denotando a eficiência.

 

Referências e indicadores para empresas que querem aumentar a produtividade

Algumas referências para pequenos, médios ou grandes empreendimentos, podem ser adotadas como parâmetros que impactam na produtividade do negócio, dos colaboradores e, portanto, na expansão, como:

Qualidade

Por estar diretamente ligada ao nível de utilidade esperado de algum produto ou serviço, o conceito de qualidade é subjetivo – uma vez que é referente às necessidades, expectativas e percepções a respeito de algo por parte de cada um de nós.

A percepção de qualidade pelo consumidor pode ser correlata ao modelo de serviço ou produto ofertado, demandas, fatores culturais, e muitos outros.

Logo, é preciso traçar indicadores que tenham ligação ao índice de satisfação e necessidades dos consumidores, assim como a percepção do valor agregado aos produtos ou serviços.

Excelência Operacional

O conceito de excelência operacional revela-se através de uma publicação de 1982, dos autores Tom Peters e Robert H. Waterman. O livro Em busca da Excelência (In Search of Excellence), afirma que as empresas devem solucionar suas demandas por meio de processos que sejam realmente indispensáveis, compartilhando com os demais a autonomia para a tomada de decisões.

Deste modo, através da integração de todas as áreas de uma empresa, alinhadas aos objetivos e processos utilizados, é possível conquistar eficácia, acelerando decisões, prestando serviços cada vez mais otimizados e superando as expectativas dos consumidores.

As empresas passam a ganhar quando aproximam-se de seus clientes e no grau de eficiência que “agrega” aos seus serviços e produtos que se inserem no mercado.

É imprescindível desenvolver indicadores que examinem a eficiência dos processos da empresa, mapeando falhas e gaps que possibilitem melhorias.

Flexibilidade

Quando utilizamos a palavra “flexibilidade” em nosso dia a dia, estamos nos referindo à capacidade dos tecidos do nosso corpo de serem esticados, permitindo a movimentação de articulações sem que soframos lesões.

Sabe-se também que, em variados pontos do corpo, a flexibilidade não é uniforme, garantindo o movimento de algumas articulações mais desenvolvidos que outros.

No universo corporativo, esse índice diz respeito à adaptação que pode ser conquistada pela empresa, de forma a estar sempre se reinventando perante o mercado.

Indicadores como esse checam a capacidade de “transformação” dos negócios em relação às mudanças, aos consumidores e ao mercado e devem ser implementados para visionar o crescimento da empresa.

Inovação

Por falar em transformação, a inovação também impacta fortemente nos quesitos rendimento e produtividade. Por que será? Pois processos cada vez mais arrojados são incorporados ao cotidiano empresarial, permitindo a execução de tarefas de modo mais eficiente.

Mais que isso, a inovação incorpora às empresas:

  • Pesquisas e Desenvolvimento, sempre trazendo ideias e soluções ainda inéditas no mercado;
  • Comportamento mais aberto, horizontal, assegurando que mais e mais colaboradores tenham acesso a ideias e possam contribuir com elas;
  • Ambientes propícios a uma mescla entre trabalho e “diversão”, investindo na satisfação dos colaboradores e, portanto, em sua produtividade;
  • Processos mais criativos, recursos disponíveis e mão de obra qualificada dão o “toque final” para garantir que não haja o declínio da produtividade dos funcionários, que sabem que crescem com a empresa, estando em constante evolução.

Assim, indicadores que mensurem o criação de novos serviços, produtos e processos que possam otimizar a performance da empresa também estão ligados ao controle de produtividade empresarial.

Pessoas

controle de produtividade empresarialInvestir em pessoas é sempre um dos caminhos mais curtos para se chegar à produtividade. A razão é clara: quando valorizados, colaboradores têm sua autoestima elevada, exercendo sua atuação da melhor maneira possível, ou seja, sendo mais produtivos.

Criar e aplicar indicadores que meçam os níveis de produtividade de cada um dos colaboradores é importantíssimo. Com esses parâmetros em mãos, é possível perceber onde pode haver intervenções para manter pessoas mais hábeis, felizes e produtivas dentro da sua empresas.

Perceba que cada um desses indicadores podem ou não serem aplicados à realidade do seu negócio. Veja também que todos, a seu modo, têm impacto na produtividade, que pode ser conquistada através de planejamento, investimento e ferramentas de controle e mensuração.

Para quaisquer empreendimentos, controlar a produtividade e “botar ordem na casa” em termos de tempo, é o caminho para atingir metas em curto, médio ou longo prazo, orientando mais eficientemente esforços a objetivos traçados.

E então, já sabe como garantir que o rendimento de sua equipe e seu negócio sejam  cada vez maiores através do controle de produtividade empresarial? Não deixe de conhecer o Tangerino!

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