PMEs precisam cuidar do controle de frequência dos funcionários? Entenda!

//PMEs precisam cuidar do controle de frequência dos funcionários? Entenda!

PMEs precisam cuidar do controle de frequência dos funcionários? Entenda!

By |2018-10-15T11:54:03+00:0023/01/2018|Gestão de Pessoas|0 Comments

Vivemos em uma época na qual a maioria das empresas está focada na construção de sua cultura interna e de sua reputação perante o mundo corporativo. No entanto, muitas instituições se esquecem de que, para serem bem-sucedidas, precisam dar atenção também a um detalhe muito importante: o controle de frequência dos funcionários.

Mas será que fazer esse monitoramento é tão indispensável assim? Como ele funciona? E que ferramentas existem para isso? No artigo de hoje, consideraremos essas questões. Acompanhe!

Como funciona o controle de frequência dos funcionários?

O registro de presença de trabalhadores é um procedimento administrativo essencial para o andamento e o desenvolvimento de uma empresa. Ele permite que os gestores saibam como está o cumprimento da jornada de trabalho na instituição.

Para isso, todo funcionário precisa registrar sua entrada e saída da empresa, além de seu horário de almoço. Por sua vez, a companhia faz o lançamento de folgas, férias, horas extras e outros tipos de ausência. Com base nessas informações, é feito o cálculo:

  • da remuneração mensal do colaborador;
  • do pagamento de férias;
  • dos benefícios previdenciários.

Para conduzir esse processo, as organizações utilizam sistemas de ponto, como:

Por que é importante fazê-lo?

No primeiro semestre do ano passado, mais de um milhão de empresas foram criadas, e muitas delas são pequenas e médias. Por serem instituições menores, algumas dão pouca importância ao controle de frequência de funcionários.

E, quando fazem isso, não têm um sistema eficiente e organizado. Mas por que é fundamental levar a sério o registro de presença de trabalhadores? Vejamos.

Adequação à legislação

O Código de Leis Trabalhistas (CLT), do artigo 58-65, explica as regras para o controle da jornada dos colaboradores. Nele, por exemplo, estão estipulados: o limite de horas trabalhadas por funcionário, a gestão do banco de horas e o cumprimento de férias.

Sendo assim, o empregador precisa conhecer a lei e fazer uma gestão correta da frequência de trabalhadores. Caso contrário, poderá sofrer sanções judiciais, por meio de uma fiscalização da Justiça do Trabalho.

Ainda pior do que isso é a instituição ser acionada judicialmente pelo descumprimento das regras trabalhistas em relação ao pagamento dos honorários de um colaborador.

Aumento da produtividade

Quanto tempo a sua equipe leva para finalizar uma tarefa? Será que seu funcionário está trabalhando além de sua capacidade física e mental? Saber responder a essas duas perguntas é essencial para medir o nível de produtividade dos colaboradores.

Para tanto, é necessário fazer o controle de presença da equipe interna. Assim, a empresa entenderá o potencial de seu time e poderá estipular prazos razoáveis para o cumprimento de metas, sendo possível unir qualidade de vida e eficiência à cultura interna da companhia.

Gestão dos recursos financeiros

Os recursos financeiros de uma instituição são alguns dos principais fatores que mantêm o negócio “vivo”. Contudo, não há como ter uma administração correta do capital da empresa se o pagamento dos funcionários é feito de maneira desordenada.

Se for assim, a organização pagará a mais ou a menos pelos serviços dos colaboradores. Desse modo, pode sobrar pouco ou nenhum dinheiro para investimentos necessários na instituição.

Além disso, a empresa corre o risco de fechar seu balanço mensal no vermelho e, por fim, decretar falência. Porém, com o registro de horas trabalhadas, os funcionários recebem exatamente o salário que é justo a cada um deles. E o negócio pode reunir os dividendos necessários para manter-se saudável e prosperando.

Controle de tarefas

Muitas empresas utilizam métodos para o cumprimento de tarefas. Há o Kanban, por exemplo, que é um quadro com colunas que descrevem as etapas de um projeto.

Ao passo que a equipe finaliza uma fase dessa demanda, ela avança para a outra. Porém, o desafio é saber o número de horas que serão necessárias para concluir cada período (e, também, todo o projeto).

Ter essa informação é importante para a qualidade do trabalho que está sendo realizado. Afinal, tempo demais gera procrastinação, e um período muito curto compromete o nível de excelência do serviço.

Para ter equilíbrio, a empresa pode recorrer ao registro de presença de colaboradores e perceber a média de tempo que pode ser gasta em cada fase de um projeto. Assim, um serviço perito será entregue.

Menor risco de fraudes

O velho hábito de enganar o patrão ainda é bastante comum no mundo corporativo. Alguns colaboradores registram um número de horas trabalhadas muito acima da realidade.

Outros nem comparecem ao emprego e pedem que um colega de setor anote sua presença. Além disso, para beneficiar determinados funcionários, os membros da área do pagamento podem modificar os dados referentes ao controle de ponto, gerando sérios prejuízos à instituição.

Para evitar essa situação, é necessário adotar um sistema eficiente de gestão de frequência, que dificulte ações fraudulentas. Mas como conseguir isso? É o que falaremos no próximo tópico.

Como a tecnologia pode ajudar?

Graças à tecnologia, foi criado um software para o controle de frequência dos funcionários (ou o ponto eletrônico). Com ele, é possível contabilizar as horas trabalhadas com muita precisão.

Afinal, todas aquelas variáveis que geram dúvidas na hora de fechar a folha de pagamento, como atrasos e saídas antecipadas, são calculadas pelo sistema com muita rapidez e entregues à equipe responsável.

E as empresas que contam com equipes externas podem ficar tranquilas. Isso porque os colaboradores poderão registrar seus horários de onde quer que estejam, por meio de seus dispositivos eletrônicos.

Além disso, todas as informações sobre a frequência de trabalhadores serão armazenadas em servidores virtuais. Desse modo, não será preciso que a companhia tenha um arquivo físico, sem contar que os dados ficarão mais seguros.

Outro benefício do ponto eletrônico é o registro biométrico. Esse recurso evita fraudes, pois ninguém poderá marcar ponto no lugar de outra pessoa. E, mesmo que esteja em uma área onde não tenha sinal de internet, o colaborador poderá registrar sua frequência, uma vez que o sistema funciona off-line.

Diante de todas essas vantagens, as pequenas e médias empresas não têm mais empecilhos para fazer uma gestão de presença de trabalhadores com perícia. Para tanto, é necessário adotar um sistema de ponto eletrônico agora mesmo!

E você? O que achou de nosso artigo? Conseguiu ver a importância do controle de frequência dos colaboradores? Então, baixe o e-book “Somos inovação e legalidade” e conheça uma organização especialista em sistema de ponto eletrônico!

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