Ponto biométrico ou ponto digital: como saber qual é o ideal para sua empresa?

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Ponto biométrico ou ponto digital: como saber qual é o ideal para sua empresa?

By |2018-08-10T14:32:32+00:0008/09/2017|Controle de ponto|0 Comments

Gerenciar os recursos humanos de uma empresa pode ser uma tarefa complexa. Além dos processos de seleção, treinamento e desenvolvimento de pessoas, também é preciso tomar importantes decisões, como por exemplo se é melhor utilizar o ponto biométrico ou o relógio de ponto digital para controlar o expediente dos colaboradores.

O controle da jornada, além de ser um relevante indicador do desempenho da equipe e das potencialidades de produção da empresa, também é necessário para verificar com exatidão os direitos dos trabalhadores, principalmente no que diz respeito às horas extras trabalhadas. Isso sem contar, é claro, com o fato de ser uma imposição legal.

A boa notícia é que a tecnologia oferece ferramentas capazes de facilitar os processos sem aumentar os custos. Isso é possível graças a ferramentas como o  ponto biométrico e o relógio de ponto digital. Mas, como determinar qual o melhor mecanismo de controle para a sua empresa?

Continue lendo e entenda como escolher a melhor opção!

O que diz a legislação?

Monitorar os horários de entrada e saída, o intervalo intrajornada ou o horário de almoço dos colaboradores pode ser algo bastante complicado, a depender do porte e do segmento da empresa. Nas organizações que possuem vendedores externos ou em regime de trabalho remoto, por exemplo, o desafio é ainda maior.

Por essa razão, a legislação trabalhista exige que as organizações com mais de 10 empregados realizem o controle de ponto dos seus funcionários. Essa exigência está presente no parágrafo 2º, do artigo 74, da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).

A lei não exige, contudo, uma forma rígida de realizar esse controle, que pode acontecer por meio mecânico, manual ou eletrônico. Ferramentas como o sistema de ponto digital e o ponto biométrico são totalmente legais, assim como os aplicativos de ponto.

Além de legais essas ferramentas também auxiliam os gestores, oferecendo relatórios em tempo real e consolidando todos os dados em um mesmo local, de maneira simplificada e segura.

E os casos específicos, como no trabalho remoto?

O trabalho remoto, também chamado home office é cada vez mais comum no Brasil. Nesse regime de trabalho os colaboradores possuem tanta responsabilidade quanto um funcionário presencial, todavia, não precisam ir até a empresa para trabalhar.

O ponto eletrônico funciona perfeitamente nesses casos, uma vez que o funcionário pode abrir e fechar os pontos de maneira remota — através de um aplicativo de ponto ou site — tornando a relação entre as partes mais clara e eficiente.

As portarias 1510 e 373 do Ministério do Trabalho, que entraram em vigor em 2009 e 2011, respectivamente, regulam essa situação. Nelas constam as características e pré-requisitos necessários para que a empresa faça o controle de ponto por meios alternativos aos tradicionais.

No caso dos vendedores externos o desafio de controlar a jornada é bem similar, uma vez que fica caro ou impraticável ir até a empresa apenas para acessar o relógio de ponto digital. Nesses casos o controle de ponto eletrônico digital também se apresenta como uma excelente solução.

O que é ponto eletrônico?

Essa é uma excelente maneira de otimizar o controle de ponto dos funcionários de uma empresa, visto que a anotação manual ou mecânica da jornada de trabalho é passível de erros, incoerências ou rasuras, prejudicando a eficiência na realização dessa atividade — além de ter que ser refeita, pois a legislação proíbe tais situações no livro de ponto.

O registro eletrônico do ponto é realizado por meio do chamado relógio de ponto, que, por sua vez, deve estar de acordo com a Portaria 1510 do MTE (Ministério do Trabalho e Emprego).

Essa portaria criou o chamado SREP (Sistema de Registro Eletrônico de Ponto) e fez exigências de que esse sistema seja fiel às marcações de ponto efetuadas, não se admitindo:

  • restrições de horário à marcação do ponto pelos funcionários;
  • marcação automática do ponto, com eventual utilização de horários predefinidos ou contratuais;
  • exigência de autorização prévia para a marcação de horários que superem a jornada de trabalho normal dos funcionários;
  • existência de qualquer dispositivo que permita que o empregador altere unilateralmente os dados cadastrados pelo empregado.

A Portaria exige o chamado Registrador Eletrônico de Ponto (REP), que é um instrumento de automação usado exclusivamente para o registro da jornada de trabalho dos colaboradores e que deve ter a capacidade de emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal — relativos à entrada e à saída de empregados dos seus locais de trabalho.

Para tanto, é obrigatório o uso do Registrador Eletrônico de Ponto no local onde o serviço é prestado, sendo proibidos outros tipos e meios de registro.

O REP deve observar alguns requisitos:

  • possuir relógio interno de tempo real com precisão mínima de um minuto por ano com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de 1.440 horas na ausência de energia elétrica de alimentação;
  • mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;
  • mecanismo impressor que observe certas especificidades;
  • meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto (MRP);
  • memória de trabalho etc.

O que é ponto digital?

O ponto digital é uma das modalidades de ponto eletrônico e, como tal, deve obedecer aos preceitos da Portaria 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego, responsável por regular todas as formas de controle de jornada.

A principal vantagem do ponto digital é a eficiência no cadastramento dos dados relativos à prestação do serviço, superando os métodos manual e mecânico. Por estar diretamente conectado a um software de gerenciamento, essa ferramenta facilita a gestão da informação e consolida todos os dados em um só lugar.

Além disso, em comparação com as demais formas de controle de ponto, o ponto digital goza de mais eficiência e confiabilidade, principalmente para empresas que possuem vendedores externos ou no modelo de contrato de trabalho home office.

Benefícios do ponto digital

Em geral, o registro é feito por meio da inserção de senhas em um sistema de controle. A chance de ocorrência de erros é pequena, pois o registrador vai informar com exatidão os horários de entrada e saída dos colaboradores.

Esses equipamentos de registro de ponto digital são mais baratos do que o registrador por meio de biometria e, no caso de vendedores externos ou serviços via home office, tanto gestores quanto colaboradores possuem um controle muito mais eficiente de sua jornada de trabalho.

Através de um aplicativo de ponto para dispositivos móveis, por exemplo, é possível abrir e fechar o ponto com base na localização do GPS e, inclusive, enviar uma foto dos locais de abertura e fechamento para comprovar o trabalho onde não há sinal de internet disponível.

Apesar de oferecer diversos benefícios, o controle digital ainda apresenta mais segurança, uma vez que é realizado a partir da inserção da digital do colaborador no aparelho — e não por meio de uma senha. Dessa forma fica muito difícil, para não dizer impossível, fraudar o sistema.

Como funciona o relógio de ponto biométrico?

O sistema de ponto biométrico é uma forma de registro de ponto dos funcionários que utiliza características biológicas do indivíduo, como a impressão digital do dedo, da mão, a sua íris ou mesmo a própria voz. O método mais usual, porém, é a impressão digital.

Como se trata de uma das espécies de ponto eletrônico, o registrador de ponto biométrico deve estar em consonância com as exigências feitas pela Portaria 1510 do MTE, sob pena da empresa incorrer em ilícito, podendo sofrer autuações do Ministério do Trabalho e até mesmo multas pelo descumprimento da legislação.

A utilização e a manutenção do equipamento são razoavelmente simples. Quando instalado, devem ser realizados registros das informações biológicas dos trabalhadores da empresa — geralmente a colheita de impressões digitais (por ser a forma mais comum do ponto biométrico).

No registrador deverá ser cadastrado o nome da pessoa. Toda vez que ela inserir a sua identificação pela digital, o seu nome será marcado e assinalado eletronicamente. Além disso, o relógio imprime uma via que serve para controle do colaborador e potencial prova em caso de processo judicial.

Benefícios do ponto biométrico

Como nessa espécie de controle do ponto dos colaboradores leva-se em conta suas características pessoais e intrínsecas, as chances de ocorrerem fraudes são praticamente nulas. Por isso esse é um método extremamente seguro e confiável.

A relação custo-benefício é também bastante vantajosa, visto que o mercado já dispõe de equipamentos de baixo custo e os benefícios para as empresas são vastos, sobretudo em eficiência e otimização dos trabalhos do departamento de recursos humanos.

Os aparelhos são de fácil uso e instalação e devem ficar expostos na entrada dos locais para controle de acesso. Além disso, podem ser conectados a um sistema digital de controle que facilita o fechamento da folha de ponto e oferece relatórios prontos sobre a jornada de cada colaborador.

Afinal, qual é a melhor opção para o meu negócio?

Tanto o ponto digital quanto o ponto biométrico são excelentes formas de controlar a jornada de trabalho dos seus colaboradores, até mesmo porque o ponto digital também pode ser biométrico. Contar com a tecnologia é uma importante decisão, que impacta de maneira positiva toda a gestão da companhia.

O controle correto das horas de trabalho realizadas pelos funcionários é essencial, sobretudo em empresas de médio e grande porte. Um controle de ponto eficaz evita a imposição de penalidades e a formação de passivos trabalhistas.

Na hora de definir a melhor opção busque considerar as especificidades do seu negócio, como a possibilidade de criar uma política de trabalho home office, utilizar um aplicativo de ponto, adotar vendedores ou representantes externos e, claro, o orçamento disponível para a automação dessa área de seu RH.

Uma vez que tenha em mãos cada uma dessas informações, calcule o ROI (Retorno sobre Investimento) de adotar o controle de ponto eletrônico em sua empresa e veja em números como esse sistema é vantajoso.

Se você conhece pessoas que estejam pesquisando sobre ponto biométrico e ponto digital, aproveite para compartilhar este artigo!

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