Saiba como organizar sua rotina para cuidar também da gestão de pessoas

//Saiba como organizar sua rotina para cuidar também da gestão de pessoas

Saiba como organizar sua rotina para cuidar também da gestão de pessoas

By |2018-08-10T16:58:36+00:0011/01/2018|Gestão de Pessoas|0 Comments

As questões operacionais consomem grande parte dos esforços dos líderes de uma organização. Esta realidade faz com que eles nem sempre consigam focar em um aspecto essencial para a produtividade: a gestão de pessoas. Descobrir como organizar a rotina é o primeiro passo para otimizar seu tempo e alavancar os resultados.

Quer saber como fazer isso? Então confira nossas dicas e entenda como enxugar sua rotina e ampliar seu tempo para uma atuação mais estratégica — inclusive quanto à gestão dos recursos humanos.

1. Planeje

Quando as atividades não são planejadas, existe o sério risco de o gestor chegar ao final do dia com uma série de tarefas iniciadas, interrompidas e não concluídas. Por isso, é fundamental esquematizar o seu expediente com antecedência.

Procure ter um horário fixo para realizar determinadas atividades, como abrir e-mails, por exemplo. Agende suas reuniões com antecedência, estabelecendo um horário de início e término. Reserve um tempo para analisar relatórios — eles proporcionam dados que vão ajudá-lo a traçar a melhor estratégia para alcançar seus objetivos.

Imprevistos acontecem e, por isso, a sua agenda também deve prever um espaço para atendê-los. No entanto, procure seguir o planejamento da forma mais fiel possível.

2. Gerencie

Mas se os imprevistos acontecem a todo momento e não só te impedem de cumprir seu planejamento, como também consomem todo o seu tempo de trabalho, isso significa que está na hora de apostar no gerenciamento para organizar sua rotina.

Reuniões semanais com a equipe podem ser o melhor caminho para identificar por que esses problemas estão acontecendo com tanta frequência, definir estratégias para preveni-los e criar procedimentos de solução e contenção.

É essencial identificar a fonte dos problemas e procedimentos eficazes para solucioná-los. Desta forma, você terá as condições necessárias para delegar essas tarefas a outros funcionários e abrir espaço na sua agenda para uma gestão mais estratégica.

3. Delegue

Identifique quais são as atividades ou procedimentos que não precisam da sua intervenção direta para acontecer. A partir do momento que vocês estabeleceram um padrão de resposta às diferentes situações, elas podem ser mais facilmente delegadas.

Defina quem será o responsável por realizar cada atividade, os meios para executá-las e o prazo razoável para que isso aconteça. Estabeleça parâmetros que sinalizam quando uma situação é realmente preocupante e deve ser trazida até você.

Este é apenas o primeiro passo. À medida que a empresa se torna ainda mais organizada, é possível conceder uma autonomia maior aos membros da sua equipe e aumentar as responsabilidades delegadas.

4. Automatize

As empresas ainda perdem muito tempo com tarefas burocráticas e repetitivas. Pode ser a elaboração de relatórios, a conferência do ponto dos funcionários, o cálculo de impostos, entre outros.

Tarefas que parecem pequenas, na verdade, consomem um tempo gigantesco. A sua equipe fica sobrecarregada e não consegue ajudá-lo nas atividades operacionais e você, como gestor, fica impedido de trabalhar para concretizar a estratégia das companhias.

A realização manual dessas tarefas carrega ainda outros problemas: o retrabalho e o erro. Pense em uma planilha de Excel, por exemplo. Ela não “conversa” com outras planilhas ou com o sistema da empresa e, por isso, é necessário inserir os mesmos dados várias vezes, com a possibilidade de cometer erros.

A tecnologia acaba com esse problema. Uma única ação realizada por um sistema pode desencadear todas as outras automaticamente, poupando tempo e exigindo uma equipe mais enxuta. Além disso, a automação é uma ótima ferramenta de como organizar a rotina, lhe ajudando a conquistar tempo livre para atividades mais produtivas que realmente possam contribuir para o aumento do faturamento da empresa.

Portanto, automatize tudo que for possível. O ponto dos funcionários pode ser digital, por exemplo. Os dados são coletados e transformados em informações precisas que podem ser aproveitadas pelo sistema para calcular a folha de pagamento e horas extras automaticamente. Quando essa automatização não acontece, ocorrem diversos problemas como sobrecarga do RH, dificuldade para controlar horas extras, acompanhar o trabalho de funcionários externos, administrar os documentos de ponto etc.

Entendeu como organizar a rotina para evitar essas situações? Quer detectar outros problemas que afetam o RH? Então descubra quando é necessário começar a se preocupar com o controle de ponto dos funcionários. Confira no nosso blog!

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