5W2H: o que é e como implementar

Quando o assunto é organização de projetos, é interessante explorar novas ideias. O plano de ação 5w2h é um método que observa as particularidades do negócio, em busca de uma solução.

Apesar do nome, o 5W2H é uma ferramenta de gestão simples e eficaz, que pode ser aplicado a qualquer tipo de negócio, independente do porte.

Pode, ainda, ser considerado uma das ferramentas de qualidade, uma vez que serve para melhorar processos organizacionais e a evolução de processos.

Continue lendo para entender todos os detalhes da metodologia 5W2H e como ela pode ser aplicada à sua empresa!

O que é a ferramenta 5w2h?

Na prática, o 5W2H é um plano de ação que auxilia no desenvolvimento de projetos. Em um mercado altamente competitivo, é fundamental que os gestores entendam quais são as dificuldades do negócio, e como resolvê-las da forma mais simples possível.

Neste ponto, a metodologia é aplicada na gestão de projetos para garantir uma boa compreensão do escopo e das metas a serem alcançadas.

Seu nome é uma referência a sete perguntas em inglês, que respondem todas as questões fundamentais sobre qualquer assunto. Assim, os 5 W são:

Quais são os 5w2h?

O nome 5W2H é uma referência a perguntas que devem ser respondidas com o intuito de entender o projeto e encontrar as soluções.

Assim como apresentado na imagem, os 5w são:

• What: o que deve ser feito?
• Why: por que deve ser feito?
• Where: onde será feito?
• When: quando será feito?
• Who: quem fará?

Enquanto isso, os 2h correspondem às seguintes perguntas:

• How: como será feito?
• How Much: quanto vai custar para ser feito?

A ideia é que, ao responder todas as questões, seu projeto contará com um planejamento estratégico robusto, levando em consideração todas os detalhes importantes.

Por que utilizar o plano de ação 5w2h?

A partir da ferramenta 5W2H é possível criar um passo a passo, de forma que o trabalho tem um direcionamento melhor. No caso de projetos realizados em equipe, o 5W2H é especialmente valioso, pois garante que todos compreenderam bem o objetivo e as etapas do processo.

Entre as situações em que esse plano de ação pode ser usado pelo departamento de RH estão: 

• seleção de novos funcionários;
• elaboração de uma carteira de benefícios;
• programas de treinamento e desenvolvimento;
• avaliação de desempenho;
• outros.

Esse plano de ação também é útil para estruturar rotinas de departamento pessoal, como o fechamento da folha de ponto, por exemplo.

O 5W2H é uma boa forma de perceber problemas no planejamento e no dia a dia da execução de projetos. Usar esse método faz com que você descubra a melhor forma de iniciar um projeto e ter atenção a todos os detalhes.

Além disso, ao aplicá-lo em projetos que já estão em andamento você descobre falhas e torna o objetivo final mais claro.

Como se utiliza a ferramenta 5w2h?

Agora que você já sabe o que é 5w2h, deve estar se perguntando como aplicá-lo a sua empresa e seus projetos.

A forma mais simples e fácil de aplicar essa metodologia é por meio de uma planilha 5w2h, que pode ser feita no Excel ou no Google Docs. Nela, você dá um título para o projeto e lista as perguntas já citadas (o quê, por quê, onde, quem, quando, como e quanto custa). 

Abaixo, você pode ver um exemplo de tabela 5W2H:

O planilha 5W2H é muito usada por empreendedores e permite ter uma visão completa de todo o processo, inclusive, dos custos operacionais envolvido nele.

Porque fazer 5W2H?

O plano de ação 5W2H é indicado para todos os gestores que pretendem entender melhor o escopo de seus projetos e encontrar soluções simples. 

Através das perguntas e respostas é possível registrar detalhes do projeto. Dessa forma, todos os envolvidos estarão cientes de seus papéis, prazos e, principalmente, da meta a ser alcançada.

A parte mais interessante deste plano de ação é que não é necessário grande conhecimento técnico. Sendo assim, se você procura uma forma rápida de entender ou explicar seu projeto, este pode ser o método perfeito.

E o 5W1H?

Essa é uma pergunta simples. O 5W1H é composto pela mesma estrutura do 5W2H, com exceção da última pergunta: how much (quanto).

Sendo assim, ele é utilizado para processos que não dependem de gastos financeiros para serem realizados, como, por exemplo, uma reestruturação da equipe interna em que todos os profissionais já estão contratados.

Vale lembrar, porém, que mesmo projetos pequenos podem necessitar de investimentos financeiros. Portanto, é interessante considerar a utilização do plano de ação completo, com as 7 perguntas e respostas.