Rotinas do Departamento Pessoal: Como Otimizar Processos e Atividades

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Muitos gestores não têm ideia da importância das rotinas do departamento pessoal para o crescimento e desenvolvimento saudável de uma organização.

O primeiro ponto para delinear essas rotinas é separar o que é de responsabilidade do DP e o que pertence ao RH.

A chave para isso está na otimização dessas rotinas. Quanto menos tempo o DP passa realizando atividades burocráticas, mais tempo sobra para o RH atuar de forma estratégica. Mas, como fazer isso? Aqui, daremos boas dicas. Acompanhe!

Neste conteúdos vamos tratar de:

• DP versus RH
• Rotinas do Departamento Pessoal
• Dicas para otimizar a rotina do DP

DP versus RH

Nunca ficou tão claro o papel do RH estratégico para o sucesso das empresas, e muitas já estão de olho nisso: segundo o Panorama de RH no Brasil, pesquisa feita com 1500 profissionais da área, 61% dos entrevistados concordam que o RH participa efetivamente das decisões da empresa. 

Mas no dia a dia, sabemos que a tarefa não é tão simples. Como ter tempo para um pensamento estratégico em Recursos Humanos quando são muitas e confusas as rotinas do Departamento Pessoal?

Não queremos comparar as duas áreas, afinal, cada uma tem o seu papel dentro de uma organização. 

Contudo, é fundamental entender que Departamento Pessoal e Recursos Humanos não são a mesma coisa e, portanto, cuidam de áreas específicas da empresa.

Podemos dizer que o RH desempenha um papel mais relacionado à atração, ao desenvolvimento e à retenção de talentos, pensando sempre nas competências técnicas e emocionais de cada colaborador.

O DP, no entanto, é o setor responsável por atender às demandas burocráticas relacionadas à manutenção do profissional na companhia. Isso inclui estar por dentro da legislação trabalhista e das técnicas de gestão empresarial.

Você deve ter percebido que ambas as áreas possuem o colaborador como o foco principal do seu trabalho, mas cada uma à sua maneira.

Já que está por aqui, que tal conferir também:
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Rotinas do Departamento Pessoal

Embora, no primeiro momento, as funções do DP pareçam menos estratégicas do que as do RH, esse setor é fundamental para a manutenção de uma empresa. 

Isso porque ele realiza uma série de tarefas visando garantir o bom relacionamento entre empregado e empregador de acordo com as leis. 

É por isso que o DP é responsável por controlar o ponto, registrar os colaboradores, fazer a gestão de férias, controlar os benefícios e ainda manter uma boa relação com os sindicatos das classes profissionais.

Para ajudar você a estruturar e organizar o Departamento Pessoal da sua empresa, listamos abaixo quais são as principais rotinas do setor. Acompanhe!

1. Pagamento dos colaboradores

A gestão da folha de pagamentos é de responsabilidade do Departamento Pessoal da empresa. 

Essa é uma das atividades mais trabalhosas da rotina do DP, porque envolve o cálculo do pagamento de todos os funcionários.

Como é possível imaginar, um erro na fórmula do cálculo é suficiente para prejudicar a remuneração de todos da empresa. Perceba como essa é uma tarefa crucial e minuciosa.

Além de ser uma tarefa especialmente delicada, ela é recorrente, precisa ser feita todos os meses. 

É por essa razão que os gestores precisam pensar em manter alguns trabalhadores do DP focados apenas na administração da folha de pagamento.

2. Agendamento e controle das férias

Só quem atua no Departamento Pessoal sabe o quanto é complicado fazer a operação logística de marcação de férias. 

É preciso ter cuidado para que pessoas de um mesmo setor não saiam de férias juntas, além de acompanhar os dias de gozo, os dias de abono pecuniário, fazer o cálculo das férias etc.

Para que as datas atendam às demandas do colaborador e do empregador, é necessário que o calendário seja monitorado constantemente. 

Fazer isso de forma manual, além de ser muito trabalhoso, abre brechas para erros, por isso uma alternativa é contar com softwares que fazem essa gestão das férias de forma precisa e muito prática.

3. Acompanhamento das jornadas

Monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores também é uma tarefa do DP, que pode ser compartilhada com o RH a depender do porte da empresa e da quantidade de funcionários disponíveis para assumir essa tarefa,

Esse acompanhamento envolve controlar os horários de entrada e saída, calcular as horas extras realizadas no mês e as horas faltantes ou os atrasos.

É a partir desse monitoramento que os gestores conseguem programar as compensações no banco de horas ou o pagamento das horas excedentes.

4. Gestão de benefícios

A legislação determina que alguns benefícios sejam pagos de forma obrigatória por parte das empresas, além, claro, daqueles que são opcionais e determinados de acordo com a cultura da organização.

E, mais uma vez, o setor responsável por essa rotina é o Departamento Pessoal. São os profissionais dessa área que estudam quais os benefícios mais vantajosos para empresa e colaboradores, qual a viabilidade de implantar um e não outro, qual o orçamento da empresa disponível para isso etc.

Aqui estamos falando dos benefícios obrigatórios — décimo terceiro salário, FGTS, plano de saúde — e dos complementares — vale-cultura, bolsa de estudos, gympass etc.

5. Admissão de funcionários

Embora seja o RH quem faça as etapas anteriores à admissão, como recrutamento e seleção de novos funcionários, o DP fica com a parte burocrática, quando o talento é finalmente contratado pela empresa.

O Departamento Pessoal cuida para que o novo profissional seja devidamente registrado, tenha sua carteira de trabalho assinada, seja encaminhado para o exame admissional, tenha seus dados adicionados no relógio de ponto e no controle de acessos às dependências da organização.

Todas essas etapas precisam ser cumpridas obrigatoriamente. Caso contrário, a empresa pode ser penalizada e sofrer as consequências de um processo trabalhista.

6. Demissão e desligamento

Assim como na admissão, no caso da demissão é o DP o responsável por levantar a documentação necessária, fazer o pagamento das verbas rescisórias e encaminhar o profissional ao exame demissional.

Nessa etapa, o DP pode trabalhar junto ao RH para levantar e entender os motivos do desligamento, mas é o RH quem vai traçar os planos de ação necessários para reduzir as taxas de turnover.

7. Seguimento das leis trabalhistas

Como mencionamos, as rotinas do Departamento Pessoal envolvem questões muito burocráticas, sempre ligadas a normas e regras vigentes segundo a CLT — Consolidação das Leis do Trabalho.

Por essa razão, os funcionários do DP precisam ter conhecimento profundo das leis trabalhistas, principalmente depois da Reforma Trabalhista de 2017.

Para manter a empresa sempre atualizada e atuando dentro das leis, é preciso acompanhar de perto as mudanças que ocorrem nos textos e as determinações dos acordos e convenções coletivas. 

Apenas assim será possível garantir que os direitos e deveres dos colaboradores estão sendo cumpridos corretamente.

Contudo, caso seja aberto um processo trabalhista contra a empresa, é o DP quem vai representar a organização na Justiça do Trabalho.

8. Controle de impostos e taxas

Por fim, uma obrigação do DP é manter todos os encargos trabalhistas em dia e quitados. Isso quer dizer que as datas para pagamento dos impostos devem ser acompanhadas de perto pelo setor.

Fazer a gestão das parcelas do FGTS, por exemplo, é de responsabilidade do Departamento Pessoal, além dos impostos e as contribuições sindicais.

Sobre essa relação com o sindicato, o DP precisa acompanhar as convenções coletivas e repassar aos funcionários da empresa o valor da contribuição anual referente às suas áreas de atuação.

Dicas para otimizar a rotina do DP

Mencionamos as oito principais rotinas do setor de Departamento Pessoal. Essas atividades podem variar, como mencionamos, de acordo com o porte da empresa e o volume de profissionais dentro do próprio setor.

Apesar disso, são tarefas muito importantes, cujos erros podem impactar negativamente na percepção do colaborador em relação à organização e até levar a processos na Justiça do Trabalho.

Erros acontecem, é normal, mas alguns erros cometidos pelo DP podem ser fatais. Veja alguns deles.

Contudo, de modo geral, essas responsabilidades podem ser compartilhadas entre DP e RH. 

Se esse for o caso da sua empresa, separamos algumas dicas para tornar a rotina do DP mais otimizada e, com isso, liberar o RH para atividades cada vez mais estratégicas.

Elimine processos desnecessários

Em média, 40% do tempo dos profissionais de Recursos Humanos é gasto em atividades rotineiras de baixo valor agregado. E pode apostar que muitas dessas tarefas e processos poderiam ser eliminados do seu cotidiano de trabalho.

Que tal fazer um mapeamento dos processos que fazem parte das rotinas de departamento pessoal? Assim, você identifica quais deles estão funcionando, quais são desnecessários e quais você deve dar mais atenção.

Tenha fluxos de trabalho

É fácil cometer erros, repetir atividades desnecessariamente e não ter um padrão nas atividades quando não há um fluxo de trabalho.

Os fluxos de trabalho ajudam equipes a entender o papel de cada um e a ordem em que cada atividade deve ser desenvolvida.

Sabe aquelas tarefas que estacionam em determinado lugar? Os fluxos de trabalho evitam isso! Eles devem prever o passo a passo de cada atividade na rotina do Departamento Pessoal.

Avalie o desempenho

Não é possível saber o que dá ou não certo em sua rotina de Departamento Pessoal quando não há um monitoramento de desempenho.

Dessa forma, estabeleça metas e indicadores de avaliação. Esses indicadores podem ser o feedback de funcionários, o índice de turnover, a produtividade no trabalho, ou o retorno sobre o investimento feito em programas de capacitação e treinamento.

Com o resultado da avaliação, verifique processos que devem ser mantidos, eliminados ou aprimorados.

Temos alguns materiais sobre o assunto, não deixe de conferir:
? [Kit] Departamento Pessoal
? Planilha de controle de férias
? Miniguia ágil do Departamento Pessoal 4.0
? Tecnologia na contabilidade: o que você precisa para ser um contador atualizado!
? Da admissão à demissão de colaboradores: como otimizar processos e evitar erros

Aposte em softwares para agilizar atividades

Registro do ponto, controle de absenteísmo, cálculo de férias e horas extras. É fácil se ocupar dessas atividades e se esquecer de traçar estratégias de RH em consonância com as da organização. Isso fica ainda mais fácil quando a equipe é reduzida e são utilizadas ferramentas de RH pouco eficientes.

Na próxima vez que tiver problemas com essas atividades, aposte em softwares que agilizam a sua vida, a exemplo do controle de ponto digital.

Esse aplicativo concentra informações importantes, como a localização de funcionários em tempo real, o banco de horas e as escalas de trabalho, em uma única interface. Assim, sobra mais tempo para o trabalho estratégico!

Mãos à obra! Em breve, colocando em prática essas dicas, a sua rotina de departamento pessoal estará completamente otimizada!

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