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O departamento pessoal é o setor responsável pela administração dos funcionários e das relações trabalhistas de uma empresa, cuidando de tudo o que diz respeito aos contratos de trabalho e à legislação referente.
De maneira geral, é o setor que resolve as questões burocráticas, garantindo o cumprimento da lei e das relações éticas entre empregador e empregados.
Entre as inúmeras funções do DP, as com maior peso estão relacionadas ao cumprimento da legislação trabalhista no que diz respeito aos direitos dos colaboradores, mas as tarefas envolvem o processo de admissão, demissão, férias, benefícios, pagamentos, benefícios, entre muitas outras rotinas administrativas.
Para isso, os profissionais desse setor devem ter muita atenção aos contratos de trabalho, documentação, cumprimento da jornada, realização de horas extras, entre outras coisas, que causam impacto na folha de pagamento dos funcionários.
Como o DP lida com muitos dados, é fundamental poder contar com profissionais organizados e com sistemas que facilitem a administração dessas informações.
O Departamento Pessoal lida com a parte burocrática, ligada à legislação trabalhista e previdenciária, enquanto o RH se concentra mais com a gestão de pessoas, atuando nos processos de recrutamento e seleção, assim como com o relacionamento entre os colaboradores e a empresa.
A confusão entre os dois setores existe porque, em muitas empresas, especialmente as pequenas, essas funções se misturam. Com o quadro de funcionários menor, é possível que os profissionais realizem as duas funções sem muitos problemas.
Nos últimos anos, o RH tem ocupado uma função mais estratégica nas empresas, tendo sua importância relacionada à contratação de profissionais alinhados com as necessidades da empresa e também ao treinamento dos colaboradores.
Muitas pessoas entendem que tudo o que é burocrático é ruim, e por isso acabam não dando a devida importância ao DP nas empresas. Entretanto, esse setor é parte da estrutura organizacional da instituição, responsável pelo bom funcionamento dela.
Os assuntos de responsabilidade do DP ajudam a embasar decisões estratégicas, inclusive sobre promoções ou mesmo a demissão de funcionários.
Outra responsabilidade do DP é evitar que a empresa sofra processos trabalhistas. Quando o trabalho desse setor é bem feito, as informações são organizadas e estruturadas, minimizando as chances de erros e fraudes.
Entre os principais indicadores de desempenho do DP estão a rotatividade dos funcionários, também conhecida como turnover, que pode ser calculada de forma geral na empresa ou por segmento, cargo, departamento, etc. Os custos envolvidos nesse processo de turnover também podem entrar na lista de KPIs.
Outro indicador importante é o de satisfação dos funcionários e também o de reclamações trabalhistas. Os dois impactam os resultados da empresa e precisam ser acompanhados de perto.
Mais dois KPIs possíveis são a relação entre horas extras e horas trabalhadas e também a taxa de absenteísmo, que mede o número de faltas durante determinado tempo. Geralmente um alto nível de absenteísmo está relacionado à insatisfação dos funcionários e problemas pessoais.
As ferramentas auxiliam os profissionais do DP a administrar de maneira mais eficiente todos os dados armazenados referentes aos funcionários da empresa. Entre os principais ferramentas então softwares de admissão, sistema de controle e gestão de ponto online, como o da Tangerino, que oferece ainda outros recursos como a gestão de férias,
Além desses, também um sistema integrado para cálculo da folha de pagamento, eSocial, e gestão de benefícios.
Outros recursos importantes são um programa de gestão de tarefas, de pesquisa de satisfação interna e de armazenamento na nuvem.
O blog do Tangerino tem uma área específica com assuntos sobre o Departamento Pessoal e suas rotinas. Veja um pouco dos assuntos que já estão disponíveis a seguir!
