Gerenciamento Eletrônico de Documentos

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Realizar o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é extremamente importante para empresas de todos os tamanhos, pois preserva o conhecimento interno, assegurando que ele esteja disponível quando necessário. 

É através do GED que a empresa consegue trabalhar com segurança o ciclo completo: desde a sua criação até o arquivamento, versionamento e posterior consulta.

Sendo assim, confira abaixo os principais tópicos para responder as principais perguntas deste artigo: o que é GED e como funciona. Boa leitura.

O que é GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma tecnologia voltada ao controle, armazenamento e consulta de informações de uma empresa.

Este sistema permite que qualquer pessoa na empresa (dados as devidas permissões de acesso) possa acessar de forma fácil e simples os dados que precisa para seguir com o seu trabalho.

Isso é particularmente importante porque além de empoderar os colaboradores a procurarem pelas informações que precisam, também permite que elas sejam acessadas de maneira remota.

Para que serve o Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma forma de transformação digital que confere maior segurança e praticidade no uso diário dos documentos da empresa.

Essa concentração de informações em um só lugar traz diversos benefícios (que falaremos em mais detalhes mais à frente), mas podemos destacar a otimização dos fluxos de trabalho que dependem do acesso a esses documentos.

Vale a pena deixar claro que o GED não serve para acessar somente ordens de pedido e documentos similares, ele também arquiva contratos, dossiês, relatórios, vídeos, imagens e diversos outros formatos.

Assim, sendo perfeito para servir como plataforma de treinamentos durante o onboarding, por exemplo. Claro, existem soluções específicas para isso, contudo, nem sempre é funcional contratar diversos serviços.

Algumas outras funções importantes do GED são:

  • transparência para atos administrativos;
  • padronização ao lidar com documentos;
  • preservar o patrimônio intelectual da empresa;
  • melhorar a segurança de acesso à informação;
  • tornar o fluxo de documentos e arquivos rastreável.

Como funciona o Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é basicamente um sistema que permite a classificação e arquivamento de documentos digitalizados. Assim, toda a papelada que antes ocupava um espaço importante do escritório.

Contudo, não é tão simples assim. Existem diversas ferramentas que podem ser integradas a fim de realizar a gestão de documentos adequada. Conheça as três principais a seguir.

Capture

Nesta solução, há a digitalização dos documentos físicos, normalmente feito através de scanners de alta velocidade que são contam com a tecnologia OCR (optical character recognition).

Em suma, ela realiza a identificação dos caracteres, possibilitando serem salvos como arquivos de texto e não imagem. Posteriormente, isto também facilita o processo para recuperar tais informações.

Assim, em resumo, a etapa de capture tem como principal função a digitalização dos documentos que a empresa já tem em formato físico.

Document Management

Em tradução literal quer dizer gestão de documentos e sua função é criar, editar, revisar e permitir o acesso a documentos digitais.

Assim, é possível colaborar com inúmeros colaboradores no versionamento de alguma documentação importante até que a mesma esteja em sua versão final, por exemplo.

Ademais, as plataformas também oferecem uma gama de informações como data de criação, quando foi a última alteração e quem foi o responsável, as diversas versões até chegar à final etc.

Business Process Management

Nesta etapa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos já abordamos a melhoria de processos; ocupando o centro do palco quando o assunto é criar e organizar documentos, isto permite muito mais eficiência na hora de lidar com informações importantes.

Ademais, por tratar-se de uma tecnologia moderna a palavra mágica para os negócios de alto rendimento também entram em cena: automação de processos, determinando tarefas, responsáveis, prazos etc.

Principais vantagens do Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Já falamos até diversos motivos pelos quais a adoção do GED traz inúmeros benefícios para a sua empresa, independentemente de seu tamanho.

Confira abaixo as principais vantagens.

Melhora a segurança da informação

Especialmente após a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o cuidado com as informações e documentos digitais precisou ser redobrado.

Desta forma, contar com uma solução de gestão de documentos que permite o acesso seletivo às informações da empresa; permitindo que somente colaboradores com permissão possam ver os relatórios de faturamento, por exemplo.

Ademais, são plataformas que tem uma forte criptografia de dados, salvaguardando contra acessos não autorizados.

Ademais, é possível garantir, através de um sistema de backups ou de armazenamento na nuvem, que esses documentos não serão perdidos pelo tempo ou acidentes (como um incêndio, por exemplo).

Aumenta a produtividade dos times

Outro ponto que deve ser levado em consideração é o aumento da produtividade dos times.

Os sistemas GED facilitam a integração entre diversas equipes, além de possibilitar uma gestão mais precisa dos documentos, estabelecendo responsáveis, versionamento e até mesmo automações.

Ademais, diversos colaboradores podem acessar as informações que precisam de forma simples e prática, inclusive no trabalho à distância.

Economiza na gestão de documentos

Ao contar com um GED, a necessidade de armazenar documentos impressos diminui, assim, é possível ganhar espaço e tempo.

A demanda por espaço para o armazenamento de documentos pode gerar uma verdadeira dor de cabeça para as pessoas responsáveis por este processo. Isso se dá porque é recomendado que tudo seja armazenado por pelo menos cinco anos.

Não somente, por serem digitalizados, é possível encontrá-los de forma muito mais prática pesquisando pelo conteúdo dos mesmos. 

Preserva o conhecimento da empresa

Por fim, o grande motivo pelo qual diversas empresas optam pelo GED: garantir que o conhecimento adquirido pela empresa não será perdido.

Ademais, por ser capaz de controlar as versões dos documentos, mesmo que eles sejam atualizados, as informações são virtualmente indeléveis, facilitando processos de auditorias e outras questões.

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