Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

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Todos os dias, milhares de documentos são assinados em empresas e órgãos públicos. Muitos deles possuem informações importantes ou sigilosas, que exigem total segurança e garantias de que as partes envolvidas são realmente quem dizem ser. 

A internet facilita muito essa troca de informações, serviços e produtos, mas dificulta esse reconhecimento. Ou melhor, dificultava. 

Hoje, com a assinatura eletrônica e digital, é possível garantir a segurança e a autenticidade necessárias para exercer atos com validade jurídica, facilitando o dia a dia das empresas. 

Quer saber mais sobre os tipos de assinaturas online, a diferença entre elas e quando cada uma deve ser usada? Então acompanhe esse conteúdo até o final. 

Para facilitar a leitura, confira os tópicos que serão abordados nesse artigo:

• Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital?
• Qual a semelhança entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
• Quais são as vantagens da assinatura digital e da eletrônica?
• Qual é a validade de cada uma dessas assinaturas?
• Quando usar uma assinatura digital e uma eletrônica?

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

Basicamente, a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica. 

A assinatura eletrônica é ampla, e envolve diversos tipos de meios de validação, como senhas numéricas, token, SMS, geolocalização, biometria, reconhecimento facial, entre outros. 

Ela tem validação jurídica, ou seja, pode ser utilizada para fechar contratos, realizar operações bancárias ou qualquer outro tipo de situação que exija a confirmação de identidade do usuário. 

Esse recurso agiliza a concretização de processos e garante a integridade das operações. 

A assinatura digital, como já foi dito, é um das modalidades de assinatura eletrônica, sendo a mais segura, correspondendo ao grau máximo de autenticação, já que ela utiliza algoritmos e criptografia assimétrica para proteger a autenticidade das operações. 

Na assinatura digital a codificação é diferente a cada uso e qualquer tentativa de modificação invalida o que já foi realizado. 

Qual a semelhança entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

A assinatura eletrônica e digital possuem bastante semelhanças e uma das principais é a validação jurídica, trazida pela Medida Provisória 2200-2 de 2001, que reconheceu essas modalidades para todos os tipos de atos.

Outra semelhança é que ambas estão inseridas no contexto da transformação digital, que tem como premissas alguns fatores, como:

• a redução da burocracia;
• o incentivo à sustentabilidade;
• a garantia de segurança;
• o aumento da eficiência;
• a mobilidade e flexibilidade;
• a conectividade;
• a transparência entre as partes;
• a confiança.

Dessa maneira, a assinatura eletrônica e a digital possuem todos esses atributos e, justamente por isso, têm sido inseridas no dia a dia das empresas com grande eficiência. 

Assinatura digital é a mesma coisa que assinatura digitalizada? 

Definitivamente não. A assinatura digital é um processo automatizado, que utiliza recursos tecnológicos para garantir a autenticidade dos usuários e a segurança da operação. 

Já a assinatura digitalizada é apenas a assinatura de uma pessoa em um papel que foi submetida ao escaneamento em equipamento próprio. Nesse caso, não existe validade jurídica.  

Quais são as vantagens da assinatura digital e da eletrônica?

A assinatura eletrônica e a digital são inovações importantes e agregam muitas vantagens para as empresas, confira algumas. 

Redução de custos

Como todo o processo de verificação e autenticação é feito de maneira online, é possível reduzir drasticamente os custos com material de escritório, impressão de papéis ou cópias, espaço com armazenamento. 

Sustentabilidade

A preocupação em reduzir o uso de papel também representa uma ação a favor da sustentabilidade e da preservação ambiental. Esse fator é relevante já que hoje, cerca de 85% dos consumidores brasileiros preferem utilizar serviços e comprar produtos de empresas que impactam de forma positiva o meio ambiente.

Aumenta a produtividade

Até alguns anos atrás, o tempo médio de assinatura de um contrato era de 3 dias, devido a toda a burocracia e locomoção envolvida no processo. 

Hoje, com a assinatura eletrônica e digital, esse tempo foi reduzido para apenas 1 dia. Sendo assim, a equipe envolvida pode se dedicar a outras atividades estratégicas do RH que são mais importantes. 

Melhoria na gestão de dados

O armazenamento adequado de documentos, com frequência, é um dos maiores desafios nas empresas. Mas quando todos os contratos e documentos são digitais, esses arquivos podem ser armazenados e organizados na nuvem. 

Além de oferecer mais segurança em relação aos dados, também facilita a organização e a gestão desses dados, agilizando os processos. Aliás, utilizar um software de gestão de documentos eletrônicos é a melhor maneira de conseguir isso. 

A assinatura digital também é uma importante ferramenta para garantir o cumprimento das regras de LGPD obrigatórias para todas as empresas.   

Redução de riscos

Quando o uso da assinatura eletrônica e digital é combinado com um trabalho sério de controles internos, é possível reduzir consideravelmente o risco de perdas e também de fraudes internas e/ou externas. 

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Qual é a validade de cada uma dessas assinaturas?

Como já foi citado, as diretrizes do uso da assinatura eletrônica como método de validação de documentos são definidas pela Medida Provisória 2200-2.

Validade jurídica da assinatura digital

No caso da assinatura digital, para ser válida é preciso ter um certificado digital, que é um documento eletrônico com a função de se tornar uma identidade online da pessoa. 

Ele serve justamente para confirmar a autenticidade da sua assinatura e pode ser armazenado em um cartão com chip, pendrive, aplicativos de celular, no computador ou ainda em um servidor. 

Apenas instituições credenciadas e autorizadas pelo Instituto de Tecnologia da Informação podem emitir e o processo pode levar alguns dias e tem um custo, variando de acordo com a funcionalidade necessária e o tempo de utilização do certificado.

Validade jurídica da assinatura eletrônica

Já a assinatura eletrônica é feita de maneira mais simples. Ela combina informações pessoais, como CPF, e-mail e IP do computador com a assinatura digitalizada e segue o padrão americano. 

Por ser mais simples, ainda é o meio mais utilizado, tanto pelas empresas nacionais, quanto internacionais. 

Apesar de estar prevista em medida provisória, somente em 2020 ela foi incluída em lei como uma forma de validação jurídica, por meio da Lei 14.063/20, que ampliou os documentos públicos que podem ser validados digitalmente. 

Porém, a lei estabeleceu que a assinatura eletrônica deveria ser dividida em 2 tipos, o simples e o avançado. 

A assinatura eletrônica simples poderá ser utilizada em documentos que não contenham informações sigilosas, enquanto a avançada inclui esse tipo de dado sensível. 

Assim, os tipos de assinatura eletrônica avançada, incluindo a assinatura digital, são aceitas pela justiça. 

Quando usar uma assinatura digital e uma eletrônica?

A assinatura digital deve ser usada em documentos e processos que envolvam dados sigilosos, sejam da empresa, de clientes, fornecedores ou dos seus colaboradores, que exigem um cuidado extra na gestão. 

De maneira geral, ela pode ser aplicada em diversos documentos, como contratos, relatórios, notificações oficiais, resultados de exames, prontuários médicos, operações financeiras, mandatos, procurações, entre muitos outros. 

No RH, a assinatura digital é a melhor escolha para:

• Formulários trabalhistas;
• Termos de ciência;
• Contrato de trabalho;
• Aditivos de contrato;
• Autorizações e recibos, etc. 

Já a assinatura eletrônica simples pode ser usada em documentos menos importantes e que não contenham dados pessoais e considerados de baixo risco. 

Temos alguns guias relacionados ao assunto, confira:

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• Planilhas da Jornada do DP: automatize rotinas e ganhe produtividade no DP
  

Conclusão

Agora você já sabe o que é assinatura eletrônica e digital, conhece a diferença entre essas duas modalidades de autenticação online e compreendeu também a aplicação delas nas empresas, como uma forma de oferecer mais segurança e agilidade na assinatura de contrato e de outros documentos. 

Os recursos tecnológicos oferecem grandes vantagens para as empresas, trazendo oportunidades que facilitam o dia a dia dos colaboradores e aumentam a sua produtividade. Um desses recursos é o armazenamento em nuvem. 

Se você não conhece ou ainda tem dúvidas sobre como utilizar essa tecnologia no seu negócio, confira o artigo sobre o que é armazenamento em nuvem e os 7 principais serviços.