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A assinatura feita usando papel e caneta é coisa do passado. No seu lugar, ferramentas de assinatura eletrônica e digital têm sido usadas para reduzir burocracias e otimizar o tempo.

Todos os dias, milhares de documentos importantes ou sigilosos são assinados em empresas e órgãos públicos. Ainda que a internet facilite a criação e o envio dessas informações, dificulta sua validação. Ou melhor, dificultava.

Com as assinaturas eletrônica e digital, é possível garantir a segurança e a autenticidade necessárias para exercer atos com validade jurídica, facilitando o dia a dia de empresas e profissionais.

Neste post, te contamos sobre os tipos de assinatura online, suas características, possibilidades de uso e vantagens. Acompanhe!

Para facilitar a leitura, confira os tópicos que serão abordados nesse artigo:

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

Assinatura eletrônica e digital

Basicamente, a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica.

A assinatura eletrônica é ampla e pode contar com diferentes formas de validação, como senhas numéricas, token, SMS, geolocalização, biometria, reconhecimento facial e outros. 

Um banner com fundo rosa, na direita tem a imagem da planilha

Trata-se de uma solução que tem validação jurídica, ou seja, pode ser utilizada para fechar contratos, realizar operações bancárias ou em qualquer outro tipo de situação que exija a confirmação de identidade do usuário.

Assim, é um recurso que agiliza a concretização de processos e garante a integridade das operações.

Por sua vez, como já mencionado, a assinatura digital é uma das modalidades de assinatura eletrônica, sendo a mais segura; correspondendo ao grau máximo de autenticação.

Isso porque utiliza algoritmos de criptografia assimétrica para proteger a autenticidade das operações. Na assinatura digital, a codificação de informações é diferente a cada uso e qualquer tentativa de modificação invalida o que já foi realizado.

Qual a semelhança entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

As assinaturas eletrônica e digital guardam bastantes semelhanças, sendo a principal a validação jurídica. Algo que podemos atribuir à Medida Provisória 2200-2, de 2001, que reconheceu essas modalidades para todos os tipos de atos.

Outra semelhança é que ambas estão inseridas no contexto da transformação digital, que tem como premissas alguns fatores como:

  • redução da burocracia;
  • incentivo à sustentabilidade;
  • garantia de segurança;
  • aumento da eficiência;
  • mobilidade e flexibilidade;
  • conectividade;
  • transparência entre as partes;
  • confiança.

Como haveria de ser, as assinaturas eletrônica e a digital possuem todos esses atributos e, justamente por isso, têm sido inseridas no dia a dia das empresas com grande eficiência.

Assinatura digital é a mesma coisa que assinatura digitalizada? 

Definitivamente não. A assinatura digital é um processo automatizado, que utiliza recursos tecnológicos para garantir a autenticidade dos usuários e a segurança da operação. Assim, falamos de um processo que ocorre 100% no digital.

a assinatura digitalizada é o escaneamento de uma assinatura feita em papel. É algo que você provavelmente já conheça, uma vez que falamos de um recurso bastante utilizado por empresas que prestam serviço de entrega.

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Você já pode ter reparado que o escaneamento pode ser feito até mesmo usando um smartphone. Em geral, utilizando um aplicativo próprio da empresa em questão para que a coleta e registro das informações sejam feitas de forma adequada.

Ainda que conte com um processo estruturado, a assinatura digitalizada não tem validade jurídica. Por essa razão, não é a mais recomendada para organizações que lidam com documentos sensíveis, como os que fazem parte da rotina do DP.

Quais são as vantagens da assinatura digital e da eletrônica?

A assinatura eletrônica e a digital são inovações importantes e agregam muitas vantagens para as empresas, confira as principais a seguir!

Redução de custos

Como todo o processo de verificação e autenticação é feito de maneira online, é possível reduzir drasticamente os custos com material de escritório.

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Há menos gastos com impressão ou cópias, compra de tintas, manutenção de equipamentos e aluguel de espaço para armazenamento.

Sustentabilidade

A preocupação em reduzir ou eliminar o uso de papel também representa uma ação a favor da sustentabilidade e da preservação ambiental, sendo uma medida básica de ESG para as empresas.

Ainda, segundo um estudo realizado pela consultoria Mckinsey 85% dos consumidores brasileiros preferem serviços e produtos de empresas que impactam de forma positiva o meio ambiente.

Aumenta a produtividade

Um levantamento feito pelo Aberdeen Group indicou que o tempo médio para assinatura de um contrato pode chegar a 47 dias, em média, quando o processo é manual.

Tudo por causa da burocracia e da dificuldade de coletar as assinaturas de todas as pessoas, em papel e caneta.

Em contrapartida, com as assinaturas eletrônica e digital, o tempo pode ser reduzido para apenas um dia para validar novos acordos. Sendo assim, a equipe envolvida pode se dedicar a outras atividades estratégicas do RH que são mais importantes. 

Melhoria na gestão de dados

É comum que o armazenamento e gestão adequada de documentos seja um dos maiores desafios nas empresas. Contudo, quando todos os contratos e documentos são digitais, esses arquivos podem ser armazenados e organizados na nuvem.

Além de oferecer mais segurança em relação aos dados, também facilita a organização e a gestão desses dados, agilizando os processos. Vale saber que utilizar um software de gestão de documentos eletrônicos (GED) é a melhor maneira de conseguir isso. 

A assinatura digital também é uma importante ferramenta para garantir o cumprimento das regras de LGPD obrigatórias para todas as empresas.   

Redução de riscos

Quando o uso das assinaturas eletrônica e digital é combinado com um trabalho sério de controles internos, o que ocorre é uma redução considerável do risco de perdas e também de fraudes internas e externas. 

Qual é a validade de cada uma dessas assinaturas?

Como já foi citado, as diretrizes do uso da assinatura eletrônica como método de validação de documentos são definidas pela Medida Provisória 2200-2.

Validade jurídica da assinatura digital

Para que a assinatura digital seja válida, é preciso contar com um certificado digital. Falamos de um documento eletrônico que é uma espécie de identidade digital online da pessoa ou da organização.

Esse certificado serve justamente para confirmar a autenticidade da assinatura. E é em razão da sua importância que trata-se de um documento que só pode ser emitido por instituições credenciadas e autorizadas pelo Instituto de Tecnologia da Informação.

O processo pode levar alguns dias e tem um custo que varia de acordo com a funcionalidade necessária, a forma de armazenamento e o tempo de utilização do certificado.

A saber, o certificado digital pode ser armazenado em um cartão com chip, pendrive, aplicativos de celular, no computador ou ainda em um servidor.

Validade jurídica da assinatura eletrônica

a assinatura eletrônica é feita de maneira mais simples. Ela combina informações pessoais, como CPF, e-mail e IP do computador, com a assinatura digitalizada e segue o padrão americano.

Por ser mais simples, ainda é o meio mais utilizado tanto pelas empresas nacionais quanto internacionais, mas é preciso atenção para garantir validade jurídica.

Em 2020, a Lei n° 14.063 ampliou os documentos públicos que podem ser validados digitalmente, garantindo a regulamentação das assinaturas eletrônicas e dividindo-as em dois tipos: o simples e o avançado.

  • assinatura eletrônica simples: pode ser utilizada em documentos que não contenham informações sigilosas;
  • assinatura eletrônica avançada: pode ser utilizada em documentos que tenham informações sensíveis e demandam um nível mais elevado de proteção.

Essa divisão indica que os tipos de assinatura eletrônica avançada são aceitas pela justiça, ou seja, têm validade jurídica. O que inclui a assinatura digital. Algo que a assinatura eletrônica simples não faz.

Quando usar uma assinatura digital e uma eletrônica?

A assinatura digital deve ser usada em documentos e processos que envolvam dados sigilosos que exigem um cuidado extra na gestão. Isso vale para documentos da empresa, de colaboradores, clientes e fornecedores, por exemplo.

De maneira geral, esse tipo de assinatura pode ser aplicado em diversos documentos como contratos, relatórios, notificações oficiais, resultados de exames, prontuários médicos, operações financeiras, mandatos, procurações, entre muitos outros.

No DP e no RH, a assinatura digital é a melhor escolha para:

Já a assinatura eletrônica simples pode ser usada em documentos menos importantes e que não contenham dados pessoais e considerados de baixo risco. 

Para encerrar…

Agora você já sabe o que são as assinaturas eletrônica e digital e conhece a diferença entre essas duas modalidades de autenticação online.

Além disso, compreende suas possibilidades de uso nas empresas como forma de oferecer mais segurança e agilidade na assinatura de contrato e de outros documentos que fazem parte do dia a dia de qualquer organização.

Resta lembrar que o uso de recursos tecnológicos desse tipo estão atrelados ao uso de documentos digitais e digitalizados.

Algo que muda a forma de organização e gestão da documentação e direciona para a adoção de uma solução de armazenamento em nuvem.

Se você não conhece ou ainda tem dúvidas sobre como utilizar essa tecnologia no seu negócio, confira nosso artigo sobre o que é armazenamento em nuvem e quais os benefícios para seu DP e RH!

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