O Que É Armazenamento Em Nuvem E Os 7 Principais Serviços

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Soluções de cloud computing fazem parte da realidade de 94% das empresas do país, com a oferta de diferentes serviços, entre eles, o armazenamento em nuvem.

Os motivos para um uso tão expressivo de soluções baseadas em cloud são vários. As vantagens vão da redução de custos à otimização de rotinas que permite uma atuação mais estratégica de qualquer setor.

Algo que é positivo para a empresa como um todo e que também pode aumentar a eficiência de diferentes setores, de forma específica. Inclusive daqueles que lidam com alto volume de burocracias, como o Departamento Pessoal.

Se interessou? Confira abaixo os principais tópicos abordados neste artigo e boa leitura!

• O que é armazenamento em nuvem
• Como funciona o armazenamento em nuvem
• Qual a importância do armazenamento em nuvem
• Quais as vantagens do armazenamento em nuvem
• Ao que a empresa precisa atentar ao usar a nuvem
• Quais os 7 melhores serviços de armazenamento em nuvem
• O que você precisa saber sobre o armazenamento em nuvem para empresas
• Armazenamento em nuvem e o Departamento Pessoal

O que é armazenamento em nuvem?

O armazenamento em nuvem é uma solução que permite que dados diversos sejam armazenados em arquivos digitais via internet, deixando essas informações guardadas em um provedor a ser acessado de forma remota.

Isso significa que, ao usar a nuvem, as pessoas da empresa deixam de guardar os documentos e outras informações nos computadores e notebooks que usam no dia a dia.

Também deixam de enviar esses dados para dispositivos como um HD externo e passam a enviá-los para o serviço de armazenagem contratado.

Assim, o armazenamento em nuvem é uma solução que faz com que a empresa e seus colaboradores não precisem de equipamentos próprios para armazenar dados, uma vez que tudo é enviado para a nuvem.

Como funciona o armazenamento em nuvem?

Entender o que é armazenamento em nuvem fica mais fácil depois de saber um pouco mais sobre como essa solução funciona. Acompanhe!

1. Contratação do serviço de armazenamento em nuvem

Basicamente, a organização interessada contrata uma empresa especializada que tem capacidade para armazenar grandes volumes de informação, gerir esses dados e mantê-los seguros.

A partir disso, a contratante passa a enviar seus dados, por meio da própria internet e de forma bem simples e prática, para a provedora do serviço.

Por sua vez, a provedora vai adotar medidas diárias, como rotinas de backup e de manutenção da sua infraestrutura de TI para garantir a disponibilidade de dados e segurança da informação, protegendo contra roubo ou o vazamento de informações.

2. Uso dos dados armazenados em nuvem na rotina empresarial

Assim, a contratante pode acessar seus dados e documentos quando quiser, por meio da internet. Esse acesso é feito pelos colaboradores que precisam das informações para seu trabalho. Por isso, o processo é simples e rápido, mas demanda o uso de senhas e a validação de permissões.

Na prática, é como se todas as informações e pastas de arquivos da empresa fossem guardadas dentro de um “Google particular”. Com isso, sempre que alguém precisar de uma informação, basta fazer uma pesquisa para encontrá-la.

3. Desuso de espaço físico e virtual para armazenamento de dados

Dessa forma, o armazenamento em nuvem pode substituir a guarda de informações em dispositivos como HD, armários, gavetas e outros espaços físicos de armazenamento.

Em outras palavras, isso faz com que a organização contratante não precise de uma infraestrutura de TI interna robusta e, se quiser migrar 100% para a nuvem, não precise investir em equipamentos próprios para armazenar informações.

É tudo bem simples porque basta contratar o serviço, definir o “tamanho” do espaço de armazenagem desejado, fazer o cadastro e começar a usar a solução.

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Qual a importância do armazenamento em nuvem?

Toda empresa produz dados diariamente, até as que seguem usando somente papel e caneta para registrar suas informações. E toda empresa precisa dos dados e documentos que têm para operar normalmente dia após dia.

Com isso em mente, entenda que o armazenamento em nuvem é a melhor forma de otimizar a guarda e a gestão de informações e garantir a continuidade dos negócios.

Empresas que usam papel para guardar informações importantes estão sujeitas a perder ou ter documentos extraviados, comprometendo suas operações e até correndo o risco de ter informações vazadas. Até por isso, existe uma grande adoção a práticas alinhadas ao conceito paperless.

Por sua vez, as que confiam apenas na memória de cada computador ou usam recursos como um HD externo podem perder dados por danos causados em cada equipamento, por roubo ou por ataques hackers, por exemplo.

O armazenamento em nuvem para empresas é importante porque reduz significativamente os riscos de que a organização precise parar por falta de acesso à informações ou tem prejuízos atrelados a isso.

Esse tipo de solução garante a continuidade dos negócios porque assegura a disponibilidade de dados e documentos, uma vez que:

• Tem recursos para proteger as informações de forma econômica e que não prejudica a performance.
• Permite a ampliação quase imediata dos recursos de backup, se necessário.
• Possibilita que os dados salvos em backup sejam protegidos por diversas camadas de segurança e uma arquitetura robusta de datacenter gerenciada pela provedora do serviço.

Fazendo um recorte para o contexto do DP, como exemplo, a nuvem evita que o setor demore demais para concretizar uma admissão porque um documento se perdeu no caminho ou de cause uma multa para a empresa pelo atraso no cumprimento de uma obrigação acessória.

Com a admissão digital aliada ao armazenamento em nuvem, todas as informações que o DP precisa ficam disponíveis por meio da nuvem o tempo todo, inclusive para um acesso 100% remoto.

Quais as vantagens do armazenamento em nuvem?

Garantir a continuidade dos negócios é um dos fatores de maior importância do armazenamento em nuvem, conforme indicamos. Mas existem ainda outras vantagens que a solução oferece para a empresa e para o seu DP.

Tem escalabilidade praticamente ilimitada

O armazenamento em nuvem permite que a empresa acesse um espaço praticamente infinito para guardar suas informações.

O ideal é contratar o serviço conforme a necessidade sabendo que, tão logo for necessário, é possível aumentar a disponibilidade de armazenamento de forma quase imediata.

Ainda, essa escalabilidade torna o serviço mais acessível porque a empresa só paga pelo que deseja usar.

E, quando precisa de mais espaço, consegue fazê-lo sem precisar investir em equipamentos, como novos HDs externos ou outro tipo de hardware, ou espaço físico, como salas para ampliar os arquivos para guardar pastas cheias de papel.

Custo-benefício

O armazenamento em nuvem é a solução com o melhor custo-benefício porque a empresa só paga pelo que precisa, com facilidade para ampliar ou reduzir o uso do serviço quando quiser.

Para organizações que ainda usam papel, a nuvem reduz ou até elimina a necessidade de arquivos físicos e do aluguel de salas para comportá-los. Além de reduzir também os gastos com papel, impressão e manutenção.

Para as que já se digitalizaram, mas ainda usam HDs ou servidores próprios, a nuvem reduz ou elimina os custos com a compra e manutenção de equipamentos. Ainda, deixa a TI interna mais livre para cuidar de outras rotinas.

Acesso remoto e ganho de produtividade

O uso do armazenamento em nuvem para empresas permite que todas as informações do negócio estejam disponíveis via internet, podendo ser acessadas de qualquer lugar.

Isso favorece a produtividade por diferentes motivos:

• Possibilita que trabalhadores remotos tenham acesso à todas as informações que precisam para cumprir suas tarefas diárias.
• Evita que os colaboradores precisem passar por processos demorados para solicitar e receber acesso a documentos que sejam necessários para seu trabalho.
• Garante que qualquer informação seja facilmente encontrada, já que os serviços em nuvem têm ferramentas de pesquisa que permitem a localização de documentos com base no título ou em seu conteúdo.

Aliás, é cada vez mais importante descobrir como usar a tecnologia para promover o aumento da produtividade, contando com os benefícios da nuvem e de outras soluções como a automação.

Gestão eficiente de informações

Os serviços de armazenamento em nuvem facilitam a definição de processos e padrões para a classificação e guarda de informações. Consequentemente, tornam a gestão de dados mais simples e eficiente.

A importância disso atinge toda a empresa, especialmente os setores que lidam com alto volume de documentações e têm processos complexos a cumprir no dia a dia, como o DP.

A gestão eficiente minimiza o peso das burocracias, evita erros e otimiza o tempo gasto em tarefas mecanizadas.

Segurança de informações sensíveis

O armazenamento em nuvem responde bem a outra necessidade das organizações: a garantia de segurança no acesso a informações sensíveis. Algo que acontece graças à criptografia de dados e a protocolos de acesso com base no perfil de cada usuário.

Isso significa que é possível definir quem pode ou não acessar determinadas informações por meio de uma classificação de perfis que pode ser baseada na função, departamento ou outros.

Rastreabilidade

Ainda, a solução permite o registro de datas e autores de cada ação executada na nuvem. Com isso, a empresa consegue se manter em conformidade com as novas regras da LGPD, além de se preparar para eventuais auditorias.

Ao que a empresa precisa se atentar ao usar o armazenamento em nuvem?

Ao contratar uma empresa de armazenamento em nuvem, é preciso considerar dois fatores essenciais: a disponibilidade de dados e a segurança. Entenda:

Disponibilidade

A disponibilidade tem a ver com conseguir acessar as informações armazenadas em nuvem a qualquer momento, de acordo com a necessidade da empresa e de seus colaboradores.

Para que isso aconteça, a prestadora do serviço deve garantir o armazenamento redundante. Ou seja, assegurar que os dados da contratante estejam replicados em diferentes dispositivos em um ou mais data centers.

Segurança

Além disso, como já indicamos, é crucial que a provedora conte com boas soluções de segurança para manter os dados da contratante a salvo.

Sendo assim, é ideal que a criptografia seja usada tanto para dados em trânsito quanto para os dados em repouso. Ainda, é preciso que a solução ofereça uma boa ferramenta de controle e permissão de acesso que funcione bem na nuvem e no armazenamento on-premises.

A saber, o armazenamento on-premises é aquele que a empresa provedora mantém in loco, fora da nuvem.

Quais os 7 melhores serviços de armazenamento em nuvem?

Mesmo que sua organização ainda não tenha contratado um serviço de armazenamento em nuvem, é bem provável que você já conheça e talvez já use soluções assim.

O Google Drive, por exemplo, é um serviço em nuvem bastante conhecido e vamos começar falando justamente sobre ele, apresentando também outras soluções indicadas para uso corporativo. Veja:

Google Drive

O Google Drive é o serviço de armazenamento de uma das gigantes do mercado da tecnologia e a escolha ideal para empresas e usuários que estão bem adaptados ao ambiente da Google.

É o caso de quem substituiu o uso de arquivos de Word por arquivos do Google Docs de planilhas do Excel pelo Google Sheets, por exemplo. Nesse caso, todos os documentos criados já são automaticamente salvos na nuvem da Google.

O serviço se destaca por essa integração facilitada e por suas ferramentas de compartilhamento e colaboração, sempre valiosas no universo do trabalho.

Conta com versão gratuita e versões pagas, que garantem mais disponibilidade de espaço de armazenamento, sendo mais interessante para o uso corporativo.

OneDrive

O OneDrive é considerado a melhor solução de armazenamento em nuvem para usuários do Windows, o sistema operacional mais usado em todo o mundo. A integração com o sistema é bem simples, o que facilita bastante o uso da nuvem no dia a dia.

Depois de passar por atualizações importantes, o OneDrive se tornou uma solução mais forte, inclusive por contar com um bom suporte para uso em dispositivos móveis.

Além disso, como é comum à provedoras do serviço, oferece um pacote gratuito e diversos planos de upgrade pagos que ampliam a capacidade de armazenamento de acordo com as necessidades da empresa.

Box

A Box é outra empresa de armazenamento em nuvem de nossa lista que merece sua atenção. A provedora oferece uma solução sólida e é uma alternativa interessante para empresas que resistem em compartilhar um volume de informações crescente com Google, Microsoft ou Apple.

Além disso, integra a solução de armazenamento a uma de fluxo de trabalho que favorece ainda mais a produtividade da organização. Assim, permite a atribuição de tarefas, a adição de comentários e toda a gestão do fluxo de trabalho, de modo a otimizar a colaboração mesmo em equipes remotas.

Também oferece um pacote gratuito e versões pagas, sendo que os pacotes corporativos contam com mais recursos, como histórico de versões, compartilhamento protegido por senha e ferramentas de pesquisa.

Dropbox for Business

O Dropbox é uma das soluções que são líderes globais no armazenamento em nuvem, com um dos designs mais intuitivos, ou seja, de fácil utilização.

Com planos exclusivos para empresas, o Dropbox costuma ser escolhido justamente pela sua simplicidade, que permite que a nuvem seja utilizada de qualquer dispositivo com acesso à internet.

O teste gratuito está disponível, inclusive para avaliar o funcionamento das ferramentas de compartilhamento de informações que podem ser muito úteis para as pessoas de uma empresa.

pCloud

O pCloud é um serviço bastante atrativo para empresas que buscam segurança extra sem aumentar muito os custos.

Oferece criptografia do lado do cliente de forma gratuita, além de possibilitar a compra de uma solução de criptografia AES, de padrão avançado, para aumentar ainda mais o nível de proteção.

Outro diferencial é o suporte nativo para Linux, algo que, em geral, outras provedoras de armazenamento em nuvem não oferecem.

iCloud

Para empresas que optam por usar dispositivos desenvolvidos pela Apple, como computadores MACs e iPads, o iCloud é o melhor serviço de armazenamento em nuvem.

Depois de ter passado por diversas atualizações, o serviço corrigiu falhas incômodas e aumentou seus níveis de segurança, conquistando a confiança dos usuários.

Além disso, tem uma interface amigável que torna seu uso bastante simples, o que é sempre uma vantagem.

Nextcloud

A Nextcloud é a solução ideal para empresas que buscam o máximo de controle sobre os dados armazenados e que têm uma TI apta a fazer as configurações necessárias.

Isso porque falamos de uma alternativa self-hosted e não de uma provedora propriamente. Na verdade, o que temos é um conjunto de plataformas e softwares que permite que a empresa configure e gerencie seu próprio armazenamento em nuvem.

É mais trabalhoso, mas pode ser mais interessante para organizações que trabalham com dados altamente sensíveis, desde que tenham especialistas capacitados em seu time.

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• Automação de processos e uso da Tecnologia na Gestão de Pessoas
• Processo de Admissão Digital: por que implantar?
• Assinatura eletrônica e gestão eletrônica de documentos: conheça os benefícios

O que você precisa saber sobre armazenamento em nuvem para empresas

Para recapitular o que vimos aqui, vamos repassar com você as informações mais importantes sobre o armazenamento em nuvem para empresas. Confira:

Armazenamento em nuvem e o Departamento Pessoal

Como dissemos, o armazenamento em nuvem é vantajoso para empresas como um todo e, também, para setores de forma específica. Ainda no começo do texto, mencionamos que a solução pode ser bastante útil para o DP.

O principal motivo para apostar na nuvem pensando em otimizar a rotina do DP é a possibilidade de contar com uma gestão eletrônica de documentos eficiente.

A burocracia que dá fama ao setor tem a ver com sua responsabilidade de manter a relação entre empresa e pessoas contratadas regularizada. Algo que envolve lidar com uma quantidade crescente de documentos e que depende de processos complexos e bem estruturados.

Recursos como a digitalização de documentos e a assinatura eletrônica permitem que o DP troque o papel pelo uso da tecnologia. E, consequentemente, colha vantagens como as que mencionamos de manter as informações organizadas, seguras e encontrá-las facilmente.

Ainda, mais do que guardar documentos e outros dados, é possível usar soluções de armazenamento em nuvem para cumprir etapas da gestão de processos diversos. Basta se lembrar de que há serviços, como o Box, que permitem até a atribuição de tarefas.

Por fim, vale mencionar que o uso da nuvem para armazenar dados é uma das etapas da digitalização do DP e das organizações como um todo.

Esse processo, gradualmente, permite que diversos documentos e processos já nasçam em formato digital, ampliando o uso de soluções baseadas em cloud, assim como suas vantagens.

Achou interessante e quer entender ainda melhor sobre o que a digitalização reserva para o Departamento Pessoal? Confira esta sugestão de leitura: O que é GED – Gestão Eletrônica de Documentos e entenda como aproveitar ainda mais a tecnologia no seu dia a dia!