Software de Gestão de Documentos Eletrônicos: 10 vantagens Para Se Ter Um

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Com a digitalização de vários processos que fazem parte da rotina das empresas, a administração de arquivos não poderia ficar de fora. A papelada tem se tornado digital, fazendo surgir a necessidade por softwares de gestão de documentos eletrônicos.

O primeiro passo para compreender todas as vantagens que um sistema de GED oferece é justamente entender o que ele é e como funciona. Um software de gerenciamento de documentos é um programa que auxilia a circulação, o compartilhamento, a sistematização e o armazenamento de diferentes tipos de arquivos. 

Neste artigo, vamos falar mais a fundo sobre o que é um software de documentos eletrônicos, qual a importância de um sistema de GED e quais as vantagens de adotar essa ferramenta. Além disso, vamos dar dicas para você contratar o serviço que ofereça não só o gerenciamento de documentos, mas também a sua digitalização e armazenamento na nuvem. Confira! 

• O que é um software de gestão de documentos eletrônicos?
• Qual a importância de um sistema de GED?
• Quais as vantagens de usar um sistema de gestão eletrônica de documentos para o DP?
• O que considerar na hora de escolher um sistema de GED para a empresa? 

O que é um software de gestão de documentos eletrônicos?

Software de gestão de documentos eletrônicos, também conhecido como sistema de GED, é uma ferramenta robusta projetada para centralizar os documentos relevantes de uma organização, substituindo sistemas desatualizados ou manuais. 

O objetivo dessa tecnologia é fornecer uma fonte única e consistente de informações confiáveis que pode agilizar a colaboração, facilitar a conformidade, simplificar o controle de versão do documento e, finalmente, levar a maior eficiência e ROI.

 A adoção desse tipo de sistema de gestão de documentos eletrônicos facilita o controle de informações da organização, pois o acesso é totalmente feito de forma digital.

Isso automatiza e facilita o controle de dados da organização de forma eficaz e eficiente, visto que o acesso ao gerenciamento de documentos eletrônicos é totalmente automatizado.

Assim, você passa a abrir mão das planilhas manuais, além de reduzir custos e aumentar a segurança das informações.

Por muito tempo, empresas tradicionais mantiveram o hábito de ordenar e armazenar documentos físicos em pastas, caixas e arquivos alocados na empresa. 

Logo, elas precisavam de espaço para armazená-los — que podiam ser apenas uma gaveta ou uma sala inteira, a depender do porte e do tempo de funcionamento da empresa.

Imagina o quão trabalhoso era organizar esses documentos e manter a segurança dos arquivos para evitar danos, perdas e roubos. 

No entanto, quando os documentos passaram a ser organizados no formato online, eles se tornam mais acessíveis, já que encontrar qualquer tipo de informação na internet é mais prático e rápido do que no mundo físico.

Contudo, não basta apenas estar na nuvem para que os arquivos estejam, automaticamente, organizados. Se não houver uma gestão eletrônica de documentos, dificilmente sua empresa se beneficiará desse recurso tecnológico. 

Qual a importância de um sistema de GED?

Como você viu, o software de gestão de documentos eletrônicos é mais do que um arquivo digital. 

Ele é um organizador, distribuidor e integrador de documentos que simplificará processos e permitirá que sua equipe use seus dados, em vez de simplesmente se atrapalhar com eles.

Esse tipo de software é importante para:

• eliminar processos manuais;
• facilitar o acesso a informações e documentos relevantes diretamente em computadores e dispositivos móveis;
• conceder acesso a uma documentação completa em poucos cliques;
• controlar as versões dos documentos e simplificar o gerenciamento de conteúdo para evitar que os usuários trabalhem em versões incorretas ou desatualizadas;
• garantir a qualidade e integridade dos dados em um sistema unificado.

Quais as vantagens de usar um sistema de gestão eletrônica de documentos para o DP?

Lidar com arquivos e documentos é uma tarefa que faz parte da rotina do Departamento Pessoal. 

São contratos, holerites, recibos, atestados, folha de ponto, entre muitos outros exemplos de itens que precisam ser analisados, organizados e armazenados. 

Por esse motivo, cada vez mais as organizações estão investindo na tecnologia para otimizar as demandas diárias. Com isso, o uso de sistemas de gerenciamento de documentos tem se tornado mais comum.

Já pensou contar com um sistema todo digital para garantir que um colaborador em outro estado possa ter acesso a um contrato, assiná-lo e devolvê-lo dentro do prazo estipulado? Essa é uma das muitas vantagens que contar com um GED traz para o dia a dia de trabalho. 

Confira, a seguir, as principais vantagens de aderir ao uso de um software de gestão de documentos eletrônicos. 

1. Mais produtividade e lucratividade 

Contratar os serviços de um software de gestão de documentos eletrônicos traz mais otimização para a rotina de trabalho da sua equipe. 

Isso porque a digitalização dos arquivos e sua circulação digital torna o fluxo de trabalho menos burocrático e mais ágil. 

Chega de esperar alguém trazer um documento para você conferir ou de demandar mão de obra para resolver uma tarefa com arquivos físicos. 

A gestão de documentos feita por software especializado transforma a dinâmica de trabalho de todas as equipes. 

Você não precisa dedicar colaboradores para lidar com os documentos físicos, nem perder um tempo precioso do seu dia para procurar um arquivo. 

Basta aproveitar todas as funcionalidades que o software de gestão de documentos traz. Toda essa praticidade aumenta a eficiência dos funcionários, o que deixa a rotina mais produtiva e, consequentemente, é possível alcançar mais lucratividade para o negócio. 

2. Redução de gastos 

Além de ganhar mais eficiência no trabalho das equipes, o uso de software de gerenciamento de documentos também traz mais eficiência para as contas da empresa e eliminação de papel. 

Com menos impressão de documentos é possível gastar menos com tinta de impressora, pastas e armazenamento para esse tipo de item. Além, é claro, da contribuição para o meio ambiente, com a redução do desmatamento.

Também é possível poupar gastos com a manutenção dos arquivos físicos. Isso pode significar mais espaço para a empresa, ou diminuir custos com aluguel de salas dedicadas a esse tipo de arquivamento. 

3. Controle de custos

Muitos fatores — incluindo documentos incompletos e desatualizados — podem levar a custos de manutenção e ineficiências disparadas. Isso é insustentável no ambiente enxuto de hoje. 

Os softwares de gestão de documentos eletrônicos (GED) podem reduzir esses custos de manutenção e, ao mesmo tempo, garantir um local de trabalho mais seguro.

4. Economia de espaço 

A redução de custos também impacta diretamente o uso de espaços físicos da empresa alocados apenas para o armazenamento de arquivos impressos. 

Como destacamos no tópico anterior, o uso de software de gerenciamento de documentos pode significar a extinção do arquivo físico da empresa, pois os registros serão armazenados na nuvem. Portanto, chega de arquivos grandes, cheios de poeira e expostos à ação do tempo. 

Além disso, diminuir consideravelmente a existência de documentos físicos demonstra compromisso com a sustentabilidade e o futuro do planeta. 

Uma empresa amiga do meio ambiente pode conseguir mais investimentos e garantir recursos para seguir crescendo. 

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5. Menos erros humanos dispendiosos

Erros e causados ​​por falta de informações ou controle de documentos podem custar tempo, eficiência e produtividade. 

Um GED eficiente vai facilitar a pesquisa de documentos e oferecer atualização e preenchimento de dados de forma automatizada para reduzir esses erros, acabar com o retrabalho e aumentar o ROI.

6. Segurança dos dados 

Documentos físicos armazenados em móveis grandes e cheios de pastas, principalmente se não forem feitos por uma empresa especializada, não inspiram qualquer tipo de segurança ou proteção. 

Adotar software de gerenciamento de documentos traz mais confiabilidade para a empresa, pois esse tipo de tecnologia protege as informações e os dados presentes nos arquivos conforme a LGPD.

7. Aumento da transparência

Para aumentar os processos e melhorar a produtividade, um software de gestão de documentos eletrônicos pode fornecer uma visão ampla de como os documentos estão sendo usados ​​e como seus processos orientados a dados estão funcionando. 

Use essa visão para recompensar funcionários, reestruturar processos e gerar retorno sobre seu investimento.

8. Praticidade no compartilhamento dos arquivos 

Contar com software de gerenciamento de documentos colabora para tornar o compartilhamento dos arquivos mais prático e dinâmico. 

Com esse tipo de programa você pode conceder ou limitar o acesso a determinado tipo de documento e garantir que apenas as pessoas certas possam trabalhar com o item disponibilizado. 

9. Redução do tempo de pesquisa de documentos

Ao oferecer versões simultâneas de documentos e desenhos, uma solução de gerenciamento de documentos torna as informações, documentação e esquemas facilmente acessíveis. 

Esses sistemas também mantêm a integridade dos dados, criando assim uma única fonte de verdade para todas as informações importantes.

10. Integração entre as áreas

O sistema de gestão de documentos eletrônicos ajuda profissionais a manterem sua documentação sempre atualizada. 

Ele também garante que os dados sejam facilmente acessíveis pelas pessoas certas, maximizando a produtividade da equipe, garantindo a organização entre departamentos e apoiando a segurança do pessoal.

Esse tipo de informação abrangente e amplamente disponível pode preencher a lacuna de habilidades e permitir um melhor treinamento e gestão do conhecimento dentro de uma organização.

O que considerar na hora de escolher um sistema de GED para a empresa? 

Ao escolher um sistema de gestão de documentos eletrônicos para sua organização, é importante ter em mente que os melhores softwares precisam incluir alguns recursos fundamentais.

Para fazer uma escolha certeira para o seu negócio, confira quais funcionalidades o seu sistema de GED precisa ter:

Controle de versões

O controle automático de versão de documento ajuda a garantir que todas as versões de um documento (incluindo os rascunhos) sejam registrados e gerenciados com precisão entre os membros da equipe.

Esse tipo de gerenciamento de conteúdo pode garantir que todos os usuários tenham acesso às informações atualizadas e precisas para maximizar a produtividade e garantir a integridade dos dados.

Facilidade de configurar fluxos de trabalho

Controles de revisão e processos de aprovação ajudarão a otimizar as informações do fluxo de trabalho. 

Isso pode, basicamente, simplificar a colaboração e garantir que todos estejam trabalhando no documento certo, no momento certo.

Fácil entrada de dados

Se os dados corretos estão faltando ou são difíceis de encontrar, pode ser difícil executar ordens de serviço ou fluxos de trabalho completos. 

Um bom sistema de GED pode exigir o preenchimento de certos campos e organizar documentos relevantes para garantir que as informações corretas estejam no lugar certo na hora certa.

Ferramentas de colaboração

Um sistema robusto de gerenciamento de documentos fornecerá os recursos e as ferramentas de que sua equipe precisa para verificar e editar os documentos de forma eficaz, inclusive simultaneamente.

Isso inclui ferramentas de marcação, como anotações e consolidação dos comentários, tudo para permitir que várias pessoas consigam colaborar em paralelo, agilizando as alterações e tomadas de decisão.

Compliance

Manter a conformidade contínua com os órgãos reguladores requer trilhas de auditoria fáceis de seguir. 

O software de gestão de documentos eletrônicos certo pode ajudar a definir permissões e controlar o acesso aos documentos para facilitar a rotina de compliance e a conformidade contínua.

Rápida localização de documentos

Encontrar a informação certa no momento certo é mais fácil do que nunca com a estrutura robusta de um sistema de GED.

Ferramentas de pesquisa e organização o ajudarão a rastrear marcos importantes, como datas de criação, modificações, revisões e status de aprovação, ao mesmo tempo em que procura e localiza facilmente os arquivos de que precisa em pastas e repositórios. 

Alguns sistemas permitem, inclusive, a possibilidade de pesquisa pelo conteúdo dos arquivos, otimizando a rotina dos times e garantindo uma gestão acertada.

Mobilidade

Por fim, mas igualmente importante, está a questão da mobilidade. Em um mundo modificado pela pandemia de covid-19, organizações e membros da equipe foram forçados a adotar o home office — que impulsionou a digitalização dos processos empresariais.

Um software de gestão de documentos eletrônicos deve oferecer implantações em nuvem e recursos móveis. Isso ajuda a garantir a integridade dos dados, o gerenciamento de conteúdos e o controle de documentos em dispositivos e locais.

Seguem abaixo alguns guias gratuitos. Baixe agora:

• Processo de Admissão Digital: por que implantar?
• Assinatura eletrônica e gestão eletrônica de documentos: conheça os benefícios
• Controle de ponto para PME’s: é realmente preciso?

Que tal adotar um sistema GED?

Ao armazenar virtualmente seus documentos, a rotina profissional ganha agilidade e fica muito mais simples. 

As vantagens são várias, como você pôde conferir neste conteúdo, mas não basta apenas armazenar seus arquivos na nuvem. É preciso convertê-los em arquivos de formatos diversos, como pdf, jpg, xls, doc e gerenciá-los com sabedoria para potencializar o uso do espaço virtual. 

Pode parecer um pouco complexo, mas esse processo valerá a pena, pois os benefícios são diversos! 

Se você quer maximizar os resultados da sua empresa, conheça o GED Tangerino agora mesmo!