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Transformação digital. Quantas vezes você já leu, ouviu ou até usou essa expressão? Cada vez mais, essa mudança faz parte da realidade das empresas em diversos âmbitos, permitindo inovações como o software de admissão digital.

Atualmente, mais de 45% das empresas do país já estão implementando uma estratégia de transformação digital, sendo um dos principais focos a otimização de processos. É isso que a Sólides Tangerino faz pelo seu DP.

Neste conteúdo, contamos o que você precisa saber sobre uma plataforma de admissão digital e por que nosso software é a melhor escolha para a sua empresa. Confira!

Para facilitar a leitura, veja os principais pontos que serão tratados no artigo:

O que é um software de admissão digital?

Software de Admissão Digital do Tangerino exibido em tela de notebook

Um software de admissão digital é um programa que permite que as pessoas contratadas enviem sua documentação para DP por meio da internet, tornando o processo 100% digital e remoto.

Falamos, portanto, da plataforma de admissão digital que faz com que profissionais contratados não precisem, obrigatoriamente, ir à empresa para entregar documentos e preencher formulários. Algo que também poupa tempo e otimiza a rotina do próprio DP.

Como haveria de ser, esse tipo de software conta com mecanismos de segurança para garantir a proteção dos dados, e outros recursos, como a assinatura eletrônica, para assegurar a validação de documentos.

Ainda, cabe ressaltar que um software de admissão digital é um sistema completo desenvolvido para esta finalidade. Assim, é bem diferente do que um envio de documentos eletrônicos ou digitalizados via e-mail, ok?

Para que serve um software de admissão digital?

Em suma, uma plaatforma de admissão digitalserve para otimizar a rotina do DP e das pessoas contratadas, além de facilitar a contratação de profissionais de qualquer lugar do país ou até do mundo.

Isso porque essa solução serve para:

Armazenar dados

O software de admissão digital recolhe e armazena todos os documentos admissionais de cada pessoa contratada, com cópias de segurança criadas em nuvem.

Assim, as informações podem ser acessadas sempre que necessário e de qualquer lugar, desde que por pessoas autorizadas. Além disso, o armazenamento em nuvem garante que os dados sejam facilmente recuperados em caso de instabilidade ou insegurança cibernética.

Registrar atividades

O software também cria um histórico de movimentações relacionadas aos documentos. Assim, é possível ver quem enviou, modificou ou deletou uma informação do sistema.

Isso é interessante por diferentes motivos, inclusive para o devido cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que exige que as empresas tenham ainda mais cuidado com as informações sensíveis coletadas de seus funcionários.

Aprovar documentos online

Ainda, é interessante que o software permita que o DP responda às ações das pessoas contratadas que usam o sistema. Vamos entender melhor?

Na admissão digital, cada profissional é responsável por preencher seus dados e enviar documentos por meio do programa usado pela empresa. Nesse processo, pode ser que alguma informação chegue equivocada ou que a digitalização de um documento esteja ilegível.

Com isso, o melhor é que seu DP consiga facilmente reprovar um documento, emitindo um comunicado para que a pessoa contratada faça os ajustes necessários.

Claro, o mesmo vale para a validação. Estando tudo ok, o DP pode aprovar a documentação de forma simples e rápida.

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Quais são as principais funcionalidades que um software de admissão digital deve ter?

Embora todas as soluções do tipo compartilhem de um mesmo objetivo central, as funcionalidades podem variar de um software de admissão digital para o outro. As principais são:

  • gerenciamento das contratações em tempo real;
  • checklist de documentos e tarefas;
  • admissão colaborativa;
  • envio de notificações solicitando ações como o reenvio de informações;
  • revisão de documentos dentro da plataforma;
  • validação das informações junto ao eSocial;
  • assinatura eletrônica de todos os documentos;
  • integração com outros sistemas por meio de API, como GED e ponto digital;
  • experiência intuitiva para usuários;
  • armazenamento na nuvem; 
  • suporte.

Caso a plataforma de admissão digital selecionada não tenha todas essas funcionalidades, é importante fazer uma avaliação considerando as demandas da empresa, sabendo as prioridades na contratação de um software do tipo.

6 dicas para escolher o melhor software de admissão digital

Considerando as variações de funcionalidades entre uma solução e outra, temos algumas dicas úteis para escolher o melhor software de admissão digital. Veja:

1. Identifique as necessidades da empresa

Do que o seu DP precisa numa plaatforma de admissão digital? Ter clareza quanto a isso facilita bastante o processo de decisão porque torna mais simples eliminar soluções que não atendem às demandas primordiais e seguir a análise a partir daí.

Para tanto, é preciso considerar fatores como o tamanho da empresa, a média de admissões, o número de colaboradores e, claro, o orçamento disponível para a contratação da solução.

2. Confira a adequação à LGPD

A atenção à LGPD é cada vez mais importante para as empresas e seus DPs que, costumeiramente, lidam com informações sensíveis de cada pessoa contratada.

Escolher uma solução perfeitamente adequada à legislação garante mais segurança para a organização e seus colaboradores, evita problemas legais e ainda facilita a rotina do analista de RH.

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3. Busque pela assinatura eletrônica

A admissão é um processo legal que precisa ser validado por ambas as partes: contratante e pessoa contratada. Isso significa que é preciso assinar os documentos.

De pouco adianta fazer todo o processo de forma digital e remota se, no fim das contas, a validação não pode ocorrer da mesma forma.

Por essa razão, para garantir a praticidade de todo o processo, assegure-se de que a plaatforma de admissão digital escolhida tenha a funcionalidade da assinatura eletrônica de documentos.

Isso economiza tempo e reduz a burocracia, além de promover uma experiência completa mais agradável para todos os envolvidos.

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4. Confira a integração ao eSocial

A validação de informações junto ao eSocial é uma funcionalidade que facilita ainda mais a vida do DP, evitando erros que retardam o processo e causam retrabalho.

Sabendo disso, busque por um software de admissão digital que permita que a própria pessoa contratada confira e valide os dados a serem enviados para o sistema do governo.

Além de poupar tempo do DP, isso aumenta as chances de que o processo de admissão seja concluído mais rapidamente e com sucesso.

5. Avalie a integração com outros sistemas

Ainda, considere que a digitalização é um movimento crescente que engloba outras rotinas do DP. Assim, é interessante que o software de admissão possa ser integrado a outros utilizados pela empresa.

Isso evita que informações se percam e facilita trocas que podem otimizar outros processos do setor. E, para assegurar que isso seja possível, confira se o software de admissão digital tem APIs de integração.

A integração é benéfica para o DP e seu RH, assim como a equipe de TI da organização.

6. Verifique a possibilidade de customização

Por fim, vale conferir que a plataforma de admissão digital permite algum tipo de customização para que a solução atenda melhor às demandas da sua organização.

Por melhor que um programa seja, convém lembrar que cada empresa tem suas particularidades e, com isso, pode demandar que alguns ajustes e mudanças sejam feitas no software escolhido.

Por que a Sólides Tangerino é o melhor software de admissão digital?

Agora que você já sabe de tudo isso, queremos explicar por que o software de admissão digital da Sólides Tangerino é a melhor escolha para a sua empresa.

Nossa solução otimiza o processo admissional das PMEs, tornando-o 100% digital, simples e interativo para todas as partes envolvidas, promovendo uma experiência facilitada para o DP e as pessoas contratadas.

Em um processo linear que evita perda de prazos, etapas puladas ou documentos esquecidos, seu DP consegue fazer toda a gestão de novas admissões, inclusive porque a plataforma de admissão digital facilita a comunicação entre as partes.

Essa comunicação abrange também outros agentes, como o contador e o departamento financeiro, que também se inserem no processo de admissão. Assim, todo o processo é facilitado.

O Admissão Sólides Tangerino é um módulo all in one, ou seja, tem tudo o que seu DP precisa e conta com:

  • integração com o GED;
  • processo admissional online;
  • relatórios admissionais padrões;
  • notifica o colaborador das etapas do processo admissional;
  • integração com a Gestão de Ponto;
  • integração com a Gestão de Férias.

Assim, falamos de uma solução que favorece a digitalização de todo o setor, minimizando ou até eliminando burocracias para que o DP tenha uma atuação mais estratégica na empresa.

Não se preocupe! Nós oferecemos um processo de onboarding de clientes no qual sua empresa conta com nosso suporte ativo ao implementar o sistema.

Você também terá uma central de ajuda totalmente intuitiva para você. Dentre algumas dúvidas, você encontrará:

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Conclusão

Um software de admissão digital é uma solução cada vez mais buscada pelos DPs que entendem os benefícios do uso de ferramentas que otimizam rotinas e automatizam processos.

Como vimos, falamos de uma ferramenta que permite que todo o processo de admissão seja feito de forma digital e remota, inclusive o envio e a assinatura de documentos.

Além de agilizar o processo, o software evita que as pessoas contratadas precisem ir à empresa para cumprir a parte burocrática da admissão. O próprio DP pode cuidar disso remotamente também.

Vale lembrar que a escolha da plataforma de admissão digital ideal deve considerar sua premissa básica, a privacidade dos envolvidos ― conforme a LGPD ― e outras facilidades que as funcionalidades da ferramenta podem agregar à rotina do DP.

Agora que você já sabe o que é software de admissão digital e como escolher a melhor solução para a sua empresa, conheça mais sobre o Admissão Sólides Tangerino!

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