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Toda empresa precisa contar com um eficiente departamento de Recursos Humanos, capaz de criar e manter um ambiente de trabalho produtivo e organizado, algo que a digitalização do RH pode proporcionar.

A chance de que os responsáveis pela área se percam em meio a uma montanha de papéis, principalmente quando se trata da contratação de novos funcionários, é muito grande.

Por isso, a digitalização do RH é fundamental.

Quando os documentos do setor são digitalizados, muitos dos processos que eram manuais passam a ser digitais. Isso facilita a realização de atividades diversas, tornando uma boa parte da rotina do RH muito mais prática, rápida e eficiente.

Confira o conteúdo que preparamos e veja o que é digitalização do RH, as vantagens desse processo e, por fim, quais ferramentas podem ser usadas.

Vamos lá?

O que é digitalização do RH?

Digitalização do RH

Digitalização do RH é o processo de abandonar, aos poucos, atividades e tarefas manuais que estão há décadas na rotina. Também podemos dizer que esse é um modelo mental focado em transformações e mudanças. 

Top Of Mind de RH

Dessa forma, a digitalização do RH é a adoção de um modelo mental inovador que, com a ajuda de novas tecnologias, consegue alavancar a performance operacional e estratégica do setor.

Modernizar e digitalizar um setor significa muito mais do que investir em ferramentas tecnológicas, embora essa seja uma etapa também importante. 

É, acima de tudo, a adoção de uma mentalidade focada em resultados que, a partir de softwares, ferramentas e sistemas, consegue substituir processos antigos a ponto de automatizar a rotina do RH, otimizando, assim, seus resultados

Com isso, para digitalizar o RH, as ferramentas escolhidas precisarão, obrigatoriamente, influenciar no desempenho do setor, seja agilizando no recrutamento e seleção ou no seu processo de admissão.

A digitalização é o primeiro passo para a transformação tecnológica no RH. 

Confira também os conteúdos:
👉 RH digital: atualizando e melhorando processos
👉 Quais são as vantagens de implementar um RH digital?
👉 Transformação Digital e o Papel do RH Estratégico Para o Futuro das Organizações

Quais as vantagens da digitalização do RH?

Sem a digitalização do RH, o setor perde muito tempo organizando documentos, um tempo precioso que poderia ser usado para o desenvolvimento e implantação de ações mais estratégicas.

Por exemplo, com programas de integração e retenção de talentos, treinamento, planos de carreira, eventos para integração das equipes, entre outras.

A digitalização de documentos de RH permite que as empresas automatizem as contratações, simplificando a coleta, organização e guarda de documentos, reduzindo tempo, mantendo a conformidade e aumentando o engajamento dos funcionários. 

Conheça, a seguir, os maiores benefícios de contar com sistemas eficientes para a gestão de documentos.

Recrutamento e seleção eficientes

Com a digitalização do RH, os processos de recrutamento e seleção ganham mais eficiência e velocidade.

Na prática, é possível realizar essas atividades com o uso de softwares específicos. No mercado, há opções que disponibilizam um mapeamento comportamental, por exemplo.

Essa é uma funcionalidade que consegue traçar, de forma completa, o perfil comportamental dos profissionais.

Além disso, também é possível identificar quem são os candidatos que mais combinam com a cultura organizacional. Dessa forma, o RH consegue direcionar os colaboradores para os cargos que melhor correspondem a seus perfis de trabalho.

Que tal assistir a esse vídeo sobre cultura organizacional?

No fim, a tecnologia torna os processos de recrutamento e seleção mais fáceis.

Ao mesmo tempo que a empresa desburocratiza o processo de contratação, também ganha em produtividade lá na frente, visto que os perfis profissionais admitidos estarão mais alinhados à função.

Aumento da produtividade

Como mencionamos, a partir do uso de ferramentas digitais, é possível tornar a rotina do departamento mais produtiva, o que influencia positivamente no rendimento do RH de modo geral. 

Isso quer dizer que é possível usar a tecnologia para promover o aumento da produtividade.

Com as soluções eletrônicas, aquelas tarefas rotineiras, repetitivas e que demandam tempo conseguem ser resolvidas em questão de minutos. 

Dessa forma, o RH consegue ter mais qualidade no serviço entregue e, consequentemente, beneficia a empresa como um todo.

O uso da tecnologia, aliás, pode ajudar de diversas maneiras, bem como trouxe o debate sobre o assunto nesse Tangerino Talks!

Fácil armazenamento 

Com a digitalização do RH, os colaboradores conseguem enviar documentos diretamente para o sistema da empresa. 

Esse recurso não só facilita o armazenamento de informações — um ponto crucial para o departamento, que lida com diversos dados — como também facilita o acesso a esses arquivos.

É o que ocorre, por exemplo, quando um colaborador precisa enviar um atestado médico pelo app Tangerino. Anexando o documento no sistema, o RH consegue controlar os atestados enviados enquanto diminui ou elimina papel nos processos internos. 

Gestão eficiente de documentos

Arquivar os documentos em uma plataforma online é uma das principais práticas da digitalização do RH. Isso significa que não é preciso se preocupar com o envio, recebimento e na pior das hipóteses, com o extravio desses arquivos.

Além disso, para organizar os documentos em formato eletrônico não é preciso dispor de um grande espaço físico e todos aqueles cuidados que seriam necessários para a sua versão em papel.

Assim, na prática, todo processo que envolve a elaboração e gestão de documentos se torna mais simples.

Com ferramentas digitais, é possível compartilhar, visualizar e editar os arquivos sempre que for necessário, tudo por meio do software utilizado na empresa.

Decisões baseadas em dados

Para tomar as melhores decisões, é preciso ter como base os números, dados, indicadores e métricas que demonstram a saúde da empresa e a performance do RH, como faz o People Analytics

Com a digitalização do RH, o setor ganha em precisão e direcionamento estratégico.

Isso porque, de forma digital, é muito mais simples coletar dados para servirem de insumo nas tomadas de decisões. Assim, entendendo melhor quais pontos devem ser melhorados nos processos do RH.

Integração

Plataformas inteligentes permitem interligar setores afins.

O contábil e o financeiro, por exemplo, são beneficiados com a digitalização do RH. Assim, os colaboradores desses departamentos têm acesso ao mesmo banco de dados e às informações nele centralizadas. 

Essa particularidade confere uniformidade às informações e dados, além da troca rápida entre eles. O resultado é a diminuição de erros e de retrabalho devido a falhas na comunicação. 

Na prática, a integração entre setores correlatos permite, por exemplo, a elaboração da folha de pagamento, prontuários, cálculos rescisórios, processos de admissão e demissão, descontos, benefícios e tantos outros. 

Comunicação Interna

Confira esses materiais ricos do Tangerino!
📚 Indicadores de RH: dados estratégicos que você precisa acompanhar
📚 Kit Planejamento e Tendências 2022 para RHs e DPs
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Como começar a digitalização do RH?

A digitalização do RH é o primeiro passo para a transformação tecnológica do setor. Mas não basta somente implantar novas tecnologias, softwares e plataformas, sem ao menos analisar onde e como elas podem ajudar. 

Por isso, elencamos três passos simples para serem realizados quando a empresa decide adotar a digitalização. Confira!

Avalie os processos

Olhar para dentro da empresa de forma crítica permite que você veja, com mais clareza, os pontos de melhoria possíveis com a ajuda da digitalização, ações manuais que podem ser substituídas e processos que devem ser reinventados para se tornarem mais ágeis.

Durante esse exercício, elenque os processos com etapas morosas e procure entender como a tecnologia pode ajudar nisso. 

Faça isso com todas as áreas, do RH até o Departamento Pessoal. Também pergunte a todas as pessoas-chave suas opiniões em relação à digitalização de alguns processos listados.

Repense a experiência das pessoas

A cada contato do RH com alguma pessoa, independentemente do processo, é criada uma experiência — seja para o colaborador ou para o próprio time. Se essa experiência é ruim, todos são prejudicados

Dessa forma, a partir do levantamento feito na etapa anterior, redesenhe as experiências no Recursos Humanos — só que agora utilizando de tecnologia.

Pense no processo de contratação, em como ele pode ser melhorado com uma plataforma digital e integrada. Ou na admissão de um novo funcionário, que pode ser feita exclusivamente online, com menos papéis e muito mais agilidade.

A humanização do RH se torna cada vez mais importante para melhorar a experiência dos candidatos e dos colaboradores. Então, não se esqueça que a digitalização do setor deve ser feita com o objetivo de melhorar a experiência das pessoas.

Adote soluções tecnológicas

Depois de entender as etapas anteriores, você conseguiu perceber melhor todos os pontos de melhoria e quais experiências devem ser priorizadas pela digitalização do RH. Agora é a hora de buscar por tecnologias que ajudem o seu setor.

Uma boa prática é fazer benchmarking com empresas referência no mercado. O objetivo dessa atividade é entender quais ferramentas as organizações utilizam, quais processos são digitalizados e quais ganhos elas obtiveram. 

Essa é uma boa forma de aprender com os erros e acertos dos outros, além de saber o que as empresas vêm fazendo em relação à digitalização do RH.

Portanto, pesquise na internet os melhores softwares e plataformas, compare os produtos entre concorrentes e converse com os especialistas de cada empresa. 

Aproveite o momento para tirar todas as dúvidas e entender como as ferramentas auxiliam, na prática, a digitalização do seu setor.

O processo de digitalização de um RH pode utilizar inúmeras tecnologias, basta você decidir quais são as ideais para o seu setor, ou seja, que tornam o RH estratégico, ágil e mais eficiente

Quais as principais ferramentas de digitalização do RH? 

É função da tecnologia processar e gerenciar a informação de um modo rápido, com grau elevado de precisão, para auxiliar os gestores e empreendedores a tomarem decisões acertadas e baseadas em dados.

A automação contribui para esse objetivo ao oferecer componentes que colaboram para a eficiência do trabalho desenvolvido no RH. Veja alguns desses componentes e como eles são usados para facilitar a rotina do setor.

Documentos digitais

Processos importantes do RH como admissão, demissão, folha de pagamento, registro de ponto, notificação de férias, controle de absenteísmo, turnover e gestão de benefícios são mais fáceis de gerenciar e acompanhar no formato digital.

Quer saber mais sobre absenteísmo? Se liga nesse vídeo do Me Explica Aí!

As informações integradas produzem documentos digitais mais confiáveis e com menor incidência de erros. Os cálculos deixam de ser manuais, passando a uma versão automatizada que minimiza o risco de falhas e processos trabalhistas futuros.

Armazenamento em nuvem

Um dos grandes benefícios da digitalização do RH é poder armazenar os processos e documentos em nuvem, ou seja, em um ambiente online, que permite o acesso de qualquer lugar que tenha internet.

Assim, uma demanda de recrutamento e seleção, por exemplo, será mais rápida, pois pode ser definida e criada em uma reunião com o departamento solicitante, sem que o responsável do RH tenha que estar presente na organização para concluir o processo.

Da mesma forma que em empresas com filiais ou unidades distantes, o RH terá fácil acesso aos dados de um ou mais colaboradores, para auxiliar nas decisões importantes sobre o departamento ou a equipe.

O armazenamento em nuvem elimina a necessidade de altos investimentos em equipamentos e espaço físico para abrigar os servidores. A tecnologia cloud armazena os dados e informações online, além de disponibilizar qualquer tipo de consulta.

Análise de dados

Diariamente, as organizações produzem uma infinidade de dados que precisam de filtro para determinar a relevância, alinhar entendimentos e direcionar a aplicabilidade de cada informação coletada.

Um RH digital, quando munido de dados relevantes e confiáveis, tem condições de oferecer o suporte aos demais departamentos, com propostas de políticas seguras, baseadas em informações reais.

Para isso, há o People Analytics, como já mencionamos, além de Big Data e Business Intelligence, conceitos familiares para o RH. Eles ajudam na coleta e no cruzamento de dados sobre o desempenho e o comportamento dos colaboradores.

Decisões como promoções, demissões e transferências são mais justas quando suportadas por informações resultantes da coleta de dados verdadeiros.

A análise de dados ajuda na valorização dos talentos e na implementação de estratégias de engajamento.

Ponto digital

O registro de ponto é obrigatório e deve ser arquivado para comprovar o cumprimento da jornada de trabalho e permanência do colaborador na empresa, caso seja necessário apresentar aos órgãos trabalhistas.

O controle de ponto digital eliminou a necessidade de papel, passando a ser registrado por meios digitais a partir da biometria facial do colaborador.

Além de ser um método mais econômico e seguro, por inibir a prática de registro indevido e alteração de dados. Todos os registros processados caem direto na base de dados, para geração do relatório e apuração ao fim do período.

Para quem atua fora da empresa, já existem aplicativos que permitem o registro de ponto, mesmo em trabalho externo, o que é uma garantia para a organização e colaborador, sobre as horas trabalhadas. 

Quer saber como funciona o controle de ponto digital? Confira a explicação a seguir:

Conclusão

Os avanços tecnológicos têm contribuído para que a maioria dos profissionais de RH otimize suas funções. Culturalmente, no entanto, o setor caminha a passos lentos na adaptação às novas tecnologias (se comparado com outros departamentos).

Contudo, podemos observar um movimento forte de digitalização do RH, eliminando do setor as tarefas extremamente operacionais e de cunho administrativo. Esse esforço faz com que o potencial da área de Recursos Humanos seja otimizado.

Além disso, a energia e o tempo dos colaboradores podem ser canalizados para estruturar processos internos, gerando mais valor à organização.

Para tanto, o RH está se especializando cada vez mais em pessoas, contando com a ajuda da tecnologia para tornar seus processos mais rápidos e eficientes.

É certo que as tarefas administrativas sempre vão existir.

Atualmente, no entanto, elas podem ser realizadas por meio de ferramentas que tornem mais rápidos e confiáveis os processos, fazendo com que a equipe de RH esteja com a mente livre para se dedicar ao desenvolvimento de pessoas.

A tecnologia se faz presente como fator decisório para o atingimento do sucesso. Foi isso que aconteceu na Impacto Construtora, empresa de construção civil que teve seu RH modernizado com a adoção do Tangerino. Confira o case da Impacto Consultoria e siga o exemplo!

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