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Você sabia que uma em cada 3 empresas já perderam profissionais qualificados por causa da demora no processo de admissão? 

Nas etapas de admissão tradicional, manual, cada atividade pode demorar muito, pois exige a logística de todos estarem presentes no mesmo local, com todos os documentos, no mesmo momento. Além disso, as etapas posteriores, de validação, armazenamento e segurança, são muito onerosas, exigindo grande atenção dos funcionários do departamento pessoal. 

Mas a admissão digital pode transformar esse cenário. Com ela, os novos funcionários são contratados de maneira muito mais rápida e o RH consegue otimizar esse processo. 

Veja nesse conteúdo o que é, quais são as vantagens e como introduzir a admissão digital na sua empresa. 

Para facilitar a leitura, confira todos os tópicos que serão abordados nesse artigo:

O que é admissão digital?

notebook aberto em cima de mesa sendo usado por uma pessoa com a tela mostrando o módulo de admissão digital do Tangerino

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Admissão digital é o processo de contratação de colaboradores realizado de maneira totalmente online, por meio de uma ferramenta, um software, que permite o acompanhamento e a gestão de cada etapa do processo de admissão do funcionário, tornando tudo bem mais simples e fácil. 

Com esse recurso, muitas etapas podem ser realizadas de forma digital, inclusive a entrega de documentos e a assinatura. Dessa maneira, a empresa também se beneficia com a maior agilidade na contratação. 

A ferramenta de admissão digital é uma das mais recentes revoluções tecnológicas do RH, conseguindo elevar a excelência e a otimização de tempo do departamento.  

Diferença entre a admissão tradicional e a digital

No processo tradicional, todas as etapas, como a entrega de documentos, preenchimento de formulários, assinatura de contrato, também da carteira, precisam ser realizadas com a presença física do candidato escolhido. 

Além disso, as etapas posteriores, como a validação, armazenamento e a gestão dos documentos físicos entregues, precisam ser feitas manualmente. 

Tudo isso envolve logística e custos para conciliar as demandas e o tempo. 

Sem falar no risco relacionado à proteção de dados que, se não for muito bem planejada, pode gerar grandes problemas para a empresa, além de multas.  

Automatizar os processos das empresas representa a desburocratização das atividades e permite o melhor aproveitamento dos funcionários, a redução de custos e a valorização da empresa.

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Qual a importância de optar pela admissão digital? 

O processo de admissão de funcionários costuma ser bastante burocrático. Exige coletar assinaturas, preparar contratos, organizar documentos, entre muitas outras etapas que devem seguir estritamente o que diz a lei trabalhista

Com essa demora, é comum que as empresas percam candidatos qualificados para outros processos de seleção que acontecem de maneira mais rápida e produtiva. 

A boa notícia é que a tecnologia já consegue ajudar o setor também nessas atividades. Com a admissão digital, é possível utilizar os recursos humanos de maneira mais estratégica e deixar para os computadores a parte burocrática. 

Hoje, com o uso da ferramenta de admissão digital, é possível realizar a contratação de um novo funcionário de maneira totalmente online, o que facilita a vida tanto do novo funcionário, quanto do profissional de RH. 

Além disso, o software admissão digital traz outros benefícios importantes, além do aumento da produtividade que já é característico dos avanços tecnológicos. 

Quais são as vantagens da admissão digital? 

A ferramenta da admissão digital oferece inúmeras vantagens, mas, principalmente, proporciona um processo de gestão mais funcional, eficaz e ágil. Conheça alguns dos principais benefícios. 

Agiliza o processo de admissão

Durante o processo de admissão são solicitados muitos documentos e o preenchimento de diferentes formulários, realização de exames, etc., tomando um grande tempo. 

Com a admissão digital essa demora no processo não acontece. Tanto o empregador como o empregado podem fazer suas partes digitalmente e a admissão é concluída em poucos cliques. Nem é preciso que o funcionário compareça presencialmente na empresa. 

Facilita e moderniza a gestão de documentos

A guarda dos documentos de admissão de funcionários deve ser feita com bastante cuidado, já que o RH pode precisar consultar esses arquivos a qualquer momento.  

Com a ferramenta de admissão digital todos os documentos ficam armazenados de forma organizada na nuvem, tornando muito mais fácil a busca deles e aumentando a produtividade do setor.  

Garante o cumprimento da legislação trabalhista 

Uma das grandes vantagens em utilizar uma ferramenta de admissão digital é a garantia de que todos os documentos e formulários exigidos pela legislação trabalhista sejam recolhidos e arquivados adequadamente

Dessa forma, é praticamente eliminada a possibilidade de erros humanos, como o esquecimento ou a perda dos documentos. 

Aumenta a produtividade do DP 

Com a ferramenta de admissão digital, todas as etapas são realizadas online, eliminando as atividades manuais e burocráticas que, geralmente, tomam muito tempo. Com isso, a produtividade de todo o departamento aumenta. 

Promove o engajamento e retenção de talentos

É comum que, com a demora comum entre o início do processo de recrutamento e a data efetiva de contratação, nos processos de admissão tradicionais, o colaborador acabe perdendo um pouco da motivação e o entusiasmo. 

Mas como o tempo com a admissão digital é reduzido, isso não acontece. 

Outro fator importante relacionado ao menor tempo é que as chances de contratar bons profissionais é maior, já que, mesmo que caso o candidato tenha concorrido a outras oportunidades também, como o processo de admissão digital é rápido, são menores as chances de perder para outra empresa. 

Quais são as funcionalidades de um software de admissão digital? 

Assinatura eletrônica válida juridicamente

Com a admissão digital é possível assinar digitalmente os documentos, mantendo a validade jurídica. Dessa maneira evita-se o custo adicional com a impressão de documentos e também com o armazenamento físico deles. 

Segurança de dados Adequação à LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) determina uma série de obrigações que devem ser seguidas sobre o armazenamento dos dados pessoais de funcionários. Com a admissão digital é possível utilizar diversos recursos de segurança, como criptografia, antivírus e outras, que aumentam o nível de segurança e o cumprimento da legislação, evitando vazamento de dados e multas. 

Parametrização com o eSocial 

O eSocial é a plataforma digital utilizada para registrar e armazenar as informações trabalhistas dos colaboradores. Com a admissão digital você terá todos os dados necessários em um só lugar, facilitando e agilizando o processo de cadastro. 

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Uso da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

Em 2019 a CTPS deixou de ser fabricada e, desde então, as anotações de contratação e demissão de funcionários passaram a ser realizadas na carteira digital

Ela facilita a reunião das informações e mantém um histórico trabalhista, além de informações sobre férias e salários. 

Comunicação centralizada

A ferramenta de Admissão Digital centraliza todas as informações do colaborador em um único local, na nuvem, não sendo mais necessário manter documentos físicos. 

Dessa maneira, apenas as pessoas autorizadas têm acesso e toda a comunicação relacionada fica centralizada em quem realmente acompanha o processo. 

Além disso, como o processo é linear, evita a perda de prazos, de etapas ou documentos esquecidos. O DP consegue fazer toda a gestão de novas admissões, inclusive porque o software facilita a comunicação entre as partes.

Essa comunicação centralizada facilita o entendimento com o profissional a ser contratado, mas também abrange outros agentes, como o contador e o departamento financeiro, inseridos no processo de admissão. 

Como fazer a admissão digital? 

Tudo começa com a escolha de um bom software para departamento pessoal. Os melhores do mercado, como é o caso do Tangerino, oferecem a Admissão Digital como uma ferramenta de apoio à gestão. 

O processo de admissão costuma vir logo após o de recrutamento e seleção, que também pode ser otimizado por ferramentas específicas

Na prática, após a definição do candidato mais qualificado para o cargo, a empresa encaminha o formulário juntamente com as informações sobre a vaga, a função, salário e os benefícios corporativos. 

O futuro funcionário anexa toda a documentação solicitada e preenche os formulários online. Após receber os dados, o Departamento Pessoal analisa e verifica se tudo está correto, enviando para o contador em seguida, que fará a inserção no eSocial. 

Com esse processo realizado, basta que o colaborador compareça no dia combinado para iniciar, ou então esteja disponível em outro local de trabalho indicado, como sua residência ou escritório, no caso de home office ou teletrabalho, para que sejam realizadas as assinaturas.

Tempo necessário: 3 dias

Veja como encontrar a plataforma ideal de admissão digital a seguir:

  1. Mapeie os processos de admissão atuais da empresa

    É preciso conhecer o funcionamento atual desses processos para identificar quais recursos são importantes para a otimização. Verifique os prazos de contratação atuais. Uma empresa que ainda não utiliza o recurso de admissão digital costuma levar, em média, 10 dias para a efetivação. 

  2. Analise os requisitos legais e os custos

    É importante saber quais são as exigências legais e verificar que a ferramenta siga rigorosamente o que está previsto. Além disso, é preciso comparar valores e serviços oferecidos.

  3. Avalie as tendências de mercado e as compare os recursos

    Entenda sobre as tendências e as inovações desse mercado e também como elas auxiliam na produtividade. Encontre aquela que resolve os problemas elencados na primeira etapa, a de mapeamento. 

Conheça o Admissão Tangerino! 

O software do Tangerino é a ferramenta mais completa de departamento pessoal do mercado. 

Além de oferecer diversos recursos para o controle da jornada de trabalho e para o tratamento dos dados da folha de pagamento, ainda conta com módulos adicionais, como é o caso do Admissão Digital, que complementam a sua eficiência e facilitam ainda mais o dia a dia do setor. 

O Admissão Tangerino é um software de admissão digital conta com:

  • GED – Gestão Eletrônica de Documentos;
  • processo admissional online;
  • relatórios admissionais padrões;
  • notifica o colaborador das etapas do processo admissional;
  • integração com a Gestão de Ponto;
  • integração com a Gestão de Férias.

Veja quais são as principais vantagens do Admissão Digital do Tangerino:

Redução de tempo no processo de admissão

O Admissão Digital do Tangerino ajuda a reduzir o tempo gasto na contratação processo admissional, do início ao fim, já que tudo acontece em uma única plataforma, que é interligada com outros sistemas de DP. 

Dessa maneira, existe uma otimização do tempo dos funcionários do setor e o aumento da produtividade. 

Eliminação de papéis 

O Admissão Digital contribui para a sustentabilidade, já que permite que todos os documentos e formulários relacionados ao processo de admissão de funcionários seja digital. 

Esse conceito, chamado paperless, tem tomado grande importância no ambiente corporativo.

Evita o trabalho manual 

Uma das principais causas de baixa produtividade é o excesso de atividades manuais. Mas como Admissão Digital do Tangerino, não é mais necessário reunir e-mails, escanear documentos ou organizar arquivos impressos. 

Transpõe barreiras geográficas 

Com a digitalização de documentos e a assinatura eletrônica, que é gerada por meio de um certificado digital, com as informações pessoais do assinante e um código eletrônico de autenticidade, é possível contar com a expertise de profissionais de qualquer parte do mundo, garantindo também a legalidade do contrato de trabalho, conforme os artigos 104 e 107 do Código Civil. 

Aprimora a jornada do candidato 

O processo de recrutamento e seleção de profissionais deve ser uma experiência atrativa para os candidatos, e só termina com a contratação de um deles. 

Para isso, as etapas devem ser o mais otimizadas possível. O Admissão Digital do Tangerino oferece a comunicação centralizada e facilitada dentro da plataforma, como o envio de notificações, solicitação de documentos, aprovação e pedido de ajustes nos envios)

Temos alguns materiais relacionados ao assunto, confira:

Conclusão

Agora você já sabe que a admissão digital é o processo de contratação de colaboradores realizado de maneira totalmente online, por meio de uma ferramenta que permite o acompanhamento e a gestão de cada etapa do processo de admissão do funcionário, tornando tudo bem mais simples e fácil. 

Além disso, conheceu as principais vantagens desse recurso para a empresa, como agilizar o processo de admissão, facilitar e modernizar a gestão de documentos, garantir o cumprimento da legislação trabalhista, aumentar a produtividade do DP e promover o engajamento e a retenção de talentos

Também conheceu as principais funcionalidades e benefícios do Admissão Digital do Tangerino, como o aprimoramento da experiência do candidato, a possibilidade de contratar profissionais de qualquer parte do mundo, a eliminação do uso de papel, o que contribui para a sustentabilidade, além da otimização de tempo e recursos do RH. 
Agora, só falta experimentar todas essas vantagens na sua empresa. Agende uma demonstração do módulo admissão agora mesmo!