Contratação online: otimize o processo de admissão e saiba como aplicá-la

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A contratação online é uma verdadeira tendência no recrutamento e seleção de talentos para a sua empresa. Começou a ganhar momento com a pandemia de Covid-19, contudo, hoje é uma verdadeira necessidade.

Durante a crise sanitária supramencionada, a contratação remota foi importante para garantir a segurança sanitária dos envolvidos. Além disso, notou-se que o processo online é mais rápido e prático para o trabalhador e a equipe de RH. 

Neste artigo, você aprende tudo o que precisa sobre contratação online e como preparar a sua empresa para o presente e o futuro.

Leia até o final e veja a solução perfeita para implementar esse processo em seu negócio!

Confira abaixo os principais tópicos abordados e boa leitura. 

• O que é contratação online?
• Como funciona uma contratação online?
• Como fazer uma contratação online eficiente
• Quais as vantagens de uma contratação online
• Como escolher a melhor plataforma de contratação online
• Principais dúvidas sobre o assunto
• Conclusão

O que é contratação online?

A contratação online, também conhecida como admissão digital, é a digitalização de todo o processo de recrutamento e seleção. Vai desde o recebimento de currículos até os documentos para contratação.

Vale ressaltar que os sistemas responsáveis por realizar essa função vão além de uma solução para rastreio de candidatos. Ela deve funcionar como um banco de dados com todas as informações relevantes para realizar uma admissão.

Ele deve armazenar documentos, anotações, resultados de testes, mediar entrevistas e ainda oferecer soluções para automatização de algumas tarefas; tudo dentro da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Para saber tudo sobre ela, inclusive, assista ao vídeo a seguir (é rapidinho):

Esta quantidade de funcionalidades pode deixar alguns analistas de RH receosos em desumanizar o processo de contratação. Porém, quando os passos digitais são bem desenhados, o efeito é necessariamente o contrário.

Agora que você já sabe o que é a contratação online, vamos descobrir como ela funciona.

Como funciona uma contratação online?

A grande diferença entre o processo de contratação online e tradicional é que o primeiro é feito de forma digital. Além dessa característica, todo o restante pode ser igual.

Isso porque cada empresa adota etapas específicas na hora de selecionar seus novos colaboradores. Pode haver várias rodadas de entrevistas, testes comportamentais, pedido de amostra de trabalho e muito mais.

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Sendo assim, uma boa plataforma de admissão online deve ser versátil e permitir a personalização do processo. Mas, de forma geral, acontece assim:

1. Realização das entrevistas e processos necessários.
2. Tomada de decisão baseada nos dados coletados e registrados na plataforma.
3. Comunicação sobre o resultado do processo seletivo.
4. Envio e conferência dos documentos para a admissão.
5. Registro nos órgãos responsáveis.
6. Começo da jornada de trabalho.

Falaremos sobre cada etapa do processo em mais detalhes nos próximos tópicos, mas antes, vamos desbancar alguns dos principais mitos a respeito da contratação online.

É possível assinar a carteira de trabalho digital?

Atualmente, é possível substituir a carteira de trabalho tradicional pela versão digital do documento. Desta forma, as empresas podem registrar os dados necessários de forma simples e prática.

A carteira de trabalho digital foi instituída pela Lei N^o 13.874 de 2019 e pela Portaria N^o 1.065 do mesmo ano, emitida pelo Ministério da Economia.

Assim, o empregador somente precisa preencher os campos relevantes no eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) e tudo será atualizado automaticamente.

Quanto tempo demora o processo de contratação online?

Uma das grandes vantagens de contar com a admissão online é a possibilidade de automatizar algumas questões como envio de mensagens, por exemplo.

Não somente, por não precisar fazer reuniões presenciais e toda a burocracia ser resolvida à distância, tende-se a diminuir bastante todo o tempo para resolver tudo isso.

Normalmente, as empresas levam até 5 dias após comunicar o profissional que foi aceito para a vaga, resolvendo questões como: recebimento e conferência da documentação e assinatura do contrato de trabalho.

O contrato digital tem validade?

Algumas ferramentas para contratação online são tão completas que permitem até mesmo que o contrato seja assinado digitalmente com total validade jurídica.

Este é o caso do Tangerino by Sólides que te permite coletar as assinaturas de forma totalmente digital e finalizar todo o processo de admissão em apenas uma hora.

Desta forma, o contrato digital é totalmente válido e legal e pode ser utilizado para os processos de admissão à distância, independente do modelo de trabalho (se será desempenhado localmente ou home office).

Como fazer uma contratação online eficiente

O processo de contratação online pode ser dividido em seis passos. Confira abaixo quais são as etapas e como funcionam:

• planejamento do processo;
• criação de uma persona (ou perfil ideal de candidato);
• escolha das tecnologias envolvidas;
• publicidade nas redes sociais;
• entrevistas por chamada de vídeo;
• processos burocráticos de admissão.

Planejamento do processo

A primeira coisa a se fazer antes de começar qualquer projeto é planejar como ele será tocado: 

• quais vagas serão disponibilizadas;
• quais etapas serão necessárias para cada contratação;
• quem são os responsáveis;
• como será feita a triagem dos currículos;
• quais ferramentas serão utilizadas;
• onde é possível automatizar e economizar tempo.

Estas são algumas perguntas que podem te ajudar a direcionar o planejamento de uma contratação online. 

Enfatizamos ainda mais as ferramentas e soluções implementadas neste processo, uma vez que elas ajudarão ou limitarão a admissão dos novos funcionários.

Criação de uma persona (ou perfil ideal de candidato)

Esta etapa é realizada em colaboração com os gestores e líderes de equipes. A criação da persona consiste no levantamento de todas as características e competências esperadas do novo colaborador.

Desta forma, os recrutadores terão uma ideia melhor de quais perguntas fazer durante as entrevistas e os melhores testes para revelar traços de personalidade importantes.

Ademais, também é importante criar uma lista detalhada de todas as responsabilidades do cargo. Quanto mais específica for a descrição do cargo, melhores serão as candidaturas.

Vale ressaltar que o recrutamento e seleção por competências é uma verdadeira tendência já que leva em consideração as hard e soft skills do candidato assim como o seu fit cultural.

Escolha das tecnologias envolvidas

Atualmente, existem diversas ferramentas que podem te ajudar no processo de contratação online. Contudo, é importante que você conte com uma solução completa como o Tangerino by Sólides.

Afinal de contas, você precisará realizar a gestão de documentos, solicitar assinaturas eletrônicas e gerenciar as etapas do processo de seleção.

Nada como fazer tudo isso de um só lugar, te permitindo um controle completo para criar automações, agilizar o processo de admissão e diminuir os custos do mesmo.

Para saber mais sobre o jeito Tangerino by Sólides de fazer DP, assista ao vídeo a seguir:

Publicidade nas redes sociais e sites especializados

A divulgação das vagas deve ser uma grande prioridade para o RH, afinal, de nada adianta criar uma persona e descrição perfeitas para o cargo e não atingir o público desejado, certo?

Sendo assim, é interessante contar com redes sociais como LinkedIn e sites especializados em vagas para conseguir levantar diversos currículos.

Uma estratégia que também pode trazer bons resultados é realizar uma campanha de indicação na empresa. É muito comum que os próprios colaboradores conheçam pessoas qualificadas para preencher a vaga. 

Entrevistas por chamada de vídeo

Agora que a vaga já foi publicada e os principais currículos selecionados, está na hora de marcar as entrevistas.

Neste caso, o melhor meio é através de chamada de vídeo, uma vez que dá para ver a pessoa enquanto troca informações. 

Uma das principais vantagens de utilizar este método de entrevista é poupar o tempo dos profissionais que não precisam se deslocar. Ademais, também é possível marcar diversas entrevistas, otimizando  o processo como um todo. 

Processos burocráticos de admissão

A última etapa deste processo é realizar toda a coleta de documentos para finalizar o processo de admissão online.

Uma das principais vantagens de contar com uma solução para realizar este processo é realizar a gestão de toda a burocracia em um só lugar, sem a necessidade de utilizar checklists externos e possibilitando o acesso de qualquer outro analista do RH.

Agora: você conhece o módulo de admissões do Tangerino by Sólides? Para conhecê-lo, aperte o play:

Quais as vantagens de uma contratação online

Agora você já sabe o que é a contratação online e como ela funciona, então, vamos adentrar as vantagens de adotar esta metodologia para a sua empresa! São elas:

• gerenciar todo o processo de um só lugar;
• aumento da produtividade nos processos de contratação;
• tem validade jurídica;
• possibilidade de contratar pessoas de qualquer lugar;
• armazenamento na nuvem: comodidade e segurança;
• diferencial competitivo;
• obedece a LGPD.

Gerenciar todo o processo de um só lugar

Quando se tem um sistema inteligente para realizar o processo de recrutamento e seleção, todos os dados relevantes para ele ficam salvos no mesmo lugar.

Ou seja, qualquer recrutador poderá dar seguimento a uma contratação online sem precisar ter retrabalho e repetir entrevistas.

Ademais, as melhores soluções utilizam armazenamento na nuvem, permitindo também o acesso a informações e documentos relevantes de qualquer lugar. Assim, o recrutador pode dar seguimento em home office os processos que começou no escritório.

Leia também:

• Como fazer uma gestão de sucesso à distância?
• Como gerenciar uma equipe a distância com ponto online?

Aumento da produtividade nos processos de contratação

Outro argumento para digitalizar o processo de contratação em sua empresa é o aumento da agilidade.

Por ser feito de forma eletrônica, pode ter funções automatizadas, como o aviso para candidatos que passaram para a próxima fase, por exemplo. Isso faz com que a rotina do recrutador seja focada em atividades estratégicas, como a análise dos perfis comportamentais identificados durante a entrevista.

Outro fator interessante é que equipes responsáveis por realizar contratações podem concentrar a sua comunicação em um só lugar. Assim, a otimização da troca de informações entre os profissionais envolvidos também aumenta a produtividade do time.

No fim, processos de contratação mais rápidos e eficientes também resultam na redução de custos!

Tem validade jurídica

Por ser algo relativamente novo, a admissão digital faz com que vários analistas de RH levantem a sobrancelha em desconfiança. 

Contudo, essa é uma prática completamente legal e apoiada pela lei brasileira, a exemplo do registro de informações na carteira de trabalho digital, como falamos anteriormente.

Possibilidade de contratar pessoas de qualquer lugar

Seja para um trabalho presencial ou não, realizar a contratação online faz com que a empresa possa entrevistar pessoas de qualquer lugar do Brasil ou do mundo.

Este é um diferencial competitivo, já que a empresa pode impactar talentos que aquelas que utilizam o método tradicional nunca conseguiriam.

Armazenamento na nuvem: comodidade e segurança

Ao contar com tecnologia de armazenamento na nuvem é possível acessar todas as informações referente ao processo de contratação com alguns cliques e de qualquer lugar.

Assim, é possível que equipes possam colaborar, não importa onde os indivíduos realizem o seu trabalho.

Contudo, a facilidade de acesso não implica que os dados não estarão seguros, afinal de contas, somente pessoas autorizadas poderão ver, exatamente como pede a LGPD.

Como escolher a melhor plataforma de contratação online

Falamos bastante sobre as vantagens de implementar a contratação online na sua empresa, mas, para de fato contar com todos esses benefícios, é necessário contar com uma plataforma realmente inteligente!

Por isso, te apresentamos o Tangerino, a plataforma favorita do RH e DP! Com ele, você poderá fazer:

• Gestão de documentos 100% digital: tudo o que os seus recrutadores precisam para trabalhar em um só local e totalmente digital, sem a necessidade de checklists manuais e com total segurança.
• Assinatura eletrônica: contrate qualquer pessoa do Brasil ou do mundo utilizando nossa ferramenta de assinatura eletrônica. Dê adeus aos arquivos cheios de documentos que ninguém mais sabe onde está.
• Armazenamento em nuvem: colabore com outros recrutadores de onde eles estiverem com a centralização da comunicação em um só lugar. Além de possibilitar o acesso de qualquer lugar do mundo.

O RH deve estar pronto para utilizar ferramentas e plataformas que agilizam os processos e permitem que realizem atividades cada vez mais estratégicas.

Conte com o Tangerino para digitalizar o seu processo de recrutamento e seleção e entregue mais agilidade, produtividade e economia!

Vamos, agora, rever alguns pontos essenciais sobre contratação online?

Conclusão

A contratação online é basicamente a digitalização do processo de recrutamento e seleção; desde a triagem de currículos até o recebimento dos documentos para contratação.

Isso é possível através do uso de plataformas como o Tangerino, que permitem que todos os dados fiquem concentrados em um só lugar e armazenados na nuvem, permitindo que qualquer colaborador com permissão de acesso possa trabalhar com eles.

Este é um método que visa trazer maior agilidade para o RH no processo de contratação e fazer com que o setor tenha uma atuação cada vez mais estratégica, trazendo melhores resultados para a empresa.

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