Software Para Departamento Pessoal: Como Acertar na Contratação?

Tempo de Leitura: 12 minutos

A busca por maior produtividade, redução de custos e vantagem competitiva faz com que o mercado se reinvente constantemente. A transformação digital faz com que todos os setores da empresa se informatizem, permitindo o surgimento, por exemplo, de softwares para Departamento Pessoal. 

Já imaginou um Departamento Pessoal realizar seus trabalhos utilizando planilhas do Excel? Ou anotações manuais em cadernos e livros? Considerando que vivemos na era dos dados, atitudes assim são um verdadeiro tabu.

Foi pensando em automatizar o trabalho do DP e criar um setor mais estratégico que surgiu o software para Departamento Pessoal. Continue a leitura para entender o que é essa ferramenta e como adotá-la na rotina da sua empresa!

• O que é um software de departamento pessoal?
• 13 motivos para contratar um software de departamento pessoal
• Como contratar um software de departamento pessoal?
• Conheça o Tangerino e centralize a jornada do seu DP

O que é um software de departamento pessoal? 

Software para departamento pessoal é um sistema informatizado que torna as atividades operacionais do departmento pessoal mais produtivas, otimizadas e acertadas. 

Esse tipo de software permite expandir a gestão, oferecendo dados úteis e integrando as diversas áreas da empresa.

Portanto, podemos dizer que softwares de departamento pessoal são programas ou sistemas que se utilizam a tecnologia para efetuar os processos do setor, agilizando as demandas, garantindo a prestação de informações corretas e assegurando a segurança de todas as etapas. 

Esse tipo de aplicação é uma ótima ferramenta que visa otimizar o tempo gasto pelos colaboradores de departamento pessoal, seja qual for a atividade a ser realizada. 

Afinal, o segmento lida com registros, burocracias, documentações, assinaturas, entre outros processos, que antes exigiam bastante tempo para serem completados.

O software para departamento pessoal possibilita um amplo controle de dados e informações. 

Assim, os setores administrativos são capazes de controlar, informatizar e automatizar suas tarefas, potencializando sua agilidade.

A solução tecnológica auxilia na autonomia e integração do setor de DP. Entre suas atribuições, destacam-se:

• facilitar a comunicação;
• automatizar tarefas repetitivas;
• otimizar as rotinas administrativas;
• possibilitar a análise qualificada de dados;
• permitir o monitoramento do ponto dos funcionários;
• facilitar o desenvolvimento e a melhoria de processos internos.

O software de DP não serve apenas para facilitar tarefas diárias, mas também para manter a empresa dentro de um compliance, bem como preservar os dados e se manter em dia com obrigações fiscais.

13 motivos para contratar um software de departamento pessoal

O trabalho do departamento pessoal não é nada fácil. São diversas tarefas essenciais para que a empresa se mantenha de pé no seu dia a dia. É por isso que a tecnologia é um insumo muito importante para o setor. 

Além da disponibilidade de tempo, um sistema de departamento pessoal também é a melhor alternativa digital para garantir confiabilidade das informações, dos processos e segurança de armazenamento desses dados. 

Mas, além disso, quais os outros motivos que levam as empresas a contratarem softwares de departamento pessoal? Veja, a seguir, o que é possível realizar com o uso desse tipo de ferramenta.

1. Automatizar processos

O tempo é precioso para um setor como o departamento pessoal de uma empresa, por isso organizações adotam um sistema de departamento pessoal para agilizar processos e ganhar tempo para outras atividades. 

Soluções digitais otimizam o fluxo de trabalho, integram outras funcionalidades importantes e permitem que o setor se ocupe de ações mais estratégicas da gestão de pessoas. 

O software de DP automatiza tarefas manuais e repetitivas, como a gestão da folha de pagamento, a emissão dos holerites e o cálculo da jornada de trabalho dos profissionais.

Em vista disso, a equipe desse setor economiza tempo e esforço que podem ser utilizados em outras tarefas internas.

2. Aumentar a produtividade

Uma solução tecnológica tem um alto potencial de maximizar a produtividade do seu time. Por conta da grande quantidade de processos, um software de DP facilita a organização das demandas, bem como automatizar processos mais mecânicos.

São várias tarefas que exigem checagem, como controle de ponto, que podem ser beneficiadas pelo advento da automação.

Assim, a equipe pode focar em questões mais estratégicas, enquanto as execuções operacionais ficam a cargo da inteligência do software.

3. Melhorar o controle de admissão e demissão

A seleção, a contratação e o desligamento de trabalhadores são alguns dos processos mais confusos a cargo do setor de departamento pessoal. Os novos mecanismos tecnológicos como um sistema de departamento pessoal completo permitem automatizar também essas tarefas.

Com a admissão digital, é possível substituir a validação e o armazenamento de documentos pessoais do profissional, além de efetuar um constante acompanhamento em tempo real de todo o processo.

4. Reduzir os erros 

O software para departamento pessoal também diminui o risco de erros e ajuda a aumentar a eficiência do setor.

No que diz respeito ao controle da folha de pagamento, por exemplo, o próprio software pode processar as informações de administração de departamento pessoal já que envolve questões ligadas ao acordo coletivo e à legislação nos cálculos.

Essa automatização pelo sistema de departamento pessoal também reduz drasticamente a necessidade de se passar longas horas conferindo informações que podem estar erradas — geralmente, ocorridas por falhas humanas —, aumentando, consequentemente, a produtividade da equipe.

5. Assegurar o cumprimento das normas

A implantação do software para departamento pessoal oferece mais segurança aos dados. Uma vez que reduz erros de lançamentos, por exemplo, de valores das verbas trabalhistas. 

Sendo assim, a organização diminui as chances de ser penalizada pela falta de pagamento desses direitos dos trabalhadores.

6. Digitalizar os processos

O software para DP facilita rotinas do RH e permite a adoção de processos digitalizados para trabalhadores em home office. 

Além de poder acessar as informações de maneira remota, é fundamental que outras ações mais estratégicas possam ser desempenhadas dessa forma também.

Cada vez mais empresas vêm adotando o sistema de trabalho remoto, ainda mais após passar pelo isolamento social causado pela pandemia da covid-19. 

Dessa forma, a adoção de softwares de departamento pessoal garante que os processos continuarão sendo efetuados de maneira segura mesmo longe da empresa, como é o caso da assinatura eletrônica da folha de ponto, envio de atestados médicos, registro de ponto online etc.

7. Garantir a segurança dos dados

Um software de departamento pessoal é estruturado para manter suas informações seguras. O DP, como é de se imaginar, lida com dados sensíveis de todos os colaboradores.

Para a empresa, é essencial prezar pela sua segurança. Por isso, ao escolher o sistema de DP, você tem a certeza de que sua infraestrutura é planejada para evitar falhas e vazamentos.

Assim, garante altos níveis de proteção para seus dados, guardando as informações de seus colaboradores “à sete chaves”.

8. Melhora a organização dos documentos

Um dos pilares da rotina do DP é a gestão de documentos. Como, hoje em dia, lidar com pilhas e mais pilhas de papéis?

Ou ainda: como organizar os documentos em pastas descentralizadas, sem backups recorrentes e nenhum nível de segurança?

Um sistema de departamento pessoal varre esses problemas da vista do setor. A solução permite a centralização de toda documentação, com organização e níveis de acesso e edição.

Dessa forma, o compliance é seguido e a equipe evita problemas de comunicação. Além de ser um modelo mais seguro para não haver vazamento ou mesmo a perda de dados de algum colaborador. 

9. Adequar-se à prática paperless

Com um mundo muito mais tecnológico e digital não faz sentido algum continuar imprimindo documentos e formulários quanto se existe a possibilidade de fazê-los de forma virtual, não é mesmo? Até mesmo porque o armazenamento digital é muito mais organizado e sustentável.

Com um software de departamento pessoal, você reduz seu consumo de papel. Isso, consequentemente, leva à economia de dinheiro e espaço físico, além de tornar a empresa mais sustentável, ajudando o meio ambiente.

Com essa economia, é possível investir em outros projetos, como treinamentos e desenvolvimento de funcionários. Assim, eles saberão usar da melhor maneira a ferramenta que você contratar.

10. Promover a satisfação do empregado

Além de facilitar a vida de quem trabalha no DP, a adoção de um sistema de departamento pessoal pode refletir em todas as áreas da empresa. 

É que, como o trabalho do DP envolve o pagamento de salários e gestão de benefícios, assim como a gestão de férias dos funcionários, essa área da organização influencia o dia a dia de trabalho de todos os colaboradores.

Se os funcionários de outras equipes tiverem suas solicitações atendidas rapidamente, podem conferir a folha de pagamento e fazer a marcação de ponto pela internet, certamente ficarão mais satisfeitos. O que tornará a jornada deles mais agradável dentro da empresa.

Eles também vão consultar com menos frequência o time de DP para tirar dúvidas pontuais e repetitivas, otimizando o tempo dos trabalhadores do setor.

11. Aumentar o controle das informações

A utilização de um software de DP ajuda a centralizar as informações e auxilia gestores a entender melhor o resultado dos processos, além de permitir que eles sejam executados com mais agilidade.

Conseguir informações importantes — independentemente da área — é sinônimo de poder. Com elas, analistas e gestores obtêm insights importantes a respeito de melhorias e novas estratégias que podem ser aplicadas.

Além disso, elas contribuem para tornar o setor mais estratégico — com uma participação ainda maior no sucesso da empresa.

12. Analisar o desempenho do time com eficácia

Um sistema de departamento pessoal te permite contar com um banco de dados com as informações referentes aos colaboradores ajuda a identificar faltas, falhas e outros aspectos.

Isso gera insumos para a criação de indicadores de desempenho para conseguir uma análise mais fiel do desempenho e comprometimento do colaborador.

Inclusive, essas características podem ser usadas como critério para fazer uma promoção. Mas é claro: os números são conciliados ao fator humano.

Ou seja, além de auxiliar nas rotinas de departamento pessoal, as informações podem ser cruzadas para tornar os processos de RH ainda mais eficientes.

13. Melhorar o controle financeiro

O software para departamento pessoal faz com que haja maior eficiência e precisão no controle financeiro do RH e do DP. 

A gestão manual da folha de pagamento, por exemplo, é bastante trabalhosa e exige muito mais atenção e cuidado do que o processo automatizado.

São diversos os encargos e taxas que devem ser considerados, e um software para DP pode ajudar muito nesse processo. 

Além da precisão e da segurança, outro benefício de automatizar a gestão do controle financeiro é poder concentrar os dados e documentos dos colaboradores em um só ambiente. Isso simplifica o acesso e o armazenamento dessas informações.

Como contratar um software de departamento pessoal? 

Se você chegou até aqui convencido de que um software de departamento pessoal vai trazer muitos benefícios para sua empresa, chegou a hora entender como escolher a melhor ferramenta. 

Veja agora 8 passos fundamentais para essa aquisição.

1. Mapeie as atividades do DP

Antes de saber qual software de DP é melhor para a sua empresa, é fundamental mapear as rotinas do departamento pessoal, bem como as dificuldades enfrentadas e o que é preciso melhorar. 

Desse modo, será possível fazer uma busca mais direcionada e mirar na melhor ferramenta para o seu caso.

2. Avalie as opções disponíveis no mercado

Depois, avalie as opções disponíveis, reunindo-as em um documento. A maioria das opções de sistema de departamento pessoal oferece um período de teste por alguns dias ou até mesmo uma demonstração gratuita em um ambiente de teste com alguns dados fictícios para que você tenha um vislumbre de como a ferramenta funciona. 

Fazer isso pode ajudar você a avaliar, na prática, a melhor solução para o seu caso.

3. Certifique-se de que ele faz gestão de ponto

Alguns softwares de departamento pessoal têm como função fazer a gestão de ponto dos colaboradores. 

Esse controle automatizado possibilita que a empresa tenha uma melhor noção sobre as ausências e faltas e sobre a quantidade de horas trabalhadas pelos funcionários.

Com essas informações, é possível gerir melhor a equipe. Além disso, esses dados são uma importante ferramenta para garantir o controle de horas extras, adicionais noturnos, entre outros, e, assim, evitar processos trabalhistas.

4. Tenha atenção à gestão de folha de pagamento

O sistema de departamento pessoal permite tornar mais eficiente e preciso o controle do pagamento dos funcionários. 

A gestão manual da folha é bastante trabalhosa e demanda muito mais atenção e cuidado do que o processo automatizado. 

São muitos os encargos e taxas que precisam ser levados em conta e um software de departamento pessoal pode ajudar nesse processo.

Além da precisão e da segurança, outra vantagem de automatizar a gestão da folha de pagamento é poder concentrar as informações e os documentos dos colaboradores em um só lugar. Isso facilita o acesso e o armazenamento desses dados. 

Por isso, certifique-se de que a plataforma escolhida faça esse gerenciamento com facilidade e precisão.

5. Escolha a opção mais tecnológica

Um bom software para departamento pessoal deve facilitar a vida dos colaboradores, não complicá-la. Então, considere as opções mais modernas, que permitam uma gestão acertada de férias, benefícios, documentos etc.

Além disso, é fundamental que o sistema otimize os processos de admissão e demissão de funcionários e permita a assinatura digital de documentos.

Faça download dos materiais gratuitos a seguir!

• [EBOOK] Processo de Admissão Digital: por que implantar?
• [EBOOK] Assinatura eletrônica e gestão eletrônica de documentos: conheça os benefícios
• [EBOOK] eSocial: manual traduzido para gestores e empreendedores

6. Analise a usabilidade e a funcionalidade

De nada adianta uma ferramenta cheia de funcionalidades e soluções elaboradas se você e seus colaboradores não conseguem usá-la de maneira simples no dia a dia, não é verdade?

Por isso, prefira softwares com interfaces simples e com funcionalidades que te atendam.

7. Leve em conta os planos e preços

Tenha claro o valor que sua empresa pretende e pode investir, e analise qual sistema de departamento pessoal cabe no orçamento. 

Além disso, compare o montante desse investimento com os benefícios e economias que ele vai trazer para o seu negócio.

8. Considere os últimos detalhes e contrate

É importante considerar o suporte oferecido pela ferramenta escolhida, verificar se há treinamentos, analisar a possibilidade de customização, modularidade, pesquisar preços, entre outras ações.

O uso de software para departamento pessoal tem sido importante para melhorar o desempenho dessa área em muitas empresas. 

Ele permite organizar, automatizar e administrar todas as rotinas da área, desde a admissão até o desligamento, fazendo a gestão de férias e benefícios, gerando dados, relatórios e muito mais. 

Conheça o Tangerino e centralize a jornada do seu DP

O Tangerino é uma solução completa para DP, especialmente para as PMEs. A empresa atua para automatizar os processos do DP, por meio de uma solução moderna, segura e eficiente com diversos módulos:

• módulo de admissão digital de funcionários;
• software de controle de ponto eletrônico;
• plataforma de gestão de férias.

O aplicativo permite a assinatura eletrônica de contrato de trabalho e folha de ponto, além de permitir registro de ponto com reconhecimento facial, geolocalização e até mesmo offline.

Veja, a seguir, algumas das principais funções do software para departamento pessoal do Tangerino que a sua empresa pode implementar com facilidade contando com o nosso processo de onboarding de clientes:

Admissão digital

A plataforma também oferece o Admissão Tangerino, um módulo desenvolvido para otimizar o processo de contratação de novos colaboradores. 

Tudo é feito pela plataforma, do início ao fim, de modo que o processo seja totalmente digital, simples e interativo com todas as partes envolvidas. 

Dessa forma, a gestão de documentos admissionais é 100% digital, permitindo, inclusive, a assinatura eletrônica. Isso gera menos gasto de papel e economia de tempo e recursos.

Que tal conferir outros conteúdos que podem ser úteis a você?

• Documentos para admissão: checklist, regras e prazos
• Vantagens da admissão digital: conheça 7 motivos para automatizar esse processo!
• 7 modelos de contratação de colaboradores e quando usá-los

Controle de ponto digital

O Tangerino é a solução completa para jornada do DP das empresas. Essa é uma ferramenta completa para gestão da jornada de trabalho, que usa a tecnologia para automatizar os processos manuais do departamento pessoal. Isso permite que o setor concentre seus esforços em ações estratégicas.

Por meio de um dashboard simples e intuitivo, é possível acompanhar os registros de ponto em tempo real, faltas, horas excedentes e outros indicadores relativos à jornada. 

Para otimizar a gestão, todos cálculos do banco de horas e horas extras são automatizados, assim como diversas rotinas da área.

Além do registro de ponto com reconhecimento facial e assinatura eletrônica da folha, feita pelo colaborador em seu próprio celular, a plataforma também tem integração com os principais softwares do mercado. 

O Tangerino simplifica os processos do DP, desde a gestão da jornada, geração de relatórios, fechamento das folhas de ponto e pagamentos, pois consegue acompanhar as rotinas da empresa, independentemente de onde os colaboradores estiverem.

Com o aplicativo, os funcionários batem ponto em qualquer modelo de trabalho — presencial, home office ou híbrido. 

Clube Tangerino

Seja pelo celular, computador ou tablet, é possível monitorar a jornada de trabalho e ainda ter à disposição um clube de descontos e vantagens em uma rede com mais de 25 mil estabelecimentos em todo o país.

Em uma área dentro do app, os clientes conseguem acessar, gratuitamente, cupons diários para usar em uma rede completa de estabelecimentos.

Gestão de férias

Com o módulo de Gestão de Férias, esse controle é automatizado, entregando mais agilidade para o DP, permitindo que as empresas mantenham os prazos da legislação trabalhista e evitem processos e multas. 

Com o sistema, você tem acesso a todas as informações de solicitações, saldo de férias, período concessivo e aquisitivo e muito mais em poucos cliques. Também é possível notificar as férias a vencer ou vencidas e, desse modo, evitar prejuízos judiciais e financeiros.

Central do contador

O módulo de contabilidade digital ajuda os profissionais da área cujos clientes usam o Tangerino. Ele dá acesso a todos os dados de seus clientes em um só lugar.

Essa tecnologia substitui e automatiza processos manuais, podendo ser integrada a diferentes sistemas em uso pela empresa para facilitar a troca de informações.

Além dessas, há outras vantagens como a redução de erros e mais segurança para a empresa e seus colaboradores.

Planos e preços

Por fim, o Tangerino oferece planos para empresas de todos os portes, com mensalidades fixas e acessíveis tanto para organizações já consolidadas quanto para aquelas que estão dando seus primeiros passos agora.

Os planos custam a partir de R$ 79,90 mensais e oferecem aos clientes: 

• suporte por chat e e-mail;
• plano sem fidelidade;
• controle de ponto online e offline;
• gestão em tempo real pelos líderes;
• segurança e auditoria em todo o processo;
• controle de banco de horas;
• controle de horas extras;
• envio digital de atestados médicos;
• registro de ponto em dispositivo móvel ou totem;
• envio de notificações de lembrete de ponto;
• configurações de permissões;
• biometria digital;
• relatórios completos para controle de ponto;
• registro fotográfico;
• monitoramento de rota;
• check-in de atividades;
• ordens de serviço digitais;
• envio de questionários;
• solicitação de reembolso.

Conheça mais dos benefícios do Tangerino para a sua empresa!

• [EBOOK] Reduza custos e potencialize ganhos no DP
• [EBOOK] Controle de ponto para PME’s: é realmente preciso?
• [EBOOK] Conheça o Tangerino: inovação e legalidade na gestão de pessoas
• [VÍDEO] Conheça as principais funcionalidades do Tangerino!

Pronto para escolher um software de departamento pessoal?

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você a entender o que é um sistema de departamento pessoal e quais critérios devem ser considerados na hora de escolher a melhor ferramenta para a sua empresa.

Uma coisa é fato: a transformação digital nas empresas veio para ficar. Por isso a importância de você ficar atento ao mercado e adotar, o quanto antes, um software para otimizar a rotina da sua organização. 

Somente assim você garantirá que sua empresa esteja caminhando para o futuro e tenha competitividade suficiente para fazer frente a outras do mercado. 

Entendeu por que o Tangerino é o melhor software para departamento pessoal? São mais de 10 mil empresas atendidas ao redor do mundo, e a próxima pode ser a sua. Agende uma demonstração gratuita!